Rechtssicheres elektronisches Signieren von Dokumenten aller Art zählt zu den zentralen Prozessbeschleunigern in B2B-Geschäftsprozessen. Wenn Sie Dokumente digital unterschreiben wollen, gestaltet sich das mit den optionalen Funktionsmodulen von EASY DMS Sign noch leichter. So gelangen Sie in den Vorteil rechtsicherer elektronischer Signaturen und

  • beheben damit nicht nur letzte Medienbrüche,
  • sondern verzichten auf den zeitintensiven Postweg
  • oder vermeiden die zur Zeichnung notwendigen Dienstreisen.

Im folgenden Beitrag zeigen wir auf, wie Sie nun auch im Kontext von elektronischen Unterschriften vollständige Papierfreiheit mit EASY DMS erreichen. Zunächst wird ganz praktisch gezeigt, wie Sie Dokumente digital unterschreiben, also signieren. Anschließend folgt etwas Hintergrundwissen zur Digitalen Signatur.

Welche Dokumente digital signieren?

Anwendungsfälle für eine digitale Unterschrift existieren in Hülle und Fülle quer über verschiedene Geschäftsabteilungen hinweg. Sei es z.B. im Personalbereich das digitale Unterschreiben von Arbeitsverträgen im Zuge des Onboardings neuer Mitarbeiter, sei es im Kontext des Vertragsmanagements für das elektronische Zeichnen von Lieferanten-Rahmenverträgen oder im Purchase-to-Pay, wenn Sie Rechnungen digital signieren wollen. Diese und viele andere Dokumententypen eignen sich für die digitale Unterschrift. Der rechtliche Rahmen ist mit der eIDAS-Verordnung seit 2016 gesetzt; dazu später mehr.

Steigen Sie ein in den Prozessbeschleuniger – mit EASY DMS Sign

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Drucken Sie Dokumente noch aus, um Sie zu unterschreiben? Vermeiden Sie diesen Medienbruch und setzen Sie auf elektronische Unterschriften. So gelangen Sie in die papierfreie Zone und beschleunigen Geschäftsprozesse um ein Vielfaches.

Die digitale Unterschrift – mit EASY DMS Sign

Schauen wir uns den Ablauf des digitalen Signierens einmal im Detail an, so wie es mit EASY DMS und den darauf aufbauenden Lösungen EASY HR, EASY Contract und EASY P2P funktioniert. EASY setzt zur elektronischen Unterschrift auf den Vertrauensdienst von DocuSign und auf FP Sign.

 

  • Um eine digitale Unterschrift auf einem beliebigen Dokument zu platzieren, selektieren Sie zunächst das entsprechende PDF-Dokument. Hier gezeigt anhand einer fiktiven Dienstwagenrichtlinie in EASY HR:
Dokumente digital unterschreiben mit der elektronischen Signatur
Nach der Vertragsauswahl folgt das Anfordern der Signatur
  • Danach wählen Sie im ersten Schritt zur elektronischen Unterschrift aus dem Dropdown-Menü den Eintrag „Signatur anfordern“.
  • Im anschließenden Schritt zur digitalen Unterschrift legen Sie die Unterschriftsbereiche fest. Diese platzieren Sie per Drag-and-drop für die Personen, die später das PDF-Dokument digital signieren bzw. unterschreiben sollen.
Unterschriftsbereiche festlegen zur digitalen Signatur der zeichnenden Personen
Unterschriftsbereiche für die zeichnenden Personen festlegen – per Drag-and-drop
  • Im nächsten Schritt laden Sie die gegenzeichnende Person ein, das Dokument digital zu signieren.
Gegenzeichnende Personen zur digitalen Unterschrift einladen
Gegenzeichnende Person zur digtalen Unterschrift einladen
  • Zusätzlich wählen Sie hier die Art der digitalen Signatur aus, mit der Sie den Arbeitsvertrag digital unterschreiben wollen. Sowohl die fortgeschrittene wie auch die qualifizierte Signatur stehen dazu in EASY HR zur Verfügung.
  • Im Anschluss wird die selektierte Person via E-Mail automatisiert eingeladen, die das Dokument digital unterschreiben möchte, z.B bei einem Vertrauensdiensteanbieter wie DocuSign. Hier nun die Einladung zur elektronischen Unterschrift am Beispiel von FP Sign.
Aufforderung per E-Mail, eine digitale Signatur zu setzen
Aufforderung per Mail: Einladung zum Gegenzeichen des Vertrags
  • Natürlich benötigt Ihr Gegenzeichner dazu keinen Account bei einem Signaturanbieter. So kann die zweite zeichnende Person auch ohne Zugang das Dokument digital unterschreiben.
  • Wenige Momente nach Unterzeichnung bezieht EASY HR das digitale signierte Dokument vom Signaturanbieter – und Sie finden es in EASY HR unter „Dokumentensignierung“ wieder.
Signierabschluss in EASY HR: Die zeichnenden Personen haben digital signiert
Alle zeichnenden Personen haben das Dokument digital unterschrieben
  • Damit ist der Signaturprozess abgeschlossen. Beide Vertragszeichner haben ihre digitale Unterschrift platziert, die deren handschriftliche Unterschrift ersetzt. Elektronisch signiert läuft’s einfach besser und sicherer.

Darf man Dokumente digital unterschreiben?

Ja. Der eIDAS-Verordnung aus dem Jahr 2016 folgend, besitzen alle Formen der elektronischen Signatur Rechtsgültigkeit. Jedoch: Nur qualifizierte digitale Signaturen verfügen über den identischen Rang wie handschriftlich gesetzte Unterschriften.

In der hier gebotenen Kürze: Die eIDAS-Verordnung ist ein EU-Projekt. Damit halten verbindliche und europaweit gültige Regelungen in den Bereichen „elektronische Identifizierung“ und „elektronische Vertrauensdienste“ Einzug. Deutschland setzte diese europäischen Anforderungen mit dem eIDAS-Durchführungsgesetz um.

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Drucken Sie Dokumente noch aus, um Sie zu unterschreiben? Vermeiden Sie diesen Medienbruch und setzen Sie auf elektronische Unterschriften. So kommen Sie endlich in die papierfreie Zone und beschleunigen Geschäftsprozesse um ein Vielfaches.

Welche Formen der elektronischen Signatur bestehen?

Der Begriff der elektronischen Signaturen stammt aus der juristischen Domaine, eben aus der eIDAS-Verordnung und deren Vorgängern. In diesem Kontext werden die Anforderungen an elektronische Signaturen technologieneutral beschrieben, wohingegen die digitale Signatur ein konkretes kryp­to­gra­fisches Verfahren darstellt. Drei Arten der elektronischen Signatur existieren. Alltagssprachlich werden beide Begriffe oft synonym verwendet; so auch hier.

Die einfache elektronische Signatur

Sie gehört zur einfachsten Form der digitalen Unterschrift. Einfach meint an dieser Stelle, dass sie in Form und Inhalt keinen strengen gesetzlichen Regeln folgen muss. Ihr Zweck ist es, den Urheber einer Mitteilung, einer Nachricht kenntlich zu machen. Und zwar dadurch, dass einem elektronischen Dokument weitere Informationen/Daten beigefügt werden, um die Unterzeichnung dieses Dokuments zu bestätigen.

Einsatzbeispiele für die einfache elektronische Signatur

Eine eingescannte Unterschrift, die Sie unterhalb eines Dokuments einfügen, stellt ein gutes Beispiel für eine einfache elektronische Signatur dar. Aber auch die Signatur, die man am Ende einer E-Mail anfügt, zählt dazu. Die einfache elektronische Signatur eignet sich als digitale Unterschrift im unternehmensinternen Schriftverkehr und reicht für formfreie Vereinbarungen aus. Praktisch bedeutet dies: interne elektronische Dokumente wie Bedarfsmeldungen, Anordnungen zu Dienstreisen, Protokolle, Dokumentationen etc. eignen sich für die einfache elektronische Signatur.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur

Die fortgeschrittene elektronische Signatur muss strengeren Vorschriften entsprechen; sie gehört zu den digitalen Unterschriften. Folgt man der eIDAS, so muss die fortgeschrittene elektronische Signatur vier Voraussetzungen erbringen:

  • sie muss eindeutig dem Unterzeichner zuzuordnen sein
  • die digitale Signatur muss die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen
  • die fortgeschrittene elektronische Signatur ist mithilfe von Signaturerstellungsdaten erzeugt. Die Erstellungsdaten verwendet der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle.
  • die fortgeschrittene digitale Signatur muss mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verknüpft sein, damit eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann

Einsatzbeispiele für die fortgeschrittene elektronische Signatur

Mit der fortgeschrittenen digitalen Signatur liegt eine Signatur vor, bei der die Überprüfung im Falle eines Streites vereinfacht wird. Signaturen dieser Art eigenen sich zur digitalen Unterschrift für Transaktionen, mit denen ein mittleres rechtliches Risiko eingeht; eine Signaturart für B2B-Transaktionen verschiedener Art.

Dokumente digital unterschreiben – mit EASY DMS Sign

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Drucken Sie Dokumente noch aus, um Sie zu unterschreiben? Beseitigen Sie diesen Medienbruch und setzen Sie auf digitale Unterschriften. Dokumente digital unterschreiben bedeutet: endlich papierfrei. Und ganz nebenbei beschleunigen Sie dadurch Ihre Geschäftsprozesse um ein Vielfaches.

Die qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur stellt das Pendant zur handschriftlichen Unterschrift dar. Mit dieser digitalen Signatur wird es möglich, auch auf lange Sicht die Urheberschaft eines Dokuments zu überprüfen. Diese Spielart der digitalen Signatur erfüllt vier Voraussetzungen:

  • Die qualifizierte digitale Signatur lässt sich eindeutig dem Unterzeichner zuordnen
  • Die qualifizierte digitale Signatur ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners und stellt somit die sicherste Form der digitalen Unterschrift dar
  • Durch die qualifizierte elektronische Signatur lässt sich eine nachträgliche Veränderung des Dokuments erkennen
  • Die qualifizierte digitale Signatur muss durch den Einsatz von elektronischen Signaturerstellungsdaten erzeugt worden sein, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle hat und die ausschließlich der Unterzeichner unter Einhaltung höchster Vertraulichkeit verwenden kann

Die digitale Signatur – Ihre elektronische Unterschrift

Mithilfe von digitalen Signaturen und der seit 2016 geltenden eIDAS-Verordnung besitzen wir also nun die technischen Verfahren wie auch den rechtlichen Rahmen für die digitale Unterschrift. Digitale Signaturen stellen dabei das Gegenstück zur handschriftlichen Unterschrift dar. Sie sind kryptografische Umsetzungen der aus der juristischen Domäne stammenden Begriffe der elektronischen Signaturen.

Zwei Hauptziele werden mit der digitalen Signatur verfolgt: sowohl den Unterzeichner unbestreitbar als eben jenen zu identifizieren wie auch die Unversehrtheit des übermittelten Dokuments (E-Mail, Nachricht, Dokument etc.) festzustellen. Oft basierend auf einem asymmetrischen kryptografischen System mit öffentlichen und privaten Schlüsseln, zusammengefasst Public-Key-Infrastruktur (PKI) genannt. So gelangen Sie in den Vorteil, Ihre Nachrichten und Dokumente elektronisch zu unterschreiben. Rechtssicher, einfach und gut – Ihre digitale Unterschrift.

Dokumente digital unterschreiben – mit EASY DMS Sign

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Drucken Sie Dokumente noch aus, um sie zu zeichnen? Verlassen Sie den Papierdschungel und setzen Sie auf digitale Signaturen, das Pendant zur handschriftlichen Unterschrift.

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Über EASY SOFTWARE
EASY SOFTWARE treibt die digitale Transformation aktiv voran und entwickelt Softwarelösungen – für ein effizientes, sicheres und dezentrales Arbeiten mit digitalen Geschäftsprozessen. Diese integriert EASY in bestehende IT-Infrastrukturen und erzeugt nachhaltig einen Mehrwert.
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