Immer mehr Unternehmen bieten Mitarbeiterportale an, damit Angestellte selbstständig auf für sie relevante Informationen zugreifen können. Im Blog erfahren Sie, welche Vorteile Self-Service-Portale haben und was dagegenspricht. 

Die Zeiten, in denen wir an der Tankstelle bequem im Wagen sitzen bleiben konnten, während ein freundlicher Tankwart den Wagen befüllte und auch noch schnell die Scheiben reinigte, sind längst vorbei. Heutzutage sind wir es gewohnt, unsere Angelegenheiten selbst zu regeln. In unserem Alltag gibt es zahlreiche Beispiele, in denen wir ein Self-Service-Angebot nutzen können: im Supermarkt, bei der Bank, bei Energieversorgern sowie Versicherungen oder auch am Frühstücksbuffet unseres Lieblingscafés.

Auch im geschäftlichen Umfeld halten Self-Services Einzug, so z.B. in Form von Mitarbeiterportalen. Über diese meist webbasierten Plattformen werden Daten, Informationen und Dokumente für Mitarbeiter zur Verfügung gestellt, sodass sie direkt über das Employee Self-Service (ESS)-Portal auf diese zugreifen und sie verwalten können, ohne hierfür die Personalabteilung kontaktieren zu müssen. Die Möglichkeiten, Inhalte über Self-Services verfügbar zu machen, sind vielfältig, z.B.:

  • Mitarbeiterstammdaten
  • Urlaubsanträge
  • Gehaltsnachweise
  • Arbeitszeugnisse
  • Unternehmensguidelines
  • Versicherungsdokumente etc.

Doch brauchen nun tatsächlich alle Unternehmen ein Mitarbeiterportal? Als Entscheidungshilfe finden Sie im Folgenden die Pro-Argumente für ein Self-Service-Portal sowie Themen, die es vor der Einführung zu bedenken gilt.

Pro: Vorteile von Mitarbeiterportalen

Zeit- und Kostenersparnis
Wo Anfragen zu personalbezogenen Themen, wie Gehaltsnachweise, Änderung der Adressdaten oder Urlaubsanträge, auf dem herkömmlichen Weg immer über die HR-Abteilung führen und häufig mit langen Wartezeiten verbunden sind, ist die Angelegenheit über ein Self-Service Portal mit wenigen Klicks geregelt. Indem der Mitarbeiter sich seine Dokumente selbst herunterladen kann, verkürzen sich die Prozesse spürbar und Liege- oder Versandzeiten entfallen. Damit sparen sowohl Mitarbeiter als auch Personalmanager wertvolle Zeit, die sie stattdessen für Ihre Kernaufgaben nutzen können.

Auch Accounts zu Systemen für Mitarbeiter, die diese nur gelegentlich nutzen, können zum Teil entfallen, da sich die benötigten Dokumente direkt über das Portal zur Verfügung stellen lassen.

Transparenz
Ein weiterer Vorteil von Mitarbeiterportalen ist die Transparenz, die durch die digitale Abbildung der Prozesse entsteht. Stößt ein Angestellter über die Self-Service Plattform einen Workflow an, beispielsweise durch einen Urlaubsantrag, lässt sich genau erkennen, an welcher Stelle dieser gerade im Freigabeprozess steht und wann der Mitarbeiter mit einer Rückmeldung rechnen kann. Das erspart unnötige Nachfragen, was wiederum zu mehr Zeit auf beiden Seiten führt.

Bessere Datenqualität
Mit einem EES-Portal hat der Mitarbeiter die Hoheit über seine Daten. Gibt es Veränderungen bei den Stammdaten wie eine neue Adresse oder Kontoverbindung, kann er diese selbst schnell und unkompliziert anpassen. Die Aktualität der Daten wird somit optimiert, schließlich kennt jeder seine eigenen Daten selbst am besten. Auch Fortbildungen können durch den Angestellten selbstständig über das Self-Service Angebot gepflegt werden.

Mitarbeiterbindung
Umständliche, langatmige Prozesse können demotivierend sein, besonders wenn es um administrative Themen geht, die die eigene Arbeit nicht voranbringen. Mit der Einführung von Employee Self Services gehen Unternehmen einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und präsentieren sich als moderner Arbeitgeber. Das kann spürbar auf die Mitarbeiterbindung einzahlen, denn gerade für die jüngere Mitarbeitergeneration, die sogenannten Digital Natives, sind digitale Prozesse ein Muss!

Flexibilität
Insbesondere in Zeiten von verstärktem Remote Work besitzen Mitarbeiterportale einen entscheidenden Vorteil: Sie ermöglichen maximale Flexibilität – ganz egal wo und wann Mitarbeiter arbeiten, über das webbasierte ESS-Portal (Employee Self Services Portal) haben sie die Möglichkeit, auf für sie relevante Informationen zuzugreifen und diese zu verwalten. Insbesondere wenn Mitarbeiter sich an unterschiedlichen Standorten befinden oder nicht zur gleichen Uhrzeit arbeiten, entfallen lästige Warte- sowie Versandzeiten.

Self-Services, die über eine App angeboten werden, sind sogar noch flexibler einsetzbar. Sie lassen sich über jedes Endgerät nutzen, sodass sogar Mitarbeiter, die keinen Rechnerarbeitsplatz haben, über ihr privates Smartphone darauf zugreifen können. Das steigert wieder die Mitarbeiterzufriedenheit.

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Contra – was bei Mitarbeiterportalen unbedingt bedacht werden muss

Funktionalität und Erreichbarkeit
Damit ein Mitarbeiterportal zum Erfolg wird, muss es einwandfrei funktionieren. Eine holprig laufende Software, fehlende wichtige Funktionen oder eine schlechte Erreichbarkeit der Plattform würden den Erfolg der ESS-Lösung gefährden, da niemand gern mit einer schlechten Software arbeitet.

Lösung:
Eine gute Vorbereitung und gründliche Auswahl der Lösung nimmt diesem Argument den Wind aus den Segeln. Evaluieren Sie, welche Funktionen das Mitarbeiterportal bieten soll und welche Software diese am besten umsetzen kann. Damit alle Informationen abgebildet werden können, die für die Mitarbeiter relevant sind, und die Prozesse reibungslos und durchgehend digital ablaufen, ist eine nahtlose Anbindung an relevante Drittsysteme notwendig.

Auch eine einfache Implementierung und die Möglichkeit eines Single Sign-Ons sind wichtige Voraussetzungen.

Sicherheit
Gerade im Personalbereich liegen eine Menge sensibler Daten: Gehaltsnachweise, Arbeitsverträge, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sowie auch die Stammdaten der Angestellten.

Lösung:
Entscheidet man sich für ein Self-Service Portal für Mitarbeiter, muss die Sicherheit dieser personenbezogenen Daten mit bedacht werden. Mit der richtigen Software ist das jedoch kein Problem: Genaue Zugriffskonzepte bilden die Vorgaben zum Datenschutz ab und regeln ganz eindeutig, wer auf welche Inhalte zugreifen kann.

User-Akzeptanz
Wie bei jeder neuen Software ist auch beim Mitarbeiterportal die User Acceptance nicht zu unterschätzen. Einer der häufigsten Gründe, warum die Einführung neuer Softwarelösungen scheitert, ist, dass die User die Software schlicht nicht akzeptieren und sie nicht nutzen. Damit wäre die Investition umsonst.

Lösung:
Damit das nicht passiert, sollte die entsprechende Software mit Bedacht gewählt werden. Eine Lösung, die den Anwendern tatsächlich einen Mehrwert bietet, indem sie den Mitarbeitern ihre Arbeit erleichtert, hat großes Potenzial, von den Anwendern rasch akzeptiert zu werden. Sind also die oben genannten Funktionalitäten abgedeckt, lassen sich die Vorteile schnell präsentieren. Auch die Benutzerfreundlichkeit spielt dabei eine wichtige Rolle. Die Self-Service Lösung muss selbsterklärend sein, damit Mitarbeiter sie nutzen und für Ihre Anliegen nicht stattdessen den altbewährten Weg über die HR-Abteilung wählen. Eine optisch ansprechende Benutzeroberfläche, die sich harmonisch in das Erscheinungsbild des Unternehmens einpasst, trägt ebenfalls zu einer schnellen Akzeptanz bei.

Da alles, was neu ist, grundsätzlich erst einmal mit einer gesunden Skepsis beäugt wird, sollten die Mitarbeiter frühzeitig in die Pläne, ein Self-Service Portal einzuführen, eingeweiht werden. So haben sie genügend Zeit sich an den Gedanken zu gewöhnen und können eventuell sogar ihre Ideen mit einbringen.

Self-Service Portale – ein Gewinn für Personalabteilung und Mitarbeiter

Mitarbeiterportale können durch digitale Prozesse also wertvolle Zeit einsparen, sorgen für Flexibilität und stärken die Mitarbeiterbindung. Davon profitieren sowohl HR-Manager als auch Angestellte und letzten Endes das gesamte Unternehmen, da Ressourcen frei werden, die z.B. für wichtige strategische Aufgaben genutzt werden können.

Damit sich gewisse Themen nicht nachteilig auswirken, ist eine gründliche Auswahl der entsprechenden Software anhand der eigenen Kriterien wichtig.

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