LW Theatres

Neues integriertes Fakturierungssystem für LW Theatres in London

LW Theatres, im Besitz des legendären Musicalproduzenten Andrew Lloyd Webber, betreibt eine Gruppe von sieben Londoner Theatern, vom Adelphi und Cambridge Theatre bis zum London Palladium. Die Gruppe geht auf das Jahr 1977 zurück und wurde im Juli 2018 von The Really Useful Theatres in LW Theatres umbenannt. Obwohl die zentrale Organisation und die Einzelhandelsgruppe Angebote für die in allen Häusern verbrauchten Mengen aushandeln, können die einzelnen Theaterleiter ihre Einkäufe selbst abwickeln und sind dafür verantwortlich, die Rechnungen zur Genehmigung und Bezahlung an die Zentrale zu schicken.

LW Theatres

Das Theater trug die steigenden Kosten für die Aufbewahrung von Papier, da sie physische Rechnungen archivierte

Die Einführung verlief reibungslos, und der Übergang war großartig – es ging wirklich schnell.”

Sabina Kraslova, Finanzkontrolleurin von LW Theatres

Bis vor zwei Jahren geschah dies manuell, und die Rechnungen gingen manchmal in die Irre. Für Einkaufsteams, die über viele Jahre hinweg enge Beziehungen zu Stammlieferanten aufgebaut hatten, konnte dies zu Unannehmlichkeiten führen, wenn sie einer verspäteten oder fehlenden Zahlung hinterherlaufen mussten. Gleichzeitig trug das Theater die steigenden Kosten für die Papierablage, da sie die Rechnungen in Papierform archivierte.

„Wir bearbeiten in der Regel 100-150 Rechnungen pro Woche, das sind mehr als 6.000 pro Jahr – das sind eine Menge Papierordner“, sagt Sabina Kraslova, Finanzcontrollerin bei LW Theatres. Nach der Bearbeitung wurden die Kisten mit den Akten in ein externes Lager gebracht, wo sie für die von der HMRC vorgeschriebenen sechs Jahre aufbewahrt wurden. Bei der Bearbeitung von Steuererklärungen oder bei Prüfungen musste das Finanzteam dann unter Umständen einige dieser Belege zurückrufen, um Rechnungsdetails mit Buchungseinträgen zu vergleichen. All dies war alles andere als effizient.

Gleichzeitig stand die übermäßige Verwendung von Papier (das per interner Post zwischen den Theatern und der Zentrale verteilt wurde) im Widerspruch zu den Umweltzielen von LW Theatres. „Von der Vermeidung von Einwegplastik bis hin zur Umstellung auf papierloses Arbeiten ist es unser Ziel, umweltfreundlichere Praktiken einzuführen“, sagt sie.

Projektinformationen

SunSystems Boulevard ebnet den Weg in eine hellere Zukunft

Im Rahmen einer Überprüfung der Infor SunSystems-Buchhaltungssoftware der Gruppe, die LW Theatres aktualisieren wollte, brachte der Lieferant Touchstone Financial Management Solutions das Finanzteam mit seinem Partner für Dokumentenmanagement und Systemintegration, EASY Software, in Kontakt. EASY verfügte über eine elektronische, Workflow-gesteuerte Lösung für die Rechnungsverwaltung, die direkt in das SunSystems-Buchhaltungspaket der Theatergruppe integriert werden konnte.

„Wir hatten eine Vorstellung davon, was wir wollten, und als EASY seine integrierte Dokumentenmanagementlösung vorstellte, fanden wir das genial: Es würde uns so viele Probleme ersparen“, sagt Sabina. „Wir besprachen alle Möglichkeiten und wie wir die Software am besten in unserem Betrieb einsetzen können, und das EASY-Team hätte nicht hilfreicher sein können.“

Die EASY-Lösung hat uns in mehrfacher Hinsicht überzeugt. Die Software lässt sich nicht nur mühelos in das bevorzugte Buchhaltungssystem von LW Theatres integrieren, sondern bietet auch einen einfachen Überblick darüber, wo sich die Rechnungen zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden. Wenn es also einen Engpass gibt – wenn jemand auf einer Rechnung sitzt und sie noch nicht zur Genehmigung oder Zahlung weitergeleitet hat – kann das Finanzteam sie sofort ausfindig machen, zusammen mit allen Kommentaren, die zu den Gründen für die Verzögerung hinzugefügt wurden.

„Wir können Rechnungen auch dann einsehen, wenn sie sich gerade bei jemand anderem befinden“, erklärt Sabina. „Das bedeutet, dass wir immer noch mit anderen Dingen weitermachen können, z. B. nachfragen, warum einer Rechnung ein bestimmter Code zugewiesen wurde, oder die Ausgaben mit einem bestimmten Lieferanten überprüfen. In der Zwischenzeit kann das Einkaufsbuchhaltungsteam alle Zahlungen, die bis zu einem bestimmten Datum fällig sind, abrufen und fltern, da es weiß, dass dieser Datensatz mit den Informationen im Sun-System übereinstimmt – es muss also nur einen Bericht konsultieren.

Die Sichtbarkeit ist jetzt ein technikfarbener Traum

Sobald LW Theatres auf die neueste Version seines SunSystems-Buchhaltungssystems migriert hatte, begann die Umstellung der Rechnungsbearbeitung.

Das EASY-System ermöglicht das Scannen und Archivieren von Dokumenten mit einem intelligenten Arbeitsablauf. Die Rechnungsdaten werden in der SunSystems-Buchhaltungssoftware erfasst, und das physische Dokument wird für die zentrale Archivierung und die Suche über Sun gescannt; das EASY-Workfow-System leitet dann die elektronischen Rechnungen zur Genehmigung und Verarbeitung weiter und verfolgt sie.

Akten müssen niemals sterben

Ein Jahr später stellen sowohl die zentralen Einkaufs- und Finanzteams als auch die einzelnen Theaterleiter fest, dass das neue automatisierte System das Leben sehr viel einfacher macht und die Abläufe viel effizienter sind. „Die Genehmigungszeit ab Rechnungseingang hat sich erheblich verkürzt, und die Tatsache, dass wir jederzeit Einblick in die Rechnungen haben, ist ein großer Fortschritt“, stellt Sabina fest.

Wenn autorisierte Mitarbeiter unterwegs sind, können sie über die sichere Citrix-Fernzugriffsanwendung von LW Theatres immer noch Rechnungen und Zahlungsbelege einsehen, was wiederum die Abläufe in Gang hält.

Letztendlich möchte das Finanzteam die Möglichkeit haben, alle Papierrechnungen des vergangenen Geschäftsjahres einzuscannen, damit auch diese Dokumente bei Bedarf abgerufen werden können. Die einzelnen Abteilungen sollen auch in der Lage sein, die von ihnen genehmigten Rechnungen einzusehen, sobald diese archiviert sind. Sobald es die Zeit erlaubt, wird LW Theatres die Gespräche mit EASY wieder aufnehmen, um diese Pläne voranzutreiben, sagt Sabina.

Die Erfahrungen, die die Theatergruppe mit EASY gemacht hat, sind durchweg positiv, sagt sie abschließend. „Das ganze Team ist so professionell und zugänglich“, sagt sie. „Die Dokumentenmanagement- und Workfow-Lösung von EASY Software hat eine große Veränderung bewirkt. Alles ist jetzt viel effizienter, und niemand muss sich Sorgen über verlegte oder verlorene Rechnungen machen. Auch unsere Lieferanten sind zufriedener.“

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