Materialstammdaten als Baustein des digitalen Unternehmens

Daten haben sich zu einem der wichtigsten Erfolgsfaktoren von Unternehmen entwickelt. Sie bilden die Grundlage für Digitalisierungsprojekte und die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Aber Daten sind nicht gleich Daten. Es gibt eine Datenart, ohne die in Ihrem Unternehmen nichts effektiv ablaufen kann: Ihre Stammdaten.

Stammdaten sind Grundinformationen über sämtliche betrieblich relevanten Objekte wie Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und Produkte. Alle weiteren Daten im Unternehmen können erst dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn sie in Bezug zu den richtigen Stammdaten stehen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass unsaubere Stammdaten einer der Hauptgründe für das Scheitern von Digitalisierungsinitiativen ist.

Nehmen wir jetzt einmal an, dass Ihre Stammdaten vollkommen fehlerfrei sind. Welche Möglichkeiten ergeben sich daraus? Und wie können Sie Ihre Stammdaten verbessern, wenn es Optimierungsbedarf gibt? Das erfahren Sie hier.

Was ermöglichen saubere Stammdaten?

Saubere Stammdaten sind essentiell im Unternehmen.

Während fehlerhafte Stammdaten erheblichen Schaden anrichten können, wollen wir uns hier auf die Gelegenheiten konzentrieren, die saubere Stammdaten mit sich bringen. Ihr Unternehmen kann von diesen vier Perspektiven profitieren.

Alles aus Ihrem SAP-System herausholen

Ein ERP-System wie SAP ist keine unerhebliche Investition für ein Unternehmen. Die meisten Firmen erhoffen sich dadurch verbesserte Prozesse und einen signifikanten ROI. Leider wird dieser oft nicht realisiert, da Betriebe die Möglichkeiten des SAP-Systems nicht vollständig ausschöpfen.

Obwohl sich vielfältige Möglichkeiten zur Automatisierung bieten, wird trotzdem noch vieles manuell erledigt. Von reibungslosen Abläufen kann leider keine Rede sein. Ein Grund ist, dass die notwendigen Daten entweder gar nicht vorhanden oder fehlerhaft sind – und dies müssen Mitarbeiter mit zum Teil erheblichem manuellen Aufwand überbrücken.

Ihr SAP-System kann nur so gut arbeiten, wie es die vorhandene Datenbasis zulässt. Um das volle Potenzial und den erwarteten ROI zu erzielen, braucht es fehlerfreie Stammdaten.

Geschäftsprozesse und Entscheidungen automatisieren

Stellen Sie sich vor, Ihre Prozesse laufen quasi von selbst ab. Das Internet der Dinge liefert beständig Daten, welche Analytics-Tools auswerten. Künstliche Intelligenz nutzt diese, um Entscheidungen zu treffen und die richtigen Prozesse anzustoßen.

All das kann automatisch ohne viel menschliches Eingreifen passieren. Es werden keine Entscheidungen mehr aus dem Bauch heraus getroffen, denn alles basiert auf Daten und ist hundertprozentig nachvollziehbar.

Würde dies nicht enorme Kapazitäten bei Ihren Mitarbeitern freisetzen? Diese könnten sich nun anderen Dingen widmen, wie der Optimierung des Systems oder neuen Innovationen und Geschäftsmodellen.

Analytics und künstliche Intelligenz nutzen

Die Unmengen von Daten, die erhoben werden, existieren natürlich nicht zum Selbstzweck. Um sie sinnvoll zu nutzen, kommen immer häufiger Analytics-Tools und künstliche Intelligenz zum Einsatz.

Diese können beispielsweise wertvolle Einblicke in das Verhalten Ihrer Kunden gewähren. Dadurch lassen sich Verkaufszahlen voraussagen, sowie Materialbedarfe und Fertigstellungstermine kalkulieren. Sie erhalten auch Insights, mit welchem Teil der Dienstleistung Kunden nicht zufrieden sind und entsprechend handeln.

All dies funktioniert nur, wenn die zugrundeliegenden Daten korrekt sind. Sind sie fehlerhaft, generieren die Tools verfälschte Ergebnisse und Vorhersagen. Diese werden wiederum als Grundlage für Entscheidungen genutzt, welche sich höchstwahrscheinlich als falsch herausstellen werden.

Vorteile des Internet der Dinge ausschöpfen

Bis 2025 soll es weltweit 75 Milliarden vernetzte Geräte geben. Mithilfe von Sensoren tauschen diese bereits jetzt permanent Daten aus und lassen so die physische und digitale Welt verschmelzen. Für Unternehmen ergeben sich vielfältige Möglichkeiten, mit diesen Daten ihre Prozesse zu automatisieren und zu verbessern, sowie wertvolle Zeit und Kosten zu sparen.

Beispiel Produktion: Maschinen übermitteln stetig ihre Auslastung. Werden diese Daten ausgewertet, können Empfehlungen zur besseren Auslastung der Kapazitäten abgeleitet werden.

Beispiel Reinigungsdienstleistung: Sensoren übertragen die Personenzahlen in verschiedenen Stockwerken von Gebäuden. Das System erstellt daraus einen bedarfsgerechten Reinigungsplan basierend auf dem Nutzungsgrad.

Die Möglichkeiten für den Einsatz dieser Daten sind nahezu endlos. Aber das Internet der Dinge kann nur dann einen wirklichen Mehrwert generieren, wenn die empfangenen Daten in Zusammenhang mit den vorhandenen Stammdaten gebracht werden.

Häufige Probleme mit Stammdaten

Die Qualität der Stammdaten bildet leider für viele Unternehmen immer noch ein großes Hindernis bei der Realisierung von Digitalisierungsinitiativen. Oft sind Stammdaten …

• nicht auffindbar,
• in unterschiedlichen Systemen verstreut,
• veraltet und unbrauchbar,
• inkonsistent und widersprechen sich,
• in einer unbrauchbaren Form gespeichert.

Darüber hinaus findet sich bei Fragen oft kein Ansprechpartner. Auch nach einem standardisierten Prozess zur Anlage und Pflege der Stammdaten sucht man oft vergebens.

Obwohl Datenqualität und Stammdatenmanagement laut einer Studie des Business Application Research Center (BARC) seit mehreren Jahren zur Priorität für Entscheider gehören, werden Initiativen zur Steigerung der Datenqualität nur zögerlich gestartet. Oftmals nehmen Unternehmen diese als zu übermächtig, aufwändig und unkalkulierbar wahr.

Das muss so nicht sein. Die Optimierung der Stammdaten kann sich einfacher gestalten, als Sie vielleicht ahnen.

Wie klappt die Optimierung der Stammdaten?

Die Voraussetzung für saubere, fehlerfreie Stammdaten bildet ein durchdachtes Master Data Management im Unternehmen. Dieses hat die folgenden Aufgaben:

• Etabliert Prozesse, um Stammdaten regelmäßig und automatisiert auf Fehler und Dubletten zu überprüfen.
• Regelt interne Verantwortlichkeiten für die Stammdatenpflege und definiert, was alle beteiligten Mitarbeiter zu tun haben.
• Implementiert Data Governance-Standards und Best Practices, um eine hohe Datenqualität, -sicherheit und Compliance zu gewährleisten.

Eine der größten Herausforderungen besteht darin, dass ERP-Anwendungen wie SAP keine standardisierten Prozesse zur Stammdatenpflege bieten und Nutzer durch ihre Komplexität oft überfordern. Die Lösung ist eine spezielle Software, wie das Stammdatenmanagement. Diese ist zu 100 Prozent in SAP integriert und baut direkt auf der SAP Workflow Engine auf.

Eine digitale Zusatzlösung für das Stammdatenmanagement sorgt für transparente Prozesse, verbessert die Datenqualität und reduziert den Administrationsaufwand. Vor allem spart sie Kosten, da die Prozessdauer verkürzt und Fehler sowie indirekte Prozesskosten eliminiert werden.

Es gibt vorkonfigurierte Best-Practice-Ansätze, die sich im Standard schon innerhalb von wenigen Wochen realisieren lassen. Unsere Lösung amortisiert sich in der Regel bereits vollständig innerhalb eines Jahres – oft auch schneller.