Zuletzt aktualisiert im November 2025
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Intelligent Document Processing: Intelligente Dokumentenverarbeitung einfach erklärt
Ob Rechnung, Vertrag oder Kundenanfrage – Dokumente bilden die Basis vieler Geschäftsprozesse. Besonders in Bereichen wie Verwaltung, Finanzwesen oder Kundenservice fällt täglich eine Flut an Informationen an. Doch wer denkt dabei noch an manuelle Dateneingabe?
Max. Lesezeit 10 Min
Moderne Unternehmen setzen auf Intelligent Document Processing (IDP), um Dokumente automatisiert zu erfassen, zu analysieren und weiterzuverarbeiten. Das spart Zeit, senkt Fehlerquoten und schafft Freiräume für wertschöpfende Aufgaben.
In diesem Beitrag erfahren Sie:
- Was genau hinter dem Begriff IDP steckt
- Wie die Technologie funktioniert
- Welche Vorteile sie bietet
- Und in welchen Branchen sie besonders gefragt ist
Was ist Intelligent Document Processing?
Intelligent Document Processing (IDP) bezeichnet das automatische Erfassen, Klassifizieren und Verarbeiten von Dokumenten durch intelligente Technologien. Dazu zählen unter anderem:
- Künstliche Intelligenz (KI)
- Machine Learning (ML)
- Natural Language Processing (NLP)
- Optical Character Recognition (OCR)
Kurzdefinition
Intelligent Document Processing ist die KI-gestützte Verarbeitung von Dokumenten, bei der Inhalte automatisch erkannt, verstanden und in strukturierte Daten überführt werden.
Wie funktioniert intelligente Dokumentenverarbeitung ganz praktisch?
Intelligent Document Processing (IDP) begleitet ein Dokument vom Eingang bis zur Archivierung – vollautomatisch und ohne manuelle Zwischenschritte. Der Prozess folgt sechs klaren Schritten, die sich flexibel an unterschiedliche Dokumenttypen und Geschäftsprozesse anpassen lassen.
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- Der IDP-Prozess beginnt mit der technischen Identifikation des Dokuments.
- Das System erkennt den Dateityp anhand von Merkmalen wie Dateiendung oder sogenannten „magischen Bytes“ – charakteristischen Bytefolgen am Anfang der Datei.
- Diese regelbasierte Methode ist schnell, ressourcenschonend und zuverlässig. Sie eignet sich ideal für die Vorab-Sortierung großer Dokumentenmengen – etwa in E-Mail-Postfächern oder Dokumentenmanagenentsystemen. Gleichzeitig bildet dies die stabile Voraussetzung für den nächsten Schritt.
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- Im nächsten Schritt analysiert das System den Inhalt mithilfe von Machine Learning (ML).
- ML-Modelle erkennen Muster, Schlüsselbegriffe und semantische Strukturen – unabhängig von Layout, Sprache oder Format.
- Ziel: Den Dokumenttyp und seinen Zweck bestimmen.
- Beispiel: Das System erkennt, ob es sich um eine Rechnung, einen Vertrag oder eine Kündigung handelt – und leitet das Dokument automatisch in den passenden Workflow weiter.
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Steht der Dokumenttyp fest, beginnt die Datenextraktion. Das System zieht gezielt Informationen wie Beträge, Kundennummern oder Vertragsdaten heraus – bei Bedarf auch aus gescannten Dokumenten per OCR (Optical Character Recognition).
Für die Extraktion kommen verschiedene Verfahren zum Einsatz:
- Named Entity Recognition (NER): erkennt Namen, Orte oder Beträge.
- Regelbasierte Logiken: greifen auf vordefinierte Muster zurück.
- Large Language Models (LLMs): analysieren unstrukturierte Inhalte semantisch.
Beispiel: Aus dem Satz „Wir kündigen den Vertrag zum 30.09.2025“ extrahiert das System automatisch das Kündigungsdatum und die Vertragsreferenz.
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Die extrahierten Daten werden strukturiert abgelegt und mit Metadaten versehen – z.B. Dokumententyp, Datum oder Kundennummer usw.
Das macht Inhalte schnell auffindbar – für Menschen und IT-Systeme.
Beispiel: Eine Eingangsrechnung wird mit Metadaten wie „Rechnungsnummer“, „Rechnungsdatum“ und „Kunde XY“ versehen und kann später gezielt über diese Parameter gefunden werden.
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Sind die Dokumente indexiert, übernimmt das System die Weiterverarbeitung. Automatisierte Workflows steuern, was als Nächstes passiert – z. B. Prüfung, Freigabe oder Weiterleitung.
Typische Workflows in der intelligenten Dokumentenverarbeitung:
- Prüfprozesse (z. B. Rechnungsprüfung durch die Buchhaltung)
- Genehmigungen (z. B. Vertragsfreigabe durch Vorgesetzte)
- Weiterleitungen (z. B. an Fachabteilungen oder externe Systeme)
Moderne IDP-Systeme integrieren sich nahtlos in bestehende Prozesslandschaften – etwa ERP-, CRM- oder DMS-Systeme – und sorgen für reibungslose Abläufe ohne Medienbrüche.
Beispiel: Eine Kündigung wird automatisch dem Kundenservice zugewiesen – inklusive aller relevanten Daten.
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Der letzte Schritt während der intelligenten Dokumentenverarbeitung ist die Archivierung. Hier werden die verarbeiteten Dokumente und Metadaten sicher und langfristig gespeichert – oft in einem digitalen Archivsystem. Nur berechtigte Personen haben Zugriff, Änderungen sind nachvollziehbar dokumentiert. Wichtig dabei:
- Rechtskonformität (z. B. nach GoBD oder DSGVO)
- Revisionssicherheit (Dokumente dürfen nur nachvollziehbar nachträglich verändert werden)
- Zugriffssteuerung (nur berechtigte Personen haben Zugriff)
Die Archivierung bildet die Grundlage für spätere Recherchen, Audits oder Analysen – und sorgt dafür, dass Informationen auch Jahre später noch verfügbar und nachvollziehbar sind. Beispiel: Ein Vertrag wird nach Abschluss automatisch archiviert
Vorteile von Intelligent Document Processing
IDP bringt nicht nur technische Raffinesse, sondern auch handfeste Mehrwerte für Unternehmen. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Zeitersparnis:
Dokumente werden in Sekunden statt Minuten bearbeitet. Manuelle Tätigkeiten wie Sortieren, Abtippen oder Weiterleiten entfallen – bereits hier übernimmt die KI. - Fehlerreduktion
KI-gestützte Analyse vermeidet Tippfehler, Dubletten und falsche Zuordnungen – gerade bei großen Datenmengen steigt die Qualität spürbar. - Skalierbarkeit
Ob 100 oder 100.000 Dokumente – IDP-Systeme wachsen mit dem Bedarf. Die Verarbeitung bleibt stabil und performant, auch bei hohem Volumen. - Rechtskonformität:
Automatisierte Prozesse lassen sich dokumentieren und auditieren – ein Plus für Compliance und Revisionssicherheit. - Schnellere Reaktionszeiten:
Informationen stehen sofort zur Verfügung – für schnellere Entscheidungen und besseren Kundenservice. - Systemintegration:
Intelligent Document Processing lässt sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften einbinden – etwa ERP-, CRM- oder FiBu-Systeme. - Wissensgewinn:
Durch strukturierte Datenanalyse lassen sich Trends, Muster und Optimierungspotenziale erkennen.
4 Branchen
– 4 starke Anwendungsfälle
Intelligent Document Processing ist kein Allzweckwerkzeug – aber dort, wo täglich große Mengen an Dokumenten verarbeitet werden, entfaltet es sein volles Potenzial. Besonders in diesen vier Bereichen lohnt sich der Einsatz:
Logistik und Supply Chain:
Tempo & Präzision im Dokumentenfluss
In der Logistik zählt jede Minute – und jedes Dokument. Lieferscheine, Frachtbriefe, Zollpapiere oder Versandetiketten müssen schnell und fehlerfrei verarbeitet werden. Die Herausforderung in Beschaffungsprozessen: unterschiedliche Formate, Sprachen und Strukturen.
IDP bringt Struktur ins Dokumentenchaos:
- Automatische Klassifikation und Datenextraktion
- Direkte Übergabe relevanter Informationen an ERP-Systeme
- Kein manuelles Abtippen, keine Medienbrüche
Beispiel: Ein Frachtbrief wird automatisch erkannt, die Lieferadresse extrahiert und dem passenden Transportauftrag zugewiesen.
Rechtswesen & Kanzleien:
Fristen, Formulierungen, Fakten
Juristische Dokumente sind komplex, oft mehrseitig und voller Fachbegriffe. Verträge, Schriftsätze oder Urteile müssen nicht nur gelesen, sondern verstanden und korrekt zugeordnet werden.
IDP bringt Struktur in den juristischen Alltag.
Durch semantische Analyse erkennt das System Dokumenttypen, extrahiert Fristen und identifiziert relevante Passagen, z.B. Kündigungsdaten oder Vertragsklauseln.
Beispiel: Ein Schreiben mit dem Satz „Wir kündigen den Vertrag zum 30.09.2025“ wird automatisch als Kündigung klassifiziert und in die Fristenverwaltung übernommen.
Kundenservice & Callcenter:
Anliegen erkennen, Prozesse starten
E-Mails, Chatprotokolle, Formulare – im Kundenservice zählt schnelle Reaktion und präzise Bearbeitung. Doch die Inhalte sind oft unstrukturiert und schwer zuzuordnen..
IDP macht Kommunikation maschinenlesbar und stellt den Kontext her.
Das System erkennt Anliegen, klassifiziert sie und leitet sie automatisch an die zuständige Stelle weiter – inklusive aller relevanten Informationen.
Beispiel: Eine E-Mail mit dem Betreff „Rechnung falsch“ wird als Reklamation erkannt und direkt dem zuständigen Team zugewiesen.
Intelligent Document Processing – ganz easy
Mit dem intelligenten Dokumentenmanagement von easy schaffen Sie die Grundlage für durchgängige, digitale Geschäftsprozesse. Die Lösung erkennt Inhalte automatisch, verarbeitet sie kontextbezogen und leitet sie gezielt weiter – ganz ohne manuelle Zwischenschritte.
Ob im Vertragsmanagement, in der Rechnungsverarbeitung oder im HR-Bereich: IDP sorgt für mehr Tempo, weniger Fehler und bessere Zusammenarbeit.
Und das standortunabhängig – über Abteilungen und Systeme hinweg.
So wird aus Dokumentenwissen echtes Prozesswissen.
Aus Aufwand entsteht Fortschritt
Die intelligente Dokumentenverarbeitung von easy automatisiert komplette Geschäftsprozesse und dies end-to-end. Ob für Standard-Geschäftsprozesse oder speziell für Ihren Use-Case: Dokumente werden erkannt, klassifiziert und weiterverarbeitet – und das effizient, nachvollziehbar und ortsunabhängig.
Statt manuell zu sortieren, zu prüfen und abzulegen, übernimmt die KI:
Zuverlässig. Lernfähig. Transparent.
So wird aus Papierlast Prozessklarheit. Und aus Aufwand: Fortschritt.
FAQ zu Intelligent Document Processing
Welche Dokumententypen verarbeitet das Produkt?
Ein Produkt, wie z. easy archive, erkennt und verarbeitet eine Vielzahl von Dokumententypen – 600 an der Zahl, sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Formate.
Die Erkennung erfolgt automatisiert und basiert auf technischen Merkmalen, semantischen Mustern und KI-gestützter Analyse. Dazu gehören die typischen Dokumentenarten:
- Geschäftsdokumente:
Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Bestellungen, Verträge, Mahnungen - Kommunikationsdokumente:
E-Mails, Briefe, Formulare, Beschwerden, Kündigungen - Rechtliche Unterlagen:
Vollmachten, Vereinbarungen, Urteile, Schriftsätze - Finanzdokumente:
Kontoauszüge, Kreditverträge, Steuerbescheide, Schadensmeldungen - Logistikdokumente:
Frachtbriefe, Zollpapiere, Versandetiketten, Lieferavise - Technische Dokumente:
Handbücher, Spezifikationen, Prüfprotokolle, Wartungsberichte
Wie stellt die Lösung sicher, dass die ausgelesenen Daten stimmen?
Die Integration erfolgt über Schnittstellen zu ERP-, CRM- oder FiBu-Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics:
- Stammdaten werden über APIs (Application Programming Interfaces) oder Webservices aus dem ERP-System (z. B. SAP, Microsoft Dynamics) in das IDP-System übertragen.
- Die Daten werden regelmäßig synchronisiert oder bei Bedarf abgerufen.
- Änderungen in den Stammdaten wirken sich sofort auf die Dokumentenverarbeitung aus.
Beispiel: Eine Rechnung wird verarbeitet – das IDP-System gleicht die Lieferantennummer mit dem ERP-Stammsatz ab und erkennt automatisch, ob die Daten valide sind.
Wie integriere ich intelligente Dokumentenverarbeitung?
Die Integration erfolgt über Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie CRM-, ERP- oder ECM-Systemen etc. Dokumente werden automatisch erkannt, verarbeitet und weitergeleitet – entweder per API, Dateiimport oder über überwachte Ordner. Stammdaten fließen über Anbindungen oder Importe ein und sichern die Datenqualität. So entsteht ein durchgängiger, digitaler Workflow – ohne Medienbrüche.
Welche Sprachen unterstützt das Produkt?
Im Standard unterstützt easy Deutsch und Englisch als Systemsprachen. Weitere Sprachen können individuell nach Anforderung des Kunden umgesetzt werden.
Kann ich das Produkt in andere Systeme integrieren?
Ja, die Integration ist problemlos möglich.
Die easy-Lösung lässt sich über standardisierte Schnittstellen – etwa REST-API oder Webservices – in führende Systeme wie SAP ERP, Microsoft Dynamics 365 Business Central etc. und viele weitere einbinden.
So wird die IDP-Lösung nahtlos Teil Ihrer bestehenden IT-Landschaft – für durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche und manuelle Zwischenschritte.
Sind meine Daten sicher?
Ja – und zwar nachweislich.
Datensicherheit ist bei easy kein nachträglicher Zusatz, sondern integraler Bestandteil der Systemarchitektur. Das Prinzip Privacy by Design sorgt dafür, dass Datenschutz von Anfang an mitgedacht und technisch umgesetzt wird.
So wird die IDP-Lösung nahtlos Teil Ihrer bestehenden IT-Landschaft – für durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche und manuelle Zwischenschritte.
Was macht die Lösung besonders vertrauenswürdig?
- „Software Made in Germany“: Die Entwicklung erfolgt vollständig in Deutschland – mit Fokus auf Qualität, Sicherheit und Zuverlässigkeit.
- „Software Hosted in Germany“: Der Betrieb findet in zertifizierten deutschen Rechenzentren statt – unter Einhaltung der strengen Vorgaben des deutschen Datenschutzrechts.
- SAP-Zertifizierung: Unsere easy for SAP Solutions-Produkte sind offiziell von SAP geprüft – für eine stabile Integration und maximale Kompatibilität mit SAP-Systemen.
- IDW PS 880-Testat: Die Software wurde von unabhängigen Wirtschaftsprüfern auf GoBD-Konformität geprüft. Das Testat bestätigt, dass die Lösung die Anforderungen an eine ordnungsmäßige, nachvollziehbare und revisionssichere elektronische Archivierung erfüllt.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen konkret?
- DSGVO-konforme Verarbeitung sensibler Dokumente
- Hosting in ISO-zertifizierten Rechenzentren
- Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung und transparente Zugriffskontrollen
- Verlässliche Schnittstellen zu SAP-Systemen
Unterschied zwischen idp & Automated Document Processing
Automated Document Processing (ADP) bezeichnet die klassische, regelbasierte Automatisierung von Dokumentenprozessen. Dabei werden vordefinierte Workflows genutzt, um Dokumente zu erfassen, zu sortieren und weiterzuleiten – etwa per OCR (Texterkennung) und festen Regeln zur Feldzuordnung.
Intelligent Document Processing (IDP) geht einen Schritt weiter: Hier kommen KI-Technologien wie Machine Learning (ML) und Natural Language Processing (NLP) zum Einsatz. Das System lernt aus Beispielen, erkennt Inhalte kontextbezogen und passt sich flexibel an neue Dokumenttypen oder Formulierungen an.