Die Digitalisierung unserer Arbeitswelten hat in den vergangenen Monaten einen großen Schub erhalten. Dazu zählt neben dem Arbeiten im Home-Office und daraus resultierend die Umstellung zahlreicher Prozesse im HR-Umfeld. Immer mehr Daten und Dokumente werden digital erfasst und abgelegt. Um diese Entwicklung zu beschleunigen und den Medienbruch zwischen Papier und digitalen Informationen zu vermeiden, etablieren sich in den Personalabteilungen HR-Self-Services, die in einem digitalen Portal zentral zusammengefasst werden: Sie ermöglichen in der Kommunikation und beim Datenaustausch einen neuen Grad an Selbstständigkeit zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und HR.

Wie beliebt diese Selbstbedienungsservices sind, zeigt die von EASY SOFTWARE konzipierte Studie HR-Self-Services – Personalabteilungen auf dem Weg in die digitale Zukunft: Sechs von zehn Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern setzen HR-Self-Services bereits heute ein (27 Prozent) oder haben konkrete Projekte in der Pipeline (33 Prozent). Dazu kommen noch einmal 20 Prozent, die derzeit noch nach einer geeigneten Service-Lösung für ihre HR-Aufgaben suchen. Und nur ein knappes Fünftel aller Unternehmen geht davon aus, auf absehbare Zeit auf Self-Service-Tools verzichten zu können.

Studie: HR-Self-Services

Personalabteilungen auf dem Weg in die digitale Zukunft

Inwieweit nutzen Unternehmen die Potenziale von HR-Self-Services? Welche Services werden von Personalabteilungen angeboten und welchen Nutzen bringen sie Mitarbeitern und Personalverantwortlichen? Erfahren Sie mehr in unserer Studie.

Warum HR-Self-Services boomen

Was sind die Gründe für die große Nachfrage nach Selbstbedienungsservices in den HR-Abteilungen? Ganz grundsätzlich lassen sich dafür zwei Hauptaspekte ins Feld führen: Einerseits entlasten HR-Self-Services die Personalabteilungen von zeitraubenden Routineaufgaben im operativen Tagesgeschäft und vereinfachen den Zugriff auf Personaldaten. Andererseits tragen sie dem Versprechen der Digitalisierung Rechnung, interne Prozesse durch die Einbindung interaktiver Tools so zu vereinfachen, wie sie das längst aus vielen anderen Lebensbereichen gewohnt sind.

So sinnvoll die Einführung von HR-Self-Services in der Personalarbeit sind, ist es jedoch auch verständlich, dass einige Unternehmen mit der Einführung zögern. Denn sowohl die Personalabteilung als auch die Mitarbeiter betreten mit der Verlagerung eingespielter Prozesse auf einen Self-Service im Betrieb Neuland. Um diesen Schritt zu vereinfachen und bei der Auswahl der passenden Self-Service-Lösung die richtigen Entscheidungen zu treffen, erfahren Sie in diesem Beitrag, welche die neun wichtigsten Anforderungen sind, die Manager- und Employee-Self-Services erfüllen sollten.

1. HR-Self-Services müssen Mitarbeiter und Personaler entlasten

Lösungen für HR-Self-Services unterscheiden zwischen Employee-Self-Services (ESS) und Manager-Self-Services (MSS). Was steckt hinter diesen Bezeichnungen? Employee-Self-Services sind digitale Tools, die Mitarbeiter für die Kommunikation mit der HR nutzen können. Dazu zählen zum Beispiel die Erfassung von Arbeits-, Urlaubs- oder Krankheitszeiten, das Abrufen der digitalen Gehaltsabrechnung oder die Änderung der eigenen Personalstammdaten im System. In Zeiten der Pandemie unterstützen HR-Self-Services zudem durch Funktionen wie Raumbuchungen und Raumbelegungen. So lassen sich Anforderungen wie Mindestabstand, maximale Personenanzahl und Anwesenheitslisten umsetzen, um das Risiko für alle Mitarbeiter während der Pandemie zu minimieren.

Analog dazu ermöglichen Manager-Self-Services Führungskräften einen unkomplizierten Zugriff auf relevante Informationen und die Erledigung einfacher administrativer Aufgaben. In der Praxis kann das zum Beispiel die Ansicht einer Anwesenheitsliste sein oder die Genehmigung von Urlaubsanträgen. Darüber hinaus können Manager-Self-Services auch für komplexere Aufgaben wie das Recruiting oder die Personalplanung verwendet werden.

Wenn sowohl ESS- als auch MSS-Features für Ihr Unternehmen relevant sind, müssen Sie bei der Auswahl einer Self-Service-Lösung darauf achten, dass die Software beide Rollen und die damit verknüpften Prozesse unterstützt.

2. HR-Self-Services müssen alle wichtige Funktionen enthalten

Employee-Self-Services und Manager-Self-Services bestehen aus einem Set verschiedener Features und Funktionen. Eine geeignete Lösung sollte jedoch nicht nur viele Optionen haben, sondern in erster Linie die Kernanforderungen erfüllen. Diese hängen zu einem bestimmten Grad von den jeweiligen Anforderungen eines Unternehmens ab und müssen jeweils definiert werden.

Als Entscheidungsgrundlage hilft hier ergänzend ein Blick über den Tellerrand. Er zeigt, wie andere Unternehmen Self-Services einsetzen. Unsere Studie HR-Self-Services – Personalabteilungen auf dem Weg in die digitale Zukunft hat ergeben, dass Urlaubsanträge, die Erfassung von Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zur digitalen Krankmeldung die drei am häufigsten genutzten Grundfunktionen sind. Darüber hinaus haben in vier von zehn Unternehmen, die diese Services einsetzen, die Mitarbeiter einen direkten Zugriff auf ihre eigene digitale Personalakte.

3. HR-Self-Services lassen sich flexibel an Ihr Unternehmen anpassen

Bei den zahlreichen Möglichkeiten, die sowohl Employee-Self-Services wie auch Manager-Self-Services bieten, stellt sich aus Kostengründen die Frage: Brauchen wir diesen Funktionsumfang in unserem Unternehmen tatsächlich – oder geben wir Geld für unnütze Features aus? Einen cleveren Ausweg aus diesem Dilemma bieten HR-Self-Service-Portale, die modular aufgebaut sind: Neben den wichtigen Kernfunktionen können Sie das Portal mit zusätzlichen Features erweitern.

Dieser Aufbau ermöglicht Ihnen einen passgenauen Zuschnitt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Auf diese Weise schützen Sie außerdem Ihre Mitarbeiter davor, mit einem von Funktionen überladenen Tool arbeiten zu müssen und sparen am Ende des Tages sehr wahrscheinlich auch bei den Kosten.

4. HR-Self-Services müssen eine transparente Kostenstruktur haben

Apropos Kosten: Überlegen Sie sich vor der Anschaffung einer HR-Self-Service-Lösung sehr genau, welche technischen Anforderungen das System aus Kostenperspektive erfüllen sollte. Wie bei jeder Softwarelösung gibt es auch bei Employee- und Manager-Self-Services klassische Lizenzsysteme, bei denen die Software lokal installiert wird, und flexible Lösungen, die als Software-as-a-Service angeboten werden.

Bei Ihrer Entscheidung sollten Sie darauf achten, dass das ausgewählte System eine transparente Kostenstruktur hat. Bei einer guten HR-Self-Service-Lösung summieren sich die Kosten mit der Anzahl der Arbeitsplätze oder Mitarbeiter und dem gewählten Funktionsumfang. Dieses Preismodell ermöglicht eine einfache und übersichtliche Kalkulation und lässt sich flexibel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.

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5. HR-Self-Services sind benutzerfreundlich und intuitiv

Natürlich ist Benutzerfreundlichkeit eine Grundanforderung an jede moderne Softwareanwendung. Das bedeutet übrigens, dass eine Anwendung sowohl einfach zu bedienen ist als auch auf allen Geräten schnell und stabil läuft. Beim Thema Selbstbedienungsservices hat dieser Punkt jedoch eine besonders große Bedeutung. Denn ein Employee-Self-Service wird in der betrieblichen Praxis in der Regel von sehr verschiedenen Mitarbeitern mit unterschiedlichen Computerkenntnissen genutzt.

Eine schwer bedienbare oder technisch unausgereifte Software führt bei allen Beteiligten schnell zu Frustration. Für das Unternehmen heißt das dann: die Einführung der Software muss mit umfangreichen Schulungen begleitet werden und eventuell muss an der technischen Infrastruktur nachgebessert werden. Unter dem Strich werden so wertvolle personelle und finanzielle Ressourcen nicht optimal genutzt.

6. HR-Self-Services funktionieren auf jedem Endgerät

Computer, Smartphone oder Tablet? Zur Nutzerfreundlichkeit zählt indirekt auch die Gerätefrage. Employee- und Manager-Self-Services, die sich nur über den Dienst-PC, Laptop oder ein Terminal auf dem Betriebsgelände aufrufen lassen, bieten wenig Flexibilität.

Die bessere Lösung ist eine ergänzende App, die alle Mitarbeiter an jedem Ort auf ihrem Smartphone oder Tablet starten können. Das garantiert nicht nur ein Höchstmaß an Flexibilität bei den Employee-Self-Services, weil heutzutage so ziemlich alle Mitarbeiter ein Smartphone besitzen. Es erweitert auch das Einsatzspektrum der Anwendung, weil zum Beispiel Dokumente mit dem Mobilgerät direkt abfotografiert und hochgeladen werden können.

7. HR-Self-Services schaffen Transparenz in der Zusammenarbeit

Manchmal liegt der Teufel im Detail. Damit ein solcher Service HR-Prozesse auch wirklich vereinfacht, muss er praxistaugliche Lösungen anbieten. Ein gutes Beispiel ist die Urlaubsplanung: So reicht es nicht aus, wenn die Mitarbeiter über ein HR-Self-Service-Portal lediglich ihre Urlaubszeiten beantragen können. Die Anwendung muss auch dazu in der Lage sein, den beantragten Urlaub mit vorhandenen und bereits genutzten Urlaubstagen zu verrechnen und dabei andere Parameter wie Wochenenden und Feiertage einbeziehen.

Zusätzlich sollten Führungskräfte und Mitarbeiter der HR-Abteilung stets Einblick in den aktuellen Stand der Urlaubsanträge haben, um Planungssicherheit zu haben und verlässlich Urlaubsgenehmigungen erteilen zu können.

8. HR-Self-Services müssen datenschutzkonform sein

Die seit Mai 2018 gültige EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat auch Auswirkungen auf  Manager- und Employee-Self-Services. Alle Daten, die über ein HR-Self-Service-Portal aufgenommen, gespeichert und zugänglich gemacht werden, müssen bei jedem Prozessschritt und zu jeder Zeit mit den Regelungen der Verordnung in Einklang stehen.

Eine HR-Self-Service-Lösung sollte diesem Umstand nicht nur Rechnung tragen, indem sie die Vorgaben der DSGVO bereits berücksichtigt, sondern Ihre HR-Abteilung bei der Digitalisierung der Mitarbeiterdaten aktiv unterstützen.

9. HR-Self-Services müssen von Ihren Mitarbeitern angenommen werden

Der vielleicht wichtigste Punkt zum Schluss: HR-Self-Services können in einem Unternehmen nur dann zu einer Erfolgsgeschichte werden, wenn sie bei den Mitarbeitern auf breite Akzeptanz stoßen. Maßgeblich dafür sind einige der zuvor genannten Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität oder ein sinnvoller Funktionsumfang. Im Idealfall binden Sie Ihre Mitarbeiter in den Prozess der Lösungsauswahl mit ein.

Vergewissern Sie sich also bei der Auswahl der richtigen HR-Self-Service-Lösung davon, dass sie Ihren Mitarbeitern im betrieblichen Alltag einen wirklichen Mehrwert verspricht – zum Beispiel, indem sie Grundfunktionen wie die Urlaubsplanung mit sinnvollen Zusatzfeatures wie einer unternehmensweiten News-Zentrale verknüpft. Für Personalabteilungen selbst sind die drei größten Mehrwerte der HR-Self-Services übrigens: die Zeitersparnis, die allgemeine Entlastung der Personalabteilung sowie die Automatisierung operativer Routinetätigkeiten.

So funktioniert das HR-Self-Service-Portal für Ihr Unternehmen

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