Anforderungen an einen digitalen Arbeitsplatz – Digital Workplace

Der Begriff „digitaler Arbeitsplatz“ beschreibt wie kein anderer unsere moderne Arbeitswelt, macht aber auch deutlich: Die Digitalisierung stoppt nicht bei Vermarktung und Verkauf von Produkten, oder beim Kundenerlebnis. Vielmehr geht es auch um das digitale „Mitarbeitererlebnis“, das heißt Unternehmen sollten nicht nur nach Außen blicken, sondern auch nach Innen – auf ihre Prozesse und Arbeitsabläufe und wie Mitarbeiter diese handhaben.

Fünf Anforderungen an einen digitalen Arbeitsplatz

Fünf Anforderungen an einen digitalen Arbeitsplatz sind laut Experten entscheidend für die erfolgreiche Etablierung:

1. Einfachheit

Die erste Anforderung an einen modernen digitalen Arbeitsplatz sollte stets darin bestehen, dass er vereinfacht. Traditionelle Organisationsmodelle, Unternehmenssoftware oder Arbeitsabläufe sind häufig unnötig komplex und vielschichtig, was nicht selten darin resultiert, dass sie ineffektiv sind und es lange dauert, bis man sie beherrscht. Ein sog. digital Workplace sollte die Verantwortlichkeit und Eigenständigkeit der Mitarbeiter fördern und das heißt auch, unnötige und langsame bürokratische Hürden zu umgehen und Arbeiten zu beseitigen, die keinen Mehrwert schaffen für das gewünschte Ergebnis.

Ein Beispiel hierfür ist die automatisierte Rechnungsbearbeitung. Künstliche Intelligenz kann eingehende Rechnungen vorklassifizieren und relevante Daten extrahieren. Workflows sorgen dafür, dass Rechnungen, die mit den entsprechenden Bestellungen übereinstimmen, automatisch freigegeben werden, ohne manuellen Aufwand. Solche intelligenten Applikationen entlasten Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben und ermöglichen es ihnen, sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren.

2. Soziale Vernetzung

Soziale Medien haben die Art und Weise verändert, wie wir uns mit anderen Menschen verbinden und vernetzen, wie Ideen sich über die Welt verbreiten. Auch firmeninterne soziale Applikationen erlauben es Mitarbeitern, sich untereinander zu vernetzen, Ideen und Gedanken auszutauschen. Das wiederum führt dazu, dass hierarchische Strukturen durchbrochen werden und Arbeitsprozesse sehr viel natürlicher ablaufen. Denn die Digitalisierung verändert nicht nur die Art und Weise, wie wir arbeiten, sondern auch die Arbeitskultur und die Zusammenarbeit im Unternehmen.

Die Mitarbeiter müssen sich an neue Tools und Technologien gewöhnen und neue Arbeitsweisen erlernen. Flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice und mobiles Arbeiten erfordern eine höhere Eigenverantwortung und Selbstorganisation der Mitarbeiter.

Die Führungskultur muss sich an die veränderten Arbeitsbedingungen anpassen. Führungskräfte müssen lernen, ihre Teams virtuell zu führen und zu motivieren und eine Kultur des Vertrauens und der offenen Kommunikation zu fördern. Die Digitalisierung erfordert einen Wandel der Unternehmenskultur hin zu mehr Offenheit, Flexibilität und Agilität. Hierarchien werden flacher, die Zusammenarbeit in Teams gewinnt an Bedeutung.

3. Offenheit

Offenheit und Transparenz sind wichtige Faktoren für die Schaffung eines modernen digitalen Arbeitsplatzes und etwas, das Arbeitnehmer erwarten: Wer arbeitet, wann und mit wem eigentlich woran? Informationen wergzusperren und vorzuenthalten funktioniert nicht mehr, wenn die Änderungsrate ansonsten so hoch ist. Bei digitalen Arbeitsplätzen geht es fundamental darum, den freien Informationsfluss zu ermöglichen und damit den Austausch von Ideen und Informationen über traditionelle Silos und Abteilungen hinweg zu stärken.

Offenheit und Transparenz sind nicht nur für die interne Zusammenarbeit wichtig, sondern auch im Umgang mit Kunden. Ein DMS kann dabei helfen, diese Prinzipien beispielsweise im Reklamationsprozess umzusetzen. Durch die Integration des Kunden in den Workflow erhält dieser stets aktuelle Informationen über den Bearbeitungsstand seiner Reklamation. Dies schafft Transparenz und Vertrauen und stärkt die Kundenbindung. So kann ein reibungsloser und transparenter Reklamationsprozess zu einem positiven Kundenerlebnis beitragen.

4. Intelligenz

Fortschritte in den Bereichen Machine Learning oder künstliche Intelligenz geschehen heute in atemraubender Geschwindigkeit und das bedeutet auch, dass ständig neue praktische Applikationen für den digital Workplace entstehen. Doch beim Fortschritt geht es nicht nur um intelligente Technologien: Auch die Einstellungen müssen sich ändern und Menschen müssen die Veränderungen annehmen, damit die Arbeitswelt und die Art und Weise, wie wir arbeiten, sich auch tatsächlich verändern können. Schlaue Arbeitskräfte, die smarte Prozesse durchführen, unterstützt durch entsprechende intelligente Applikationen, werden die treibende Kraft sein, die für einen weiteren Anstieg der Produktivität sorgen wird.

Die rasanten Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz ermöglichen die Entwicklung neuer Applikationen für den digitalen Arbeitsplatz. So kann KI beispielsweise im Eingangsprozess von Dokumenten eingesetzt werden. Künstliche Intelligenz kann die verschiedenen Dokumente, wie Bestellungen, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen, automatisch vorklassifizieren und die relevanten Daten auslesen. Darüber hinaus können Workflows so konfiguriert werden, dass Rechnungen automatisch freigegeben werden, wenn sie mit den zugehörigen Bestellungen übereinstimmen. Diese intelligenten Prozesse beschleunigen die Bearbeitung und minimieren Fehlerquellen.

5. Mobilität

Mobilität ist eine Kernkomponente für den modernen Arbeitnehmer und Anforderung an einen digitalen Arbeitsplatz. Die heutige Welt bewegt sich in schnellem Tempo vorwärts und heutige Arbeitskräfte müssen daher auch unabhängig von der traditionellen Arbeitsplatzkonfiguration sein, die den Arbeitnehmer an einen fixen Schreibtisch, vor einen fest installierten Computermonitor bindet. Ein effektiver digitaler Arbeitsplatz muss sich an flexiblere Arbeitsbedingungen anpassen, in denen der Arbeitnehmer und die zu erledigende Arbeit bestimmen, wie, wo und wann diese Arbeit erledigt wird – sei es tatsächlich im Büro, per Tablet auf dem Weg zu einem Meeting oder auch vom Home-Office aus.

Mobilität bedeutet nicht nur den Zugriff auf Unternehmensdaten von verschiedenen Geräten aus, sondern auch die reibungslose Zusammenarbeit von Mitarbeitern an unterschiedlichen Standorten. Die Herausforderung besteht darin, allen Mitarbeitern den Zugriff auf die gleichen Informationen zu ermöglichen, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann hier als zentrale Plattform dienen, die alle relevanten Dokumente und Daten sicher und zugänglich speichert. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand sind und effizient zusammenarbeiten können.

Mobilität ist ein wichtiger Punkt und soll daher ein wenig intensiver beleuchtet werden, als die anderen vier Aspekte: Wenn wir über Mobilität sprechen, dann geht es nicht nur um native Apps für Smartphone und Tablet-Computer, sondern um eine breitere Fragestellung, nämlich die menschliche Komponente, wie und wo Menschen arbeiten und welche Rolle mobile und festinstallierte Computer-Lösungen dabei spielen. Kaum jemand wird zum Beispiel gerne morgens in ein Büro kommen, nur um dann mit seiner Arbeit an einem kleinen Smartphone zu beginnen – statt an einem bequemen, großen Monitor. Nicht alles, was mobil ist, ist also sinnvoll.

Um einen Blick auf aktuelle Trends zu werfen: Heute greifen die meisten Leute noch immer von einem Desktop-Computer auf firmeninterne Netzwerke zu – anders als das im privaten Kontext häufig der Fall ist, wo viele Nutzer ein Smartphone bevorzugen, wenn es um die Internetnutzung geht. Wichtig ist dabei ein zweiter Trend: Smartphone und Tablet Nutzer verbringen rund 80 Prozent der Zeit mit Apps, statt mobile Webbrowser zu nutzen, was Unternehmen bei der Bereitstellung von internen Services berücksichtigen sollten.

Mobile Geräte ergänzen den digitalen Arbeitsplatz

Das bedeutet – wie angemerkt – aber nicht, dass mobile Geräte Desktop- und Laptop-Computer vollständig ablösen. Nur ein ganz geringer Teil der Nutzer verwendet ausschließlich mobile Geräte. Die überwiegende Mehrheit nutzt eine Kombination aus beidem – je nach Nutzungskontext, Aufgabe und entsprechender Funktionalität. Es ist also davon auszugehen, dass beides auch in Zukunft nebeneinander bestehen wird: Native Apps und Browser-basierte Anwendungen werden für viele Jahre Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes sein.

Auch das Intranet wird weiterhin eine Rolle spielen als zentrale Anforderung eines digitalen Arbeitsplatzes. Bislang gibt es eigentlich keine Ansätze, das bestehende Intranet in eine App-Form zu überführen und den Browser abzuschaffen. Wie aber bei der normalen Internetnutzung auch, werden Apps ergänzend eine immer größere, begleitende Rolle spielen. Moderne Intranets legen zum Beispiel größeren Fokus auf die visuelle Präsentation, die einen mobilen Zugriff erlaubt. Sogenannte Enterprise Social Networks (ESN) haben ebenfalls einen Einfluss auf traditionelle Intranet-Konzepte. ESNs bereiten eine Plattform für einen organischeren Informationsfluss basierend auf den Aktivitäten ihrer Nutzer – je nachdem was sie mit einem „Like“ versehen oder welche Verbindungen sie eingehen. ESNs sind von ihrem Design her dynamischer und sozialer angelegt. In Zukunft mag sich die Nutzung tatsächlich hin zu ESNs verschieben und weg von den traditionellen Intranets. In vielen Fällen aber werden sich beide zu einer gemeinsamen Plattform verbinden, die die Fähigkeiten beider nahtlos miteinander verbindet und so das Beste herausholt. Gemeinsam schaffen ESN und Intranet damit den Kern eines typischen digitalen Arbeitsplatzes.

Die richtige Strategie verbindet Desktop-Computing und mobile Apps für den digitalen Arbeitsplatz

Eines sollte deutlich geworden sein: Wer an einer Strategie zur Bewältigung der Anforderungen eines digitalen Arbeitsplatzes arbeitet, der darf den Aspekt „Mobile“ dabei nicht ignorieren. Zu viele Mitarbeiter arbeiten bereits jetzt nicht mehr dauerhaft an einem festen Arbeitsplatz im Büro, weil ihr Job das verlangt. Man denke nur an Consultants oder Vertriebler, die viel von Unterwegs arbeiten müssen. Auch die Technologie macht fortlaufend weitere Fortschritte. Es hilft deshalb nicht, lediglich für traditionelles Desktop-Computing vorzuplanen – und dabei mobile Applikationen völlig zu vergessen. Das Minimum ist, dafür zu sorgen, dass das Intranet „responsive“ ist, das heißt, dass es sich ohne Darstellungsprobleme auch auf Mobilgeräten abrufen und nutzen lässt. Es wäre darüber hinaus sinnvoll, über native Apps nachzudenken, die bestimmte Funktionen erlauben und bündeln: Neuigkeiten nachzulesen, Personen im Unternehmen nachzuschlagen oder einen Konferenzraum direkt von unterwegs zu buchen. Wer für die Zukunft plant, sollte also wissen, wer die Arbeitnehmer sind und welche Ansprüche und Geräte sie haben, um den digitalen Arbeitsplatz entsprechend darauf zuzuschneiden.

Die Grenzen des Möglichen verschieben sich immer weiter und so muss sich auch der digitale Arbeitsplatz in Zukunft immer weiter entwickeln. Unternehmen müssen dies berücksichtigen und Mobilität entsprechend adressieren: durch „responsive“ Designs, native Apps und Hybrid-Ansätze. Der Desktop-Computer wird dabei zunächst nicht verschwinden. Der digitale Arbeitsplatz wird in absehbarer Zeit weiterhin feste Arbeitsplätze und mobile Anwendung miteinander verbinden – und das ist bei einer Strategie für den mobilen Arbeitsplatz zu berücksichtigen.

Kollaboratives Arbeiten & Dokumentenmanagement

Mit Sicherheit verbessert und flankiert ein DMS Geschäftsprozesse erheblich. Sträflich vernachlässigt wurde jedoch längste Zeit die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, auch kollaboratives Arbeiten genannt. Gerade in Zeiten, in denen Arbeitsprozesse in Teams und Arbeitsgruppen organisiert werden und die reibungslose Zusammenarbeit eine hohe Priorität besitzt.

Ein Hin und Her von digitalen Dokumenten per Mail oder gar noch auf Papier – das erleichtert nicht die Arbeit. Im Gegenteil: Es macht sie ineffizient und unübersichtlich. Das dachte sich auch Herr Schreiber, während er nach der letzten Vertragsversion für den neuen Kundenauftrag suchte.

Kollaboratives Arbeiten mit dem DMS?

Herr Schreiber verspürte eine leicht erhöhte Pulsfrequenz. Die letzte Vertragsversion war nicht auffindbar. Im Flug zum Kunden sitzend, wusste er, zur Vertragsunterzeichnung vergehen nur noch wenige Stunden. Und zuvor wollte sich Herr Schreiber diesbezüglich auch noch notariellen Rat einholen. Ein „STRG+F + Vertrag-Roemer-Schreiber-neu-*“ förderte eine Unmenge von Mails in seinem E-Mail-Client zutage. Anspannung ergriff ihn. Er wusste beim besten Willen nicht mehr, welches der fünf gefundenen Dokumente nun den finalen Vertrag darstellt. Das wird zeitlich eng. Schweißperlen standen auf Herrn Schreibers Stirn…

Und eines wusste Herr Schreiber. An seinen grauen Zellen lag es nicht, sein Lebensalter war noch weit davon entfernt, biblisch genannt werden zu dürfen.  Ja, es fehlte an wichtigen Funktionen im Dokumentenmanagementsystem. Heutzutage arbeiten wir dezentral in Teams. Warum unterstützt das DMS kollaboratives Arbeiten nicht? Das sollte doch wohl möglich sein. Gemeinsame Arbeit an einem Vertragsdokument mit Versions-Historie – das Arbeitsleben könnte so schön sein. Wenn Software von Menschen für Menschen geschrieben wird, die zeitgemäße Arbeitsformen kennen, grummelte Herr Schreiber…

Die gemeinsame Zusammenarbeit an Dokumenten aus dem DMS heraus vereinfacht so einiges. Und nicht zu vergessen: Die digitale Signatur sichert die Urheberschaft und Integrität des Dokuments.

Tatsächlich muss es kein Traum bleiben. Mit dem easy DMS bietet unser Dokumentenmanagementsystem über eine Schnittstelle bequemen Zugriff auf Google Docs. Damit ermöglichen wir die gemeinsame Zusammenarbeit. Zeitgleiches, gemeinsames Bearbeiten ein und desselben Dokuments ist nun möglich. Alle am Dokument arbeitenden Personen sehen die Änderungen – live und sofort. Aber das Beste: Die Versionshistorie des Dokuments vollständig vorhanden und lässt Sie bequem in die Vergangenheit des Dokuments reisen. Kollaboratives Arbeiten mit easy DMS – noch nie war es so leicht, wünschte sich auch Herr Schreiber. Und jener wünscht sich dann doch noch mehr.

Kollaboratives Arbeiten – mit digitaler Signatur: nur „one click away“

Die Frage, die Herr Schneider sich aber stellte, nachdem er das Dokument nun gefunden hatte: Wie kann ich mir jetzt sicher sein, dass das Dokument während der Verweilzeit im E-Mail-Client und auf dem Weg dahin, nicht verändert wurde? Gerade im Kontext kollaborativer Arbeit ist das ein wichtiger Gedanke.

Hätte er das neue easy DMS genutzt, wäre dies kein Problem. Dank der Anbindung der Schnittstelle zu FP Sign oder DocuSign lassen sich nun Dokumente digital unterschreiben – direkt aus easy DMS heraus. Perfekt für kollaboratives Arbeiten. Damit stellen wir den Nachweis der Urheberschaft und Integrität des Dokuments sicher. Heißt: Das Dokument stammt von der signierenden Person und befindet sich genau in dem Zustand, in dem es signiert wurde.

Kurzum: Mit easy macht gemeinsames, kollaboratives Arbeiten mehr Spaß – und schafft die Voraussetzungen für zeitgemäßes und einfaches Arbeiten im Team.