WEPA Apothekenbedarf

Wundermittel für Papierprozesse

Pflaster und Heilsalben hat der WEPA Apothekenbedarf allzeit parat. Das heißt jedoch nicht, dass Mitarbeitende sich weiter an Papier schneiden sollen. Sicherheit und bedarfsgerechte Lösungen gehören bei WEPA seit mehr als 100 Jahren zur Firmenphilosophie. Das Familienunternehmen versorgt Apotheken deutschlandweit mit Gesundheitsprodukten für den Hausbedarf. Somit war das Heilmittel für langsame und fehleranfällige Papierprozesse der natürliche nächste Schritt für WEPA.

WEPA Apothekenbedarf

Neue digitale Workflows

Unsere bestehenden digitalen Systeme erforderten spezifische individuelle Schnittstellen. Für EASY war es jedoch kein Problem, diesen hohen internen Anforderungen gerecht zu werden“

Roman Buchholz, Leiter Controlling und Compliance

Wenn täglich eine dreistellige Zahl neuer Rechnungen hineinflattert, ist es unmöglich, sämtliche Einzeldokumente zeitnah durch den komplexen Betrieb zu schleusen. Von Sachbearbeitung über Buchhaltung bis zur Archivierung wandern Rechnungen teils wochenlang quer durchs Haus. Nebenbei verschwinden Rechnungen; Dialoge wie „Ich habe sie doch weitergegeben!“ – „Aber ich habe sie trotzdem nicht!“ gehören zur Tagesordnung.

Schuld daran trägt niemand. Denn chaotische Zettelwirtschaft betrifft jedes Unternehmen, sobald es einen bestimmten Grad an Komplexität erreicht. Doch auch wenn niemand schuld ist, gibt es am Ende Probleme mit Dienstleistern, weil Zahlungen ausbleiben. Im besten Fall bleibt es bei Mehraufwand, weil nachgeforderte Rechnungen unter Zeitdruck noch einmal den kompletten Prozess durchlaufen müssen. „Diese Redundanzen und Stolpersteine plagten WEPA an vielen Stellen. Die Frage nach der Digitalisierung unserer Prozesse war – wie bei vielen Betrieben – keine Frage des Ob, sondern des Wann“, sagt Roman Buchholz, Leiter Controlling und Compliance bei WEPA. Um alle Fallgruben mit einem Schlag abzudecken, suchte WEPA eine Lösung, die möglichst viele Probleme auf einmal löst.

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Gründung
10
Mitarbeitende
1
Versendete Pakete am Tag

Quelle: wepa-apothekenbedarf.de

Projektinformationen

Weniger Arbeit als erwartet

Da WEPA bereits seit vielen Jahren zufrieden mit einem digitalen Archiv aus dem Hause EASY SOFTWARE arbeitete, lag die erste Wahl sehr nahe. „Wieso sollten wir schließlich noch einen Anbieter in unser Ökosystem holen, wenn wir hier alles aus einer Hand kriegen? Zudem archivierten wir zu diesem Zeitpunkt exakt die Dokumente im EASY Archive, deren Prozesse wir automatisieren wollten: Rechnungen, Lieferscheine und andere Dokumente der Buchhaltung. Natürlich haben wir uns ein wenig umgeschaut, aber letztlich war die naheliegende Option auch die, die uns inhaltlich am meisten überzeugt hat“, sagt Roman Buchholz, Leiter Controlling und Compliance.

Gemeinsam mit EASY Partner Konica Minolta ging WEPA in die Planung der neuen digitalen Workflows. Wie sehen die neuen Wege aus? Wie erfolgen Freigaben? Welche Schnittstellen zu anderer Software sind erforderlich? Die erste Frage im Zuge dieser Planung war: Wie gehen Rechnungen aktuell durchs Haus?

Das Projektteam untersuchte die bisherigen Papierprozesse nach Schwachstellen und Verbesserungspotentialen. Dabei stellte sich heraus: So schlecht war der papierbasierte Ablauf gar nicht! Er war sogar ziemlich effizient. Seine einzige Schwäche war, auf Papier angewiesen zu sein. Denn Papier wandert nur langsam von Schreibtisch zu Schreibtisch, existiert immer nur einmal als Original und verschwindet am Ende in überfrachteten Ordnersystemen. Probleme, die ein digitales Dokumentenmanagementsystem im Handumdrehen löst.

Somit eignete sich der bisherige Prozess hervorragend als Fundament der digitalen Workflows. Da EASY Lösungen flexible Anpassungen ermöglichen, war es kein Problem, die digitalen Workflows den papierbasierten nachzuempfinden. „Der erfreuliche Nebeneffekt war, dass die Mitarbeitenden sich kaum umgewöhnen mussten, weil fast sämtliche Prozesswege vertraut blieben. Was sie jedoch nicht wiedererkannten, war die Geschwindigkeit, Stabilität und Sicherheit, mit der die digitalen Prozesse funktionierten. Lange Liegezeiten und hohe Fehlerquoten sind seitdem Vergangenheit“, sagt Roman Buchholz.

Dass die traditionellen Papierprozesse als Basis so erfolgreichen waren, heißt aber nicht, dass es keine Verbesserungspotentiale gab. Der Workflow-Baum entwickelt sich bis heute kontinuierlich weiter – auch lange nach Abschluss des ursprünglichen Projekts. Denn immer wieder fällt der einen oder anderen Person auf, dass es hier oder dort eine sinnvolle Abkürzung oder Weggabelung geben könnte. Weil die Konfiguration des Systems so einfach zu erlernen ist, braucht WEPA keine externe Hilfe, um diese Optimierungen vorzunehmen.

Effizientes Arbeiten durch höhere Stabilität und Home-Office

Um einen beliebten Irrtum gleich auszuschließen: Effizientere Prozesse bedeuten keinesfalls, dass plötzlich die Hälfte der Belegschaft überflüssig ist. „150 Rechnungen erfordern weiterhin Mitarbeitende, die diese 150 Rechnungen bewältigen. Der große Unterschied ist, dass alle entspannter und sauberer arbeiten. Natürlich schlägt sich das auch in den Ergebnissen nieder. Die Prozesse funktionieren endlich so, wie sie vor vielen Jahren konzipiert wurden“, sagt Roman Buchholz. „Die einzige Leere in den Büros herrscht in den Aktenschränken der Buchhaltung. Seitdem sich kein Papier mehr anhäuft, sparen wir massig Platz – und langfristig auch teuren Lagerraum.“

Insgesamt ist WEPA sehr zufrieden mit ihrem digitalen Rechnungs- und Vertragsmanagement von EASY SOFTWARE. Dabei war die ursprüngliche Implementierung deutlich herausfordernder als erwartet. „Unsere bestehenden digitalen Systeme erforderten spezifische individuelle Schnittstellen. Für EASY war es jedoch kein Problem, diesen hohen internen Anforderungen gerecht zu werden“, sagt Roman Buchholz.

Er gibt zudem einen Tipp für Betriebe, die ihre eigene Digitalisierung noch vor sich haben: „Es gibt immer unumgängliche Probleme, die wir vorher nicht sehen und für die niemand etwas kann. Aber potenzielle Probleme sind kein Grund, auf Digitalisierung zu verzichten. Wichtig ist, die Zeitplanung fürs Projekt nicht zu eng zu schnüren – insbesondere bei komplexen Buchhaltungs- oder Verwaltungsabteilungen.“

Zum 1. April 2020 ging die EASY Lösung bei WEPA live in den Betrieb. „Bei diesem Datum hatten wir wirklich Glück“, sagt Roman Buchholz, „denn so konnten wir pünktlich zum ersten COVID-19-Lockdown unsere Mitarbeitenden ins Home-Office schicken. Ohne die digitalen Dokumentenworkflows hätten wir in der Zwickmühle gesteckt. Schließlich sind die Abteilungen zu jeder Zeit auf tagesaktuelle Dokumente angewiesen. Ein weiteres Beispiel, wieso um Digitalisierung niemand herumkommt.“

Insgesamt arbeiten mehr als 60 Personen mit der neu eingeführten Lösung. Für die Zukunft plant WEPA, noch weitere Dokumentarten digital zu verwalten.

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