Vorteile digitaler Rechnungsworkflows für Ihr Unternehmen 

Dies umso mehr, falls Sie sich oft Fragen stellen, welche Rechnungen sich im Unternehmen befinden, wie weit sie bearbeitet wurden und wie sich die Durchlaufzeiten beschleunigen lassen? Dann benötigen Sie einen digitalen Rechnungsworkflow. Warum das so ist, lesen Sie hier. 

Durch die Digitalisierung des Rechnungsworkflows lassen sich zahlreiche Prozesse rund um die Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen automatisieren. Das reicht von der strukturierten Erfassung der Rechnungen im System über die Weiterleitung an definierte Prüfprozesse mit der Weitergabe der entsprechenden Daten an das ERP-System bis hin zur korrekten Ablage der digitalen Dokumente im Archiv. Damit reduzieren sich manuelle Eingriffe auf wenige Punkte im Prozess, und Durchlaufzeiten werden enorm reduziert.  

In der Praxis macht sich die effizientere Funktionsweise des digitalen Workflows insbesondere bei der Überprüfung und Genehmigung von Rechnungen bemerkbar: Hat eine Eingangsrechnung einen Prozessschritt durchlaufen, wird sie automatisch an die richtige Person weitergeleitet, die per E-Mail oder über die Anwendung eine Benachrichtigung erhält. Für das Abzeichnen muss kein Papier ausgedruckt und kein Füller gezückt werden: Alle Rechnungen werden digital signiert. Das kann theoretisch an jedem Ort der Welt geschehen, an dem autorisierte Nutzer über Ihr Firmennotebook, Tablet oder Smartphone Zugang haben, und ist mit einem Mausklick oder Fingertipp erledigt.  

2. Bessere Kontrolle und mehr Transparenz in allen Prozessschritten 

Ist die Rechnung A von Firma X schon eingegangen? Wer muss noch die Rechnung B von Firma Y abzeichnen? In der Welt des digitalen Rechnungsworkflows haben Sie jederzeit den vollen Überblick über den gesamten Rechnungsprozess. Hier gehen keine Rechnungen auf dem Weg von einem Schreibtisch zum anderen verloren. Hakt es bei der Rechnungsgenehmigung, können Verantwortliche die entsprechende Person kurz anstupsen. Der digitale Rechnungsworkflow ermöglicht Ihnen so eine lückenlose Nachverfolgung des gesamten Rechnungsstatus sowie der Historie aller Bearbeitungsschritte. Denn manchmal ist mehr Kontrolle besser. 

Darüber hinaus gewährt Ihnen die Software einen Echtzeit-Überblick über alle wesentlichen Finanzdaten, die mit den Eingangsrechnungen zusammenhängen. Sie wollen wissen, wie hoch die Außenstände sind, die zum nächsten Rechnungslauf zu begleichen sind? Ein Blick auf das Dashboard und Sie haben die Antwort. Mehr Transparenz geht nicht. 

3. Ein optimiertes Cashflow-Management  

Fehler sind menschlich. Deshalb kann es in der Buchhaltung immer wieder vorkommen, dass eine Skontofrist übersehen oder eine Rechnung zu spät beglichen wird. Auf diese Weise entstehen im Unternehmen nicht nur ärgerliche Zusatzkosten, solche Vorgänge können auch das interne Arbeitsklima und die Zusammenarbeit mit den Lieferanten trüben. Mit der Digitalisierung des Rechnungslaufs gehören solche Probleme der Vergangenheit an. Warum? Zum einen, weil der Rechnungsdurchlauf viel schneller ist. Zum anderen, weil Ihnen die softwarebasierte Verarbeitung der Rechnungen die Möglichkeit gibt, für jede Rechnung einen Zahlungstermin zu hinterlegen, der die Rechnung automatisch am gewünschten Datum zur Überweisung freigibt. 

4. Weniger Kosten, mehr Nachhaltigkeit 

Beim digitalen Rechnungsworkflow werden alle Rechnungen im ersten Schritt – soweit sie nicht schon als E-Rechnung eingehen – digitalisiert: Papierrechnungen werden dazu gescannt, mittels einer OCR-Software ausgelesen, extrahiert und automatisch als digitale Daten im System aufgenommen. Die Originale können anschließend vernichtet werden. Dadurch entfällt der Großteil der Aufwendungen, die Sie bisher für Papier, Druck und die physische Lagerung von Dokumenten aufbringen mussten. Das entlastet den Geldbeutel Ihres Unternehmens und die Umwelt.  

5. Compliance und Sicherheit für das gesamte Unternehmen

Mit der Umstellung auf digitale Workflows stellen Sie bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen von Beginn an sicher, dass alle gesetzlichen und unternehmensinternen Richtlinien eingehalten werden. So können Sie bei Freigabeprozessen festlegen, dass bestimmte Rechnungen – zum Beispiel, weil sie Betrag X überschreiten – automatisch von vier oder mehr Augen geprüft werden müssen. Oder Sie veranlassen im Workflow bei entsprechenden Rechnungen eine kaufmännische Prüfung nach §14 UStG oder gleichen Preise und Mengen bestellter Waren mit den entsprechenden Bestellungen ab. In der Summe führen Maßnahmen wie diese dazu, dass die Prozesstreue Ihres Unternehmens ansteigt, während die Zahl inkorrekter Rechnungen immer weiter gegen null tendiert. 

Wie jedes digitale System bietet ein digitaler Rechnungsworkflow zusätzlich den Vorteil, dass Sie alle Prozesse mit der Vergabe von digitalen Zugriffsrechten und Verschlüsselung der Daten gegen Missbrauch absichern können. Die Anbindung an ein digitales Archivsystem sorgt zudem dafür, dass alle Daten vom System gemäß den vorgegebenen Regeln und Gesetzen abgelegt und aufbewahrt werden. 

6. Die Motivation Ihrer Mitarbeitenden

„Warum Veränderungen? Das haben wir schon immer so gemacht.“ Solche Stimmen haben Sie sicherlich auch schon gehört, wenn es um die digitale Transformation von Unternehmen geht. Aus unserer Erfahrung wissen wir jedoch, dass gerade die Digitalisierung des Rechnungsworkflows in der Buchhaltung auf große Akzeptanz stößt – spätestens, wenn das System umgestellt und eingerichtet wurde. Wer einmal erlebt hat, wie einfach und komfortabel Rechnungen einen digitalen Prozess durchlaufen, kann sich schon nach kurzer Zeit nicht mehr vorstellen, dass es früher anders lief. Nicht zuletzt wird Ihr Unternehmen durch diese Umstellung auch für junge, digital affine Mitarbeitende attraktiver.  

7. Ein beruhigter Blick in die Zukunft

Die Digitalisierung unternehmensinterner Prozesse schreitet kontinuierlich voran. Mittelfristig werden Unternehmen, die diesen Weg nicht mitgehen oder zu spät einschlagen, Probleme bekommen. Zum Beispiel, weil sie ihre Prozesse nicht auf die E-Rechnung umgestellt haben, die ab 2025 für die B2B-Wirtschaft verpflichtend wird. Genau dann liegen die Einführung und Umsetzung digitaler Rechnungsworkflows nah, sobald die Rechnungen ohnehin schon als strukturierte Datensätze im Unternehmen eintreffen. 

Gleiches gilt für zukünftige Entwicklungen in den Bereichen künstliche Intelligenz und Datenanalyse. Mit der Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung schaffen Sie eine bessere Datengrundlage, um Prozesse in Zukunft datengestützt zu optimieren oder sie mit Hilfe von KI weitergehend zu automatisieren. Letztere Technologie wird zum Beispiel auf absehbare Zeit dazu eingesetzt werden, um verstärkt Dunkelbuchungen durchzuführen, sodass mehr Rechnungen von allein den Rechnungsworkflow passieren können.

Fazit

Ein digitaler Rechnungsworkflow bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die von erhöhter Effizienz und Transparenz bis hin zu optimiertem Cashflow-Management und verbesserten Compliance-Maßnahmen reichen. Die Digitalisierung dieses Prozesses führt nicht nur zu Kosteneinsparungen und einer nachhaltigeren Arbeitsweise, sondern macht Ihre Organisation auch zukunftssicher und attraktiver für moderne Mitarbeitende. Durch den Einsatz von Technologien wie künstlicher Intelligenz kann die Rechnungsbearbeitung weiter automatisiert und optimiert werden. Ihr Unternehmen verschafft sich so langfristig entscheidende Wettbewerbsvorteile. Und Sie genießen einen entspannten Urlaub.