Recruiting-Prozess optimieren: Schritt für Schritt zu Recruiting 4.0

Trotz zunehmender Digitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft bleibt der Recruiting-Prozess weitestgehend unberührt, da die grundsätzlichen Schritte die gleichen geblieben sind: Personalverantwortliche ermitteln und erkennen den Bedarf an neuen Mitarbeitern im Unternehmen, sie schreiben Stellen aus, sie sichten Bewerbungen und stellen neue Mitarbeiter ein. So weit so gut. Jedoch, das WIE im Recruiting-Prozess ist entscheidend. Der sog. „War for talents“ geistert schon lange durch die Personalabteilungen: Demografischer Wandel, gepaart mit neuen Technologien und veränderten Kommunikationsgewohnheiten der Bewerber lässt die Anforderungen an Recruiter wachsen. In diesem Blog zeigen wir, worauf es beim Recruiting-Prozess ankommt, wie sich dieser verändert und was Sie tun können, um schnell die besten Talente zu finden.

Wie läuft der Recruiting-Prozess ab?

• Strategische Personalbedarfsplanung: Welche Mitarbeiter sind mit welcher Qualifikation auf welchen Stellen und wo ergeben sich Engpässe? Welche Fähigkeiten müssen gefördert werden, um eine sichere Zukunft des Unternehmens zu gewährleisten? Das sind die Fragen, die sich HR-Mitarbeiter zu Beginn stellen. Recruiter müssen dabei gleichzeitig das Kerngeschäft managen und Innovation fördern.
• Profilformulierung: Personalverantwortliche definieren die fachlichen und persönlichen Kompetenzen sowie die inhaltliche Ausrichtung einer Stelle und den Gehaltsrahmen.
• HR Recruiter wählen nun die Kanäle aus, über die die Stelle promotet wird. Unternehmenswebsite, Jobbörsen oder Social Media Recruiting über Xing – Die Wahl der richtigen Kanäle ist entscheidend, um die jeweilige Zielgruppe zu erreichen.
• Verwaltung im Bewerbermanagement: dieser Schritt beinhaltet meist Screening, Vorauswahl, Vorstellungsgespräche und gegebenenfalls Eignungstests.
• Im letzten Schritt werden die Vertragsunterlagen erstellt. Die Neueinstellung schließt mit einem koordinierten Onboarding-Prozess des neuen Mitarbeiters ab. Nach Abschluss des Bewerbungsprozesses dürfen Bewerberdaten übrigens nur dann weiter gespeichert werden – z.B. um einen Bewerberpool aufzubauen – wenn dies ausdrücklich von den Bewerbern erlaubt wurde. Ansonsten müssen personenbezogene Daten innerhalb des Bewerbungsverfahrens spätestens nach drei Monaten gelöscht werden.

Wie verändert Recruiting 4.0 den Recruiting-Prozess?

Der Begriff Recruiting 4.0 oder e-Recruiting impliziert, dass eine vorangegangene Entwicklung stattgefunden hat. Doch, wie sah der Recruiting-Prozess vorher aus und welche Merkmale machen nun „Recruiting 4.0“ aus? Handelt es sich nur um ein Buzzword oder um nachhaltige Veränderungen im Recruiting-Prozess? Die grundsätzlichen Recruiting-Prozess-Schritte von der Personalbedarfsplanung bis zur Einstellung einer Person ändern sich nicht, aber Zielgruppe, Kommunikationskanäle und Anforderungen an Recruiting sehr wohl. Faktoren wie die Arbeitgebermarke gewinnen an Bedeutung, die sich idealerweise über ein Mitarbeiterportal stützen lässt.
Der Recruiting-Prozess fängt logischerweise bei Recruiting 1.0 an. Recruiter suchen damals noch analog über Stellenanzeigen in Tageszeitungen nach Bewerbern. Zu dieser Zeit werden vor allem Berufsanfänger als Recruiter eingesetzt, da die Tätigkeit noch stark operativ und wenig strategisch ausgerichtet ist. Auch von Personalmarketing ist noch keine Rede. Im Recruiting 2.0 nimmt die Personalsuche über Online-Jobbörsen ihren Anfang. Die Arbeitgebermarke rückt schließlich im Recruiting 3.0 als wichtiges Element im Recruiting-Prozess in den Vordergrund. Personalmarketing wird geboren und implementiert. Recruiter fangen schon jetzt mit dem sog. „Active Sourcing“ an, also dem aktiven und individuellen Ansprechen von potentiellen Kandidaten, allerdings noch sehr begrenzt.

Recruiting 4.0: Nutzerzentrierung

Beim Recruiting 4.0 schließlich dreht sich alles um den einzelnen Bewerber. Wie auch im Vertrieb und Marketing gilt auch hier ganz und gar das Credo der Nutzerzentrierung Durch Fachkräftemangel und damit verbundenen starken Wettbewerb der Unternehmen untereinander um Talente, verändern sich die „Machtverhältnisse“: Waren früher Recruiter eher die „Türsteher“ und die Bewerber, diejenigen die etwas wollten und etwas bieten mussten, sehen sich Unternehmen heute zusehends in der Position, sehr genau zu beantworten, warum Kandidaten gerade bei ihnen arbeiten sollten. Diese starke Nutzerzentrierung ist eins der wichtigen Merkmale, die HR 4.0 ausmachen.

Ein anderer Punkt ist die Unterstützung durch Technologie im Recruiting-Prozess. Wenn es darum geht, möglichst viele geeignete Kandidaten möglichst zielführend anzusprechen und das schneller als der Wettbewerb, kommt man nicht umhin, den Recruiting-Prozess im Unternehmen durch Standardisierung und Digitalisierung effizienter und schneller zu gestalten. Es geht also darum, Technologie im Sinne der Nutzerzentrierung für den Recruiting-Prozess einzusetzen.

Der Recruiting-Prozess im digitalen Wandel – Mehr Schein als Sein

Laut einer Xing-Studie von 2018  sieht die Realität in deutschen Unternehmen aber noch oft ganz anders aus. Während größere Unternehmen schon im HR 4.0 angekommen sind und z.B. One-Klick-Bewerbungen einsetzen, sind es gerade die kleinen und mittelständischen Unternehmen, die zwar wollen, aber nicht umsetzen. Unter den Befragten aus 101 Unternehmen glauben die meisten zwar, dass digitale Verfahren im Recruiting-Prozess die bestmöglichsten Chancen bieten, um geeignete Mitarbeiter anzuwerben, gleichzeitig ist eine Implementierung von digitaler Recruiting Software oftmals noch nicht weit fortgeschritten in den Unternehmen. Die Diskrepanz lässt sich auch dadurch erklären, dass Geschäftsführer die Wichtigkeit von optimierten Recruiting-Prozessen nicht so hoch einschätzen als die HR-Verantwortlichen und daher die technologische Entwicklung in HR eher blockieren als vorantreiben.

67% der HR-Verantwortlichen, die die Digitalisierung des HR-Bereichs hochrelevant finden.

35% der Geschäftsführer, für den die Digitalisierung von HR-Prozessen wichtig ist. 

*Quelle: Xing E-Recruiting – Recruiting 4.0 Unternehmenserfolg durch digitale Personalgewinnung

Dabei ist die HR-Abteilung und vor allem das Recruiting eines der wichtigsten Elemente bei der Umsetzung der Unternehmensstrategie, da die Mitarbeiter das Kapital für den Unternehmenserfolg sind.

Checkliste: Wie Sie den Recruiting-Prozess automatisieren

Die Wichtigkeit von digitalen Recruiting-Prozessen ist zwar erkannt, jedoch ist bei der Umsetzung noch viel Luft nach oben. Dabei macht es keinen Sinn, einfach drauf los zu digitalisieren. Personalverantwortliche sollten sich überlegen, was sie brauchen und wie sie damit am besten die Unternehmensziele unterstützen. Dabei gilt es automatisierte Personalprozesse mit einer sinnvollen digitalen Candidate Experience zu verbinden und den Bewerbern einen intuitiven Bewerbungsprozess zu ermöglichen. Das wichtigste Thema für Recruiter ist Geschwindigkeit. Durch den Einsatz von Bewerbermanagement Software können Personalprozesse standardisiert und erheblich beschleunigt werden.

1. Bedürfnisse analysieren und planen: Für eine erfolgreiche Umsetzung des Digitalisierungs-Projektes sollten Sie Ihre Anforderungen so konkret wie möglich beschreiben. Holen Sie alle Stakeholder ins Boot – vor allem auch die IT-Abteilung und investieren Sie ausreichend Zeit in die Analyse Ihrer Personalprozesse. Definieren Sie Ziele und entwickeln Sie einen Plan für die Umsetzung.
2. User Experience in den Mittelpunkt stellen: Achten Sie bei der Auswahl der richtigen Recruiting Software auf eine gute Usability, damit steigt die Akzeptanz in Ihrer Belegschaft diese auch zu nutzen.
3. Einfache, wiederkehrende Prozesse: Ein wichtiger Erfolgsfaktor beim digitalen Recruiting ist der Einstieg über einen schlanken und greifbaren Prozess wie dem Recruiting, den Sie mit easy hr schnell umsetzen und gut steuern können. Wenn Personalabteilungen unmittelbar den Nutzen eines digitalisierten Prozesses erkennen, wächst die Akzeptanz und der Aufwand für Change Management sinkt automatisch.
4. Auf Datengetriebenes Recruiting setzen: Der Sympathiefaktor entscheidet mit – auch unbewusst. Wenn nur noch zwei Kandidaten übrig sind, ist das auch in Ordnung. Vorher, gerade wenn es darum geht, viele Bewerbungen gut vorzuselektieren und Beurteilungsfehler zu vermeiden, können evidenzbasierte Verfahren wie Eignungstests helfen. Diese gibt es als Online-Tests für viele verschiedene Jobs und Hierarchiestufen recht kostengünstig, einfach und Datenschutz-konform.

Technologie ist schließlich Mittel zum Zweck und der Recruiting-Prozess Arbeit am Menschen. Recruiter werden mehr und mehr zu Kommunikatoren, denn Sie stellen den ersten Kontakt zwischen einem potentiellen zukünftigen Mitarbeiter und dem Unternehmen her.

Mit der Bewerbermanagement-Software die besten Fachkräfte finden und überzeugen

Vom Recruiting bis zum Assessment Service – einfach, schnell, effektiv.

Mit dem Ausschreibungs- und Bewerbermanagement easy hr lassen sich Ausschreibungen und Bewerbungen effizient managen und überwachen. Der gesamte Recruiting-Prozess wird dabei von der Software gesteuert, Aufgaben an die Prozessbeteiligten zugewiesen und deren Erledigung überprüft. Bewerbungen werden automatisiert mit dem Profil der Ausschreibung abgeglichen und ein erstes Bewerberranking erstellt, welches dann zur detaillierten Prüfung in die entsprechende Abteilung weitergeleitet wird.

Ihre Vorteile

Der Bewerbermarkt hat sich in den letzten Jahren spürbar verändert. Digitaler Wandel, Fachkräftemangel und War for Talents bestimmen und erschweren die Suche nach geeigneten Mitarbeitern. Ein modernes, softwarebasiertes Bewerbermanagement begegnet diesen Anforderungen im Recruiting. Sie möchten als Personalmitarbeiter schnell und effektiv neue Talente finden. Aber auch die Bewerber fackeln nicht lange – sie erwarten schnelles Feedback und gute Strukturen im Bewerbungsprozess. Das erreichen Sie mit einem automatisierten Bewerbermanagement.

• Transparente Steuerung und Überwachung des Bewerbermanagements
• Schnelle und flexible Prozesse für Personalmitarbeiter
• Zuverlässige Einhaltung von Fristen
• Bessere Ergebnisse im „War for Talents“, indem die Erwartungen der Bewerber an den Bewerbungsprozess erfüllt werden
• Webbasierter Zugriff auf laufende Bewerbungen, standort- und zeitübergreifend
• Als Cloud-Lösung mit flexiblem Abomodell

Die Funktionen des Ausschreibungs- und Bewerbermanagement im Überblick

Praktisches dahsboard

Auf einer Oberfläche sind alle wichtigen Informationen zusammengestellt: Die Ausschreibungen auf Organisationsebene, sowie Angaben zu den Ausschreibungen, Vorgaben für Bildung und Qualifikationen, die Definition des Workflows sowie die Schnittstellen zur Übergabe an angebundene Jobportale.

Digitale Bewerbungs-Workflows

Vorabgleich des Soll-/Ist-Skillprofils der Bewerber und transparente Fortschrittsverwaltung mit automatisierten Prüfungs- und Freigabeprozessen vom Eingang bis zur Absage der Einstellung.

Online-Bewerberprozess

Ein Online-Bewerbermanagement über die firmeneigene Homepage ermöglicht eine Punktevergabe für Bewerber, basierend auf den Vorgaben für die Ausschreibung. Dadurch wird ein automatisches Ranking der Bewerber erstellt, was Ihnen die Auswahl der geeigneten Kandidaten enorm erleichtert. Ein automatisierter Workflow für Onboarding-Prozesse ist als Template mit eingebunden.

Zugriff auch von unterwegs

Die Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie Führungskräfte haben jederzeit Zugriff auf die offenen und abgeschlossenen Ausschreibungen und laufenden Bewerbung. Dank webbasiertem Zugriff auch mobil von unterwegs.

Einstellungstests im digitalen Bewerbungsprozess – damit Sie die richtige Entscheidung treffen

Wie gut passen Bewerber wirklich ins Unternehmen? Bringen sie auch die geforderten Kompetenzen mit? Das Lesen von Bewerbungen und Lebensläufen ist das Eine, jedoch liefern die Bewerbungsunterlagen nicht immer alle Antworten. Auch, wenn Sie eine Fülle von Bewerbungen erhalten, ist es sinnvoll, für eine Vorauswahl auf Leistungs- und Kompetenztests zurückzugreifen.

Das Tool easy Assessment Service im Bewerbermanagementsystem erlaubt Ihnen genau das: Eine schnelle Implementierung von Einstellungstests, voll eingebunden in den digitalen Bewerbungsprozess. Natürlich stellen Sie die Fragen und Aufgaben in den Tests individuell ein und können diese auf die jeweilige Berufs- und Zielgruppe zuschneiden.

Individuelle Onlinetests: schnell durchgeführt, einfach ausgewertet

Wir entwickeln mit unseren Kunden zusammen die passenden Tests, seien es Leistungs- oder Persönlichkeitstests; um die Potenziale von internen Mitarbeitern zu entdecken oder um Berufseinsteiger auf Kompetenzen zu überprüfen. Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Personalauswahl auf ein wissenschaftlich solides und regelkonformes Fundament zu stellen.

• Klare Vorteile im Bewerbermanagement
• Transparenz und Klarheit über die Kompetenzen Ihrer Bewerber
• Effiziente Ergebnisse und Auswertungen sparen Zeit
• Treffen Sie eine gute Entscheidung und vermeiden Sie Folgekosten durch „falsche“ Kandidaten