Im Zuge der Digitalisierung fallen in Unternehmen immer mehr digitale Dokumente in verschiedensten Dateiformaten an. Das können z.B. Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Bewerbungen oder aber auch E-Mails und Informationen aus Portalen sein. Damit erreicht die Digitalisierung eine Reduzierung von Medienbrüchen innerhalb geschäftlicher Abläufe, ist aber gleichzeitig ein Treiber zur Erhöhung der Datenmenge. Diese gilt es sinnvoll zu verwalten und revisionssicher abzulegen, um den Anforderungen des Gesetzgebers gerecht zu werden.
Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse mit ERP-Systemen wie SAP organisieren, möchten diese optimal nutzen. Eine Vielzahl von digitalen Dokumenten kann jedoch das System überlasten und damit zu einer schlechteren Performance führen, woraus wiederum ein größerer Zeitaufwand bei der Bearbeitung folgt. Hier ist also eine digitale Dokumentenablage und -archivierung gefragt, um Elemente, die nicht mehr für das Tagesgeschäft benötigt werden, sinnvoll zu verwalten und zu archivieren. SAP bietet hierfür eine integrierte Lösung zur Dokumentenablage an.
Dabei gibt es jedoch einen entscheidenden Haken: Nach der Datenarchivierung können diese nicht mehr ohne Weiteres in SAP verfügbar gemacht werden. Benutzer haben zwar weiterhin einen Lesezugriff, allerdings können die archivierten Dokumente nicht zurückgeladen werden, um weiter mit ihnen zu arbeiten. Ein weiterer Nachteil liegt in der System-Performance, die von großen Datenmengen spürbar beeinträchtigt werden kann. Für Nutzer von SAP S/4HANA ist zudem die In-Memory-Datenbank mit hohen regelmäßig anfallenden Kosten verbunden.

Archivierungssoftware als Alternative zur Datenablage in SAP

Eine Alternative sind externe Archivierungssysteme, die sich vollständig in SAP integrieren lassen. Hierbei werden Daten, die aktuell nicht benötigt werden, aus SAP vollständig ausgelagert, stehen aber trotzdem noch weiter zur Verfügung. In SAP kann zusätzlich die Dokumentenablage so konfiguriert werden, dass die Dokumente direkt in der richtigen SAP-Transaktion abgelegt und eingesehen werden können.
Die Verwendung von Archivierungslösungen hat deutliche Vorteile gegenüber der Datenablage in SAP:

1. Revisionssichere Ablage

Die Anforderungen des Gesetzgebers sind in der Vergangenheit immer weiter gestiegen. Einerseits gilt es, Dokumente revisionssicher aufzubewahren, um den geschriebenen und ungeschriebenen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sowie firmeninternen Vorgaben gerecht zu werden. Andererseits ist auch die Beachtung des Datenschutzes gefordert. Mit einer Softwarelösung ist die datenschutzgerechte digitale Archivierung garantiert, wenn sie das SAP Information Lifecycle Management (ILM) unterstützt. Hierbei werden Dokumente automatisch verwaltet und z.B. nach einem zuvor definierten Zeitraum und bestimmten Bedingungen gelöscht. So wird eine Ablage unter Beachtung der sensiblen Datenschutzanforderungen von Geschäftsdokumenten optimal unterstützt, denn jede Änderung, egal ob Löschung, Sperrung oder Ablage, lässt sich transparent nachvollziehen.

2. Entlastung des SAP-Systems

Durch die Auslagerung der Daten aus dem ERP-System, die Sie nicht mehr für das Tagesgeschäft benötigen, wird SAP deutlich entlastet. Damit können Sie die Systemkapazität optimal nutzen und eine gute Performance ist garantiert. Im Übrigen wird diese Entlastung spätestens bei der Migration nach SAP S/4HANA bares Geld wert.

3. Nahtlose Prozessintegration

Mit einer Software für die Dokumentenarchivierung können Sie Daten und Dokumente nicht nur archivieren, sondern problemlos in bestehende Prozesse integrieren. Bei der Rechnungsarchivierung ist beispielsweise die Verknüpfung mit Dokumenten, die außerhalb von SAP entstanden sind, wie z.B. Serviceberichte oder Projektunterlagen, kein Problem. Damit stehen alle benötigten Dokumente für einen Arbeitsvorgang direkt zur Verfügung und Redundanzen werden vermieden, da alle Fachabteilungen auf die gleichen Datenquellen zugreifen. Das erhöht gleichzeitig die Transparenz über den gesamten Geschäftsvorfall.

4. Einfache Suche

Durch die Verknüpfung von Daten aus SAP und anderen Systemen wird die Suche nach Daten mithilfe des Archiv Clients ermöglicht – und das auch außerhalb von SAP. Medienbrüche beim Dokumentenmanagement werden damit vermieden, da Sie sich auf ein einziges System konzentrieren können.
Doch auch eine weitere Dimension der Datenverknüpfung mit SAP wird abgedeckt: Das Archiv kann nicht nur für das SAP ERP-System genutzt werden, sondern auch für eine Vielzahl weiterer Systeme und somit alle archivierungswürdigen Dokumente verwalten – etwa aus dem CRM, aus der Vertragsverwaltung oder einer E-Mail-Archivierung. Doch der eigentliche Vorteil besteht nicht allein in der Nutzbarkeit des Archivs für andere Systeme, sondern in der Möglichkeit, direkt aus dem SAP-Userinterface heraus andere Systeme zu durchsuchen und darüber hinaus aus dem WebClient über mehrere Systeme hinweg zu recherchieren. Damit wird dem lästigen Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Systemen ein Ende bereitet und Sie sparen wertvolle Zeit, die Sie für Ihr Tagesgeschäft nutzen können, anstatt sie mit der Dokumentensuche zu verbringen. Des Weiteren entsteht eine Transparenz über den gesamten Prozess, da alle verknüpften Dokumente unmittelbar einem Vorgang zugeordnet werden können. Neue Prozesse können auf diese Weise leicht aufgesetzt und Inhalte verwaltet werden.

5. Investitionssicherheit durch SAP-Zertifizierung

Eine gute Software für die digitale Ablage von SAP-Dokumenten sollte durch SAP zertifiziert sein. Nur so haben Sie die Sicherheit, dass die Lösung auch in Zukunft noch mit Ihrem ERP-System kompatibel ist und weiterhin genutzt werden. Eine regelmäßige Erneuerung der SAP-Zertifizierung ist deshalb unabdingbar.

Revisionssicheren Dokumentenarchivierung mit EASY Archiving for SAP Solutions

Mit EASY Archiving for SAP Solutions stellt EASY SOFTWARE eine Lösung zur revisionssicheren Dokumentenarchivierung zur Verfügung, die sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren lässt und das ERP-System spürbar entlastet. Selbstverständlich ist das Produkt zertifiziert für SAP® Solutions und die Zertifizierungen werden regelmäßig erneuert. Dies betrifft sowohl neue SAP-Systeme als auch Veränderungen von integrierten Bestandteilen der EASY-Lösung. Damit ist der Investitionsschutz garantiert.
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Über Thomas Cziesla
Thomas Cziesla unterstützt Unternehmen bei der Entwicklung ihrer Digitalen Agenda. Nur privat kann er sich nicht dazu durchringen, seine Bücherregale zu digitalisieren.
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