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Die XRechnung – zur Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung

Q: Wofür steht die Bezeichnung E-Rechnung?

Das Wort E-Rechnung steht für elektronische Rechnung. Im Rechnungswesen besitzt eine solche digitale Rechnung identische Anforderungen in puncto des Aufbaus und der Pflichtelemente wie eine Papierrechnung. E-Rechnungen müssen die Anforderungen des §14 und §14a des Umsatzsteuergesetzes erfüllen. Nachträglich dürfen elektronische Rechnungen nicht verändert werden.

Q: Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein weiteres Rechnungsformat und oft zugelassen für die Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung auf Landesebene. Das Rechnungsformat ZUGFeRD verbindet dabei ein PDF-Dokument als Sichtkomponente für den Nutzer mit einem XML-Teil für die strukturierten Rechnungsdaten. Dieses Format entwickelt das Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen.

In der öffentlichen Verwaltung schreitet die Digitalisierung voran. Seit 2017 gehört die XRechnung zum standardisierten Rechnungsformat für den Datenaustausch mit der öffentlichen Verwaltung.

Max. Lesezeit 21min

Erfahren Sie in diesem Beitrag alle wichtigen Details der strukturierten E-Rechnung. Welches Rechnungsformat nutzen Sie wo, wie übertragen Sie es an Behörden und was was ist dabei zu beachten? Zwei Formate konnten sich bislang etablieren: XRechnung und ZUGFeRD – so viel vorab.

Überblick

Was ist eine XRechnung?
Übertragungswege der XRechnung
Die XRechnung an Bundesbehörden senden
Die XRechnung an Landesbehörden senden
E-Rechnungen – was ist das Problem?
Das zweite E-Rechnungsformat: ZUGFeRD
FAQ zur E-Rechnung

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein deutscher Standard zum Datenaustausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung. Entstanden ist dieser Standard mit der Absicht, die öffentliche Verwaltung fit für das 21. Jahrhundert zu machen. Die Vorteile der XRechnung liegen auf der Hand:

Der Rechnungsstandard besteht aus einem strukturierten Datenformat
Zum anderen wird dieses Datenformat von wirkmächtigen Verbänden – der EU, deren Mitgliedsstaaten und Institutionen – vorangetrieben und weiterentwickelt. Das schafft Zukunftssicherheit.
Schließlich gehört die XRechnung zu den offenen und herstellerneutralen Standards. Jeder Interessierte kann sich informieren, wie diese E-Rechnung aufgebaut ist und funktioniert.

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XRechnung-PDF: Alle Fakten zur E-Rechnung für die XRechnung und ZUGFeRD kompakt zusammengefasst. Verschaffen Sie sich den kompletten Überblick zum Thema „elektronische Rechnungsformate XRechnung/ZUGFeRD 2.0“: Einsatzmöglichkeiten, Vor- und Nachteile – kompakt in einer PDF-Datei zusammengefasst.

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Natürlich steht die im Bundeskabinett beschlossene E-Rechnungsverordnung in einem größeren Kontext. Schon im April 2014 beschloss das europäische Parlament und der Rat der europäischen Union die Richtlinie 2014/55/EU. Deren Ziel: Die elektronische Rechnungsstellung mit der XRechnung im öffentlichen Auftragswesen EU-weit voranzubringen. Alle EU-Mitgliedstaaten sind verpflichtet, diese Richtlinie in nationales Recht umzusetzen.

Auf welchem Weg übertrage ich die XRechnung?

Zur Verdeutlichung: Das XML-Format der XRechnung selbst ist unabhängig vom Übertragungsmedium und -weg. Natürlich muss die sichere Übertragung der E-Rechnungen gewährleistet werden. Sobald Sie Rechnungen im XRechnungsformat, aber auch in anderen Rechnungsformaten, an die öffentliche Verwaltung stellen , stehen zurzeit grundsätzlich folgende Wege zur Verfügung: Der Bund verfügt über ein zentrales Rechnungseingangsportal (ZRE); die Landesbehörden verfügen über eigene Portale, siehe dazu weiter unten die Länderkarte. Dort laden Sie die XRechnung via Webupload hoch. Natürlich bestehen darüber hinaus weitere Optionen, Ihre XRechnung an die öffentliche Verwaltung zu transferieren, z.B. über E- oder DE-Mail.

XRechnungen an Bund und Bundeshörden versenden

Viele Wege führen nach Rom bzw. zu den Bundesbehörden. Ihre E-Rechnung können Sie prinzipiell auf drei Wegen an den Bund versenden. Eigens zur Rechnungsstellung hat der Bund ein Webportal namens Zentrales Rechnungseingangsportal (ZRE) ins Leben gerufen. Natürlich müssen Sie sich zunächst im ZRE registrieren. Rechnungssteller erhalten nach Registrierung im Rahmen der Auftragsvergabe die Leitweg-ID des Auftraggebers. Danach stehen Ihnen folgende vier Optionen zur Verfügung:

Nutzen Sie die Option des Webuploads oder manueller Eingabe im ZRE
Übertragen Sie die E-Rechnung via E-Mail (unterhalb der Rechnungssumme von 1000 Euro als PDF möglich)
Genauso können Sie Ihre XRechnungen per DE-Mail übertragen
Die XRechnung lässt sich auch via PEPPOL (siehe unten) stellen

XRechnungen an Landesbehörden senden

Sobald Sie Ihre E-Rechnungen an Behörden auf Landesebene senden wollen, müssen Sie wissen, dass durchaus Unterschiede zwischen den 16 Bundesländern bestehen. Selektieren Sie in der Bundeskarte das gewünschte Bundesland – und die entsprechenden Informationen zur XRechnung, den Transportwegen und andere Details werden Ihnen präsentiert.

Überblick: https://www.service-bw.de/
Landes-E-Rechnungsportal für Rechnungseingang: https://www.service-bw.de/erechnung
E-Rechnungsgesetz: ja, E-Government-Gesetz Baden-Württemberg
E-Rechnungsverordnung: ja, ERechVOBW
E-Rechnungspflicht für Lieferanten: nein
Vergabebereich: unter- und oberschwellig, mit Ausnahmen
Transportwege: Webupload, E-, De-Mail, PEPPOL
E-Rechnungsstandards: XRechnung, EN 16931 entsprechende: ZUGFeRD 2.0 – 2.1.1
Rechnungsinhalte: Leitweg-ID des Rechnungsempfängers, Bankverbindungsdaten des Nutzenden, Zahlungsbedingungen, E-Mail-Adresse des Nutzenden, Lieferantennummer (falls bekannt), Bestellnummer (falls bekannt)
Leitweg-ID: Wird vom Auftragsgeber übermittelt

Überblick: https://e-rechnung.bayern.de/
Landes-E-Rechnungsportal für Rechnungseingang: Zurzeit nicht vorhanden; E-Rechnungen müssen via E-Mail versendet werden
E-Rechnungsgesetz: ja, Gesetz über die elektronische Verwaltung in Bayern, siehe Artikel 5
E-Rechnungsverordnung: ja, Bayerische Digitalverordnung – BayDiV
E-Rechnungspflicht für Lieferanten: Es besteht keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung
Vergabebereich: unter- und oberschwellig, mit Ausnahmen
Transportwege: E-Mail an den Rechnungsempfänger
E-Rechnungsstandards: XRechnung und EN 16931 entsprechende, wie z.B. ZUGFeRD 2.0 – 2.1.1
Rechnungsinhalte: Leitweg-ID des Rechnungsempfängers (alternativ: Aktenzeichen oder Auftragsnummer), Zahlungsbedingungen des Nutzenden, Bankverbindungsdaten des Nutzenden und die E-Mail-Adresse des Nutzenden
Sonstiges: Validierungsservice zur Überprüfung der XRechnung

Überblick: https://www.berlin.de/e-rechnung/
Landes-E-Rechnungsportal für Rechnungseingang: https://xrechnung-bdr.de/
E-Rechnungsgesetz: ja, Berliner E-Rechnungsgesetz
E-Rechnungsverordnung: ja, Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr
E-Rechnungspflicht für Lieferanten: Es besteht keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung
Annahmepflicht für E-Rechnungen: Annahmepflicht besteht seit dem 18.04.20 für Landesbehörden im oberschwelligen Auftragswertbereich. Ab 31.12.22 verpflichtend ab 1000 Euro.
Vergabebereich: unter- und oberschwellig, mit Ausnahmen
Transportwege: E-Mail, Webupload, PEPPOL
E-Rechnungsstandards: XRechnung und EN 16931 entsprechende, wie z.B. ZUGFeRD 2.0 – 2.1.1
Rechnungsinhalte: Leitweg-ID des Rechnungsempfängers, Zahlungsbedingungen, Bankverbindungsdaten und die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers, Bestellnummer, Lieferantennummer; weitere Referenzfelder aus dem XRechnungsstandard sind möglich (bspw. eine Vergabenummer), die in bilateraler Abstimmung angefordert werden können

Überblick: https://vergabe.brandenburg.de/
Landes-E-Rechnungsportal für Rechnungseingang: https://xrechnung-bdr.de/
E-Rechnungsgesetz: ja, Brandenburgisches E-Government-Gesetz
E-Rechnungsverordnung: ja, Brandenburgische E-Rechnungsverordnung
E-Rechnungspflicht für Lieferanten: Es besteht keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung
Annahmepflicht für E-Rechnungen: Empfangspflicht besteht seit dem 01.April 2020 für Landesbehörden im Oberschwellenbereich. Im Unterschwellenbereich stellt die Landesverwaltung seit dem 1. April 2020 den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen sicher. Für öffentliche Auftraggeber der unmittelbaren Landesverwaltung gilt die Verpflichtung zum Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen auch im Unterschwellenbereich seit dem 1. April 2020.
Vergabebereich: unter- und oberschwellig, mit Ausnahmen
Transportwege: E-Mail, Weberfassung, Webupload, PEPPOL
E-Rechnungsstandards: XRechnung und EN 16931 entsprechende, wie z.B. ZUGFeRD 2.0 – 2.1.1
Rechnungsinhalte: Leitweg-ID des Rechnungsempfängers, Zahlungsbedingungen und Bankverbindungsdaten und die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers, Bestellnummer, Lieferantennummer; weitere Referenzfelder aus dem XRechnungsstandard sind möglich: Bestellnummer, Lieferantennummer, Aktenzeichen. Diese können in bilateraler Abstimmung angefordert werden.

Überblick: Bremer E-Rechnungsportal
Landes-E-Rechnungsportal für Rechnungseingang: zERIKA
E-Rechnungsgesetz: ja, Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Bremen
E-Rechnungsverordnung: ja, Verordnung über die elektronische Rechnung
E-Rechnungspflicht für Lieferanten: Es besteht keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung
Annahmepflicht für E-Rechnungen: ja, verpflichtend ab einem Auftragswert von 1000 € (Ausnahmen: §3, Absatz 4 der ERechV Bremen)
Vergabebereich: unter- und oberschwellig, mit Ausnahmen
Transportwege: Webupload über E-Rechnungsportal, PEPPOL, E-Mail, DE-Mail
E-Rechnungsstandards: XRechnung und EN 16931 entsprechende, wie z.B. ZUGFeRD 2.0 – 2.1.1
Rechnungsinhalte: nicht näher definiert
Leitweg-ID: Listen mit Empfangsadressen mit PEPPOL Participant ID; Leitweg-ID wird vom Auftraggeber übermittelt
Sonstiges: Validierungsoftware OpenXRechnungToolbox

Überblick: E-Rechnung in Hamburg
Landes-E-Rechnungsportal für Rechnungseingang: Rechnungsportal der Stadt Hamburg
E-Rechnungsgesetz: Ja, siehe hier auf S.283
E-Rechnungsverordnung: Ja, siehe hier auf S.343
E-Rechnungspflicht für Lieferanten: Es besteht keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung
Annahmepflicht für E-Rechnungen: ja
Vergabebereich: unter- und oberschwellig, mit Ausnahmen
Transportwege: Rechnungsportal, E-Mail
E-Rechnungsstandards: XRechnung und EN 16931 entsprechende, wie z.B. ZUGFeRD 2.0 – 2.1.1
Rechnungsinhalte: Leitweg-Identifikationsnummer, Bankverbindungsdaten, Zahlungsbedingungen, E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers; Lieferantennummer sowie die Bestellnummer sind mit in die Rechnung aufzunehmen, sofern sie bei der Beauftragung schon vorliegen.
Leitweg-ID: Leitweg-ID muss in bilateraler Abstimmung mit dem Auftraggeber angefordert werden.

Überblick: E-Rechnungen im Bundesland Hessen
Landes-E-Rechnungsportal für Rechnungseingang: zurzeit in Planung
E-Rechnungsgesetz: ja, Hessisches Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung
E-Rechnungsverordnung: ja, Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Landes Hessen
E-Rechnungspflicht für Lieferanten: ja, ab 18.04.24
Annahmepflicht für E-Rechnungen: ja
Vergabebereich: unter- und oberschwellig, mit Ausnahmen
Transportwege: E-Mail, Webupload via PEPPOL
E-Rechnungsstandards: XRechnung und EN 16931 entsprechende, wie z.B. ZUGFeRD 2.0 – 2.1.1
Rechnungsinhalte: Identifikationsnummer, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, E-Mail-Adresse
Leitweg-ID: Leitweg-ID muss in bilateraler Abstimmung mit dem Auftraggeber angefordert werden.

Überblick: E-Rechnung in Mecklenburg-Vorpommern
Landes-E-Rechnungsportal für Rechnungseingang: https://xrechnung-bdr.de/
E-Rechnungsgesetz: ja, Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltungstätigkeit in Mecklenburg-Vorpommern
E-Rechnungsverordnung: zurzeit in Planung und Umsetzung
E-Rechnungspflicht für Lieferanten: Zurzeit in Planung, hängt von der Umsetzung der E-Rechnungsverordnung ab.
Annahmepflicht für E-Rechnungen: ja
Vergabebereich: unter- und oberschwellig
Transportwege: E-Mail, Weberfassung, Webupload, geplant: PEPPOL
E-Rechnungsstandards: XRechnung und EN 16931 entsprechende, wie z.B. ZUGFeRD 2.0 – 2.1.1
Rechnungsinhalte: Leitweg-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, E-Mail-Adresse (Rechnungssteller)
Leitweg-ID: Ja, wird dem Rechnungsteller durch den Rechnungsempfänger bekanntgegeben.

Überblick: eRechnung Niedersachsen
Landes-E-Rechnungsportal für Rechnungseingang: Niedersächsische Antragssystem für Verwaltungsleistungen online (NAVO)
E-Rechnungsgesetz: ja, Niedersächsisches E-Rechnungsgesetz
E-Rechnungsverordnung: ja, Niedersächsische E-Rechnungs-Verordnung
E-Rechnungspflicht für Lieferanten: nein, zurzeit keine Pflicht zur E-Rechnung
Annahmepflicht für E-Rechnungen: ja, Ausnahme besteht für Verschlusssachen
Vergabebereich: unter- und oberschwellig, mit Ausnahmen
Transportwege: E-Mail, Weberfassung oder Webupload über NAVO
E-Rechnungsstandards: XRechnung und EN 16931 entsprechende, wie z.B. ZUGFeRD 2.0 – 2.1.1
Rechnungsinhalte: Leitweg-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, E-Mail-Adresse (Rechnungssteller), Lieferantennummer, Bestellnummer
Leitweg-ID: ja, wird dem Rechnungsteller im Zuge des Auftragsvergabe durch den Rechnungsempfänger bekanntgegeben

Überblick: Die E-Rechnung in NRW
Landes-E-Rechnungsportal für Rechnungseingang: https://weberfassung.erechnung.nrw
E-Rechnungsgesetz: ja, E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen
E-Rechnungsverordnung: ja, E-Rechnungsverordnung NRW
E-Rechnungspflicht für Lieferanten: nein, es besteht keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung – jedoch können Auftraggeber in einzelnen Fällen dies einfordern
Annahmepflicht für E-Rechnungen: ja, Ausnahmen bestehen für Direktaufträge ohne Vergabeverfahren und für Verschlusssachen
Vergabebereich: unter- und oberschwellig
Transportwege: E-Mail, DE-Mail, Weberfassung oder Webupload, PEPPOL
E-Rechnungsstandards: XRechnung und EN 16931 entsprechende, wie z.B. ZUGFeRD 2.0 – 2.1.1
Rechnungsinhalte: Leitweg-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, E-Mail-/DE-Mail-Adresse (Rechnungssteller)
Leitweg-ID: ja, wird vom Auftraggeber bekanntgegeben

Überblick: FAQ zur E-Rechnung Rheinland-Pfalz
Landes-E-Rechnungsportal für Rechnungseingang: E-Rechnungsportal Rheinland-Pfalz
E-Rechnungsgesetz: ja, E-Rechnungs-Gesetz Rheinland-Pfalz
E-Rechnungsverordnung: zurzeit in Umsetzung
E-Rechnungspflicht für Lieferanten: Bis Ende 2023 ist es Lieferanten und Dienstleistern freigestellt, Rechnungen elektronisch oder in Papierform zu stellen. Ab 01.01.24 E-Rechnungs-Pflicht.
Annahmepflicht für E-Rechnungen: Ja, Ausnahmen bestehen für Direktaufträge ohne Vergabeverfahren und für Verschlusssachen.
Vergabebereich: unter- und oberschwellig
Transportwege: E-Mail, DE-Mail, Weberfassung oder Webupload, PEPPOL
E-Rechnungsstandards: XRechnung und EN 16931 entsprechende, wie z.B. ZUGFeRD 2.0 – 2.1.1
Rechnungsinhalte: Leitweg-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, E-Mail-/DE-Mail-Adresse (Rechnungssteller), Lieferantennummer, Bestellnummer
Leitweg-ID: ja

Überblick: E-Rechnung in Sachsen
Landes-E-Rechnungsportal für Rechnungseingang: OZG-konforme Rechnungseingangsplattform
E-Rechnungsgesetz: ja, Sächsisches E-Government-Gesetz
E-Rechnungsverordnung: ja, Sächsisches E-Government-Gesetz-Durchführungsverordnung
E-Rechnungspflicht für Lieferanten: Nein, allerdings können Auftraggeber eine E-Rechnung vertraglich vereinbaren.
Annahmepflicht für E-Rechnungen: Ja, sobald der Auftragswert im oberschwelligen Bereich liegt; Ausnahmen gelten für Aufträge, die unter die Geheimhaltungspflicht fallen.
Vergabebereich: unter- und oberschwellig, mit Ausnahmen
Transportwege: E-Mail, DE-Mail, Weberfassung oder Webupload, PEPPOL
E-Rechnungsstandards: XRechnung und EN 16931 entsprechende, wie z.B. ZUGFeRD 2.0 – 2.1.1
Rechnungsinhalte: Leitweg-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, E-Mail-/DE-Mail-Adresse (Rechnungssteller), Lieferantennummer, Bestellnummer
Leitweg-ID: ja

Überblick: Überblickseite zur E-Rechnung in Sachsen-Anhalt
Landes-E-Rechnungsportal für Rechnungseingang: E-Rechnungsportal Sachsen-Anhalt
E-Rechnungsgesetz: ja, Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in Sachsen-Anhalt
E-Rechnungsverordnung: ja, Verordnung über die technische und organisatorische Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsverkehrs bei öffentlichen Aufträgen in Sachsen-Anhalt
E-Rechnungspflicht für Lieferanten: nein
Annahmepflicht für E-Rechnungen: ja und unabhängig vom Auftragswert
Vergabebereich: unter- und oberschwellig
Transportwege: E-Mail, DE-Mail, Weberfassung oder Webupload, PEPPOL
E-Rechnungsstandards: XRechnung und EN 16931 entsprechende, wie z.B. ZUGFeRD 2.0 – 2.1.1
Rechnungsinhalte: Leitweg-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, E-Mail-/DE-Mail-Adresse (Rechnungssteller)
Leitweg-ID: ja

Überblick: Informationsportal des Saarland e-Re
Landes-E-Rechnungsportal für Rechnungseingang: Kooperation mit Rheinland-Pfalz: E-Rechnungsportal Rheinland-Pfalz
E-Rechnungsgesetz: ja, E-Government-Gesetz Saarland
E-Rechnungsverordnung: ja, Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Saarlandes
E-Rechnungspflicht für Lieferanten: Ja, ab 22.01.22. Ausnahmen: Einzelaufträge kleiner 1000 Euro; Aufträge, die unter die Geheimhaltungspflicht fallen; Lieferanten aus Nicht-EU-Ländern
Annahmepflicht für E-Rechnungen: ja
Vergabebereich: unter- und oberschwellig, mit Ausnahmen
Transportwege: E-Mail, Weberfassung oder Webupload, PEPPOL
E-Rechnungsstandards: XRechnung und EN 16931 entsprechende, wie z.B. ZUGFeRD 2.0 – 2.1.1
Rechnungsinhalte: Leitweg-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, E-Mail-/DE-Mail-Adresse (Rechnungssteller), Lieferantennummer, Bestellnummer
Leitweg-ID: ja

Überblick: ITV.SH
Landes-E-Rechnungsportal für Rechnungseingang: E-Rechnungsportal Schleswig-Holstein
E-Rechnungsgesetz: ja, Landesverwaltungsgesetz Schleswig-Holstein
E-Rechnungsverordnung: ja, Landesverordnung über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
E-Rechnungspflicht für Lieferanten: nein
Annahmepflicht für E-Rechnungen: Ja, und unabhängig vom Auftragswert sind alle Behörden dazu verpflichtet. Nicht-Landesbörden stehen für oberschwellige Auftragswert in der Pflicht. Ausnahmen stellen geheimhaltungspflichtige Aufträge dar.
Vergabebereich: unter- und oberschwellig
Transportwege: E-Mail, Weberfassung oder Webupload, PEPPOL
E-Rechnungsstandards: XRechnung und EN 16931 entsprechende, wie z.B. ZUGFeRD 2.0 – 2.1.1
Rechnungsinhalte: Leitweg-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, E-Mail-Adresse (Rechnungssteller)
Leitweg-ID: ja

Überblick: E-Rechnung im Freistaat Thüringen
Landes-E-Rechnungsportal für Rechnungseingang: OZG-konforme Rechnungseingangsplattform
E-Rechnungsgesetz: ja, Thüringer E-Government-Gesetz
E-Rechnungsverordnung: ja, Thüringer E-Rechnungs-Verordnung
E-Rechnungspflicht für Lieferanten: Nein, im Einzelfall können jedoch Auftraggeber eine E-Rechnung vertraglich vereinbaren.
Annahmepflicht für E-Rechnungen: Ja und unabhängig vom Auftragswert sind alle Behörden dazu verpflichtet.
Vergabebereich: unter- und oberschwellig, mit Ausnahmen
Transportwege: E-Mail, DE-Mail, Weberfassung oder Webupload, PEPPOL
E-Rechnungsstandards: XRechnung und EN 16931 entsprechende, wie z.B. ZUGFeRD 2.0 – 2.1.1
Rechnungsinhalte: Leitweg-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, DE-Mail/E-Mail-Adresse (Rechnungssteller)
Leitweg-ID: ja

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Meilensteine der XRechnung

Als eines der vielen Formate der E-Rechnung entstand die XRechnung nicht über Nacht. Maßgeblich federführend bei der Entwicklung des Rechnungsstandards war und ist in Deutschland die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Hier ein kurzer Abriss der wichtigsten Zeitpunkte:

04/2017: Die Bundesregierung flankiert die Einführung elektronischer Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung durch die E-Rechnungs-Verordnung
05/2017: KoSIT veröffentlicht erstmals den XRechnung-Standard 1.0
11/2018: Oberste Bundesministerien und Verfassungsorgane müssen die E-Rechnung im XRechnungsformat annehmen
11/2019: Alle anderen Bundesbehörden stehen nun ebenfalls in der Pflicht zur Entgegennahme
04/2020: Alle Landes- und kommunalen Behörden müssen die XRechnung versenden/annehmen
11/2020: Rechnungen ab 1000 Euro versenden Lieferanten des Bundes nur noch als E-Rechnung; auf Landesebene können Abweichungen bestehen
01/2023: Das Rechnungsformat gehört nun zum Teil der Standardfamilie XStandards Einkauf.

E-Rechnungen – was ist das Problem?

Neben der XRechnung hat sich auch das ZUGFeRD-Format als strukturiertes E-Rechnungsformat im Laufe der letzten Dekade etabliert.

Die Herausforderung dabei: Sicherzustellen, dass die Rechnungsdaten auf Sender- und Empfängerseite identisch „interpretiert“ werden.

Um dies zu ermöglichen, setzen alle E-Rechnungen auf strukturierte Daten.

Das gelöste Problem: Sich auf einen E-Rechnungsstandard zu einigen, der alle notwendigen Elemente einer Rechnung in strukturierter Weise enthält.

Die hier beschriebenen E-Rechnungsformate haben sich dieser Herausforderung gestellt. Damit gilt das Problem gelöst. Sicherlich existieren noch weitere Typen der E-Rechnungen; diese spielen allerdings während der Rechnungsstellung an die öffentliche Hand zurzeit keine Rolle.

eRechnungspflicht 2025 – was muss ich beachten?

Diplom-Finanzwirt Bernhard Lindgens ist beim Bundeszentralamt für Steuern in der Betrugsbekämpfung tätig. Erhalten Sie von ihm Infos aus erster Hand über die Welt der anstehenden E-Rechnungspflicht! Entdecken Sie die Aufzeichnung, in der Experte Lindgens das große „Wieso, weshalb, warum“ erklärt und den Gästen einen Wissensvorsprung gibt, was Sie konkret beachten müssen.

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Das zweite E-Rechnungsformat: ZUGFeRD 2.1

ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” und stellt sowohl eine weitere Spezifikation der elektronischen Rechnung sowie ein Rechnungsformat dar. Wie Sie in der Länderkarte vielleicht gelesen haben, ist dieses Format auch zur Rechnungslegung an die öffentliche Hand geeignet – vor allen Dingen auf Ebene der Landesbehörden. Ab ZUGFeRD 2.1 kann dieses Rechnungsformat in vielen Fällen dort alternativ zur XRechnung eingesetzt werden.

Was ist das ZUGFeRD?

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt in Kooperation mit Unternehmen, Verbänden und Ministerien die Spezifikation für das Rechnungsformat ZUGFeRD. Den Auftakt nahm die Entwicklung mit dem Rechnungsformat ZUGFeRD 1.0 am 25.06.2014. Ursprünglich gedacht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich, folgte einige Zeit später Version 2.1.1 der Spezifikation. Mit dem darin enthaltenen ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG nimmt das Rechnungsformat die Ansprüche und Anforderungen der öffentlichen Verwaltung im Sinne der XRechnung auf. All dies geschieht unter dem Dach des Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi).

ZUGFeRD: Zielsetzung, Vorteile und Chancen im B2B- und B2G-Bereich

Eines der Hauptziele des Rechnungsformates ZUGFeRD besteht darin, den Austausch von elektronischen Rechnungen ohne bilaterale Abstimmungen zu ermöglichen. Der Rechnungsaustausch soll funktionieren, ohne dass sich Sender und Empfänger des Rechnungsformats ZUGFeRD zuvor abgesprochen haben. Das ZUGFeRD-Format kombiniert dazu einen Sichtteil (PDF/A-3) mit einem eingebetteten XML-Rechnungsteil. Der Clou: Mindestens der sichtbare PDF-Part einer ZUGFeRD-Rechnung kann empfängerseitig immer dargestellt und in der Eingangsrechnungsverarbeitung prozessiert werden – ohne sich zuvor abzusprechen. In den Genuss strukturierter Daten durch das ZUGFeRD-XML gelangt man durchs bilaterale Festlegen auf ein XML-Profil des ZUGFeRD-Rechnungsformats.

Sechs ZUGFeRD-Profile

ZUGFeRD stellt mit Version 2.1.1 mehrere Profile zur Rechnungsstellung zur Verfügung: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENTED und XRECHNUNG. Letzteres Profil wird von der KoSIT gepflegt und weiterentwickelt. Dieses Referenzprofil basiert auf der CIUS XRechnung. Es stellt eine Erweiterung der EN 16931-1 mit eigenen Geschäftsregeln, den nationalen deutschen Gesetzen und Vorschriften. Es ist daher spezifischer gefasst als das Profil EN 16931 (COMFORT). Hier erfahren Sie mehr zu ZUGFeRD 2.1.1.

Interessant am ZUGFeRD-Format ist auch das gewählte PDF/A-3-Format, stellt dieses doch das gebräuchliche Format zur Langzeitarchivierung dar. Die Archivtauglichkeit von elektronischen Rechnungen im PDF/A-3 samt der eingebetteten Dateien ist damit sichergestellt.

FAQ zur E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD

Das Wort E-Rechnung steht für „elektronische Rechnung“. Im Rechnungswesen besitzt eine solche digitale Rechnung identische Anforderungen in puncto des Aufbaus und der Pflichtelemente wie eine Papierrechnung. Ein besonderes Merkmal: Diese Rechnungen liegen in einem strukturierten Rechnungsformat vor; alle Details zu E-Rechnungen erfahren Sie im verlinkten Artikel.

Mit der XRechnung liegt eine deutsche Anwendungsspezifikation des semantischen Datenmodells vor. Dieses ist nun der deutsche Standard der öffentlichen Verwaltungen für E-Rechnungen. Der Ausgangspunkt der deutschen Anwendungsspezifikation liegt ursprünglich bei Europäischen Kommission und dem europäischen Komitee für Normierung (CEN). Der große Vorteil: Die XRechnung ist ebenso vollständig dokumentiert wie auch produkt- und herstellerneutral und steht jedermann kostenlos zur Verfügung. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) rief dieses Format ins Leben; veröffentlicht im Juni 2017 vom IT-Planungsrat.

Natürlich lässt sich das XML des Rechnungsformats menschenlesbar darstellen. Dies ist jedoch Aufgabe der verwendeten Client-Software, z.B. der ERP-Systeme. So sieht das XML-Format aus:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<rsm:CrossIndustryInvoice
    xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100"
    xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100"
    xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100"
    xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
                          xsi:schemaLocation="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:
                          100 ../../../schemas/UN_CEFACT/CrossIndustryInvoice_100pD16B.xsd">
    <rsm:ExchangedDocumentContext>
        <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
            <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_1.2</ram:ID>
        </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
    </rsm:ExchangedDocumentContext>
    <rsm:ExchangedDocument>
        <ram:ID>123456</ram:ID>
        <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
        <ram:IssueDateTime>
            <udt:DateTimeString format="102">20160621</udt:DateTimeString>
        </ram:IssueDateTime>
        <ram:IncludedNote>
            <ram:Content>Bei Fragen zu Ihrer Rechnung wenden Sie sich bitte an unseren Kundenserivce. 
            Sie erreichen uns per Email: […], Tel.: […] oder Fax: […]</ram:Content>
            <ram:SubjectCode>ADU</ram:SubjectCode>
        </ram:IncludedNote>
        <ram:IncludedNote>
            <ram:Content>Die Lieferung erfolgt aufgrund der AGB […] erhältlich unter […]. Auf Wunsch 
            senden wir sie auch zu.</ram:Content>
            <ram:SubjectCode>ADU</ram:SubjectCode>
        </ram:IncludedNote>
        <ram:IncludedNote>
            <ram:Content>Hinweis gemäß § 33 BDSG: Kundendaten werden gespeichert.</ram:Content>
            <ram:SubjectCode>ADU</ram:SubjectCode>
        </ram:IncludedNote>
        <ram:IncludedNote>
            <ram:Content>Beschädigt eingehende Sendungen bitte sofort beim Spediteur bzw.
            Paketdienstleister reklamieren. Genehmigte Rücksendungen schicken Sie bitte 
            mit den Unterlagen an: […]</ram:Content>
            <ram:SubjectCode>ADU</ram:SubjectCode>
        </ram:IncludedNote>
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    <rsm:SupplyChainTradeTransaction>
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Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein weiteres Rechnungsformat und oft zugelassen für die Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung auf Landesebene. Das Rechnungsformat ZUGFeRD verbindet dabei ein PDF-Dokument als Sichtkomponente für den Nutzer mit einem XML-Teil für die strukturierten Rechnungsdaten. Dieses Format entwickelt das Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen.

Beide Formate gründen auf der Norm des European Committee for Standardization (CEN): EN-16931. Die XRechnung stellt die Umsetzung deutscher Anforderungen dar, gerade für die Rechnungsstellung von Lieferanten an die öffentliche Verwaltung. ZUGFeRD 2.1, ursprünglich aus dem Business-to-Business-Bereich, zieht nach und setzt diese Anforderungen ebenfalls um – mit dem Profil XRECHNUNG.

Beide Formatspezifikationen lassen sich frei und kostenlos herunterladen: für die XRechnung und fürs ZUGFeRD. Damit ist man nun in der Lage, zu wissen, wie es funktioniert. Allerdings braucht’s jetzt noch die Umsetzung in eine Software, die Sie in die Lage versetzt, eine elektronische Rechnung nach den beiden Rechnungsstandards zu erzeugen. In vielen ERP-Systemen, wie z.B. SAP^®, besteht die Möglichkeit dazu.

Strukturierte Daten besitzen den Vorteil, dass diese Rechnungsdaten auf Sender- und Empfängerseite identisch „verstanden“ werden. XRechnung und ZUGFeRD setzen dabei auf die Auszeichnungssprache XML (Extensible Markup Language). Zwei Vorteile ergeben sich daraus: Das XML einer E-Rechnung lässt sich dann auf Wohlgeformtheit und Validität überprüfen. Wohlgeformtheit meint dabei, das XML ist frei von syntaktischen Fehlern. Validität bzw. Gültigkeit meint dabei, dass das XML über alle notwendigen Inhaltselemente verfügt. Die notwendigen Inhaltselemente werden durch ein Schema beschrieben; in aller Regel durch eine Document type Definition (DTD) oder über ein XML Schema Definition (XSD).

Im Kontext der E-Rechnungen erreicht man mit der Leitweg-ID (Leitweg-Identifikationsnummer) eine eindeutige Adressierung einer Rechnung an den Rechnungsempfänger.

Die Leitweg-ID wird Ihnen vom Auftraggeber im Zuge des Ausschreibungsverfahrens mitgeteilt. Diese Identifikationsnummer soll darüber hinaus sicherstellen, dass die E-Rechnung auch die nachgelagerten rechnungsverarbeitenden Systeme der angeschlossenen Verwaltungseinheiten erreicht. Für Lieferanten des Bundes gehört die Angabe einer Leitweg-ID innerhalb der XRechnung zur Pflicht. Im Standard XRechnung handelt es sich dabei um das Datenfeld „BT-10 Buyer Reference“.

Die Leitweg-ID besteht aus minimal fünf Stellen und maximal 46 Stellen. Mehr Informationen erhalten Sie im verlinkten PDF.

Auf Bundesebene zählt allein die XRechnung als gültiger Standard zur Rechnungsstellung. Auf Landesebene kommt neben dem erwähnten XRechnung- noch das ZUGFeRD-2.1-Format ins Spiel und ist – je nach Bundesland – möglich.

Grundsätzlich bestehen verschiedene Transportoptionen: E-Mail/DE-Mail, Webupload über eines der beschriebenen Rechnungsportale des Bundes bzw. der Länder oder über das PEPPOL-Netzwerk.

Manuell lassen sie die erwähnten Transportwege über einen Webbrowser oder E-Mail-Client bedienen. Natürlich bieten verschiedene ERP-Systeme ebenfalls einen Versand der beiden Rechnungsformate XRechnung/ZUGFeRD an.

Hinter dem Kürzel PEPPOL verbirgt sich “Pan–European Public Procurement OnLine”. Ein elektronisches und europaweites Netzwerk rund um das Thema öffentliche Ausschreibungen, das zum Austausch digitaler Dokumente dient, insbesondere von elektronischen Rechnungen. PEPPOL kümmert sich dabei um den Transportweg der Dokumente, also z.B. der E-Rechnungen im Format XRechnung. Natürlich lässt sich das XML des Rechnungsformats menschenlesbar darstellen. Dies ist jedoch Aufgabe der verwendeten Client-Software, z.B. der ERP-Systeme.

Die Entscheidung trifft der Auftraggeber. Bundes- und Landesbehörden entscheiden darüber, ob die Rechnungsstellung via XRechnung oder ZUGFeRD geschehen soll.

Beide Begriffe stammen aus der Vergabeverordnung in Deutschland. Diese VgV reglementiert die Vergabe von öffentlichen Aufträgen. Als Bewertungskriterium der Einteilung in unter- bzw. oberschwellig dient der Auftrags- oder Vertragswert ohne Umsatzsteuer. Der Schwellwert ergibt sich aus dem § 106 Schwellenwerte (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen: https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__106.html).