Die letzten Monate haben für viele Veränderungen im HR-Bereich gesorgt. Auch das Recruiting geeigneter Mitarbeiter wurde durch die Pandemie und die zunehmende Digitalisierung beeinflusst. Was sind die aktuellen Recruiting-Trends, die Unternehmen kennen sollten, um Erfolg zu haben? Was bringen neue Recruiting-Methoden? Und wie können Sie sie umsetzen, sodass Ihre HR-Abteilung maximal von den digitalen Möglichkeiten profitiert? Marcel Maranca, Team Lead Recruiting bei EASY SOFTWARE, gibt wichtige Tipps, wie Ihr Recruiting zum Erfolg wird.

Marcel, du bist bei EASY für das Recruiting neuer Mitarbeiter verantwortlich. Was sind die aktuellen Herausforderungen in der Personalbeschaffung, vor denen Unternehmen bei der Suche nach den passenden Kandidaten stehen?

Wenn wir auf unsere Branche schauen, werden bis Ende des Jahres ca. 1,3 Mio Menschen im IT-Bereich arbeiten, das sind 42.000 Stellen mehr als 2020. Aktuell sind davon ca. 86.000 Stellen unbesetzt. Das Ringen um passende Mitarbeitende ist demnach weiterhin groß. Folgerichtig steigen natürlich auch die Gehälter in diesem Bereich. Bewerberinnen und Bewerber wechseln bei lukrativen Angeboten in der heutigen Zeit dann eben auch schneller den Arbeitgeber. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen wollen oder können aber auch nicht jede Entwicklung in dieser Hinsicht mitgehen. Es bleibt also weiterhin so, dass wir aktuell eine sehr arbeitnehmerorientierte Arbeitsmarktsituation haben.

Die Mitarbeiterbindung beginnt bereits mit einem gut durchdachten Onboarding.

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Die Suche nach dem passenden Mitarbeiter ist also eine echte Herausforderung. Was können Unternehmen tun, um sich von anderen Unternehmen abzuheben und die Bewerber zu überzeugen?

Ein großes Problem ist heute schon, die Aufmerksamkeit der Bewerberinnen und Bewerber zu bekommen und das Bewusstsein dafür zu schaffen, ein interessanter Arbeitgeber zu sein. Ein gutes Employer Branding ist der Türöffner, der mögliche neue Mitarbeitende auf das Unternehmen aufmerksam macht und einen ersten Eindruck vermitteln kann und soll. Die Arbeitgebermarke sollte schon in der Stellenausschreibung sowie auf der Karriereseite des Unternehmens deutlich werden. Wenn man dann in den eigentlichen Recruitingprozess mit den Kandidatinnen und Kandidaten einsteigt, gilt es aber, den ersten Eindruck des Employer Branding mit Leben zu füllen und ein authentisches Bild von der in Rede stehenden Position, dem Unternehmen und seinen Arbeitsbedingungen zu schaffen. Und zwar mit aller Konsequenz. Dazu gehört dann eben auch, die Dinge offenzulegen, die im Unternehmen nicht so gut laufen. Ich habe bisher immer das Feedback bekommen, dass das von meinen heutigen Kolleginnen und Kollegen und auch denjenigen, die es am Ende nicht geworden sind, in ihren Entscheidungsfindungsprozessen als sehr hilfreich wahrgenommen wurde. So schaffe ich als Unternehmen eine gute Basis, auf der Entscheidungen getroffen werden können und man dann auch erfolgreich zusammenarbeiten kann, weil alle Beteiligten die richtige Erwartungshaltung haben.

Gibt es Trends bei den von dir erwähnten Arbeitsbedingungen, die einen Einfluss darauf haben, ob sich ein Bewerber für mein Unternehmen entscheidet?

Hier kann man sich natürlich in erheblicher Weise von seinen Marktbegleitern abheben. Unternehmen, die in diesem Bereich eine größtmögliche Flexibilität an den Tag legen und ihren Mitarbeitenden so eine hohe Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben ermöglichen, sind klar im Vorteil. Dazu zählen die Möglichkeit des hybriden Arbeitens oder flexible Arbeitszeiten. Das setzt ein hohes Maß an entgegengebrachtem Vertrauen durch das Unternehmen in die Fähigkeiten, die Verantwortung und auch die Motivation der Mitarbeitenden voraus. Wenn die Mitarbeitenden dies spüren, zahlen sie es aber in 98% der Fälle mit guten Leistungen zurück.

Wo finde ich überhaupt die passenden Bewerber für meine vakanten Stellen?

Die Jobsuche spielt sich heute in erster Linie online ab. Hier gilt es also, die passenden Jobportale auszuwählen. Sehr praktisch sind Multiposting-Tools, die einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Jobbörsen und einen direkten Vergleich der Erfolgsquoten bieten. Über entsprechende Schnittstellen lassen sich die Stellenanzeigen dann direkt an die Jobbörsen übermitteln und der Recruiter erhält ein übersichtliches Reporting. Auch Social Recruiting ist mit solch einem Tool kein Problem, da sich mithilfe von Multiposting Stellenausschreibungen nicht nur in Jobbörsen, sondern auch direkt in sozialen Netzwerken veröffentlichen lassen.

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Wenn ich es geschafft habe, die Aufmerksamkeit des Bewerbers zu erregen, wie sollte dann der Bewerbungsprozess aussehen, um den Bewerber nicht zu verlieren?

Im Prozess selbst gibt es zig Stolpersteine, die die Bewerberinnen und Bewerber abspringen lassen. Exemplarisch möchte ich an dieser Stelle zwei hervorheben.

Erstens können sich Unternehmen heute keine langwierigen Prozesse mehr leisten, weil das nächste Angebot von der Konkurrenz im Zweifel noch während des laufenden Prozesses eintrudelt. Das heißt vom Erstkontakt bis zur Vertragsunterschrift muss der Prozess möglichst kurz sein, die Entscheidungen sollten möglichst schnell fallen und die kommunikative Verbindung zu den Kandidatinnen und Kandidaten sollte eng sein, um sicherzustellen, den Bewerber nicht im laufenden Auswahlprozess zu verlieren. Bei größeren Schleifen müssen Recruiter engen Kontakt zu den Bewerberinnen und Bewerbern halten und ihnen jederzeit erklären können, woran es gerade im Zweifel hakt. Die Kandidatinnen und Kandidaten müssen ein möglichst transparentes Bild davon haben, wo sie im Prozess gerade stehen, aber auch warum sich Entscheidungen verzögern oder mit welcher Begründung sie getroffen wurden. So schafft man auch mit Kandidatinnen und Kandidaten, die in diesem Moment vielleicht nicht in Frage kommen, eine gute Basis, auf die man bei neuen Vakanzen ggf. wieder zurückkommen kann. Eine positive “Candidate Experience” ist hier der Schlüssel.

Die Fachabteilung muss darüber hinaus in den Gesprächen ein klares Bild von den Erwartungen, Herausforderungen und Chancen der jeweiligen Position zeichnen können, sodass die Bewerber sich ein fundiertes Bild darüber machen und entscheiden können, ob die Funktion zu ihnen passt. Sind Unternehmen an dieser Stelle zu schwammig, steigen Kandidatinnen und Kandidaten ebenfalls aus.

Wie kann ich einen kurzen, transparenten Recruiting-Prozess sicherstellen?

Hierbei können Bewerbermanagement-Tools sehr hilfreich sein, denn sie unterstützen den Recruiter dabei, den Überblick über alle Vakanzen und die dazugehörigen Prozesse zu behalten. Mit einer Bewerbermanagement-Software lassen sich Standardaufgaben im Bewerbungsprozess, die ansonsten viel Zeit in Anspruch nehmen, automatisieren. Das kann z.B. die Kommunikation mit dem Bewerber sein, indem etwa automatisch eine Eingangsbestätigung zur Bewerbung verschickt wird. Darüber hinaus ermöglichen Bewerbermanagement-Tools auch Auswertungen der für das Recruiting relevanten KPIs. Hier sieht man dann, wie das Recruiting läuft und ob und welche Verbesserungsmöglichkeiten es ggf. noch gibt. Das schafft Transparenz für alle Beteiligten.

Wie hat die Pandemie das Recruiting verändert?

Corona hat das Recruiting in den letzten anderthalb spürbar verändert. Ob es die Personalbeschaffung in anderen Unternehmen beeinträchtig hat, kann ich nicht abschätzen. Wir bei EASY SOFTWARE waren jedenfalls in der Lage und willens, von heute auf morgen auf virtuelle Gespräche umzustellen und haben demnach ca. 95% aller Interviews remote durchgeführt.

Wir hatten also keine Schwierigkeiten, unsere Ziele im Recruiting zu erreichen und konnten alle notwendigen Positionen adäquat besetzen. Ich kann mir aber gut vorstellen, dass sich einige Unternehmen durchaus schwer damit getan haben, auf digitales Recruiting, Remote-Interviews einerseits und digitale Bewerbermanagement-Tools andererseits, umzustellen und ihre Ziele demnach nicht erreicht haben, wodurch vakante Positionen unbesetzt geblieben sind.

Wie unterscheidet sich das Bewerbungsverfahren per Videointerview vom persönlichen Kennenlernen zwischen Bewerber und HR Manager?

Das Video-Recruiting hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Zum einen ist eine deutlich flexiblere und kurzfristigere Terminfindung möglich, egal, wo sich der Bewerber oder die Bewerberin befindet. Dadurch kann sich der Auswahlprozess verkürzen und eventuell entfallen auch Kosten für Anreise und Übernachtung.

Allerdings geht der vertiefte persönliche Eindruck voneinander verloren, den man bei einem persönlichen Kennenlernen gewinnt, und die Kandidatinnen und Kandidaten können keinen ersten Eindruck von ihrem Arbeitsplatz erhalten. Außerdem ist die Ablenkung ggf. ein wenig höher und der Fokus auf die Bewerber könnte verloren gehen, weil parallel zum Interview beim HR Manager Mails oder Chatnachrichten mit wichtigen Infos eintreffen, die man im persönlichen Interview nicht registrieren würde.

Wie kann ich trotzdem sicherstellen, den richtigen Kandidaten für offene vakante Stelle auszuwählen?

Auch hier kann man sich technische Unterstützung holen. Anstatt manuell Lebensläufe einzusehen, zu vergleichen und ihre Plausibilität abzuwägen, kann man auch für das Skill Matching eine Bewerbermanagement-Software einsetzen. Hierfür müssen lediglich die Kriterien für den idealen Kandidaten definiert werden, die den Anforderungen für die Tätigkeit genau entsprechen. Die Recruiting Software gleicht dann mit Matching-Algorithmen die für eine Stelle gesuchten Fähigkeiten mit den Angaben des Kandidaten ab. Das Ergebnis ist eine sofortige, hochwertige Prognose, ob der Bewerber zum Job passt.

Darüber hinaus bieten Bewerbermanagement-Tools die Möglichkeit, Online-Einstellungstests durchzuführen. Damit kann man sicherstellen, dass die Bewerber die benötigten Kenntnisse und Kompetenzen auch wirklich besitzen.

Wird sich das Recruiting neuer Mitarbeiter durch Corona langfristig verändern?

Das Recruiting wird postpandemisch deutlich flexibler sein als noch zuvor. Ähnlich wie bei dem Thema hybrides/mobiles Arbeiten. Wir werden zwar wieder mehr persönliche Interviews durchführen als während der Pandemie, daran besteht kein Zweifel. Allerdings intuitiver und stärker angepasst an die jeweilige in Rede stehende Position und räumliche Situation der Kandidatinnen und Kandidaten. Und womöglich probieren wir auch noch ein neues Interviewformat aus, das während der Pandemie von einer Recruiting-Kollegin eingeführt wurde. Das finde ich spannend, würde ich gern mal ausprobieren und ggf. abkupfern.

Mit dem unterzeichneten Vertrag endet der eigentliche Recruitingprozess. Wie geht es danach weiter?

Wie bereits eingangs erwähnt, ist der Arbeitsmarkt aktuell geprägt durch fehlende Fachkräfte und einen hohen Wettbewerb der Unternehmen um geeignete Mitarbeiter. Wer also eine passende Fachkraft gefunden hat und einstellen konnte, sollte sich darum bemühen, diese auch zu halten. Die Mitarbeiterbindung beginnt bereits mit einem gut durchdachten Onboarding – insbesondere in Zeiten, zu denen verstärkt aus dem Home-Office gearbeitet wird und das Onboarding zum Teil online erfolgt. Eine gute Einarbeitung stärkt nicht nur die Mitarbeiterbindung, sondern sorgt außerdem dafür, dass der neue Kollege oder die neue Kollegin schneller produktiv wird. Auch hier gibt es HR Software-Lösungen, die das Mitarbeiter-Onboarding unterstützen.

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