IT-Projekte, wie etwa die Einführung einer neuen Software, sind häufig komplexer Natur. Viele scheitern an unzureichender Vorbereitung, unklaren Anforderungen oder nicht definierten Zielen. Um dem entgegenzuwirken, werden im Rahmen des Projektmanagements häufig Lastenhefte bzw. Pflichtenhefte genutzt.

Was das genau ist, welchem Zweck ein Lastenheft dient, worin der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft bestehen, welche Bestandteile Lastenhefte umfassen sollten und was Sie bei der Erstellung eines Lastenhefts beachten müssen, damit Ihr Software-Projekt zum Erfolg wird, lesen Sie in diesem Artikel.

Lastenheft & Pflichtenheft: Unterschied

Lastenheft und Pflichtenheft werden häufig verwechselt oder sogar fälschlicherweise synonym verwendet. Natürlich hängen sie eng miteinander zusammen, denn sowohl beim Lastenheft als auch beim Pflichtenheft geht es um Rahmenbedingungen und Anforderungen an ein Software-Projekt, die es umzusetzen gilt. Beide helfen dabei, das Projekt zu strukturieren. Es gibt jedoch einige entscheidende Unterschiede, weshalb die beiden Begrifflichkeiten klar voneinander abgegrenzt werden können.

 

Was ist ein Lastenheft?

Der entscheidende Unterschied zwischen Lasten- und Pflichtenheft ist die Perspektive: Das Lastenheft erstellt der Auftraggeber (Unternehmen, natürliche Person etc.), der eine Softwarelösung einführen möchte. Das Lastenheft enthält alle Projektvorgaben und Anforderungen an die Software sowie den potenziellen Anbieter bzw. Auftragnehmer. Dazu gehört die Beschreibung von gewünschten Funktionen, Eigenschaften, Leistungen und Schnittstellen der Softwarelösung. Diesen Anforderungskatalog muss der Auftragnehmer bereitstellen oder entwickeln. Auch Prozesse, die die Lösung abbilden muss, werden im Lastenheft beschrieben.

 

Pflichtenheft: Definition

Das Gegenstück zum Lastenheft ist das Pflichtenheft. Es wird vom Software-Anbieter auf Basis des Lastenhefts erstellt und beschreibt, wie die Vorgaben, die der potenzielle Kunde im Lastenheft dokumentiert hat, umgesetzt werden sollen. Dazu gehören sowohl organisatorische Vorgaben wie etwa den Budget- und Zeitrahmen als auch technische Anforderungen.

Das Lastenheft beschreibt also das „Was“ des Projekts und das Pflichtenheft das „Wie“.

Außerdem ist das Lastenheft die Grundlage, auf der der Auftragnehmer dem Auftraggeber ein detailliertes Angebot machen kann, denn so kann er den Projektaufwand und die von ihm erwarteten Leistungen realistisch einschätzen.

Vorteile eines Lastenhefts

Das Erstellen eines Lastenhefts ist mit einigem Arbeitsaufwand verbunden, weshalb viele Projektverantwortliche womöglich zunächst davor zurückschrecken. Die investierte Zeit und Mühe zahlt sich jedoch in der Regel aus, denn ein Lastenheft stellt eine wichtige Vorarbeit für Ihr Projekt dar und trägt dazu bei, es zum Erfolg zu führen. Darüber hinaus bietet es weitere Vorteile:

  • klare Ziel- und Anforderungsdefinition schafft Sicherheit auf beiden Seiten
  • Transparenz für Auftraggeber und Auftragnehmer
  • weniger Missverständnisse
  • Zeitersparnis und effizientere Zusammenarbeit

Zudem schaffen Sie so eine rechtliche Grundlage für den Projektablauf, denn das Pflichtenheft ist sowohl für den Auftraggeber als auch den Auftragnehmer rechtlich bindend.

Inhalte eines Lastenhefts

Doch wie erstellt man ein Lastenheft für ein Software-Projekt? Welche Inhalte gehören zwingend hinein und was ist überflüssig? Folgende Angaben gehören beim Aufbau eines Lastenhefts unbedingt dazu:

 

Zieldefinition

Jedes Software-Projekt benötigt ein klares Ziel. Beschreiben Sie im Lastenheft deshalb genau, welches übergeordnete Ziel Sie mit dem Einsatz der Software erreichen wollen. Möchten Sie beispielsweise ein Dokumentenmanagementsystem einführen, kann das Ziel darin bestehen, zugehörige Arbeitsprozesse digital abzubilden und zu vereinfachen oder für mehr Transparenz zu sorgen. Die Definition des Ziels gibt sowohl Auftragnehmer als auch Auftraggeber Orientierung und vereinfacht es, Anforderungen zu priorisieren.

Denken Sie dabei daran, Ihre Ziele im Lastenheft nach dem SMART-Prinzip zu definieren. Sie sollten demnach

  • spezifisch
  • messbar
  • attraktiv
  • realistisch
  • terminiert

sein.

 

Rahmenbedingungen

Zu den Rahmenbedingungen des Projekts gehören z.B. das Projektbudget sowie der Zeitrahmen, in dem die Einführung der neuen Softwarelösung ablaufen soll. Hier können im Lastenheft zum Beispiel wichtige Meilensteine oder der gewünschte Projektabschluss festgehalten werden. Auch die einzelnen Projektphasen können hier bereits mit der hierfür vorgesehenen Zeitspanne ergänzt werden. Dazu gehören z.B.

  • Kick-Off mit dem Projekt-Team
  • finale Definition der Anforderung
  • Erstellung eines detaillierten Projektplans mit Timeline
  • Umsetzungsphase mit regelmäßigen Abstimmungen
  • Schulung der User
  • Go-Live
  • Support und Wartung

 

Ausgangssituation

Beschreiben Sie den aktuellen Zustand, der durch die Einführung der Software optimiert werden soll. Dokumentieren Sie auch Ihre derzeitige IT-Landschaft, in die die neue Lösung eingebettet werden soll. Im Falle unseres Beispiels eines Lastenhefts für ein DMS gehören dazu die eingesetzten Systeme, die für das Dokumentenmanagementsystem relevant sind, z.B.:

  • ERP-System
  • CRM-System
  • Mailsystem

Dieser Teil des Lastenhefts sollte auch eine kurze Unternehmensbeschreibung umfassen, die dem Lösungsanbieter die Möglichkeit bietet, sich einen Überblick über Ihr Unternehmen zu verschaffen und es besser einordnen zu können, insbesondere wenn es um branchenspezifische Besonderheiten geht.

 

Konkrete Anforderungen & Schnittstellen

Beschreiben Sie im Lastenheft ebenso die Anforderungen, Leistungen und Schnittstellen, die erforderlich sind, um den Soll-Zustand zu erreichen. Dazu gehören auch technische Voraussetzungen, die die Software erfüllen muss oder gesetzliche Anforderungen, die es zu berücksichtigen gilt. In unserem DMS-Beispiel sind das etwa DSGVO oder GoBD.

 

Offene Fragen

Nicht auf alle Fragen im Projekt hat man gleich zu Beginn die passende Antwort. Häufig ist es nötig, sich zunächst über bestimmt Punkte mit dem Lösungsanbieter abzustimmen. Sie sollten deshalb unbedingt alle klärungswürdigen Punkte und offenen Fragen in Ihrem Lastenheft sammeln, damit sie nicht in Vergessenheit geraten und zu gegebener Zeit mit dem Anbieter besprochen werden können.

Wichtige Tipps, wenn Sie ein Lastenheft erstellen

Stakeholder einbeziehen

Bei einem umfangreichen Projekt wie der Einführung einer neuen Software sind in der Regel verschiedene Personen aus dem Unternehmen involviert. Dies kann beispielsweise die Geschäftsführung sein, die u.a. das Projektbudget bereitstellt, die IT, die an der Einführung und Betreuung der neuen Lösung maßgeblich beteiligt sein wird, oder auch der Datenschutzbeauftragte.

Stellen Sie sicher, dass diese Stakeholder bereits während des Stadiums der Lastenhefterstellung einbezogen werden, um den Informationsfluss sicherzustellen.

 

Genug Zeit einplanen

Ein Lastenheft ist ein umfassendes Dokument, das leider nicht im Handumdrehen erstellt ist. Stattdessen ist das Know-how verschiedener Fachabteilungen im Unternehmen nötig, um alle wichtigen Informationen vollständig zu erfassen. Planen Sie deshalb ausreichend für die Erstellung des Lastenhefts ein.

 

Anforderungen klar formulieren

Um Missverständnisse und Rückfragen zu vermeiden, sollten die im Lastenheft beschriebenen Anforderungen sowohl möglichst eindeutig als auch einfach formuliert werden. Versuchen Sie, möglichst lückenlos zu erfassen, was die Software können muss und achten Sie darauf, dass auch überprüfbar sein sollte, ob die Anforderungen erfolgreich umgesetzt wurden.

 

Realistische Zeitplanung

Je nach geplanter Software kann die Umsetzung des Projekts durchaus einige Wochen in Anspruch nehmen. Damit Sie nicht von Anfang an in Verzug geraten, planen Sie auseichend Zeit für die Vorplanung, Implementierung und eventuelle Korrekturschleifen ein.

 

Lastenheft-Vorlage nutzen

Ein detailliertes Lastenheft zu erstellen, ist eine komplexe Aufgabe. Insbesondere wenn man noch nie zuvor mit dieser Aufgabe betraut war, kann es eine Herausforderung sein, die Inhalte des Lastenhefts vollständig und strukturiert zusammenzustellen und zu entscheiden, was dort hineingehört. Die Nutzung einer Vorlage kann das Erstellen des Lastenhefts deutlich vereinfachen.

Lastenheft zur Einführung eines Dokumentenmangementsystems

Vorlage als Word-Datei

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