5 Wege, wie sich das Dokumentenmanagement in Microsoft Dynamics NAV optimieren lässt

Das Dokumentenmanagement und die Belegarchivierung gehören nicht zu den Paradedisziplinen von Microsoft Dynamics NAV.

Dabei sind gerade in diesen Bereichen die Anforderungen an Unternehmen zuletzt immer weiter gestiegen: Die GoBD verlangen eine zeitnahe Erfassung von Geschäftsvorfällen und eine revisionssichere Belegarchivierung. Gleichzeitig stellt die DSGVO zahlreiche neue Anforderungen an die Datenverarbeitung.

Nutzen Sie Microsoft Dynamics NAV? Dann sollten Sie sich möglichst bald überlegen, wie Sie Ihr ERP-System um Funktionen für das Dokumentenmanagement und die Belegarchivierung erweitern. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, auf welche strategischen, funktionalen und technischen Aspekte Sie dabei achten sollten.

Für einen durchgängigen Archivierungsprozess sollten Sie ein einziges Dokumentenmanagement-System zentral in Microsoft Dynamics NAV integrieren.

1. Dokumentenmanagement als zentrale Funktion in Dynamics NAV integrieren

Es gibt zahlreiche Standalone-Lösungen für das Dokumentenmanagement. Um einen durchgängigen Archivierungsprozess zu garantieren, sollten Sie sich jedoch für ein einziges Dokumentenmanagement-System entscheiden und dieses zentral in Microsoft Dynamics NAV integrieren. Dadurch stehen alle wichtigen Funktionen allen Dynamics NAV-Anwendern im Unternehmen jederzeit zur Verfügung – vom Einkauf über die Logistik bis hin zu Rechtsabteilung, Vertrieb und Finanzbuchhaltung.

Die zentral verfügbare Funktionalität sorgt für ein standardisiertes Beleg- und Dokumentenwesen im gesamten Unternehmen. Sie reduziert zudem das Risiko von Insellösungen, die von einzelnen Abteilungen initiiert werden, wenn eine unternehmensweite Lösung fehlt. Smarte Lösungen wie zum Beispiel easy for Dynamics NAV ergänzen so das bestehende ERP-System um wichtige Funktionen für das Dokumentenmanagement und schützen gleichzeitig bereits getätigte Investitionen in Microsoft Dynamics NAV.

2. Beleg- und Dokumentenarchivierung digitalisieren und automatisieren

Wie in in vielen Geschäftsbereichen gehört auch im Beleg- und Dokumentenwesen das Thema Digitalisierung zu einer der meistdiskutierten Herausforderungen. Laut Bitkom Digital Office Index arbeiten inzwischen 75 Prozent der Unternehmen mit digitalen Dokumenten. Allerdings haben 25 Prozent bislang keine einzige Papierakte digitalisiert.

Um lästige Medienbrüche zu vermeiden, sollte eine Dokumentenmanagement-Lösung für Microsoft Dynamics NAV die digitale Verarbeitung von Belegen auf möglichst einfache Weise unterstützen. Digitalisierung ist die Voraussetzung für die Automatisierung von Abläufen – und nur wenn Mitarbeiter durch intuitive Abläufe zur Digitalisierung von Dokumenten motiviert werden, lassen sich nachhaltige Effizienzgewinne erzielen.

Um bei der Beispiellösung aus unserem eigenen Haus zu bleiben: easy for Dynamics NAV sorgt für die automatisierte Archivierung ausgehender Belege in Microsoft Dynamics NAV. Anwender können Belege direkt aus der ERP-Anwendung heraus per Drag & Drop archivieren – ganz gleich, ob es sich dabei um gescannte Dokumenten, E-Mails oder andere digitale Informationsträger handelt.

Mit Modulen wie easy invoice und easy eBANF lassen sich weitere Teilprozesse mit dem Gesamtprozess verknüpfen. Dadurch erreichen Sie eine vollständige Digitalisierung Ihres unternehmensübergreifenden Beleg- und Dokumentenmanagements.

3. Auf Microsoft-zertifizierte Dokumentenmanagementsysteme setzen

Eine nahtlose Integration des Beleg- und Dokumentenmanagements in das ERP-System gewährleistet, dass alle Business-Prozesse jederzeit optimal unterstützt werden. Deshalb sollten Dokumentenmanagementsysteme, die von Microsoft zertifiziert wurden, stets Ihre erste Wahl sein. Bei zertifizierten Anwendungen können Sie davon ausgehen, dass sowohl der Hersteller des ERP-Systems als auch der Anbieter der Zusatzlösung das Zusammenspiel beider Anwendungen ausgiebig getestet haben.

Ein hoher Integrationsgrad reduziert das Risiko zusätzlicher Entwicklungs- und Anpassungskosten und garantiert Anwendern ein reibungsloses Benutzererlebnis. easy for Dynamics NAV gilt als eine der Lösungen mit dem höchsten Integrationsgrad und unterstützt die folgenden Versionen von Microsoft Dynamics NAV: Dynamics NAV 2018/2017/2016/2015 und Dynamics NAV 2013 / 2013 R2. Mit der Version 10.0.3 ist die Integration auch für die aktuellste Version Microsoft Dynamics 365 Business Central (On-Premises) freigegeben. Zusätzlich befindet sich derzeit eine Schnittstelle für die Cloud-Version von Dynamics 365 Business Central in der Entwicklung. Dynamics 365 Business Central ist die jüngste ERP-Anwendung von Microsoft, die Anfang letzten Jahres offiziell vorgestellt wurde.

Welche Vorteile die neue Schnittstelle bietet, kommentiert Sven Kalinowski, Product Owner und Software Developer bei easy: „Über sogenannte Extensions lassen sich Upgrades viel einfacher und effizienter managen als bisher, da die Hauptanwendung unberührt bleibt. Die Installation können die Anwender selbstständig durchführen, indem sie die App aus Dynamics 365 Business Central heraus starten. Das reduziert die Kosten für Upgrades und spart Zeit.

Die Cloud-Welt bietet also unheimlich viele Möglichkeiten, neue Technologien einzusetzen und miteinander zu kombinieren. Inzwischen migrieren viele Unternehmen, die Microsoft Dynamics NAV einsetzen, regelmäßig auf die neuesten Anwendungsversionen. Gleichzeitig sind On-Premise-Lösungen nach wie vor sehr beliebt. Deshalb unterstützt easy selbstverständlich weiterhin beide Varianten.“

4. Revisionssichere und DSGVO-konforme Funktionalität sicherstellen

Mit wachsenden Compliance-Anforderungen stehen Unternehmen vor der Aufgabe, das Beleg- und Dokumentenwesen innerhalb ihres ERP-Systems revisionssicher zu organisieren. Um diese Herausforderung zu meistern, wählen Sie eine Dokumentenmanagement-Lösung, mit deren Hilfe Sie die Einhaltung gesetzlicher Regelungen für Microsoft Dynamics NAV von Anfang an sicherstellen.

Dazu gehört die vorgangsbezogene und GoBD-konforme Bearbeitung und Ablage von Dokumenten. Die Lösung Ihrer Wahl sollte dafür sorgen, dass alle ein- und ausgehenden aufbewahrungspflichtigen Belege in Microsoft Dynamics NAV revisionssicher archiviert werden. Achten Sie außerdem darauf, dass Ihre Zusatzlösung die DSGVO-konforme Verarbeitung von Belegen und Dokumenten unterstützt.

5. Lösungen nahtlos in die Dynamics NAV-Arbeitsoberfläche integrieren

Die nahtlose Integration einer ergänzenden Dokumentenmanagement-Lösung stellt nicht nur einen reibungslosen Beleg- und Dokumentenfluss sicher. Sie sorgt auch für ein intuitives Anwendererlebnis. Entscheiden Sie sich deshalb für eine Zusatzlösung für Microsoft Dynamics NAV, die sich nahtlos in die Arbeitsoberfläche des ERP-Systems integrieren lässt.

Dadurch können Anwender ihre Arbeitsabläufe in der vertrauten Umgebung von Microsoft Dynamics NAV durchführen, ohne den ERP-Client zu verlassen. Das reduziert den Schulungsaufwand auf ein Minimum und steigert die Akzeptanz für eine neue Lösung unter den Anwendern. Die kurze Lernkurve sorgt dafür, dass Mitarbeiter die neuen Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Funktionen von Beginn an produktiv nutzen können.