Purchase-to-Pay in SAP®: So wird das P2P zukunftsfähig

In der heutigen Zeit, in der Kunden anspruchsvoller werden und in vielen Branchen die Konkurrenz durch das Internet stetig wächst, wird es für Unternehmen immer wichtiger, ihre Prozesse wettbewerbsfähig zu gestalten. Diese Binsenweisheit trifft auf den Purchase-to-Pay-Prozess besonders zu. Beim Einkauf besteht die Herausforderung darin, schnelle leistungsfähige Prozesse aufzusetzen, die es Unternehmen ermöglichen, am Markt transparent und effektiv zu agieren.

Dass viele Unternehmen bei diesem Thema noch immer zu viel Potential liegen lassen, ist kein Geheimnis. So kommt eine Umfrage des Analystenhauses Techconsult unter 200 Unternehmen zu dem Ergebnis, dass eine vollständige Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses nach internen Schätzungen im Durchschnitt zu einer Kostenersparnis von 42 Prozent führen könnte. Dabei gibt es längst Lösungen am Markt, mit denen Unternehmen den Beschaffungsprozess verschlanken können und dabei zugleich eine größere Handlungssicherheit gewinnen.

In diesem Beitrag lesen Sie, wie Sie Purchase-to-Pay in SAP dabei unterstützt und welche Tools Sie benötigen, um den Beschaffungsprozess von A bis Z zu digitalisieren.

Worum geht es bei Purchase-to-Pay genau?

Purchase-to-Pay (P2P) beschreibt den gesamten Beschaffungsprozess vom Einkauf über die Auftragsbestätigung und die Wareneingangskontrolle bis hin zur Bezahlung und Archivierung einer Rechnung. In diesen Prozess sind zahlreiche Personen, Abteilungen und Standorte involviert, die untereinander Daten austauschen, verifizieren und kontrollieren, um sicherzustellen, dass alles seine Ordnung hat: Dazu gehören zum Beispiel die vereinbarten International Commercial Terms (Incoterms), die gesetzlichen Pflichtangaben für Rechnungen oder Compliance-Bestimmungen.

Wie ist der Status quo von Purchase-to-Pay in Unternehmen

Trotz Digitalisierung durch ERP-Systeme, wie z.B. SAP ERP oder S/4HANA, herrscht beim Purchase-to-Pay-Prozess in vielen Unternehmen noch immer das Durcheinander aus digitalen und analogen Prozessen: Im Prozessablauf werden über diverse Kanäle digitale und papierne Dokumente ausgetauscht, die auf unterschiedliche Arten gehandhabt, geprüft und archiviert werden müssen. So entstehen immer wieder Brüche im P2P-Prozess, die mit einem zeit- und nervenaufreibenden Mehraufwand gekittet werden müssen. Die Ineffektivität dieser Prozesse kommt besonders dann zum Tragen, wenn Probleme auftreten: zum Beispiel ein zuständiger Sachbearbeiter nicht verfügbar ist, ein Dokument gesucht wird oder eine Ware an den falschen Standort geliefert wurde.

Wie funktioniert Purchase-to-Pay in SAP in der Praxis?

Um den Beschaffungsprozess besser zu verstehen, teilen wir ihn in fünf Teilprozesse auf, die bei jedem Order-Vorgang nacheinander ablaufen:

• Bestellung
• Auftragsbestätigung
• Lieferschein
• Rechnungsverarbeitung
• Buchung und Archivierung

Nach der Aufgabe einer Bestellung schickt der Lieferant eine Auftragsbestätigung, mit der er die Bestellung akzeptiert oder Änderungen vorschlägt; beides führt eventuell zu einer zweiten Bestellung mit erneuter Auftragsbestätigung. Anschließend versendet der Lieferant die Ware, die beim Eintreffen im Wareneingang des Unternehmens geprüft wird. Der quittierte Lieferschein wird an den Einkauf weitergeleitet und dort im System verbucht. Wurde die Eingangsrechnung nach allen Vorgaben validiert und freigegeben, wird ein Buchungssatz erzeugt und die Zahlung eingeleitet. Abschließend müssen alle Belege unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten abgelegt und archiviert werden. Technisch gesehen werden dabei bereits zu diesem Zeitpunkt der Archivierung die Regeln festgelegt, die – formal betrachtet – erst bei der späteren Löschung eines Dokuments greifen.

Purchase-to-Pay: SAP als Grundlage für den digitalen Einkaufsprozess

Mit Purchase-to-Pay in SAP können Unternehmen die Voraussetzung schaffen, um den gesamten Beschaffungsprozess vollständig digital abzubilden. Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass die Softwarelösung, die das ERP-System anbietet, nur ein Baustein zur vollständigen Digitalisierung des P2P-Prozesses sein kann. Denn die Software allein kann nicht die Medienbrüche beseitigen, die den digitalen P2P-Prozess an vielen Stellen ausbremsen.

Warum das so ist und wie Sie den größten Nutzen aus Purchase-to-Pay in SAP® ziehen können, lässt sich sehr gut an zwei Beispielen aus dem Beschaffungsprozess aufzeigen.

Wenn die Auftragsbestätigung den Workflow ausbremst

In der Praxis wird der Leistungsumfang von Purchase-to-Pay in SAP® ausgebremst, sobald wichtige Dokumente im P2P-Prozess nicht digital und in der geeigneten Form vorliegen. Läuft die Auftragsbestätigung in der Einkaufsabteilung als Fax, Brief oder per E-Mail ein, müssen die Daten per Copy-and-Paste oder durch mühsames Abtippen ins System eingegeben werden. Das kostet nicht nur Zeit, ist für die betroffenen Mitarbeiter nervtötend und produziert Kosten, die eigentlich nicht mehr zeitgemäß sind. Der händische Übergang vom Analogen zum Digitalen erweist sich oft auch als eine tückische Fehlerquelle. Zumal nach Aufnahme der Daten weiterhin sichergestellt werden muss, dass die Originaldokumente wie die papierbasierte Auftragsbestätigung ordnungsgemäß aufbewahrt werden. So muss jede Auftragsbestätigung als Handelsbrief 6 Jahre archiviert werden.

Auslesen statt Abtippen: easy Order Confirmation for SAP

Um diesen Workflow effizienter zu gestalten, gibt es eine einfache Lösung: easy Order Confirmation for SAP Solutions. Sie lässt alle eingehenden Auftrags- und Bestellbestätigungen automatisiert erfassen, auslesen und in Purchase-to-Pay in SAP® einfügen. Ein intelligenter Belegleser ist dazu in der Lage, alle relevanten Informationen eines Ausgangsdokuments automatisch zu erfassen und an das SAP-System weiterzuleiten.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Ausgangsdaten zum Beispiel einem Fax, Brief, PDF oder XML-Dokument entstammen. Zugleich werden beim Auslesen die Incoterms der digitalen Auftragsbestätigung über das SAP-System mit den Daten der ursprünglichen Bestellung abgeglichen. So leicht funktioniert Purchase-to-Pay in SAP. Auf diese Weise findet bereits beim Eingang der Auftragsbestätigung eine Validierung statt, mit der Abweichungen in der Auftragsbestätigung von der Bestellung oder den Wünschen des Auftraggebers so früh wie möglich erkannt werden.

Der Lieferschein als Stolperstein der Wareneingangskontrolle

Der Wareneingang zählt zu den papierlastigsten Momenten im Beschaffungsprozess. Der Grund dafür ist der Lieferschein, der quittiert und mit der gelieferten Ware abgeglichen werden muss, ehe er idealerweise an den Einkauf weitergeleitet wird. Dort wird der Lieferschein ein zweites Mal zur Hand genommen, damit der Wareneingang im System verbucht werden kann. Dieser gesamte Prozess ist nicht nur fehleranfällig und zeitintensiv. Die papierbasierte Wareneingangskontrolle führt bei Unternehmen mit mehreren Standorten und Lagern auch dazu, dass es im Nachhinein oftmals schwierig zu klären bleibt, wo genau die Ware in welchem Zustand eingegangen ist.

Wareneingang in Echtzeit: easy Delivery Notes for SAP

Die Alternative zum Lieferschein, der wie ein Staffelstab von Wareneingang zum Einkauf weitergereicht werden muss, ist die sofortige Digitalisierung des Lieferscheins bei Wareneingang: easy Delivery Notes for SAP Solutions. Dabei wird der Lieferschein mit einem intelligenten Belegleser eingescannt. Der Belegleser übermittelt alle relevanten Daten in Echtzeit an das SAP-System. Gibt es im Lieferschein Abweichungen von der ursprünglichen Bestellung, werden diese deutlich hervorgehoben, so dass schon bei Wareneingang bekannt ist, ob die Bestellung in der richtigen Menge und Qualität und am richtigen Lieferort des Unternehmens eingegangen ist. Neben Mindermengen werden auch Teillieferungen so lückenlos für die Folgeschritte im Gesamtprozess dokumentiert.