Wohin mit den ganzen Daten? 10 Vorteile eines smarten Archivs für SAP^® & Co.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen macht Daten für viele Unternehmen zu einem Segen und zugleich zu einem Fluch. Denn durch die Digitalisierung von immer mehr Dokumenten und Vorgängen lassen sich Prozesse einerseits einfacher organisieren, steuern und kontrollieren. Andererseits stöhnen viele Unternehmen über die ständig steigende Menge an Daten und Dokumenten, die rechtskonform abgelegt, administriert und vorgehalten werden müssen.

Sicher ist, dass sich dieses Dilemma in den nächsten Jahren noch verstärken wird. So wächst nach einer Schätzung der International Data Corporation (IDC) die Menge der generierten Daten jedes Jahr um 26 Prozent. Zwischen 2020 und 2025 wird die weltweite Datenmenge von 59 auf 175 Zettabyte steigen. Dabei stehen Unternehmen heute nicht mehr vor der Frage, ob sie diesen Weg mitgehen wollen. Die Zukunft der Geschäftswelt und ihrer Prozesse ist digital. Für Unternehmen geht es darum, das anfallende Datenvolumen bestmöglich zu analysieren und zum Beispiel danach zu fragen, wie Vorhersagen mit den vorhandenen Datenmengen noch genauer werden können, wie Prozesse im Marketing- und Sales-Bereich treffsicherer werden können oder wie Produkte in den jeweiligen Zielgruppen und Regionen ankommen. Gleichzeitig müssen Unternehmen diesen Wandel so wirtschaftlich wie möglich gestalten.

Ein zentraler Baustein bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen betrifft die Archivierung von Daten und Dokumenten. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die ständig wachsende Menge an Daten, die in SAP^® und anderen Enterprise-Applikationen anfallen, in bestehende Prozesse zu integrieren und nach gesetzlichen Vorgaben sicher aufzubewahren. Zwar stellen viele Anbieter von ERP-Systemen dazu eigene Lösungen bereit. Diese sind jedoch oft mit hohen Kosten verbunden und führen zu einem heterogenen IT-System, das einen erhöhten Administrationsaufwand aufweist und die Langzeitarchivierung unübersichtlich werden lässt.

In diesem Blogbeitrag lesen Sie, welche zehn Vorteile Ihrem Unternehmen durch die Bereitstellung aller Daten an einem zentralen Ort entstehen: dem smarten Archiv.

1. Reduzierung des Datenvolumens in der laufenden Applikation

Mehr digitale Dokumente bedeutet für ERP-Systeme wie SAP, dass die zugehörigen Datenbanken mit immer mehr Daten belegt sind. Das frisst unnötig Ressourcen. Denn viele anfallenden Unternehmensdaten werden mit der Zeit für laufende Prozesse nicht mehr benötigt. Wenn der Verwendungszweck eines Datensatzes innerhalb eines Geschäftsprozesses abgeschlossen ist, ergibt ein weiteres Verweilen im aktiven Filesystem oder der Datenbank jedoch keinen Sinn. Mit einem smarten Archiv für SAP sind Sie dazu in der Lage, alle Daten passgenau entlang ihres Lebenszyklus abzulegen. Das heißt, wenn der End of Purpose (EoP) erreicht ist, werden Daten aus dem aktiven Speicher der laufenden Applikationen in das Archiv verschoben.

2. Performantere Datenbanken

Mit einem smarten Archiv sparen Sie sich nicht nur die hohen Kosten für die Erweiterung der In-Memory-Datenbank in SAP. Zugleich entlasten Sie damit den Speicher des laufenden Systems. Denn Informationen, die aktuell nicht mehr benötigt werden, blockieren nicht mehr die Performance der Datenbank des ERP-Systems. Auf diese Weise wird das gesamte System performanter und unternehmensinterne Prozesse werden beschleunigt.

3. Revisionssichere Aufbewahrung der Dokumente

Systeme zur Datenarchivierung und Dokumentenablage müssen zahlreichen gesetzlichen Vorgaben und Unternehmensrichtlinien genügen. Intelligente Dokumentenmanagementsysteme und Software zur Dokumentenarchivierung garantieren mit zertifizierten Schnittstellen, dass diese Anforderungen über den gesamten Lebenszyklus hinweg eingehalten werden. Alle Daten werden unter Einhaltung von Archiv-Routinen wie Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Ordnungsmäßigkeit oder Unveränderbarkeit abgelegt. Auf diese Weise bekommen Unternehmen eine sichere Basis für die revisionssichere Aufbewahrung ihrer Informationen.

4. Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz

Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat der Gesetzgeber eine weitere hohe Anforderung für Unternehmen formuliert, die den Umgang mit Daten vor zusätzliche Herausforderungen stellt. Smarte Datenarchivierung unterstützt Unternehmen beim DSGVO-konformen Umgang mit personenbezogenen Daten und Dokumenten, indem sie eine zertifizierte Schnittstelle zum SAP Information Lifecycle Management (ILM) bereitstellt.

5. Vermeidung von Medienbrüchen im Dokumentenmanagement

Ein smartes Datenarchiv dient einem Unternehmen als zentraler digitaler Speicher für das gesamte Dokumenten-Aufkommen. Durch die konsequente Digitalisierung aller Dokumente gehören Medienbrüche, bei denen Ihre Mitarbeiter mit einer Reihe verschiedener Trägermedien konfrontiert werden, der Vergangenheit an. Prozesse lassen sich ohne Medienumbrüche besser automatisieren und beschleunigen. Das Archiv wird so zum zentralen Ort der digitalen Transformation Ihres Unternehmens.

6. Einfacher Zugriff auf Daten und Dokumente

Ein smartes Archivierungssystem für SAP erlaubt neben der kompletten Digitalisierung der Informationen auch eine Verknüpfung von Daten und Dokumenten mit zusätzlichen Metadaten. Auf dieses Weise können sie in den Daten komfortabel recherchieren und so sehr zielgerichtet auf sie zugreifen. Mit dem schlanken Archiv-Client steht Ihnen ein performantes Tool zur Verfügung, mit dem sie immer einen übersichtlichen Einblick in das Archiv haben.

7. Vermeidung redundanter Daten und Dokumente

Zertifizierte Schnittstellen zu Ihrer ERP-Software sorgen dafür, dass Daten aus allen Systemen und Prozessen mit dem Archiv verknüpft werden. Mit Hilfe des smarten Datenarchivs können Sie für alle Prozesse ein integriertes Dokumentenmanagement realisieren, mit dem redundante Daten und Dokumente in Zukunft der Vergangenheit angehören.

8. Kosten- und Kapazitätsersparnis in der Systemlandschaft

Mit einem übergreifenden Archiv für Ihr gesamtes Enterprise-Anwendungsspektrum sind Unternehmen bei der Archivierung nicht länger auf die Insellösungen einzelner Anwendungen angewiesen. Für Unternehmen hat das gleich mehrere Vorteile: Sie sparen Kosten für zusätzliche Softwarelizenzen, der Bedarf an Schulungen wird geringer und der vergleichsweise höhere administrative Aufwand zur Pflege der unterschiedlichen Systeme fällt weg.

9. Verknüpfung mit externen Dokumenten und nahtlose SAP-Prozessintegration

Die smarte Datenarchivierung ermöglicht Ihnen sowohl SAP- als auch Nicht-SAP-Dokumente vorgangsbezogen miteinander zu verknüpfen. Denn im Datenarchiv lassen sich sowohl SAP- als auch Nicht-SAP-Informationen direkt aus der SAP-Umgebung heraus recherchieren und abrufen.

10. Nutzung der SAP Archivierung für weitere Unternehmensapplikationen durch vollständige Integration

Unternehmen haben im Normalfall neben SAP als zentralem ERP-System zahlreiche weitere Applikationen im Einsatz, beispielsweise im Personalwesen, dem Einkauf oder dem Vertragsmanagement. Durch eine vorgangsbezogene smarte Archivierung wird es möglich, diese Enterprise-Applikationen in eine Vielzahl von Geschäftsprozessen einzubeziehen. Die lästige Beschränkung vieler Prozesse auf SAP-Daten gehört damit der Vergangenheit an.