Wilhelm Schröder GmbH
Ein Hybridansatz für digitale Prozesse
Metall und Kunststoff klingen auf Anhieb wie Gegensätze? Die Wilhelm Schröder GmbH als Spezialist für Metall-Kunststoff-Verbindungen würde da widersprechen. Durch ausgeklügelte Kombinationen dieser sehr verschiedenen Materialien erschafft Wilhelm Schröder intelligente Hybridkonstruktionen. Diese Hybride aus Kunststoff und Metall senken bei einzelnen Bauteilen nicht nur die Kosten, sondern auch das Gewicht – bei gleich-bleibender Stabilität und Qualität.
Der Weg zum papierlosen Büro bei der Wilhelm Schröder GmbH
Die Produkte von Wilhelm Schröder haben Sie vielleicht bereits selbst verwendet, ohne es zu wissen. Denn Wilhelm Schröder produziert Komponenten, die unter anderem für den Bau von Fahrzeugen und Haushaltsgeräten wie Spülmaschinen, Staubsaugern oder Türschlösser verwendet werden. All diese Produkte benötigen zuverlässigste Qualität und Stabilität bei möglichst geringem Gewicht und hohem Komfort – dafür arbeiten die 140 Mitarbeiter bei Wilhelm Schröder seit der Firmengründung im Jahr 1924.
Selbstverständlich blieb in diesen fast 100 Jahren kaum ein Bereich unberührt vom technischen Fortschritt. Doch ein bestimmter Teil des Arbeitsalltags schien lange wie ein Begleiter fürs Leben: Das Papier.
Je länger die Herrschaft des Papiers andauerte, desto höher stapelten sich alte Ordner im Archiv. Analog zu den Papiertürmen wuchs auch die Hürde, den Schritt ins digitale Zeitalter zu wagen. Wilhelm Schröder bewegte von Jahr zu Jahr größere Aktenmengen. Mit jedem Zuwachs würde das letztendliche Scannen aller Dokumente ein Stück länger dauern – aber auch den alltäglichen Nutzen steigern. Denn je unübersichtlicher der physische Aktenberg, desto größer der Effizienzgewinn eines digitalen Archivs.
Viele Menschen bei Wilhelm Schröder arbeiten bis heute gern mit Papier. Solange ein frisch eingetroffenes Dokument vorliegt, schätzen sie die haptische Unmittelbarkeit des Papiers. Die Archivierung erfolgt anschließend, sobald das Gros des Vorgangs abgeschlossen ist. Durch diesen Kompromiss konnte Wilhelm Schröder die Digitalisierung schrittweise einführen. Dennoch erkennen immer mehr Mitarbeitende, welche Vorteile das digitale Archiv bietet.
Belege werden bei uns nicht mehr gesucht, sondern gefunden. Die Frage danach, in welchem Büro mein erfordertes Dokument gerade liegt, gehört der Ver-gangenheit an. Dass ich etwas im Archiv nicht finde, ist die absolute Ausnahme. Der Gewinn an Effizienz vereinfacht Prozesse, die man zuvor gar nicht bewusst als Problem wahrgenommen hat.
Thomas Schmidt,
Head of Controlling / Head of IT
PROJEKT-INFORMATIONEN
Umstieg auf digitale Dokumente
Gerade bei Akten, die ständig in Bewegung sind – mal im Eingangsbereich, mal im Einkauf, mal in der Buchhaltung – machte sich ein Problem bemerkbar: Ein physisches Dokument existiert nur einmal; so kann auch nur eine einzige Person gleichzeitig damit arbeiten. Selbst das physische Kopieren ist nur eine umständliche Notlösung. Beim Weg über verschiedene Schreibtische wurden Dokumente verzweifelt gesucht oder gingen verloren – man glaubte, einen Ordner in die Buchhaltung gegeben zu haben, nur um Stunden später zu erfahren, dass er nie dort angekommen ist. Und auch, wenn verschollene Dokumente meist wieder auftauchten – es herrschte viel Bewegung, die von den eigentlichen Aufgaben ablenkte.
Der verstärkte Umstieg auf digitale Dokumente behob diese Probleme nahezu vollständig. Doch auch hier reichte es nicht, einfach nur Dateien per E-Mail hin und her zu senden. Denn selbst für komplett digitale Dokumente blieb die sachgemäße Archivierung ein Stolperstein. Eine Lagerung der Dateien in einfachen Ordnern auf dem Arbeitsrechner war keine Option – schließlich entspricht es nicht den rechtlichen Vorschriften für Archive. Wilhelm Schröder bediente sich kurzzeitig einer Behelfslösung: Auch digital eingetroffene Belege wurden am Ende des Vorgangs aufwendig ausgedruckt und dann in Papierform archiviert. Trotz eigentlich platz effizienter Digitalsendungen wuchsen die Aktenberge also weiter.
Die Wilhelm Schröder GmbH entschloss sich 2017 dazu, das Archivproblem endgültig anzugehen: Schon Anfang 2018 war das easy archive bereit, sämtliche ausgehenden Belege aufzunehmen; die eingehenden Belege folgten im Laufe des Jahres. Seit Anfang 2019 ist das Archiv komplett integriert und einsatzbereit. Seitdem verzichtet Wilhelm Schröder komplett auf die Papierablage.
Die Arbeit mit den Dokumenten erfolgt noch immer teilweise papierbasiert. Insbesondere langjährige Mitarbeitende fühlen sich dadurch näher am Prozess. Jedoch wächst die Beliebtheit der digitalen Arbeit bei Schröder. Zukünftig soll ein verbessertes ERP-System papierlose Prozesse noch weiter vereinfachen.
Das easy archive spielt dabei eine zentrale Rolle, da auch der Zugriff aufs Archiv direkt übers ERP-System erfolgt. Die große Herausforderung beim Einführen einer neuen Technologie besteht darin, die Belegschaft schnellstmöglich mit ihrem neuen Werkzeug vertraut zu machen. Ein schwer erlernbares Tool bremst sonst den Effizienzgewinn gerade in der wichtigen Anfangsphase. Durch die nahtlose Anbindung des easy archive ans vertraute ERP-System merkten die User bei Wilhelm Schröder kaum, dass sie von einer Anwendung in eine neue wechselten. Die Möglichkeiten wachsen, das Umfeld bleibt das gleiche.
Das ERP-System, das Wilhelm Schröder seit Jahren verwendet, stammt aus dem weitreichenden Partnernetzwerk von easy. Somit fiel die Wahl des easy archive als passendes Archiv zum bestehenden ERP-System nicht schwer. Durch die Basis war die Einführung des Archivs sogar einfacher als ursprünglich erwartet, da man nicht bei null anfangen musste.
Wieso hat Wilhelm Schröder dann – trotz all dieser klaren Vorteile – das digitale Archiv erst vergleichsweise spät eingeführt? Waren die Ehrfurcht einflößenden, immer wachsenden Aktentürme der einzige Grund? Tatsächlich hatte Schröders IT-Abteilung schon Jahre zuvor den Wunsch geäußert, ein digitales Archiv einzuführen. Jedoch bedeutet eine derartige Umwälzung stets ein finanzielles Investment, dem Entscheidungsträger mit Vorsicht begegnen. Wieso etwas reparieren, das augenscheinlich funktioniert?
Die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten klingt nicht nach etwas, das signifikante Aus-wirkungen auf den Umsatz haben könnte. Doch summieren sich die Vorteile vor allem langfristig und schlagen sich so auch im nächsten Finanzbericht nieder: Zu allererst sparte Wilhelm Schröder nach Einführung des Archivs nahezu jegliche Druckkosten – allein das notgedrungene Drucken aller digitalen Dokumente fürs Papierarchiv fraß über die Monate und Jahre den einen oder anderen Hunderteuroschein.
Noch größere Auswirkungen, die erst allmählich aber dafür umso deutlicher spürbar werden, zeigten die Veränderungen im Arbeitsprozess: Pro Jahr bearbeitet Wilhelm Schröder etwa 6.000 Eingangsrechnungen, 12.000 Ausgangrechnungen, und circa 25.000 ähnliche Dokumente. Seit der Digitalisierung aller Akten ist die Bearbeitungsdauer der einzelnen Vorgänge signifikant gesunken. Auch wenn die Originaldokumente noch immer begrenzt verwendet werden, können Prozesse nun an vielen Stellen gleichzeitig ansetzen. Dokumente müssen nicht mehr räumlich weitergereicht oder gar physisch dupliziert werden. Ein Anruf oder eine E-Mail genügen, damit der nächste Schritt des Prozesses im anderen Büro weitergehen kann. Besonders bei Eingangsrechnungen fallen so langfristig ganze Arbeitstage an unnötigem Mehraufwand weg. Diese gesparte Zeit kann fortan für Produktiveres genutzt werden. Gerade im Home-Office ist das Archiv ein wahrer Lebensretter.
Durch den Gewinn an Flexibilität konnten die Abteilungen ihre Prozesse bewusst restrukturieren und optimieren. Abläufe, die zuvor selbstverständlich schienen, werden jetzt kritisch hinterfragt. Brauchen Dokumente im digitalen Zeitalter wirklich noch physische Stempel?
Auch bei Rückfragen und Komplikationen können Belege jederzeit in Windeseile gefunden und geöffnet werden. So können einzelne Mitarbeitende bestimmte Stellen umgehend validieren, ohne zuerst woanders den Aktenordner beziehen zu müssen – sofern dieser zu diesem Zeitpunkt überhaupt zur Verfügung steht. Wenn es mal wieder schnell gehen muss, geht es kaum noch ohne digitales Archiv.
Denn papierbasierte Akten kennen nur eine einzige Sortierung pro System: Entweder chronologisch, nach Kundennamen, nach Artikel – wie man es macht, man macht es nicht richtig; je nach Situation sind die Suchbedürfnisse anders. Mit der Volltextsuche des digitalen Archivs können die Mitarbeitenden bei Wilhelm Schröder nun nach jedem beliebigen Schlagwort suchen, statt nur nach einer Artikelnummer oder vergleichbaren Werten auf den Reitern eines Ordners. Verwandte Dokumente werden sogar automatisch einander zugeordnet und machen eine Suche so teilweise komplett überflüssig. Nie wieder einen kompletten Ordner durchblättern, um ein einziges Blatt zu finden.
Von den 140 Beschäftigten bei Schröder haben 25 Zugriff auf das Archiv. Alle setzen sich eigenständig dafür ein, die Kerndaten der Dokumente sorgfältig zu pflegen, weil sie wissen, dass gepflegte Dokumente zukünftig Zeit und Stress ersparen. Die User sind begeistert, wie schnell alles im Archiv auffindbar ist und wie schnell die Arbeit damit funktioniert. So klares Lob unter Beschäftigten in einem Unternehmen ist selten.
easy plante das Projekt eigenständig, basierend auf der langjährigen Erfahrung mit ähnlichen Projekten. Dass easy genau wusste, welche Funktionen sinnvoll oder benötigt sind, entlastete Wilhelm Schröder ungemein. Gleichzeitig ging easy auf Wünsche ein oder bewertete, ob diese Wünsche sinnvoll sind oder nicht. Der Lernprozess nach Einführung der Software verlief sehr schnell. Schon nach kurzer Zeit konnten die Zuständigen bei Schröder sogar eigenständig neue Ablagen im Archiv einrichten.
Der Return-on-Investment wird durch den enormen Gewinn an Effizienz schneller erreicht als erwartet; auch unmittelbare Einsparungen wie bei den Druckkosten tragen dazu bei. Doch vor allem die problemlose Arbeit im Home-Office fängt ein kostspieliges Problem ab, das eine böse Überraschung für Wilhelm Schröder hätte darstellen können.
Für die Zukunft plant die Wilhelm Schröder GmbH, das Papier vorübergehend komplett aus den Büros zu verbannen, um zu schauen, wie es 100% digital verläuft. So entstehen runde Prozesse, die von Anfang bis Ende transparent nachvollziehbar sind.
die richtigen daten in den richtigen händen
easyarchive
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