Belegerfassung: Dokumente erfassen, auslesen und klassifizieren
Die zuverlässige, digitale Belegerfassung durch Texterkennung ist die Basis aller nachgelagerten Prozesse. Nur aus einem fehlerfrei ausgelesenen Dokument kann ein digitaler Beleg entstehen, der die Grundlage für alle weiteren Prozesse bildet. Für Unternehmen und deren Buchhaltung ist die Texterkennung ein erster, entlastender Schritt in Richtung Digitalisierung.
Was sind Belege?
Kurz und knapp: Belege sind die digitale Wiedergabe von Geschäftsdokumenten; sie sind Faksimiles von Rechnungen, Lieferscheinen etc.
Belege erfassen im Handumdrehen
Innerhalb des Dokumentenmangementsystems zählt die digitale Belegerfassung zu einem Kernfeature. Wichtig ist diese Funktion ebenso fürs Vertragsmanagement wie auch für die Eingangsrechnungsverarbeitung bis hin zur Archivierung. In easy Capture Plus finden diese Schritte besonders effizient, automatisiert und schnell statt.
Der Prozess dazu verläuft wie folgt:
- Dokumente digitalisieren
- Belege erfassen und Textinhalte durch OCR erkennen
- klassifizieren, also automatisch einer Dokumentenklasse zuordnen
Prozess
Belege erfassen als Prozess
Scan-in der Papierdokumente zum digitalen Beleg: Belege und Dokumente, die auf Papier eintreffen, werden vom Anwender mittels Scanner digitalisiert. Enthaltene Barcodes erkennt ein System wie easy Capture Plus. So fügt der Belegleser einzelne Belege zu einem Dokument zusammen, entfernt leere Seiten und bietet darüber hinaus umfangreiche Optionen zur Prozesssteuerung durch Barcodes. Inhalte vom Fax-Server oder E-Mail-Anhänge greift die Lösung automatisch ab. Die digital vorliegenden Dokumente liest die Lösung durch OCR-Technologie aus und übergibt sie z.B. direkt an ein ERP-System wie SAP.
Belegerkennung: Das ERP-System erkennt die Inhalte der digitalen Belegerfassung automatisch, gleicht sie mit den Datensätzen aus der Datenbank ab. Ein Ablagevorschlag wird generiert.
Klassifikation und Zuordnung der digitalen Belege: Im Regelfall erfolgt eine automatische Zuordnung der digitalen Belege zum vorhandenen Datenbank-Objekt. Im Bedarfsfall ist auch ein manuelles Zuordnen möglich.
Belegverwaltung: Wird der digitale Beleg gesucht, ist er über Volltextrecherche und intelligente Filterfunktionen gefunden und kann von jedem Anwender mit entsprechenden Zugriffsrechten orts- und zeitunabhängig aufgerufen werden.
Vorteile der digitalen Belegerfassung zusammengefasst
- Enorme Zeitersparnis durch die komfortable Texterkennung und automatische Extraktion von Informationen während der Belegerfassung.
- Fehlerreduktion durch weitgehenden Verzicht auf Abtippen und manuelle Eingaben.
- Leichtere Einhaltung von Compliance-Regeln und rechtlichen Anforderungen.
- Bessere Organisation von Belegen, einfachere Nachvollziehbarkeit
- Die extrahierten Informationen lassen sich automatisch mit vorhandenen Datenquellen wie Verzeichnissen oder Lieferantenlisten abgleichen.
- Der Einsatz einer integrierten statt vieler separater Lösungen senkt die Kosten.
- Transaktionssichere Verarbeitung im Zuge der digitalen Belegerfassung: sowohl Prozessüberwachung wie auch lückenlose Protokollierung sorgen für höchste Sicherheit.
easy Capture Plus: das Multitalent, um Belege zu erfassen
Die intuitiv gehaltene Bedienung sorgt für eine kurze Einarbeitungszeit und senkt die Zahl der Fehlbedienungen. Dabei verfügt easy Capture Plus über einen interaktiven Validierungsservice zur Prüfung der erfassten Belege. Im Zweifelsfall weist Sie die easy-Lösung auf daraufhin und lässt Sie Korrekturen anbringen. Der Clou ist aber der Offline-Modus. Hier können Inhalte sogar ohne Verbindung zum Server erfasst werden.
Zudem erlaubt easy Capture Plus Ihnen, Dokumente verschiedenster Formate zu konvertieren und originalgetreu darzustellen. 300 verschiedene Dateiformate verarbeitet Capture Plus zurzeit.
Sie brauchen nur diese eine Lösung, um aus nahezu allen anfallenden Dokumenten digitale Belege zu erstellen, die sich im Nachhinein auch bearbeiten lassen. Das spart Lizenzkosten und obendrein Rechnerkapazität. Denn die Konvertierung findet nicht auf dem Client, sondern auf dem Server statt. Die Anzahl der lokalen Installationen sinkt folgerichtig ebenso wie der administrative Aufwand Ihrer Belegerfassung.
Die Ausgangssituation
Inhalte aus papierenen oder elektronischen Dokumenten zu erfassen, zu verschlagworten und zu klassifizieren – eben: digitale Belege zu erzeugen – wird im Informationszeitalter zunehmend aufwendiger. Mögliche Gründe dafür sind:
- Das Dokumentenaufkommen steigt immens.
- Gleichzeitig steigt die Anzahl der Quellen, aus denen Dokumente ins Unternehmen gelangen.
- Zudem steigt die Anzahl der Dokumentarten, aus denen Belege erfasst werden sollen.
Deshalb zählt die schnelle und dennoch zuverlässige Extraktion zur Belegerfassung durch OCR-Software zu den Schlüsseltechnologien eines modernen, automatisierten Dokumentenmanagements. Mit Capture Plus bietet easy eine der leistungsfähigsten Lösungen zur digitalen Belegerfassung am Markt.
Highlights der digitalen Belegerfassung
Was macht die Belegerfassung von easy für die Buchhaltung so unschlagbar? easy Capture Plus sorgt mit Hilfe der leistungsstarken OCR-Technologie zur Texterkennung dafür, dass die Basis stimmt. Die Dokumentenklassifikation wie auch die digitale Belegerfassung mit easy Capture Plus funktioniert mit Dateien aus allen Quellen. Papierdokumente sind schnell digitalisiert und erfasst, elektronisch vorliegende Dokumente extrahiert easy Capture Plus automatisch. So liegen digitale Belege für daran anschließende digitale Workflows in Windeseile vor.
- easy Capture Plus integriert sich nahtlos in Betriebsabläufe und übergibt digitale Belege problemlos ans Archiv, das ERP oder an den nachgelagerten Workflow.
- easy Capture Plus erfordert so gut wie keine Einarbeitung. Die Mitarbeiter arbeiten bereits nach einer kurzen Einweisung sicher mit dieser intuitiven Lösung zur digitalen Belegerfassung.
Die Lösung zur Belegerfassung
easy Capture Plus ist mehr als ein Werkzeug für die automatische Texterkennung (OCR). Die Lösung integriert sich in die Betriebsabläufe, übergibt Dokumente zuverlässig an easy archive, an Ihre Buchhaltungssoftware oder an Workflows. Capture Plus eignet sich ebenso zur digitalen Belegerfassung für den zentralen Einsatz wie auch für den Aufbau einer dezentralen Erfassung von Belegen in Unternehmen mit vielen Standorten.
Das Leistungsspektrum umfasst die Erfassung verschiedenster Belege aus unterschiedlichen Quellen. Alles beginnt mit dem Eintreffen des Dokuments über verschiedene Eingangskanäle:
- So entstehen aus Papierbelegen per Scan bequem digitale Belege.
- Sie können auch aus Office-Anwendungen Belege erfassen.
- Gleiches gilt für E-Mail-Systeme und Mail-Anhänge.
- Aus dem Dateisystem heraus sowie
- Aus Druckdatenströmen.
In diese Datenkanäle integriert sich easy Capture Plus und versorgt die Geschäftsanwendungen mit den notwendigen digitalen Belegen.
Die digitale Belegerfassung – Die Scanstraße
Im Webinar zeigen wir Ihnen, wie Sie durch digitale Belegerfassung große Mengen von Dokumenten digitalisieren, wie die Scanstraße funktioniert und warum sich dies langfristig für Ihr Unternehmen lohnt.
Praxisbeispiel
Digitale Belegerfassung im Pharmagroßhandel
Die Ausgangssituation
Die manuelle Belegerfassung stellte einen führenden Pharmagroßhändler vor enorme Herausforderungen: Jährlich mussten 1,2 Millionen Lieferscheine mit insgesamt 5 Millionen Seiten verarbeitet werden. Die Mitarbeiter verbrachten einen Großteil ihrer Zeit damit, PSA-Nummern, Mengen und Verfallsdaten manuell aus den Lieferscheinen zu extrahieren und in ein ERP-System eines Drittanbieters einzugeben. Dieser zeitaufwendige Prozess war nicht nur fehleranfällig, sondern führte auch zu erheblichen Verzögerungen bei der Beantwortung von Lieferantenanfragen zu unbezahlten Rechnungen, da die Daten erst nach der manuellen Bearbeitung im System verfügbar waren.
Die Zielsetzung
Um die Effizienz zu steigern, entschied sich das Unternehmen für die Einführung einer digitalen Belegerfassung. Dabei wurden zwei Hauptziele verfolgt: Zum einen sollten die Transparenz und die Geschwindigkeit der Prozesse deutlich erhöht werden, zum anderen strebte man eine höhere Genauigkeit bei der Datenerfassung an. Bei der Suche nach einer passenden Lösung fiel die Wahl auf easy software. Ausschlaggebend waren dabei mehrere Faktoren: die tiefe Integrationsfähigkeit in bestehende ERP-Systeme (z.B. SAP), die hohe Präzision des OCR-Dokumentenlesers sowie die mehr als 30-jährige Erfahrung des Unternehmens in der Prozessdigitalisierung.
Der Implementierungsansatz
Die Implementation der digitalen Belegerfassung erfolgte in mehreren durchdachten Schritten. Zunächst wurde ein Prototyp entwickelt, um die Genauigkeit des OCR-Lesegeräts zu testen. Die Ergebnisse waren überzeugend: 80% der Daten auf den Lieferscheinen konnten fehlerfrei automatisch erfasst werden. Nach diesem erfolgreichen Test folgte eine dreimonatige Pilotphase in einer ausgewählten Niederlassung. Die positiven Erfahrungen aus dieser Phase führten zur Entscheidung, die Lösung unternehmensweit auszurollen.
Die Umsetzung
Der unternehmensweite Rollout der digitalen Belegerfassung begann mit Workshops zur detaillierten Implementierungsplanung. Die Einführung startete in der Zentrale, gefolgt von einer schrittweisen Anbindung aller Filialen. Dabei zeigte sich, dass nur noch 10-15% der Lieferscheine eine manuelle Überprüfung benötigten, meist für einfache Aufgaben wie die Validierung von Lieferantendaten mit den Stammdaten im Fremdsystem.
Die erzielten Ergebnisse
Die Implementierung der automatisierten Belegerfassung führte zu beeindruckenden Verbesserungen. Die Bearbeitungszeit konnte um 90% reduziert werden, was erhebliche Effizienzsteigerungen zur Folge hatte. Ein besonders positiver Nebeneffekt: Durch die beschleunigte Lieferscheinbearbeitung konnte das Unternehmen seine Lieferanten deutlich schneller bezahlen und somit von Frühzahlungsrabatten profitieren, was sich positiv auf die Gewinnmarge auswirkte. Insgesamt schätzt das Unternehmen die Kosteneinsparungen durch die Digitalisierung auf 20-30%.
Der Use Case zeigt exemplarisch, wie die Einführung einer digitalen Belegerfassung zu substantiellen Verbesserungen führen kann. Der Erfolg basierte dabei auf mehreren Faktoren: einem strukturierten Implementierungsansatz mit Prototyp- und Pilotphase, der Wahl eines erfahrenen Technologiepartners und einer Lösung, die sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft einfügte. Die erzielten Einsparungen und Effizienzgewinne übertrafen die ursprünglichen Erwartungen und schufen zusätzliche Mehrwerte wie die Nutzung von Skonti. Dieser Fall demonstriert eindrücklich, dass sich Investitionen in die Digitalisierung von Dokumentenprozessen nicht nur operativ, sondern auch finanziell schnell auszahlen können.
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Belegerfassung
Was bedeutet digitale Belegerfassung?
Belege zu erfassen ist ein Prozess des Sammelns, Organisierens und Verarbeitens von Geschäftsdokumenten in Unternehmen und Organisationen.
Wie funktioniert digitale Belegerfassung?
Gehen wir von papierenen Belegen aus, benötigt es 4 Schritte:
- Scan: D.h. Dokumente werden digitalisiert, so entsteht ein digitales Abbild.
- Optische Zeichenerkennung: Aus dem Bild entsteht Text, ein Beleg entsteht.
- Daten-Extraktion: Relevante Daten werden dem Beleg entnommen.
- Speicherung und Organisation: Die digitalen Belege wandern zur Archivierung ins Archiv.
Was sind die technischen Anforderungen für digitale Belegerfassung?
Benötigt wird eine Software-Lösung, die Belege verwalten kann. Viele ERP-Systeme verfügen über Funktionen zur Buchhaltung, z.B. Kreditorenbuchhaltung. Zudem unterliegen Geschäftsdokumente gewissen Aufbewahrungspflichten, also sollte ebenso ein Archiv zur Dokumentenaufbewahrung vorhanden sein. Falls noch überwiegend Papierdokumente zu verwalten sind, stellt sich die Frage nach eine praktikablen Scan-in-Option, z.B. einer Scanstraße.
Was bedeutet OCR?
Diese Abkürzung steht für Optical Character Recognition, also für optische Zeichen- und Texterkennung.