Vor etwas mehr als einem Jahrzehnt stellte Steve Jobs das erste iPhone vor. Damit legte Apple den Grundstein für den Siegeszug des Smartphones, das heute die Voraussetzung für zahlreiche digitale Geschäftsprozesse ist. Professionelle Apps für den Außendienst vereinfachen die Logistik und Kommunikation und steigern die Effizienz und Flexibilität.

Bis dahin war es alles andere als einfach, eine effiziente Field-Service-Organisation aufzubauen. Haben Sie viele Jahre Erfahrung als Servicetechniker oder Leiter einer Außendienstorganisation? Dann können Sie ganz bestimmt ein Lied von den bis dato komplexen und häufig schleppenden Abläufen singen.

Heute lassen sich diese Herausforderungen mit Hilfe einer mobilen Field Service App deutlich besser lösen. B2B-Apps erfreuen sich zunehmender Beliebtheit, was angesichts der Verbreitung des Smartphones nur logisch ist. Im kommenden Jahr soll die Zahl der Smartphone-Anwender die magische Schwelle von fünf Milliarden überschreiten.

Das Smartphone ist längst im Field Service angekommen und unterstützt als mobiler Alleskönner Servicetechniker in ihrer täglichen Arbeit. Wir haben die sieben wichtigsten Vorteile mobiler Field Service Apps recherchiert. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie auch Ihr Unternehmen von Apps für Außendienst-Mitarbeiter profitiert

Service-Apps für Service-Helden

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1. Auf jeden Einsatz optimal vorbereitet

Die Vernetzung von Maschinen über das Internet der Dinge (IoT) schafft neue Datenpunkte, über die der technische Außendienst Zugang zu wertvollen Informationen erhält. In Bereichen wie der Instandhaltung oder im Gebäudemanagement senden Sensoren Daten per Cloud-Schnittstelle direkt an das ERP-System.

Weichen Messwerte von vordefinierten Standards ab, kann das System automatisiert einen Auftrag für den Außendienst anstoßen. Gleichzeitig werden relevante Daten wie Störmeldungen oder Informationen über den Maschinen- und Gebäudezustand direkt in den Auftrag übernommen und auf die mobile Service App übertragen.

Dadurch sind Ihre Außendienst-Mitarbeiter bestens auf jeden Auftrag vorbereitet und wissen bereits vor ihrer Ankunft am Einsatzort, welches Problem zu lösen ist. Das Ergebnis: die richtigen Werkzeuge und Ersatzteile im Gepäck, schnellere Problemlösung und keine bösen Überraschungen.

Die Vernetzung von Maschinen per IoT schafft neue Datenpunkte, über die der technische Außendienst Zugang zu wertvollen Informationen erhält.

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2. Automatisierung schafft Effizienzvorteile

Wie jede B2B App sollte auch eine App für Außendienstmitarbeiter die Effizienz durch die Standardisierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen schaffen. Wir kommen auf das Thema Digitalisierung später noch zu sprechen, hier geht es besonders um die intelligente Auftragssteuerung.

Von der Einplanung eines Serviceauftrags über das Dispatching des Technikers über die Routenplanung bis hin zur Abrechnung im ERP-System lassen sich alle Prozessschritte sauber miteinander verknüpfen und größtenteils automatisieren. Eine wichtiger Bestandteil der technischen Lösung sind die mobile Field Service App, die einerseits wichtige Auftragsdaten Ihren Servicetechnikern zur Verfügung stellt.

Andererseits nutzen Ihre Außendienst-Mitarbeiter die mobile Lösung, um auftragsbezogenen Informationen wie Diagnosedaten, Arbeitszeiten und verwendete Ersatzteile direkt per Cloud-Schnittstelle an das zentrale ERP-System zu übermitteln. Jede Information triggert den nächsten Schritt im Workflow. Ihnen geht nichts verloren, keine Information wird übersehen und Sie ersparen sich zeitraubende Abstimmungen per Telefon oder E-Mail.

Vorteile mobiler Service Apps: Effizienz durch Automatisierung
Über die Cloud-Schnittstelle fließen alle Daten, die mit der mobilen Service App erfasst werden, direkt in das zentrale ERP-System

3. Saubere Planung und maximale Agilität

Reichen Ihre Service-Kapazitäten aus? Verfügt Ihre Organisation über die benötigten Kompetenzen? Funktionieren alle Prozesse und Tools? Nutzen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Informationen für eine verlässliche mittelfristige Planung. Ein schöner Nebeneffekt standardisierter, integrierter und automatisierter Workflows ist, dass Sie jederzeit den Überblick behalten.

Die Gesamtheit der Daten aus der mobilen Service App, Cloud-Plattform und ERP-System ist eine wertvolle Informationsquelle. Setzen Sie diese zu Ihrem Vorteil ein und rüsten Sie sich für die Herausforderungen im Field Service durch saubere Planung.

Gleichzeitig ermöglicht Ihnen der Zugriff auf alle Informationen in Echtzeit, auch auf kurzfristige Änderungen schnell zu reagieren. Ein Servicetechniker fällt krankheitsbedingt aus? Ein terminierter Serviceauftrag verschiebt sich aufgrund fehlender Ersatzteile? Kein Problem! Über die App für Außendienstmitarbeiter steuern Sie Ihre Serviceorganisation auch in solchen Fällen optimal und bleiben jederzeit agil.

4. Medienbrüche dank Digitalisierung vermeiden

Endlich Schluss mit dem Papierkram! Mobile B2B Apps sind für Ihre Servicetechniker die zentrale digitale Schnittstelle. Sie liefern den Zugang zu allen Informationen, die Ihr technischer Außendienst zur Ausführung eines Serviceauftrags benötigt – von der eingangs genannten Auftragsvorbereitung bis zur Dokumentation der Auftragsausführung.

Nach erfolgreicher Auftragsausführung können Ihre Kunden sogar eine Auftragsbestätigung, mit Hilfe einer digitalen Signatur, über die mobile Service App dokumentieren. Damit lässt sich ein Großteil der früher papierbasierten Arbeitsabläufe vollständig digitalisieren. Zeitraubende und fehleranfällige Arbeitsberichte gehören der Vergangenheit an.

5. Schneller Order-to-Cash-Prozess

Aus finanzieller Sicht schafft eine Field-Service-Management-App ebenfalls messbare Vorteile. Die integrierte und beschleunigte Auftragsverarbeitung über das Zusammenspiel von Service App, Cloud-Schnittstelle und ERP-System hilft Ihnen dabei, den Order-to-Cash-Prozess zu verkürzen.

Vorteile mobiler Service Apps: schnellerer Abrechnungsprozess
Mobile Field Service Apps beschleunigen den Abrechnungsprozess, weil alle Daten direkt und digital an das ERP-System übermittelt werden

Das wirkt sich wiederum positiv auf Ihren Cashflow aus. Je früher Sie Ihren Kunden eine Rechnung über einen ausgeführten Auftrag stellen, desto früher können Sie mit dem Zahlungseingang rechnen. Der beschleunigte Prozess wird möglich durch automatisiertes Arbeitszeit-Tracking in der App, das Echtzeit-Reporting von Materialien, Ersatzteile sowie Anfahrts- und Abfahrtszeiten.

Über die Cloud-Synchronisierung spielt die mobile Field Service App alle Informationen unmittelbar zurück ins ERP-System und kann von dort aus weiter im Rechnungsstellungsprozess verarbeitet werden.

6. Alle Kunden- und Anlagendaten im Blick

Wissen ist Macht! Nur gut informierte Außendienstmitarbeiter können ihre Aufgaben effizient erledigen und wirken gegenüber Ihren Kunden kompetent. Über die Außendienst-App haben Servicetechniker Online-Zugriff auf die komplette Kunden- und Anlagenhistorie. Ihnen stehen damit direkt vor Ort alle Informationen zur Verfügung, die Sie zur Auftragsausführung benötigen.

Gleichzeitig hilft die Service App Ihrer Organisation, wichtiges Feedback aus jedem Einsatz zu sammeln. Servicetechniker berichten während und im Anschluss an ihren Einsatz per App, welche Tätigkeiten ausgeführt wurden und ob sich dabei neue Informationen ergeben haben, die eventuell auch für andere Servicemitarbeiter relevant sind.

Dadurch bauen Sie für alle Servicetechniker schrittweise eine wertvolle Knowledge Base auf, mit deren Hilfe Sie kontinuierlich Prozessverbesserungen identifizieren und implementieren können. Die Field Service App ist Ihr direkter Draht zum Geschehen vor Ort!

7. Reibungslose Customer Experience

Am Ende profitiert Ihr Kunde von einer besseren Customer Experience. Lästige Abstimmungsrunden und Rückfragen lassen sich mithilfe des geschlossenen Kreislaufs von mobiler Service App, Cloud-Plattform und ERP-System auf ein Minimum reduzieren. Durch den mobilen Zugriff auf Informationen können Ihre Servicetechniker Ihren Kunden Fragen direkt vor Ort beantworten.

Aber auch die digitale Kommunikation mit Ihren Kunden wird vereinfacht. Durch das transparente Auftragsmanagement Ihrer Field-Service-Organisation können Sie verlässliche Angaben zu geplanten Terminen machen. Das sorgt für einen reibungslosen Gesamtprozess und trägt zu einer langfristigen Kundenbeziehung bei.

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Über Sascha Löwer
Sascha Löwer unterstützt als erfahrener Partner Manager die EASY Partner beim erfolgreichen Geschäft mit EASY. Als ambitionierter Hobby-Radsportler weiß er, dass es bergauf immer am meisten Kraft braucht.
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