Vetter Pharma

Medikamentenproduktion „just in time“

Das Unternehmen Vetter dürfte manchen un­bekannt sein. Doch möglicherweise haben sie bereits Bekanntschaft mit einem dort her­gestellten Produkt gemacht. Denn das Un­ternehmen ist einer der Weltmarktführer im Bereich vorgefüllter Injektionssysteme und unterstützt Pharma- und Biotechunterneh­men von der frühen Entwicklung neuer Prä­parate bis zur weltweiten Marktversorgung. Weil hierfür vielfältige Stammdaten nötig und eine lückenlose Dokumentation wie auch verlässliche Logistik gefordert sind, vertraut der „Hidden Champion“ aus Ravensburg auf die Process2Design SAP-Workflowlösung der EASY SOFTWARE.

Wie der Pharmadienstleister Vetter seine SAP-Workflows mit Process2Design digitalisiert

Die Kommunikation ist sehr gut, ich muss nur anrufen und unsere Berater kümmern sich um unsere Anliegen. Man spricht halt die gleiche Sprache, weil EASY im Projektverlauf unsere Prozesse in hohem Maße verinnerlicht hat.“

Conny Funk, Lead Material Master Processes & Systems, Vetter Pharma-Fertigung GmbH & Co. KG

Seit über 35 Jahren steht der Name Vetter für hochwertige aseptisch vorgefüllte Injekti­onssysteme. Der Pharmadienstleister ist ein unabhängiger internationaler Spezialist in der Fertigung gebrauchsfertiger Spritzensysteme, Kar­pulen und Vials. Das Unternehmen unterstützt seine Kunden ab dem Zeitpunkt der Entwicklung über die Zu­lassung bis zur erfolgreichen Produkteinführung und späteren weltweiten Marktversorgung. Vetter steht für Qualität, Innovationen und eine strategische Partner­schaft mit seinen Pharma- und Biotechkunden.

Das Unternehmen agiert als Dienstleister für Phar­ma- und Biotech-Kunden weltweit. Den Wirkstoff stellt der Kunde bereit, Vetter kümmert sich dann um die Abfüllung, optische Kontrolle und die Ver­packung. Die Medikamentenabfüllung erfolgt in Deutschland an drei Standorten: Zwei in Ravensburg und ein Standort in Langenargen. Alle drei besitzen Zulassungen für den europäischen Markt sowie der Food and Drug Administration (FDA), die über den US-Markt wacht.

80% der aktuell bei Vetter herge­stellten Medikamete f globale Pharma- und Biotechunterneh­men gehen zur Gruppe der Biologika. F seine Leistun­gen erhielt Vetter bereits viele Auszeichnungen: den Facility Of The Year Award, den Fraunhofer Clean! Award, den CMO Leaders-hip Award, den German Design Award, den Wirtschaftspreis der Stadt Ravensburg und den World Star Award.

100
Gründung
100
Mitarbeitende (2021)
10
Mio. € Umsatz (2019)

Projektinformationen

Vielfältige Stammdaten im Unternehmen

So vielfältig wie die Kunden, deren Wirkstoffe und Verpackungen, so vielfältig sind auch die Stamm­daten, die es bei Vetter zu verwalten gilt. Zum einen gibt es sogenannte „Einsatzkomponenten“ die für die Beschaffung, die Planung, die Lo­gistik und die Produktion benötigt werden. Des Weiteren gibt es die „Produktionsstammdaten“ wie z.B. die Herstellvorschriften mit ihren Produktionsanweisungen und Planungsrezepte, die festle­gen, an welcher Maschine mit welcher Personenleistung und Maschinenleistung gefertigt wird. Und Stücklisten, welche die Komponenten für die jeweilige Produktionsstufe aufführen: vom Spritzen­körper über das Verschlussteil, das Etikett, über die Folien und bis hin zu Faltschachteln.

Strengstens überwacht

Im Oktober 2016 startete Vetter das Projekt „Domäne Material“ mit dem Ziel die hochintegrativen und bereichsübergreifenden Stammdatenprozesse zu digita­lisieren. Ziel ist es das Projekt bis 2024 abzuschließen, um 20 ehemals papier­basierte Einzelprozesse digital abzubilden und mit dem hauseigenen SAP zu verknüpfen.

Von dieser Digitalisierung der mit Stammdaten arbeitenden Workflows ver­spricht sich Vetter mehr Effizienz und Prozesssicherheit – schließlich ist das Unternehmen an äußerst strenge Richtlinien gebunden, vor allem an die der „Guten Herstellerpraxis“ (Good Manufacturing Practice, GMP). Im Rahmen jedes Projektes, das Vetter betreut, fallen Validierungsdokumente an, die umfassend dokumentiert werden müssen.

Insbesondere die Durchlaufzeiten gilt es weiter zu optimieren. „Der Prozess der Stammdatenanlage ist sehr umfassend und standortübergreifend. Unsere bisherigen Prozesse sind dabei stark papiergebunden“, erklärt Cornelia Funk, Leiterin Domäne Material Information Technology bei Vetter. Sie leitet das Digi­talisierungsprojekt. „Zentrales Projektziel ist daher die Digitalisierung der Stammdatenprozesse.“

„Unsere Prozesse sind sehr komplex und bereichsübergreifend aufgestellt. Um sie optimal zu steuern und zu überwachen, verlagern wir sie in unser validiertes SAP-Umfeld“, so Funk.

EASY: ein bewährter Partner

Als Umsetzungspartner wählte Vetter die EASY SOFTWARE. Mehrere Gründe gaben den Ausschlag für das Unterneh­men. Zum einen hatte man bereits zuvor erfolgreich mit EASY zusammengearbeitet. Zum anderen gibt es nicht viele Firmen, die passende Lösungen anbieten: Vetter nutzt den SAP Workflow und ein Process2Design-Add-on von EASY. „Uns war wichtig, dass auch Menschen, die nicht aus der SAP-Welt kommen, mit den digitalen Workflows arbeiten können. Die EASY Oberfläche ist sehr benutzerfreundlich, was weniger Schulungsaufwand und niedrigere Einstiegs­hürden für User mit sich bringt.“

Cornelia Funk und die Berater von EASY sind kontinuierlich mit dem Projekt befasst und sind für Steuerung, technische Umsetzung, Einstellungen, Tests und Dokumentation ver­antwortlich. Die beteiligten Fachbereiche stoßen je nach Agenda zu den seit Oktober 2016 wöchentlich stattfin­denden Workshops hinzu, geben Input und sind eng in die Testläufe eingebunden. Zu ihnen gehören neben der IT die Bereiche Development Service, Produktion, Produktions­systeme, Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle sowie die Abteilungen Customer Service, Kundenprojektmanage­ment, Supply Chain Management, Controlling Systeme & Business Intelligence und Domäne Material.

Von den rund 20 Einzelprozessen, die es mit SAP und EASY Process2Design abzubilden gilt, konnten die in strategi­scher Hinsicht besonders wichtigen Prozesse bereits opti­miert und digitalisiert werden. Sie ermöglichen die vielen Kunden- und Entwicklungsprojekte des Unternehmens.

Für 2019 ist der Go-Live der digitalisierten Stammdaten für „Einsatzkomponenten“ geplant, die man für die Abfüllung von Produkten benötigt – von Ausgangsstoffen bis hin zu Packmitteln. Im Anschluss begibt sich das Projektteam ab 2022 dann an die Digitalisierung der „kommerziellen Char­gen“. Sie beinhalten alle Stammdaten zu den Halb- und Fertigwaren (Eigenfertigung), die Vetter abfüllt.

Lösung überzeugt selbst Kritiker

Das Projekt erhält ein überaus positives Feedback. „Als wir 2016 starteten, gab es Mitarbeiter, die sehr an die papierbasierte Arbeit gewöhnt waren. Gerade diese Kollegen geben uns in unseren Feedbackrunden zu Proto­koll, dass ihnen der Verzicht auf Papier die Arbeit extrem erleichtert und dass sie es toll finden, von jedem Standort aus Zugriff auf ihre Prozesse zu haben“, so Funk. Auch die Betreuung durch EASY überzeugt. Cornelia Funk: „Die Kommunikation ist sehr gut, ich muss nur anrufen und unsere Berater kümmern sich um unsere Anliegen. Man spricht halt die gleiche Sprache, weil EASY im Projektverlauf unsere Prozesse in hohem Maße ver­innerlicht hat.“

Bleibt die Frage: Wie steht es mit der Transparenz? Die Antwort: Vetter Pharma behält nun stets den Überblick über den aktuellen Stand des einzelnen Prozesses und erkennt, in welchem Schritt, bei welchem User der Prozess sich befindet. Dadurch kann man in dringenden Fällen einen konkreten Ansprechpartner schnell identifizieren und entsprechend kurz­fristig reagieren.

Zusammenfassend sorgt der SAP Workflow mit Process2Design von EASY in diesem Bereich für eine Transparenz, die für Vetter eine wertvolle Weiterentwicklung darstellt.

Transparente Prozesse

Eine Transparenz nicht nur für das Unternehmen. Bedenkt man, dass hinter jedem Produkt, welches Vetter im Auftrag für seine Kunden herstellt, ein kranker Patient steht, wird klar, wie wichtig es ist, dass Vetter „in time“ liefert. „Eine schnelle und rechtzeitige Bereitstellung der Stammdaten-Dokumentationen ist dafür unerlässlich“, so Funk. „Unser gemeinsames Projekt mit EASY bringt uns unserem Ziel einer noch umfassenderen Transparenz näher.“

Nach Abschluss des Projektes ist der Einsatz weiterer EASY Lösungen bei Vetter gut vor­stellbar, so z.B. im Formularwesen. „Die Lösung ist sehr flexibel, so dass man sie derart für unterschiedlichste papierbasierte Prozesse nutzen kann. Außerdem ist sie leicht verständlich aufgebaut, dass nur wenig Schulungsaufwand notwendig ist, um einfache Prozesse selbst imple­mentieren zu können.“

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