E-Invoicing: Trends und Zukunft der Rechnungsverarbeitung

Gerade das Jahr 2025 und die Einführung des E-Rechnungspflicht stellen eine Zäsur im positiven Sinne dar – weg von Papiermedien, hin zu strukturierten E-Rechnungen. Aber wo stehen wir heute und wohin geht die Reise in Sachen Eingangsrechnung und was ist in naher Zukunft noch so zu erwarten?

Das Beste in aller Kürze vorab: Diese Entwicklung ist mehr als nur ein vorübergehender Trend – sie ist ein entscheidender Schritt in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen im EU-Kontext. Zeitlich ein wenig vorgelagert aber ebenso relevant ist seit 2022 das Thema KI/Large Language Modelle und deren Einzug in Business-Applikationen wie die Eingangsrechnungsverarbeitung.

Ein bedeutender Trend ist die Einführung von E-Rechnungen. Seit dem 1. Januar 2025 gehört die elektronische Rechnungsstellung bei B2B-Transaktionen für in Deutschland ansässige Unternehmen zur Pflicht:  Alles startet mit dem Rechnungsempfang und der Rechnungsverarbeitung.

 
Elektronische Rechnungen im Praxistest

Allein von der E-Rechnung versprechen sich Unternehmen relevante Verbesserungen im tagtäglichen Handling von Eingangsrechnungen. Diese Erwartung wird durch Studien unterstützt. So zeigte das Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen  KMPG* im ersten Quartal 2025 anhand einer Studie: Viele Unternehmen die E-Rechnung als Schlüssel zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung. Die Studie hebt hervor, dass die Einführung der E-Rechnung zu einer schnelleren und genaueren Verarbeitung von Rechnungen führt, was wiederum die Produktivität und die Entscheidungsfindung verbessert.

Mit Sicherheit gehört der E-Rechnung die Zukunft. Weitere Details zu E-Rechnungsformaten erfahren Sie im verlinkten Artikel. Ein weiterer ganz praktischer Vorteil liegt in dann in den verkürzten Aufbewahrungsfristen von E-Rechnungen: statt wie zuvor 10 Jahre sind es nur noch 8 Jahre.

Weitere technologische Innovationen im Rechnungsmanagement

Neben E-Rechnungen spielen auch andere technologische Innovationen eine wichtige Rolle. Dazu gehören Cloudlösungen, die sich mittlerweile etabliert haben, sowie KI-basierte Lösungen, die jedoch noch nicht weit verbreitet sind.

Die Automatisierung von Prozessen durch Robotics Process Automation (RPA) und die Nutzung von Predictive Analytics sind weitere Trends, die die Effizienz und Genauigkeit der Rechnungsverarbeitung erhöhen können.

So auch bei easy invoice. Als Ausblick dürfen Sie diesbezüglich mit Neuigkeiten in näherer Zukunft rechnen. In aller Kürze:  Deutliche Verbesserungen bei der Datenextraktion und Belegerfassung durch den Einsatz intelligenter Technologien befinden sich bereits bei ersten Unternehmen als PoCs in praktischer Prüfung. Automatische Kontierungsvorschläge sowie smartere Freigabeprozesse stehen ebenso auf dem Prüfstand.

Herausforderungen und Lösungen

Trotz der vielen Vorteile existieren auch Herausforderungen bei der Implementierung dieser Technologien. Dazu gehört die Vielfalt der Datenquellen und die Komplexität der Daten. Flexible Datenextraktions-Tools und der Einsatz von KI und maschinellem Lernen können helfen, diese Herausforderungen für die elektronische Rechnungsverarbeitung zu meistern. Zudem ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und technischer Standards entscheidend für den Erfolg der digitalen Rechnungsverarbeitung, die wir nun jedenfalls im Bereich der Rechnungsverarbeitung in Deutschland besitzen.

Gekommen, um zu bleiben

Die Zukunft der Eingangsrechnungsverarbeitung liegt in der Digitalisierung und Automatisierung. Unternehmen, die auf E-Rechnungen und moderne Technologien setzen, können ihre Prozesse optimieren, Kosten senken und wettbewerbsfähig bleiben.

Trotz der Herausforderungen bieten diese Innovationen erhebliche Vorteile, die zu einer besseren Nutzung von Ressourcen und einer optimierten Geschäftsführung führen.