Wundermittel für Papierprozesse

Da WEPA bereits seit vielen Jahren zufrieden mit einem digitalen Archiv aus dem Hause easy arbeitete, lag die erste Wahl sehr nahe. „Wieso sollten wir schließlich noch einen Anbieter in unser Ökosystem holen, wenn wir hier alles aus einer Hand kriegen? Zudem archivierten wir zu diesem Zeitpunkt exakt die Dokumente im easy archive, deren Prozesse wir automatisieren wollten: Rechnungen, Lieferscheine und andere Dokumente der Buchhaltung. Natürlich haben wir uns ein wenig umgeschaut, aber letztlich war die naheliegende Option auch die, die uns inhaltlich am meisten überzeugt hat“, sagt Roman Buchholz, Leiter Controlling und Compliance.

Gemeinsam mit easy Partner Konica Minolta ging WEPA in die Planung der neuen digitalen Workflows. Wie sehen die neuen Wege aus? Wie erfolgen Freigaben? Welche Schnittstellen zu anderer Software sind erforderlich? Die erste Frage im Zuge dieser Planung war: Wie gehen Rechnungen aktuell durchs Haus?

Das Projektteam untersuchte die bisherigen Papierprozesse nach Schwachstellen und Verbesserungspotentialen. Dabei stellte sich heraus: So schlecht war der papierbasierte Ablauf gar nicht! Er war sogar ziemlich effizient. Seine einzige Schwäche war, auf Papier angewiesen zu sein. Denn Papier wandert nur langsam von Schreibtisch zu Schreibtisch, existiert immer nur einmal als Original und verschwindet am Ende in überfrachteten Ordnersystemen. Probleme, die ein digitales Dokumentenmanagementsystem im Handumdrehen löst.

Somit eignete sich der bisherige Prozess hervorragend als Fundament der digitalen Workflows. Da easy Lösungen flexible Anpassungen ermöglichen, war es kein Problem, die digitalen Workflows den papierbasierten nachzuempfinden. „Der erfreuliche Nebeneffekt war, dass die Mitarbeitenden sich kaum umgewöhnen mussten, weil fast sämtliche Prozesswege vertraut blieben. Was sie jedoch nicht wiedererkannten, war die Geschwindigkeit, Stabilität und Sicherheit, mit der die digitalen Prozesse funktionierten. Lange Liegezeiten und hohe Fehlerquoten sind seitdem Vergangenheit“, sagt Roman Buchholz.

Dass die traditionellen Papierprozesse als Basis so erfolgreichen waren, heißt aber nicht, dass es keine Verbesserungspotentiale gab. Der Workflow-Baum entwickelt sich bis heute kontinuierlich weiter – auch lange nach Abschluss des ursprünglichen Projekts. Denn immer wieder fällt der einen oder anderen Person auf, dass es hier oder dort eine sinnvolle Abkürzung oder Weggabelung geben könnte. Weil die Konfiguration des Systems so einfach zu erlernen ist, braucht WEPA keine externe Hilfe, um diese Optimierungen vorzunehmen.