Die perfekte Formation im Rechnungsmanagement

Der Wunsch nach schnelleren Prozessen und einem Abschied vom Papier

Hertha BSC setzt auf EASY im Rechnungswesen

Mit über 125 Jahren ist Hertha BSC nicht gerade ein Digital Native. Auch wenn wir den Papierkram hinter den Stadionwänden gern ausblenden – zu einem erfolgreichen Fußballverein gehört mehr als nur ein Kader sportlicher Spielerinnen oder Spieler. Zum Glück darf sich der Berliner Traditionsverein und Erstligist auf starke Hilfe jenseits des Bolzplatzes verlassen. Damit das Rechnungswesen noch effizienter wird, zählt die Buchhaltung des Hertha BSC auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem. 

 

Der Wunsch nach schnelleren Prozessen und einem Abschied vom Papier entstand bereits Jahre vor Beginn des Projekts. Die Verwaltung des Hertha BSC umfasst vergleichsweise wenige Mitarbeitende; dennoch ist die Organisation breit gefächert. Viele verschiedene Kostenstellen sind im gesamten Haus verteilt.  

Bei so vielen Richtungswechseln wird es schwierig, den Überblick zu behalten: Wo ist die Rechnung, die ich brauche? Wer hatte sie zuletzt auf dem Tisch? Ein Dokument wird von einer Abteilung zur nächsten gereicht, ohne diesen Schritt entsprechend zu vermerken und schon herrscht Chaos. Am Ende wartet der Geschäftspartner auf die Bezahlung seiner Rechnung oder eine Antwort. 

 

Selbst wenn alles glatt lief, erschwerten die Rahmenbedingungen bei Hertha BSC den Aufbau einer Routine: Im Rechnungswesen verließen immer wieder Schlüsselpersonen das Unternehmen. Die Personen, die diese Vakanzen füllten, waren nicht minder talentiert, doch brachten sie alle ihren eigenen Stil für Rechnungsprozesse mit. Es herrschte zu viel Bewegung, um einheitliche Prozesse zu schaffen. Vorher erstickte das neue Personal in Bergen aus Papier. Die anderen Kolleginnen und Kollegen mussten dann das Spielfeld aufräumen. 

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Durch EASY hat sich die Zeit zur Bearbeitung des Rechnungseingangsprozesses um 40 Prozent verringert und der Freigabeprozess funktioniert reibungsloser als je zuvor.“

Sven Gebhardt,
Senior Controller und EASY Projektverantwortlicher bei Hertha BSC

weitere Projektinformationen

Dieses Rotieren in der Startelf war letztendlich ausschlaggebend dafür, dass die Führungskräfte des Hertha BSC den Projektverantwortlichen Sven Gebhardt kontaktierten: „Bitte finde eine Lösung für dieses Problem.“ 

Die Suche verlief ohne Ausschreibung. Sven Gebhardt, der primär im Controlling arbeitet, informierte sich über gängige DMS-Anbieter und kontaktierte sie. Irgendwann kam ein Kollege auf ihn zu: „Warum machst du es dir so schwer? Wir haben da doch diese Lösung von EASY im Vertragswesen…“ 

Bisher nutzte Hertha BSC seine digitale Vertragslösung nur ergänzend und im Hintergrund. Die Vorteile, sämtliche Dokumentenlösungen aus einer Hand zu beziehen, wurden dennoch sofort deutlich. Außerdem spräche ja nichts dagegen, die bestehende Vertragslösung ausgiebiger zu nutzen, sobald entsprechende Arbeitsabläufe in anderen Abteilungen existierten. So ging EASY ins Kopf-an-Kopf-Rennen mit drei weiteren Wettbewerbern. Letztendlich wurde deutlich, dass das flexible Angebot mit vielen Anpassungsmöglichkeiten, bestehenden Standard Schnittstellen und die guten Erfahrungen der bisherigen Zusammenarbeit am besten zu den Bedürfnissen des Hertha BSC passen würde. 

Die Verantwortliche für die Kreditorenbuchhaltung kannte elektronische Rechnungsverarbeitung bereits von ihrem vorherigen Arbeitgeber. Basierend auf ihren Erfahrungen hoffte sie für den Hertha BSC auf eine Reduktion des Zeitaufwands um 25 Prozent pro Vorgang. Sie und Sven Gebhardt waren überrascht, als die Prozesse in der Praxis sogar noch schneller wurden! 

Diese extreme Zeitersparnis ist einfach erklärt: Vordefinierte Abläufe in einem digitalen Prozess schärfen die OrganisationSven Gebhardt erkennt rückblickend das Problem: „Bei der Frage ‚Wer übernimmt diese Rechnung?‘ haben wir vorher immer wieder Ausnahmen gemacht. Kurzfristig schienen solche Umwege schneller ans Ziel zu führen, doch langfristig machten sie koordinierte Arbeit unmöglich. Klare, digitale Wege sorgen automatisch für mehr Disziplin. 

Dabei startete Hertha BSC ganz simpel mit dem Workflow, den das System ihnen vorschlugIn dieser Probierphase gab es keinerlei Risiko, denn selbst nach der Installation konnte Hertha BSC jederzeit kleine Feinheiten im Prozess konfigurieren. 

„Dass das Tool so einfach zu bedienen ist, ist äußerst wichtig für die Praxis. Denn fragt man Personen, was sie vom Tool brauchen, bevor sie selbst damit arbeiten konnten, sind ihre Antworten wenig hilfreich: Sie stimmen einfach allem zu, was halbwegs sinnvoll klingt. Nach einigen Wochen in der Anwendung fielen uns jedoch immer wieder Kleinigkeiten auf, die wir noch optimieren konnten. Wo muss ein Schritt dazu? Wo muss einer weg? Wo müssen wir bestimmte Reihenfolgen vertauschen, damit am Ende alles reibungslos läuft?“, sagt Sven Gebhardt. 

Die Implementierung des digitalen Rechnungsmanagements beim Hertha BSC begann im Frühjahr 2020 während des ersten Lockdowns. Sämtliche Leistungen von EASY fanden auch unter diesen extremen Rahmenbedingungen ohne Zeitverzögerung statt. 

Die Zeit der Einführung war absolut perfekt: Kolleginnen und Kollegen waren froh, mittels der digitalen Prozesse problemlos von zu Hause aus arbeiten zu können. Das Einarbeiten in die neue Software dauerte auch aus der Ferne nur wenige Stunden. Seitdem liefen bereits 1.300 Rechnungen durch den digitalen Workflow. 

Für 2021 plant Hertha BSC, sein Rechnungswesen zu hundert Prozent auf digitale Prozesse und Dokumente umzustellen. Dafür bat die Buchhaltung sämtliche Lieferanten und Anbieter darum, zukünftige Dokumente nur noch elektronisch, statt per Post einzureichen. 

Die Kolleginnen und Kollegen im Rechnungswesen sind begeistert: „Durch EASY hat sich die Zeit zur Bearbeitung des Rechnungseingangsprozesses um 40 Prozent verringert und der Freigabeprozess funktioniert reibungsloser als je zuvor.“ 

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