Referenz-Story
SaniTec: Effiziente digitale Archivierung von Vertriebsdokumenten
Über SaniTec
Sollten Sie schon einmal in einem Baumarkt nach einem Durchlauferhitzer gesucht haben, hat Ihnen dabei sehr wahrscheinlich ein Produkt der Marke SaniTec weitergeholfen. Das Unternehmen aus Lüneburg im Herzen Niedersachsens ist Deutschlands führender Experte für den Vertrieb von Elektro-Heißwassergeräten in Baumärkten. Als hoch spezialisierter Handelspartner beliefert SaniTec mehr als 1200 Baumärkte in Deutschland und Europa. Die Vertriebsprofis haben auch einen Point of Sale (PoS) entwickelt, der die Endkunden vor Ort anschaulich über die Spezifikationen der verschiedenen Geräte führender Hersteller aufklärt. Ob Bad, WC oder Küche, mit Wärmepumpe oder Wasserspeicher – am PoS von SaniTec finden Kunden selbstständig die richtige Lösung.
Erfolgreiches Geschäftsmodell unter der Clage-Holding
Wie gut dieses Geschäftsmodell funktioniert, zeigt derJahresumsatz von etwa 12 Millionen Euro, den das 16 Mitarbeiter starke Team im Jahr generiert. Das ist sicherlich nicht zuletzt auch dadurch möglich, dass SaniTec einen starken Partner an seiner Seite hat. Das Unternehmen ist Teil der ebenfalls in Lüneburg angesiedelten Clage-Holding, die unter dieser Marke eigene Heißwassergeräte produziert und vertreibt. Über diesen Weg fand auch easy software seinen Weg zu SaniTec:
„Gerade bei großen Rechnungen, wenn die Geschäftsführung involviert ist, sollte die Rechnungsfreigabe auch bei räumlicher Distanz möglich sein. Etwa, weil die Geschäftsführer auf Reisen sind. Bisher musste in diesem Fall die Sekretärin ein Fax schicken, das unterschrieben zurückgeschickt und in der Buchhaltung zusammengetackert wurde.“
IT-Lösungen müssen verlässlich sein
Das sagt Carsten Edler, der seit mehr als 30 Jahren bei SaniTec für die IT verantwortlich ist – also alles, was mit Netzwerken, Software und digitalen Arbeitsprozessen zusammenhängt. Als alter Hase hat Edler easy archive schon mehrmals neu versioniert und ist mit der Software auf neue Hardware umgezogen. In der Regel „werkelt easy archive aber im Keller ohne Probleme vor sich hin und schreibt die Daten so weg, wie es sein soll“. Verlässlichkeit ist ein wichtiges Kriterium für die IT bei SaniTec und dem Mutterkonzern Clage. Alle wesentlichen Programme und Daten bleiben auf absehbare Zeit on-premises und werden unter eigener Regie verwaltet: Das Betriebssystem kommt von Microsoft, die Lösung für den Bereich Enterprise Resource Planning (ERP) von Infor. In diesem Konzert ist easy archive für Edler ein „smoothes, sehr wartungsfreies“ Produkt, das SaniTec zusammen mit easy capture, dem OCR-Tool für die digitale Belegerfassung, im Vertrieb einsetzt.
Digitale Archivierung von Belegen im Vertrieb
Konkret nutzt SaniTec diese easy-Produkte, um Belege von den Vertriebspartnern – das sind in der Regel die Baumärkte, können in seltenen Fällen aber auch die Endkunden sein – zu archivieren. Um die Herausforderung hinter diesen Anwendungsfällen zu verdeutlichen, muss Edler etwas ausholen. Konkret gibt es bei SaniTec derzeit zwei Einsatzszenarien für easy archive: Retouren und Kundenaufträge.
Szenario 1: Der Retourenprozess
Im Bereich der Retouren handelt es sich um Gutschriften oder Belastungsanzeigen, die in der Regel über einen Versanddienstleister zusammen mit den Geräte-Rückläufern das Lager von SaniTec erreichen. Durch den Transport können diese Dokumente in einem sehr schlechten Zustand sein. Zum Beispiel, weil diese vielfach geknickt und geklammert sind oder sich noch Wasser im Gerät befunden hat, das beim Transport das Papier aufgeweicht hat, sodass die Schrift verlaufen ist. Nach der Warenannahme werden diese Dokumente eingescannt, verschlagwortet und in digitaler Form im Archiv abgelegt. Die Papierdokumente müssen dann nicht weiter aufbewahrt werden und können anschließend vernichtet werden.
Der Vorteil von easy archive liegt für SaniTec bei diesem Prozess darin, dass auf diese Weise keine Ressourcen für die physische Archivierung der Dokumente anfallen. Später zahlt sich die digitale Archivierung dadurch aus, dass es sehr einfach ist, über die Suchfunktion in der Archivsoftware wiederzufinden.
„So kann es zum Beispiel vorkommen, dass angeblich ein elektronischer Durchlauferhitzer im Einkaufswert von 300 Euro zurückgeschickt worden sein soll, wir aber nach kurzer Recherche in den digitalisierten Dokumenten sehen, dass bei uns tatsächlich nur ein 5-Liter-Speicher im Einkaufswert von 50 Euro eingetroffen ist.“
Szenario 2: Kommissionierlisten für den Warenausgang
Das zweite Szenario für die digitale Archivierungslösung sind Kommissionierlisten für den Warenausgang. Dazu erfassen wir im Vertrieb alle Kundenaufträge, die als Kommissionierlisten in Papierform ins Lager gehen. Dies geschieht, weil es die Mitarbeiter dort bevorzugen, ein Papier in der Hand zu haben, da auf mobilen Geräten oft zu viele Positionen sind, die das Scrollen erschweren. Auf den Kommissionierlisten stehen Informationen wie die Anzahl der Positionen, die Kartongröße und das Gesamtgewicht.
Der Mitarbeiter stempelt die Liste ab und versieht sie mit weiteren Angaben, die nicht aus dem EDV-System entnommen werden können, wie z.B. wer den Auftrag gepackt hat. Jede Liste hat einen Barcode, der beim Scannen am easy capture Arbeitsplatz eingescannt wird. Sollte eine Bestellung per Fax vorliegen, wird diese hinterlegt. Über den Barcode erfolgt eine Datenbankabfrage an das ERP-System von Infor, das die Auftragsdaten einliest und verschlagwortet.
Bei uns gibt es keine Bremser
Für die Zukunft plant der IT-Chef Edler, weitere Prozesse bei SaniTec auf die digitale Archivierung umzustellen. Ein wichtiger Grund für diese Entscheidung sind seine Kolleginnen und Kollegen, die insgesamt sehr daran interessiert sind, die digitale Transformation bei Archivprozessen voranzutreiben:
Die handelnden Personen sind extrem gewillt, mehr Prozesse zu optimieren und zu verbessern, und sie sind auch dazu bereit, dafür in der Übergangszeit ein paar Schmerzen zu ertragen. Denn jede Umstellung ist natürlich anfangs schwierig, da geliebte und gelebte Prozesse verändert werden. Aber da sind wir hier tatsächlich sehr, sehr gut aufgestellt. Es gibt keine Bremser, sondern ganz im Gegenteil, da gibt es bei uns nur Vorantreiber. Das muss man dazu auch mal sagen.
Zukunftspläne für die digitale Transformation mit easy
Auf der To-do-Liste ganz oben steht dabei die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung. Hier gibt es für SaniTec nicht zuletzt wegen der bevorstehenden Umstellung auf die E-Rechnung in der B2B-Wirtschaft ab 1. Januar 2025 dringenden Handlungsbedarf, da die eigenen Systeme die dann gültigen E-Rechnungsformate wie X-Rechnung oder ZUGFeRD noch nicht verarbeiten können. Edler denkt bei diesem Projekt aber von Anfang an größer:
„Schon in naher Zukunft sollen alle Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Gutschriften etc. und alle Eingangsrechnungen bei SaniTec digitalisiert und in easy archive revisionssicher abgespeichert werden.“
Wenn er das Projekt in Angriff nimmt, wird er auf jeden Fall auf den Support von easy zurückgreifen:
„Ich behaupte aus Erfahrung, dass sich das mit easy archive lösen lässt und dass easy die richtigen Leute hat, die mich dabei unterstützen können.“
Gleichzeitig sieht Edler aber auch auf die Geschäftspartner viel Arbeit zukommen:
„Ich denke, dass etwa 95 Prozent der Belege, die über das Beschaffungswesen bei uns im Einkauf landen, tatsächlich noch in Papierform sind.“
Die Geschäftsführung unterstützt aktiv die Modernisierung unserer Prozesse. Trotz anfänglicher Mehrkosten für Software und Mehraufwand für Mitarbeiter investieren wir bewusst in diese Veränderungen, um uns stetig weiterzuentwickeln.
Carsten Edler,
Leiter IT | SaniTec Produkthandel GmbH