Sogar auf hoher See
von überall erreichbar.

Archiving made easy.

EASY ARCHIVE hilft den Boutique-Schiffen von Saga,
sofort auf Kunden-Feedback zu reagieren.

Die Saga Gruppe ist im Bereich Urlaubs- und Versicherungsprodukte für die Zielgruppe Ü50 tätig und präsentiert mit Stolz einen außergewöhnlichen neuen Service. Insgesamt hat die aus zwei Geschäftsbereichen mit Kundenkontakt und den zentralen Konzerndienstleistungen bestehende Gruppe fünf Niederlassungen in Großbritannien. Zudem arbeitet sie eng mit ihrem Schiffsbaupartner in Deutschland zusammen, der auch für die Montage der neuen Boutique-Schiffe verantwortlich ist. 2019 wurde das erste Seeschiff eingeweiht, und ein zweites wird derzeit fertiggestellt. Die Gruppe verfolgt außerdem Pläne für ein Flusskreuzfahrtschiff.

 

Geschwindigkeit und Effizienz machen den Unterschied zwischen gutem oder schlechtem Kundendienst, egal ob bei der Verarbeitung von Schadenfällen in der KFZ-Versicherung, dem Abschluss von Urlaubsbuchungen oder der Nachverfolgung von Kunden-Feedback. Aus diesem Grund hat die Saga Gruppe schon vor einigen Jahren die Strategie eingeschlagen, papierlos zu arbeiten.

Dafür wurde ein zentrales Verwaltungs- und Datenbüro eingerichtet und EASY ARCHIVE eingeführt. Heute werden bis zu 90 Prozent der eingehenden Post gescannt, aufbereitet und dann elektronisch an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet, sodass befugte Nutzer an jedem Standort umgehend Zugang zu den Inhalten haben.

 

„Abgesehen von bestimmten vertraulichen Schriftstücken und Junk Mail wird alles elektronisch erfasst und abgelegt,“ erläutert Marina Uden, Customer Data Quality Assurance & Capture Systems Manager der Saga Gruppe. „Sobald die Dokumente aufbereitet und eingescannt wurden, sind die Informationen in der EASY-Plattform archiviert und im Unternehmen einsehbar. Die Papiervorlagen werden bei uns noch 1 bis 3 Monate aufgehoben und dann zerstört. Wenn alles elektronisch zur Verfügung steht, können die Informationen von allen Mitarbeitern schnell gefunden werden, es geht nichts verloren, und wir gehen in punkto Vertraulichkeit keine Risiken ein.“

Auch in unserem Versicherungsgeschäft wirkt sich die Schnelligkeit des Informationszugriffs direkt auf das Kundenerlebnis aus und minimiert Verzögerungen im Schadenfall.“

Marina Uden, Customer Data QA & Capture Systems Manager, SAGA Gruppe

Weitere Projektinformationen

Die Mengen an Papier, die bei Saga eintreffen, können riesig sein. Dank der elektronischen Be- und Verarbeitung spart das Unternehmen Platz und muss nicht unzählige Aktenschränke vorhalten. Und es kommen keine Prozesse zum Erliegen, nur weil man ein bestimmtes Dokument nicht finden kann. Bei solchen Dokumenten kann es sich um Schadenfreiheitsrabatte für Versicherungskunden oder Urlaubsbuchungen für Reisende handeln.

Im Kreuzfahrtgeschäft bildet EASY ARCHIVE auch die Grundlage für das Dokumentenmanagementsystem der Schiffsbauer. So lassen sich Konstruktionen und Zeichnungen schnell zwischen den deutschen Betrieben in Papenburg und der Saga Gruppe in Folkstone, Großbritannien, austauschen.

Die Möglichkeit, solche Entfernungen ganz einfach zu überbrücken, kommt auch dem Kunden-Feedback zugute. Wenn Urlauber ihre Reise gerade beendet haben, erhalten sie ein Feedback-Formular, das sie ausfüllen sollen. Damit erhält Saga die Chance, ihren Kunden ein noch schöneres Urlaubserlebnis zu bieten. Für solche Umfragen eignen sich Papierformulare besser, da sie im Vergleich zu Online-Feedback direktere Ergebnisse liefern und alle teilnehmen können. Dank EASY ARCHIVE verliert Saga keine Zeit, diese Ergebnisse an die betrieblichen Teams weiterzuleiten.

Gerade mit den neuen Kreuzfahrtschiffen ist es besonders wichtig, sofort auf das Feedback von Kunden reagieren zu können, um den Urlaub für sie immer weiter zu perfektionieren. „Wenn wir die Fragebögen morgens scannen, haben die Teams bereits am Mittag Zugriff darauf und können Probleme beheben, solang das Schiff noch im Hafen liegt,“ erklärt Marina Uden. „Ein Umschlag von 3 Stunden ist für jedes Unternehmen unglaublich!“

Und sie fügt hinzu, dass die Auswirkungen dieser schnellen Reaktionszeit „drastisch“ sind. „Gerade mit den neuen Kreuzfahrtschiffen wollen wir erreichen, dass die Kunden nur beste Erfahrungen machen. Und auch in unserem Versicherungsgeschäft hat die Geschwindigkeit, mit der wir Zugriff auf Informationen erhalten, eine direkte Auswirkung auf die Bearbeitungszeiten bei einem Schadensfall. Wenn sich beispielsweise die Mitarbeiter noch einmal ansehen müssen, was ein Kunde zu einem bestimmten Zeitpunkt angegeben hat, können unsere Teams diese Informationen umgehend abrufen – und damit schneller vorankommen.“

Vor der Einführung von EASY ARCHIVE hatte die Saga Gruppe eine eher rudimentäre Archivierungslösung. Diese wurde dem Bedarf allerdings nicht gerecht, sodass einige Abteilungen ihr ganz eigenes System einführten. „EASY ARCHIVE ist so viel leichter in der Anwendung,“ erklärt Frau Uden. „Es ist ein sehr intuitives System und basiert auf einem Web-Browser, sodass unsere Mitarbeiter von überall online auf die Inhalte zugreifen können. Auch die Speicherung und der Zugriff auf die Dokumente geht viel leichter.“

Obgleich Saga derzeit keine optische Zeichenerkennung (OCR) nutzt, um Suchdaten aus ihren elektronischen Dokumenten zu extrahieren, geht Marina Uden davon aus, dass auch diese Funktion für die Gruppe nützlich wäre, wenn man sich in der Zukunft entscheidet, sie ebenfalls einzuführen. Außerdem kann sie sich vorstellen, dass auch den Kunden in Zukunft noch mehr Selbstbedienungsfunktionen zur Verfügung gestellt werden.

EASY ARCHIVE ist ein absolut wertvolles Gut für das Unternehmen. „Es kommt in 90 Prozent des gesamten Geschäfts zum Einsatz,“ erklärt Frau Uden. „Als wir uns angesehen haben, wie wir EASY nutzen und die Versicherungssparte fragten, ob sie nicht ein paar ihrer Kapazitäten von EASY abgeben könnte, da sie parallel noch ihr altes Archivierungssystem nutzte, lehnte sie das ab! Sie findet, dass EASY so viel leichter anzuwenden ist, dass sie es unter keinen Umständen abgeben wollte.“

Und in Bezug auf EASY SOFTWARE als Lieferanten können wir nur sagen, dass Saga mit der Beziehung nicht glücklicher sein könnte, schließt Sie ab. „Unser Account Manager war super, erst kürzlich hat er sich dafür eingesetzt, dass wir ein Upgrade erhalten,“ sagt sie. „Und unser Support Manager ist immer zur Stelle, wenn wir Fragen haben. Der Service ist klasse, uns wird immer geholfen, egal, was wir gerade brauchen.“

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Pegasus Airlines

Zusammen mit EASY und mit Hilfe von Technologien wie Blockchain oder Künstlicher Intelligenz zielt die Digitalisierungsstrategie der Pegasus Airlines nicht nur darauf ab, das Kundenerlebnis zu verbessern, sondern auch die internen Prozesse der Mitarbeitenden.

Amey

Amey nutzt zur Erfassung und Verwaltung eingehender Kreditorendokumente in SAP die Archivierung von EASY SOFTWARE.
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