"Wir wollten eine Steigerung der Produktivität und Skalierbarkeit durch schnellere Freigabeprozesse"
EASY Invoice bei dem führenden E-Commerce Unternehmen im Bereich der Nahrungsergänzungsmittel in Deutschland.

Der digitale Rechnungseingangsprozess bei der vitafy GmbH
Interview unseres Partners Henrichsen4easy mit Andreas Reif,
CFO bei der vitafy GmbH
Gegründet in 2013 ist vitafy.de heute einer der führenden Online-Shops für Nahrungsergänzungsmittel in Deutschland. Mit drei Standorten, 85 Mitarbeitenden und einem Umsatz von ca. 50 Mio. in 2019 ist vitafy in den letzten Jahren vom Start-Up zum Grown-Up gewachsen.
Mit drei erfolgreichen Akquisitionen in 2019 – den Marken GymQueen, BodyLab und Lineavi – ist vitafy klar auf Wachstumskurs. Gestartet als reiner Webshop, vertreibt vitafy heute sechs Eigenmarken – online und über den stationären Handel in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Die Übernahmen in 2019 sind für vitafy somit der erste Schritt, sich zu einer Art Dachgesellschaft für Marken im Bereich Fitness, Abnehmen, Nahrungsergänzung und Functional Food zu entwickeln.
Ein solch schnelles, komplexes Wachstum macht sich in allen Abteilungen bemerkbar. So auch in der Finanzabteilung von vitafy. Dies war auch der Grund, warum Andreas Reif – CFO bei vitafy – sich 2019 für die Implementierung von EASY Invoice entschieden hat.
Interview
Andreas Reif: Vitafy Brands Gruppe ist in den letzten Jahren stark gewachsen – organisch und anorganisch. Ziel der Implementierung des digitalen Rechnungseingangsprozesses war für uns die Steigerung der Produktivität und Skalierbarkeit durch schnellere Freigabeprozesse und mehr Transparenz – über alle Konzerngesellschaften hinweg. Uns ist es wichtig, das starke Wachstum des Unternehmens nicht einfach nur mit mehr Personal zu stemmen, sondern mit automatisierten, digitalen Prozessen zu skalieren und so mit dem vorhandenen Personal jeden Tag mehr Prozesse und Transaktionen in den administrativen Bereichen abwickeln zu können.
Andreas Reif: Im ersten Schritt lag die Herausforderung in der Überzeugungsarbeit, in ein digitales System zu investieren. Die Finanz- und Controllingfunktionen sind im ersten Schritt ja „nur“ nachgelagerte, administrative Bereiche im Unternehmen. Die Kundenansprache und der Umsatz werden im Front-End erzielt, auf dem der Hauptfokus und auch die Haupterfahrung der Software- und Entwicklungsinvestitionen liegt. Der angespannte Bewerbermarkt im Bereich der Buchhaltung und die Möglichkeit einer schnellen Umsetzung waren am Ende zwei der Faktoren, die überzeugt haben. Zu Beginn fehlte uns das interne Know-how, wie man diese Finance-IT und Workflow-Systeme in-house managed und begleitet. Wir haben zu Beginn einen dedizierten Mitarbeiter in unserer Finanzabteilung benannt, der für das Projekt-Management, den Roll-Out und das In-life Management verantwortlich ist. Durch das vorhandene Wissen und die Erfahrung auf Seiten von HENRICHSEN4easy sowie die enge Zusammenarbeit lief die Einführung dann als „Training on the Job“ und der Wissenstransfer hat von Anfang an sehr gut funktioniert.

Die Aufrechterhaltung der Freigabeprozesse von Rechnungen, die rechtlich und inhaltlich nötig sind, könnten wir aktuell gar nicht einhalten, wenn wir keinen digitalen Rechnungseingangs- und Freigabe-Prozess hätten
Andreas Reif, CFO bei der vitafy GmbH




