„Wir wollten Spezialisten, die unsere HR-Prozesse verstehen.“

Die Feser-Graf-Automobilhandelsgruppe setzt erfolgreich auf die digitale Personalakte von EASY

Wie der fünftgrößte Autohändler Deutschlands
seine HR-Prozesse managt

Das traditionsreiche Familienunternehmen gehört mit fast 1.800 qualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in 37 Betrieben zu einer der größten Autohandelsketten in Deutschland und erzielte 2014 einen Umsatz von 1,03 Milliarden Euro. Die Häuser der Feser-Graf-Gruppe erstrecken sich von Nürnberg über Fürth, Erlangen, Forchheim, Höchstadt, Schwabach, Roth, Ansbach, Lauf bis hin nach Magdeburg. Als automobiler Full-Service-Anbieter verkauft die Unternehmensgruppe rund 50.000 Fahrzeuge pro Jahr und bietet einen ständigen Fahrzeugbestand von weit über 4.000 verschiedenen Modellen an. Das Produktportfolio erstreckt sich über die Konzernmarken Audi, Lamborghini, Porsche (Service), Seat, Skoda, Suzuki, Volkswagen und Volkswagen Nutzfahrzeuge.

Moderne Motoren sind immer leistungsfähiger, liefern immer mehr PS aus immer weniger Hubraum. Der Preis: mehr Komplexität unter der Haube. Wo früher Verteilerkappe und Vergaser ihre Arbeit verrichteten, herrscht heute ein Motor-Management über die vollelektronische Zündung. Nur ein Beispiel, wie ein „Mehr“ auf der einen Seite mehr Aufwand an anderer Stelle erzeugt. Im Grunde war es in der Personalabteilung der Feser-Graf-Gruppe nicht anders.

Die Feser-Graf-Gruppe musste ein rasantes Firmenwachstum managen – und setzte dafür auf EASY HR 3.0. Mit Motoren kennt man sich aus bei Feser-Graf – und das nicht erst seit gestern. Die Geschichte des Konzerns datiert bis 1929 zurück, als die Familie Feser in Bernburg eine Motorradwerkstatt eröffnete.
In Fürth gründete die Familie Graf knapp zwanzig Jahre später eine Werkstatt. Zur Jahrtausendwende schlossen sich beide Firmen zur Feser-Graf-Gruppe zusammen. Seither erlebten sie ein Wachstum, das in puncto Tempo nicht hinter den Sportwagen zurückbleibt, die im Showroom neben Audi A3, VW Golf oder Skoda Yeti zur Probefahrt einladen.
Kaum ein Jahr verstrich, ohne dass ein neues Autohaus zur Gruppe hinzukam. Heute gehören 37 Autohäuser zum Feser-Graf-Konzern.
Pro Jahr erwirtschaften sie einen Umsatz von rund 1,05 Milliarden und verkaufen etwa 50.000 Fahrzeuge. Das macht die Feser-Graf-Gruppe zum fünftgrößten Autohändler in ganz Deutschland und zur Nummer Zwei unter den Autohausgruppen im Volkswagenkonzern. Klar, dass sich ein solches Wachstum in der Mitarbeitendenzahl niederschlägt. Sie verdreifachte sich seit dem Millennium von damals etwa 600 auf rund 1.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – Tendenz steigend.

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Projektverlauf

Höhere „Drehzahl“ in der Personalabteilung

Christian Puckschaml hat die Entwicklung der Gruppe seit 1999 begleitet. Damals begann er seine Ausbildung zum Automobilkaufmann. Inzwischen ist er Personalleiter der Feser-Graf-Gruppe, in der alle Niederlassungen zusammengefasst sind. Zwei Gesellschafter und zwei Geschäftsführer leiten ihre Geschicke von der Zentrale aus, während sich in den Regionen neun operative Führungskräfte für die einzelnen Häuser verantwortlich zeichnen.

Begehrte Daten

Aufgrund des Wachstums auf der einen und der Vielzahl der Standorte auf der anderen Seite war Puckschaml frühzeitig klar: Es brauchte eine digitale Lösung für die Personalakte. „Wir haben uns als Personalabteilung oft schwer getan, Aktenverläufe nachzuvollziehen, weil die Personalakten teilweise noch in den einzelnen Standorten gepflegt wurden. Das wollten wir verändern.“ Abgesehen davon galt es schlicht, die Arbeitsfähigkeit dauerhaft sicherzustellen. Denn Informationen aus der Personalabteilung sind im Haus heiß begehrt. Sekretariate bestellen aktuelle Telefonlisten. Die IT möchte wissen, wann Kolleginnen und Kollegen hinzukommen oder das Unternehmen verlassen, um Accounts aktivieren oder abschalten zu können. Und die Geschäftsführung will bei Dienstjubiläen, runden Geburtstagen, bestandenen Prüfungen oder Verrentungen persönlich gratulieren – wie es sich in einem gut geführten Familienunternehmen gehört.
„Bei 1.850 Mitarbeitenden und einem dynamischen Wachstum hat man allein mit einem solchem Reporting so viel zu tun, dass man kaum noch zu den eigentlichen Aufgaben wie Personalmanagement und Personalentwicklung kommt“, so Puckschaml.

Digitale Akte: Mehr Akzeptanz für Zentralisierung

Gleichzeitig gab es in einzelnen Häusern Vorbehalte, ihre Akten abzugeben. Man fürchtete, an Freiheit und Flexibilität zu verlieren. „Nur eine digitale Personalakte konnte das nötige Vertrauen schaffen. Zentral in der Personalabteilung vorgehalten, aber mit viel Transparenz und vor allem direkten Zugriffsmöglichkeiten für die Führungskräfte in den Standorten“, erklärt der 33-Jährige.

Vor zwei Jahren machte sich Puckschaml daher auf die Suche nach einem geeigneten System. Die Anforderungen standen längst fest: Es durfte kein reines DMS sein, sondern sollte mit Automatisierungsfunktionen die Arbeit der Personalabteilung unterstützen. Aufgrund der starken Expansion der Gruppe schieden starre Lösungen ebenfalls aus. Gefragt war ein System, das sich flexibel ans Unternehmen anpasst.
Und schließlich sollte die Lösung einfach zu bedienen sein. Puckschaml: „In einem Autohaus rekrutieren sich Führungskräfte meist aus den eigenen Reihen und sind in der Regel Vertriebs- oder Service-Spezialisten, aber keine IT-Spezialisten. Wir wollten die Einstiegshürde so niedrig wie möglich gestalten, damit das Projekt ein Erfolg wird.“

Gute Gründe für EASY

Puckschaml und sein Team verglichen drei Lösungen miteinander: EASY HR und zwei weitere Lösungen. „Ich wollte einen Spezialisten aus dem HR-Umfeld. Jemanden auf Augenhöhe, der sich auskennt und meine HR-Prozesse versteht und unterstützt. Nutzerfreundlichkeit war eines der führenden Argumente für EASY.“

Zumal auch die Chemie stimmte: „Mit unserem EASY Partner vor Ort waren wir von Anfang an auf der gleichen Wellenlänge. Was er präsentiert hat, konnte ich zu 100 Prozent nachvollziehen. Und die Möglichkeit, einfach und individuell Workflows maßzuschneidern, hat uns dann endgültig überzeugt.“ So konnte sich Puckschaml bereits in einer frühen Produktpräsentation ein Bild davon machen, wie sich beispielsweise On- und Off-Boarding-Prozesse automatisiert effizienter gestalten lassen.

0 ,2 Mio.

zugelassene Neuwagen 2015*

0 ,35 Mio. +4,5 %

zugelassene Neuwagen 2016*

0 ,44 Mio. +2,7 %

zugelassene Neuwagen 2017*

* Quelle: Kraftfahrt-Bundesamt (KBA)

Alle Mitarbeiter freundeten sich in kürzester Zeit mit der digitalen Akte an. Nach zwei Wochen wollte niemand mehr auf sie verzichten.

Christian Puckschaml, Feser, Graf & Co. Automobil Holding GmbH

Den Betriebsrat involvieren

Kaum war die Entscheidung für EASY HR gefallen, holte Feser-Graf den Konzernbetriebsrat ins Boot. Denn natürlich bestand hier Aufklärungs- und Abstimmungsbedarf. „Bei der Information des Sozialpartners hat EASY uns erneut äußerst professionell unterstützt und stand den Betriebsräten in einer Sitzung des Konzernbetriebsrates Rede und Antwort.“ Befürchtungen waren schnell entkräftet, die Basis für eine Konzernbetriebsratsvereinbarung gelegt.

Der Weg für die Implementierung war frei. In einem Kick-off-Workshop analysierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung gemeinsam mit EASY die Organisationsstruktur sowie das nötige Rollen- und Berechtigungskonzept für die digitale Personalakte. „Dieser Prozess lief relativ schnell ab, weil wir uns mit ähnlichen Fragen bereits im Zusammenhang mit unserer Zeiterfassung beschäftigt hatten“, so Puckschaml. „Zum Kick-off hatten wir rund 90 Prozent aller Rollen definiert. Die verbleibenden zehn Prozent passen wir im laufenden Betrieb an, wenn wir etwa feststellen, dass Person A oder B noch eine Berechtigung braucht. Das ist in EASY HR schnell erledigt.“

Problemloser Austausch mit der Lohnbuchhaltung

Für das führende System einigte man sich im Vorfeld der Implementierung auf das vorhandene Lohnbuchhaltungssystem. Einmal in der Nacht werden die Daten per CSV-Import zu EASY HR überspielt, wo die Personalakten entsprechend aktualisiert werden. „Der Datenimport funktioniert sehr gut“, erklärt der Personalleiter, „die Daten übernimmt EASY HR äußerst zuverlässig.“
Es folgten: Schulungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – sowie ein Crash-Kurs der besonderen Art. Denn bevor EASY HR produktiv gehen konnte, galt es rund 1.700 Bestandsakten zu scannen und in EASY HR anzulegen. Puckschaml entschied sich gegen eine externe Beauftragung. Stattdessen sollten die Kolleginnen und Kollegen in der Personalabteilung die Altakten digitalisieren. So unbequem diese Entscheidung zunächst wirkte, umso wertvoller erweist sie sich im Rückblick für den Projekterfolg. „Wir haben rund drei Monate gebraucht, um die Akten neben dem Tagesgeschäft zu scannen. Das ist sehr schnell und spricht bereits für die Lösung. Doch der große Vorteil war ein anderer: Alle Mitarbeitenden freundeten sich in kürzester Zeit mit der digitalen Akte an. Nach zwei Wochen wollte niemand mehr auf sie verzichten.“ Das liegt auf der Hand: Denn wer erst einmal ein Dutzend Akten digitalisiert hat, kennt jede Belegart, jedes Register und jede Verschlagwortung aus dem Effeff.

Erfolg schnell spürbar

Überhaupt ist die Akzeptanz für die Lösung sehr hoch. Anfängliche Bedenken aus den einzelnen Häusern konnte Feser-Graf erheblich reduzieren, weil die Niederlassungsleitungen schnell feststellten, dass EASY HR ihnen die Arbeit erleichtert.
Und auch die internen Prozesse laufen spürbar schneller ab. Dies zeigte sich am 1. September 2015 besonders deutlich: Zu diesem Datum stellte die Feser-Graf-Gruppe die Rekordzahl von 105 Auszubildenden ein. „Jeder und jede dieser Auszubildenden erhielt 15 Tage vor Eintritt eine Willkommens-E-Mail mit einer Checkliste und einem Personalfragebogen.
Das hätte bei händischer Bearbeitung ewig gedauert“, so Puckschaml. Auch Austrittsmeldungen an die IT-Abteilung stößt EASY automatisch an, ebenso wie das System der Geschäftsführung selbstständig Jubiläen, Geburtstage, Fristen etc. meldet.

„Uns ist es wichtig, unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit einem Höchstmaß an Professionalität, Respekt und Wertschätzung gegenüberzutreten“, erklärt Geschäftsführer Till Heinrich. „EASY HR hilft uns, bei einer stetig wachsenden Mitarbeiterschaft nah am Menschen zu bleiben.“

„Mit EASY HR konnten wir die Schnittstelle von der Personal- zur IT-Abteilung optimal herstellen. Die absolute Zuverlässigkeit des Systems sowie ein hervorragender Support von EASY runden das sehr gute Gesamtbild ab“ fügt Oliver Glashauser, IT-Leiter der Feser-Graf-Gruppe abschließend hinzu.

Unternehmenssitz der Feser, Graf & Co. Automobil Holding GmbH – Kundenrefererenz der EASY SOFTWARE

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