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PEPPOL – Was ist das, wem hilft‘s, kann man es nutzen?

Hinter dem Kürzel PEPPOL verbirgt sich “Pan-European Public Procurement OnLine”. Ein elektronisches, europaweites Netzwerk rund um das Thema öffentliche Ausschreibungen. Im Fokus steht der Austausch digitaler Dokumente, insbesondere von elektronischen Rechnungen. So weit so gut – aber an wen richtet PEPPOL? Was ist das? Kann man es bereits jetzt nutzen und wer profitiert dadurch?

Max. Lesezeit 4min

Warum überhaupt PEPPOL?

Durch PEPPOL zeigt sich der politische Wille, vor allen Dingen kleinen und mittleren Unternehmen, sogenannten KMU, den Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen innerhalb der Europäischen Union zu ermöglichen. Wohlwissend, dass diese KMU in der Regel eben nicht über Europa verteilte Niederlassungen und Standorte verfügen, möchte man über diesen Weg den digitalen, pan-europäischen Geschäftsverkehr ebnen. Gleichzeitig soll dies den europäischen Wettbewerb stärken.

Wie eben bereits angerissen, besteht die zentrale Aufgabe des Pan-european Public Procurement OnLine-Projektes in der Bereitstellung der technischen Infrastruktur nebst EU-übergreifenden Prozessen und Dokumentformaten. Europäische Unternehmen sollen dadurch in die Lage versetzt werden, an öffentlichen Ausschreibungen teilzunehmen. Dazu müssen sowohl öffentliche Auftraggeber wie auch Unternehmen sollen digitale Mitteilungen austauschen können. Diese elektronischen Nachrichten bestehen dabei längst nicht nur aus E-Rechnungen. Anvisiert sind auch weitere Dokumente des geschäftlichen Austauschs, wie z.B. Katalogwerke, Bestellungen und Dokumentationen zu Lieferanten. PEPPOL beschränkt sich dabei nicht allein auf das sogenannte E-Invoicing, sondern wird den gesamten Beschaffungsprozess abbilden. 

Key-Facts rund um PEPPOL

Das Projekt startete 2008 unter Schirmherrschaft der Europäischen Union, nachdem auf einer Ministerialkonferenz in Manchester die Ziele für die Entwicklung eines auf Europa zielenden, grenzüberschreitenden elektronisch unterstützten Beschaffungswesens festgelegt wurden. Seit 2012 hat die Organisation OpenPEPPOL die Führung übernommen. 

 Im Vordergrund des Projektes steht die Entwicklung offener, nachvollziehbarer Standards. Allerdings nicht freischwebend und aus dem Nichts heraus, sondern mit Einbezug bereits vorhandener, nationaler elektronischer Lösungen rund ums Thema öffentliche Ausschreibungen. PEPPOL kümmert sich dabei um den Transportweg elektronischer Rechnungen und Dokumente, nicht aber um elektronische Rechnungsformate – gleichwohl ist in einem anderen europäischen Kontext die Norm EN16931 entstanden. Diese Norm bestimmt die Kernelemente des semantischen Datenmodells einer digitalen Rechnung in den Syntaxen UBL 2.1 (Universal Business Language) und CII D16B. An EN16931 orientieren sich die nationalen Umsetzungen zum elektronischen Rechnungsformat. Insofern gehören PEPPOL – und elektronische Rechnungsformate wie XRechnung, Fatura PA, Facture X sowie ZUGFeRD 2.0 zusammengedacht und atmen europäischen Geist.

Das eDelivery-Netzwerk – Wie funktioniert PEPPOL

Um die eben beschriebenen Ziele zu erreichen, stellt das Projekt europaweit ein sogenanntes PEPPOL eDelivery-Netzwerk bereit. Auf Basis der eben umrissenen Standards stellt dieses Netzwerk ein 4-Corner-Modell dar.

Das PEPPOL Four-Corner-Modell

Am einfachsten lässt sich das eDelivery-Netzwerk anhand des elektronischen Rechnungsversands illustrieren. Rechnungssteller sowie Rechnungsempfänger erhalten Zugang zur Infrastruktur (eDelivery-Netzwerk) über einen sogenannten Access-Point (AP). APs sind in der Regel privatwirtschaftliche Organisationen. Per Anschluss an diese Infrastruktur bekommen die Kommunikationsteilnehmer Zugang zu allen anderen registrierten Netzwerkteilnehmern. Ein Einrichten und Aushandeln bilateraler Verbindungen für den Nachrichten-Austausch entfällt dabei. Dies übernimmt die eDelivery-Netzwerk von PEPPOL. 

Nach Registrierung bei einem Access-Point erhält der Registrierte eine eindeutige PEPPOL-ID zur Anmeldung im eDelivery-Netzwerk. Dies gilt für jeden Teilnehmenden. Ganz gleich über welchen Access-Point Sie sich einwählen, Sie erreichen alle anderen Teilnehmer und vice versa. Roaming-Gebühren entstehen dabei nicht.

Wer profitiert schon jetzt von PEPPOL?

In aller Kürze: Unternehmen, die sich schon jetzt mit der Idee der elektronischen Beschaffung beschäftigen oder es bereits nutzen, gelangen in die Position, dessen starke Vorteile auch auszuspielen – zunächst im Kontext öffentlicher Ausschreibungen. Da PEPPOL ein EU-Nationen übergreifendes Netzwerk ist, gelangt man nach der Registrierung in den potentiellen Austausch mit allen anderen im Netzwerk teilnehmenden Mitgliedern. 

Was muss ich unternehmen, um teilzunehmen?

Nutzen Sie schon die XRechnung, dann werden Sie aller Voraussicht nach neben anderen Kanälen der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) auch PEPPOL nutzen können. Dieser Zugangskanal befindet sich zurzeit in Planung, siehe dazu folgende Informationen des Bundes.

Registrierung bei einem PEPPOL-Access-Point

Wie weiter oben dargestellt, binden sich sowohl Sender wie auch Empfänger über einen Access-Point an das eDelivery-Netzwerk an. Um dies zu erreichen, müssen Sie Ihr Unternehmen bei einem PEPPOL-Access-Point registrieren. Einen Überblick auf bereits vorhandene Access-Point Provider finden Sie auf der Website des Projektes.

Pan-European Public Procurement OnLine – die Zukunft?

PEPPOL gehört mit Sicherheit zu einem der wegweisenden Projekte im Kontext des elektronischen Austausch von Daten und Dokumenten im B2B-Sektor. Offene Standards und der Einbezug diverser, bereits etablierter Formate – von XRechnung bis hin zu ZUGFeRD und vielen anderen mehr – lassen einen zuversichtlich in die Zukunft blicken.

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