Der Traditionsverein Hertha BSC setzt auf moderne Technologien in allen Bereichen. Nicht erst mit dem Ende 2018 etablierten Fußballtrainingszentrum samt Speedtracking und angebundenem Medizinzentrum – generiert der Verein Erfolge. Auch administrativ geht der Erstligist seinen Weg: Eingangsrechnungen elektronisch verarbeiten sind die Stichworte und digitales Vertragsmanagement deren geplante Projektergänzung. Alles aus einer Hand, alles zusammen mit EASY SOFTWARE. 

Nichts gegen Turnschuhe – im Gegenteil

Aber Eingangsrechnungen auf dem Turnschuh-Weg verwalten, das muss nicht länger sein. Wie in vielen anderen Organisationen auch, setzte Hertha längste Zeit auf Eingangsrechnungen im Papierformat – samt aller damit verbundenen Nachteile. Die Rechnung kommt über den Postweg rein, muss verteilt und zu den richtigen Sachbearbeitern gebracht werden. Anschließend folgen Prüf- und Freigabeprozesse. Auf welchem Schuhwerk dies auch immer im Unternehmen gelöst wird: Es bleibt bei zeitkonsumierenden Prozessen, die natürlich fernab jeglicher Transparenz stattfinden. Stelle Mann und Frau sich nur einmal vor, Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen befinden sich im Urlaub; es kommt zu Personalfluktuationen und dergleichen mehr. Effizienz geht anders, fürs Unternehmen selbst wie auch für die Mitarbeitenden. Also: Raus aus ausgetretenen Turnschuh-Pfaden lautete die Devise bei Hertha BSC. 

Weniger arbeiten, mehr schaffen, effizienter sein…

Klingt wie ein Träumchen – durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung wird's möglich

Machen Sie sich mit dem Thema „digitale Eingangsrechnungen“ vertraut – erfahren Sie mehr dazu, wie die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung funktioniert, informieren Sie sich über Vorteile, rechtliche Anforderungen, zukunftssichere Rechnungsformate und vieles mehr.

Warum EASY?

Die EASY SOFTWARE war der Hertha BSC bereits bekannt. Denn der Verein hatte sich schon vor längerer Zeit mit dem Thema digitales Vertragsmanagement befasst. Und so schließen sich die Kreise: Da die Lösungen der EASY bei den Mitarbeitern von Hertha einen absolut zufriedenstellenden Eindruck hinterließen und sich auch unter den Mitbewerber-Angeboten hervorhoben, fiel der Entschluss pro EASY SOFTWARE. Mit EASY Invoice startete der Kick-off des Projekts zur Eingangsrechnungsverarbeitung. 

EASY Invoice & EASY for Dynamics NAV
eine smarte Lösung für smarte Teams

Beide Lösungen der EASY gehören zum perfekt aufeinander abgestimmten Duo. Wobei sie erst im Zusammenspiel mit Microsoft Dynamics NAV ihre ganze Bandbreite an Optionen entfalten – erweitern und ergänzen beide doch letzteres um essentielle Funktionen: Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, DMS-Funktionalitäten etc.  Auch die Mitarbeiterinnen von Hertha BSC zeigten sich positiv überrascht über die nahtlose Integration und Nutzerfreundlichkeit der EASY Lösung. Und der nächste Schritt hin zu EASY for Dynamics 365 BC befindet sich schon Planung. 

 

Benefits elektronischer Eingangsrechnungen

Schon nach kurzer Zeit stellten sich die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung heraus. Natürlich lassen sich die Vorteile quantifizieren: Um etwa 40 Prozent verkürzen sich nun die Durchlauflaufzeiten einer Eingangsrechnung bei Hertha. Dabei hilft insbesondere die Factbox in EASY for Dynamics NAV: Alle Mitwirkenden im Rechnungsmanagement können die Stati einer Rechnung nun bequem am Monitor beobachten und entsprechend anpassen.   

Natürlich gehören zu einer Eingangsrechnung immer zwei Parteien. Aber auch die Rechnungssteller ließen sich schnell von digitalen Rechnungen überzeugen und haben deren Rechnungsstellung umgestellt. Dazu braucht es nicht viel: Rechnungen werden als PDF erzeugt und versendet. Das spart auch auf dieser Seite Ressourcen: nämlich Papier und Zeit – mit der Konsequenz, dass nun das Gros der eingehenden Rechnungen bei Hertha BSC als PDF vorliegen.  

Am Ende des Tages

Machen elektronische Eingangsrechnungen glücklich? Definitiv ja, sofern man Glück im Sinne einer zeit- und ressourcensparenden Arbeitsweise verstehen möchte. Natürlich war der Weg zum Ziel gerade in Corona-Zeiten nicht der leichteste. Allerdings ließen sich auch hier die Möglichkeiten zeitgemäßer Kommunikationsweisen voll ausschöpfen. Selbst wenn nicht mehr alle Beteiligten zur Planung und Absprache vor Ort sein durften, kam das Projekt in-time an den Start. Eine wichtige Einsicht im Zuge des Projekts zur Eingangsrechnungsverarbeitung besteht darüber hinaus darin, dass – ganz gleich, wie minutiös auch immer im Vorfeld geplant – über den praktischen Erfolg letztlich die Praxis selbst entscheidet. Denn der Teufel liegt meistens in Details und diese sind oft in Prozessen und Workflows beheimatet. Allerdings ließen sich diese kleineren Anpassungen während des „Daily Business“ in agiler Maniereben durch Testen und Ausprobieren umsetzen. 

Weniger arbeiten, mehr schaffen, effizienter sein…

Klingt wie ein Träumchen – durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung wird's möglich

Erfahren Sie in der Success-Story mehr über den Einsatz und Projektablauf der digitalen Eingangsrechnung bei Hertha BSC.

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Über EASY SOFTWARE
EASY SOFTWARE treibt die digitale Transformation aktiv voran und entwickelt Softwarelösungen – für ein effizientes, sicheres und dezentrales Arbeiten mit digitalen Geschäftsprozessen. Diese integriert EASY in bestehende IT-Infrastrukturen und erzeugt nachhaltig einen Mehrwert.
EASY SOFTWARE
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