Kurz und knapp: Hierbei geht es um die Beschreibung des Phänomens im Einkauf, dass Dienstleistungen und Materialien offensichtlich außerhalb der dafür vorgesehenen Einkaufs- und Beschaffungsprozesse eingekauft werden.
Maverick Buying – Herkunft des Begriffs
Übersetzt und auf eine Person bezogen, lässt sich das Wort Maverick wie folgt beschreiben: Ein Maverick bezeichnet dann eine Person, die unabhängig denkt und handelt und sich oft anders verhält als erwartet oder üblich: herrenlos, abbtrünnig, einzelgängerisch. Der Begriff Maverick stammt vom Rinderzüchter Samuel Maverick, der neben seinen anderen Berühmtheitsansprüchen dafür bekannt war, dass er seine Rinder nicht gebrandmarkt hat, so will es jedenfalls die Legende.
Auf den Einkaufsprozess bezogen bekommt Maverick Buying also zu Recht seine Bedeutung, wenn man dies mit „Wilder Einkauf“ übersetzt.
Probleme & Folgen von Maverick Buying
Die daraus resultierenden Folgen sind schnell beschrieben: Fehlende Transparenz über getätigte Einkäufe und damit verbundene, aber verschleierte Belastungen für das Unternehmen.
- Häufig wird zu schlechteren Konditionen eingekauft und nicht zu den vertraglich vereinbarten
- Im weiteren Beschaffungsprozess entstehen dann Probleme: im Wareneingang, im Rechnungseingang und in der Buchhaltung. Da der Einkauf außerhalb des Beschaffungsprozesses stattfindet, ist für die anderen Abteilungen nichts festgehalten.
- Vorteile aus Rahmenverträgen werden nicht genutzt, z.B. bestehende Preisvorteile, da Maverick Buying den Prozess unterläuft
- Außerhalb des Einkaufsprozesses findet kein Preisvergleich statt, der jedoch innerhalb des Prozesses automatisch vorliegen würde
Für alle an der Beschaffung teilhabenden Unternehmenseinheiten wirft das Maverick Buying also enorme Probleme auf: Fehlende Transparenz zieht ein verzerrtes Monitoring und in dessen Folge Planungsunsicherheit nach sich. Mit anderen Worten: Keiner ist so recht im Bilde, was zu welchen Preisen gekauft und wohin es geliefert wurde. Denn: Das weiß allein der „wilde Einkäufer“.
Maverick Buying vermeiden – Lösungsansätze
Aus den eben genannten Gründen sollte der wilde Einkauf unbedingt verhindert werden. Dazu gilt es, für alle Mitarbeiter verbindliche Prozesse einzuführen. Wie lässt sich dies am leichtesten umsetzen?
Digitale Beschaffungsprozesse etablieren
Mithilfe einer Software-Lösung, die alle Teilprozesse des Beschaffungsprozesses umfasst, gelingt ein erster Schritt hin zu verbindlichen Prozessen. Der Spielraum für das Maverick Buying wird somit deutlich minimiert, wenn Mitarbeiter dazu angehalten werden, Bestellanforderungen und Bestellungen nur noch über eine E-Procurement-Lösung abzusenden.
Einzelbeschaffungen als Ausnahmefall definieren
Sicherlich entsteht in der einen oder anderen Situation die Notwendigkeit, auch außerhalb des digitalen Beschaffungsprozesses eine Bestellung auf den Weg zu bringen. Diesen Ausnahmefall sollte man allerdings in den Beschaffungsprozess integrieren, also Prozessregeln definieren, die bestimmen, was für diesen Fall zu tun ist. So minimieren Sie den Maverick Buying Effekt.