Ware bestellt, geliefert, bezahlt: Was für Privatpersonen so einfach ist, stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Beschaffungsprozesse im B2B-Bereich bieten Lösungen, und E-Procurement stellt die dazu passenden Tools bereit. Erfahren Sie hier alles Wesentliche zum Beschaffungsmanagement. Wie Sie bei der Beschaffung von Gütern die Kontrolle zurückgewinnen, prozessuale Transparenz herstellen und dabei Kosten deutlich verringern, lesen Sie hier.
Definition: Beschaffungsprozesse, schnell und einfach erklärt
Zum Beschaffungsprozess gehören alle Schritte, die ein Unternehmen unternimmt, um Waren und Dienstleistungen von externen Lieferanten zu erwerben. Beschaffungsprozesse stellen die bedarfsabhängige Planung und Versorgung von Einkäufen im Unternehmen sicher. Die korrekten Beschaffungsobjekte (Waren, Güter, Dienstleistungen) müssen in der richtigen Qualität und Quantität zum passenden Zeitpunkt am gewünschten Lieferort vorliegen. Ein effizienter Beschaffungsprozess trägt zur Kostenreduktion, Prozessoptimierung und zur Sicherstellung der Lieferkette bei.
Arten von Beschaffungsprozessen
Beschaffungsprozesse variieren je nach spezifischen Anforderungen und Strategien eines Unternehmens. Hier ein Überblick zu drei Arten von Beschaffungsprozessen, die Unternehmen nutzen, um ihre Strategien für Beschaffungsobjekte zu optimieren, rationaler und effizienter zu gestalten.
Einzelbeschaffung
Immer dann, wenn Waren oder Dienstleistungen nur punktuell beschafft werden, sprechen wir von Einzelbeschaffung. Die Beschaffung erfolgt erst, sobald ein konkreter Bedarf oder Auftrag vorliegt. Diese Methode kommt zum Einsatz, um Lagerkosten zu minimieren und sicherzustellen, dass nur die tatsächlich benötigten Materialien oder Produkte eingekauft werden.
Vorratsbeschaffung
Vorratsbeschaffung bedeutet, dass Unternehmen große Mengen an Waren auf Lager halten. Dies stellt sicher, dass immer genug Material für laufende und zukünftige Aufträge vorhanden ist. Vorteile sind die Vermeidung von Lieferengpässen und das Nutzen von Mengenrabatten.
Just-in-Time-Beschaffung
Just-in-Time-Beschaffung bedeutet, dass Waren genau dann geliefert werden, wenn sie gebraucht werden. Dies minimiert Lagerkosten und reduziert das kostenverursachende Risiko von Überbeständen. Unternehmen bestellen nur das, was sie zeitnah benötigen, um effizienter zu arbeiten.
Schritte des Beschaffungsprozesses
Effiziente Beschaffungsprozesse bestehen aus mehreren klar definierten Passagen. Sechs Standardschritte gehören grundlegend dazu. Diese Schritte helfen Unternehmen, ihre Einkäufe zu planen, durchzuführen und zu kontrollieren.
Bedarfsermittlung
Am Anfang steht der Bedarf. Etwas fehlt und muss neu bestellt werden. Bei einem traditionellen, papierbasierten Beschaffungsprozess ist die Angelegenheit meist wie folgt gelagert: Die Mitarbeiter beliebiger Abteilungen platzieren die Bedarfsmeldung über verschiedene Medien bei Kollegen aus dem Einkauf. Schon beginnt das erste Problem: Bedarfsmeldungen per Zuruf, über E-Mail, Telefon und Fax etc. Standortübergreifende Transparenz im Beschaffungswesen geht dabei sofort im Ansatz verloren. Noch schlimmer ist es, wenn die Bedarfe nicht zentral über den Einkauf abgewickelt werden, sondern die Abteilungen eigenständig, und meist unkoordiniert, einfach bestellen. Ein „Wilder Einkauf“ ist die Folge, oft zu schlechteren Konditionen. Ebenso werden Skaleneffekte durch Lieferantenvereinbarungen dabei nicht genutzt.
Bestellanforderung
Eine elektronischeBestellanforderung (eBANF) umgeht eben erwähntes Problem. Direkt nach Login ins Beschaffungssystem stehen die Benutzerrollen/-rechte fest und Bestellanforderungen lassen sich leicht platzieren. Die Effizienzsteigerung beginnt hier bereits mit der Bündelung der Bedarfe und damit der Bestellungen in einem zentralen Einkaufsystem. Dadurch können Skaleneffekte durch Mengenrabatte bei der Beschaffung realisiert werden. Als solches zählt die Bestellanforderung zum festen Bestandteil von E-Procurement-Systemen.
Lieferantenauswahl
Ebenso unterstützt ein E-Procurement-System durch den digitalen Einbezug externer Lieferanten: Mitarbeiter im Einkauf erhalten einen Zugang zum digitalen Lieferantenkatalog. So gleicht die Waren-/-Produktauswahl einem Online-Kauf. Zur Kataloganbindung ist zudem erwähnenswert, dass individuelle Einkaufskonditionen i.d.R. bereits im Katalog hinterlegt sind. Allein dadurch verringern sich viele Fehlerquellen und Störfaktoren, die sich erst in den nachfolgenden Phasen im Beschaffungsprozess auswirken würden.
Bestellung und Auftragsbestätigung
Ist die Bestellanforderung freigegeben, folgt die Bestellung durch die Einkaufsabteilung beim ausgewählten Lieferanten. Die Bestellung wird demnach zu den vorab vertraglich ausgehandelten und bestmöglichen Konditionen durchgeführt.
Bereits im Einkauf nutzen Sie also die Vorteile des integrierten Vertragsmanagements. Gleichzeitig ordnet der automatisierte Beschaffungsprozess der Bestellanforderung auch schon die richtige Kostenstelle zu – ideal für eine effiziente Beschaffung. Digitale Beschaffungsprozesse über E-Procurement-Systeme versorgen Mitarbeitende im Einkauf stets mit einem umfassenden Überblick, wer wann bei welchem Händler welche Bestellung ausgelöst hat. Gleiches gilt für die verhandelten Einkaufskonditionen und die vereinbarten Lieferbedingungen. Auf die ausgelöste Bestellung folgt eine Auftragsbestätigung seitens des Händlers. Durch die gespeicherte Bestellhistorie im E-Procurement-System können Mitarbeitende sehr leicht verifizieren, ob die richtigen Güter und Waren in geforderten Mengen und Qualität dann auch seitens des Händlers zum Versand anstehen.
Wareneingang
Der Wareneingang ist Teil eines Beschaffungsprozesses, der durch verschiedene, oft manuell durchzuführende Schritte gekennzeichnet ist. Gerade papierbasiert besitzt der Teilprozess der Wareneingangskontrolle seine Tücken. Anhand des Lieferscheins müssen im Wareneingang folgende Aspekte geprüft werden:
- Wurde die richtige Ware geliefert?
- Ist die Ware am richtigen Lieferort eingetroffen?
- Stimmt das Lieferdatum?
- Überprüfung auf Vollständigkeit sowie Qualität der gelieferten Ware?
Dazu benötig es einen Bestellabgleich. Eine erste zeitliche Verzögerung der traditionellen Beschaffung tritt ein.
Aktuelle Beschaffungsprozesse verfügen natürlich über bequem zu nutzende Lösungen, um die Wareneingangskontrolle digital gestützt durchzuführen. Hier wird der Lieferschein gescannt und ein automatischer Abgleich mit der Bestellung und Auftragsbestätigung findet statt. Das entbindet Mitarbeitende in der Warenannahme nicht von Stichproben zur Warenkontrolle, vereinfacht aber schon einiges.
Zahlungsabwicklung
Die Zahlungsabwicklung ist ein elementarer Bestandteil im Beschaffungsprozess. In der Regel zahlt das auftraggebende Unternehmen nach Wareneingang, also nach Erhalt der Lieferung. Ausnahmen bestätigen die Regel: Andere Zahlungsmodalitäten wären möglich, z.B. Ratenzahlungen wie auch Vorauszahlungen oder Zahlungen innerhalb einer bestimmten Frist. Schließlich wollen Händler pünktlich und korrekt bezahlt werden, was zur Aufrechterhaltung guter Geschäftsbeziehungen beiträgt.
Im Grunde setzt die erfolgreiche Zahlungsabwicklung auf bewährte Technologien aus dem Eingangsrechnungsmanagement. Allerdings ist der Prüf- und Freigabeprozess etwas umfangreicher, damit aber auch sicher: Modernes E-Procurement prüft Rechnungen auf Bestellbezug, Vollständigkeit der Positionen und Übereinstimmung mit Verträgen. Ein Three-way-Match ist ein gängiges Konzept dazu. Erst nach positiver Prüfung kann die Rechnung freigegeben und als Buchungsvorschlag an ein ERP-System übergeben werden.
Beschaffungsprozesse optimieren mit E-Procurement
Unschwer zu erkennen, dass der Beschaffungsprozess schon konzeptionell einen vielgliedrigen Prozess darstellt. Bestehend aus vorgelagerten und nachfolgenden Prozessabschnitten, die miteinander in Verbindung stehen und aufeinander angewiesen sind. Derartige Prozesse müssen wohldurchdacht sein – und keinesfalls papierbasiert oder mit halbherzig konstruierten Software-Lösungen durchgeführt werden. E-Procurement-Systeme spielen hier ihre Stärken voll aus, denn genau für Prozesse dieser Art sind sie da.
Elektronische Beschaffung: Was ist E-Procurement ?
E-Procurement ist die Nutzung digitaler Systeme, um den gesamten Beschaffungsprozess elektronisch abzuwickeln. Dazu gehören:
- die Bedarfsermittlung,
- das Stellen von Bedarfsanforderungen,
- die Lieferantenauswahl,
- die Bestellung,
- der Wareneingang und Wareneingangskontrolle,
- die Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung.
Diese E-Procurement-Systeme verwandeln die manuelle in eine elektronische Beschaffung. Deren Kennzeichen: Sie ist effizienter, transparenter und kostengünstiger, indem sie manuelle Schritte automatisiert und auch die Kommunikation mit Händlern digitalisiert.
Unterschied zwischen E-Procurement und Einkauf
In aller Kürze: Der Einkauf ist nur ein Teilabschnitt im Beschaffungsprozess, wenn auch ein zentraler. Hingegen ist „Beschaffungsprozesse“ der umfassende deutsche Begriff, der alle Aktivitäten zur Versorgung eines Unternehmens mit Gütern und Dienstleistungen einschließt. Der Begriff Beschaffungsprozesse wird schon lange in der betriebswirtschaftlichen Literatur verwendet und stammt aus der Zeit vor dem Internet. E-Procurement ist die englische Entsprechung zu elektronischer Beschaffung und deren Prozesse im Unternehmenskontext, also B2B. Dagegen bezieht sich E-Commerce auf den elektronischen Handel: also den Kauf und Verkauf von Waren und Dienstleistungen über das Internet, ist also eher B2C-orientiert.
Vorteile von E-Procurement
- Effizienz: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und reduzieren den manuellen Aufwand.
- Kostenersparnis: Bessere Preisvergleiche und optimierte Bestellungen bei Lieferanten senken die Kosten.
- Transparenz: Alle Vorgänge sind digital nachvollziehbar, was die Übersicht verbessert.
- Weniger Fehler: Automatisierung verringert menschliche Fehler und verbessert die Datenqualität im E-Procurement-Systemen
- Bessere Lieferantenbeziehungen: Effizientere Kommunikation und Zusammenarbeit mit Lieferanten.
- Echtzeit-Informationen: Aktuelle Daten und Berichte aus Beschaffungsprozessen stehen jederzeit zur Verfügung.
- Nachhaltigkeit: Digitale Prozesse reduzieren den Papierverbrauch und schonen die Umwelt.
Nachteile und Herausforderungen
Sie werden die bekannten Nachteile der traditionellen, papierbasierten Beschaffung sicher kennen. Dabei sind es die aus anderen Prozessen schon bekannten Problemstellen:
- Medienbrüche im Ablauf des Beschaffungsprozess entlang der Prozesskette. Die manuelle Eingabe von Informationen, z.B. aus einem Lieferschein in ein digitales Medium, ist ein solcher Medienbruch und birgt die Gefahr des Informationsverlusts in sich.
- Fehlende Transparenz im Beschaffungsprozess, erzwungen durch papierbasierte Prozesse gerade bei Unternehmen mit mehreren Standorten.
- Fehlender Kontext: Der für den gesamten Beschaffungsprozess essenzielle Kontext zwischen Bedarfsmeldung, Bestellung und Rechnung geht bei Verlust eines dieser Papierdokumente komplett verloren.
- Zusatzarbeit im Beschaffungsprozess für Mitarbeiter durch Recherche nach Dokumenten.
- Skonto-Verluste und Verzugskosten durch zeitaufwändige Prüfungs- und Freigabeverfahren
- Fristen und Termine im Beschaffungsprozess werden nicht eingehalten
Aber auch das zeitgemäße E-Procurement besitzt seine Herausforderungen.
- Technische Integration: Die nahtlose Integration von E-Procurement-Systemen in bestehende IT-Infrastrukturen kann komplex und zeitaufwendig sein.
- Hohe Implementierungskosten: Die Einführung von E-Procurement-Systemen kann kostspielig sein, sowohl in Bezug auf Software als auch auf die notwendige Hardware.
- Schulung und Akzeptanz: Mitarbeiter müssen im Umgang mit neuen Systemen geschult werden, was Zeit und Ressourcen erfordert. Zudem kann es anfänglich Widerstand gegen Veränderungen geben.
- Abhängigkeit von Technologie: Eine starke Abhängigkeit von digitalen Systemen kann problematisch sein, wenn technische Störungen oder Ausfälle auftreten.
- Lieferantenanbindung: Nicht alle Lieferanten sind möglicherweise bereit oder in der Lage, auf E-Procurement-Systeme umzustellen, was die Zusammenarbeit erschweren kann.
- Kontinuierliche Wartung und Updates: E-Procurement-Systeme erfordern regelmäßige Wartung und Updates, um reibungslos zu funktionieren und sicher zu bleiben.
Welche Arten von elektronischer Beschaffung gibt es?
Die elektronische Beschaffung verbessert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Waren und Dienstleistungen beziehen. Nun gibt es verschiedene Ansätze und Systeme zur elektronischen Beschaffung: mal auktionsorientiert, dann wieder über Online-Marktplätze usw. Je nach Beschaffungsstrategie des Unternehmens bestehen verschiedene Möglichkeiten, die mehr oder minder passen. Hier ein kurzer Überblick:
- E-Tendering: Elektronische Abwicklung von Ausschreibungen, bei denen Angebote von Lieferanten digital eingereicht und bewertet werden.
- E-Ordering: Elektronische Bestellung von Waren und Dienstleistungen über Online-Kataloge und Bestellsysteme.
- E-Sourcing: Stellt elektronische Mittel bereit, die während Identifizierung und Auswahl von Händlern helfen, wie z.B. Ausschreibungen und Auktionen.
- E-Marketplaces: Online-Plattformen, auf denen Käufer und Verkäufer zusammenkommen, um Waren und Dienstleistungen zu handeln.
Jeder dieser Ansätze bietet Vorteile und Herausforderungen, die es zu verstehen gilt, um die beste Lösung für die individuellen Anforderungen eines Unternehmens zu finden.
Geschlossene, halboffene oder offene Systeme
Die im Beschaffungswesen verwendeten Systeme unterscheiden sich nach Art der E-Procurement-Integration in bestehende IT-Infrastrukturen von Unternehmen, hier: nach Zugänglichkeit und Einbezug von Lieferanten.
- Geschlossene Systeme nutzen nur miteinander verbundene und autorisierte Unternehmen (Händler und einkaufende Unternehmen).
- Halboffene Systeme: Bieten Händlern Flexibilität und Skalierbarkeit, da sie einer größeren Anzahl von Unternehmen zur Verfügung stehen.
- Offene Systeme bündeln in der Regel die Kataloge verschiedener Händler und stellen sie registrierten Unternehmen bereit.
Nach Beschaffungsmodell: Sell-Side, Buy-Side und Marketplace
Diese Modelle helfen Unternehmen, ihre Beschaffungsprozesse zu organisieren. Die Begriffe Sell-Side, Buy-Side und Marketplace stehen im Kontext der verschiedenen E-Procurement-Ansätze. Sie beschreiben Beschaffungsprozess aus der Sicht der Teilnehmenden (Händler, einkaufendes Unternehmen).
1. Sell-Side-Modell
Lieferanten betreiben die Plattform und bieten ihre Produkte und Dienstleistungen direkt den einkaufenden Unternehmen an. Dies ermöglicht den Händlern, ihre Angebote zu kontrollieren und die Kundenbeziehungen direkt zu verwalten.
2. Buy-Side-Modell
Käufer betreiben die Plattform und laden Händler ein, ihre Produkte und Dienstleistungen anzubieten. Über ein Lieferantenportal z.B. Dies gibt Käufern die Kontrolle über den Beschaffungsprozess und ermöglicht es ihnen, mehrere Angebote zu vergleichen und bessere Konditionen auszuhandeln.
3. Marketplace-Modell
Unabhängige Dritte betreiben die Plattform und bringen mehrere Käufer und Verkäufer zusammen. Dies schafft einen offenen Marktplatz, auf dem verschiedene Händler ihre Produkte und Dienstleistungen anbieten können, und einkaufende Unternehmen haben so die Möglichkeit, eine Vielzahl von Angeboten zu vergleichen.
Zusammenfassung
Fazit – Elektronische Beschaffungsprozesse
Es gibt viele Arten von elektronischen Beschaffungsprozessen. Alle haben das Ziel, Unternehmen die Beschaffung zu vereinfachen, effizienter und transparenter zu gestalten. Fassen wir zusammen: E-Procurement ist der übergeordnete Begriff für den gesamten elektronischen Beschaffungsprozess. Dieser reicht von der Bedarfsermittlung über den Einkauf bis zur Zahlungsabwicklung. Nur vollständige E-Procurement-Systeme bilden alle Phasen des Beschaffungsprozesses ab. Zudem besitzen sie auch Funktionen für Monitoring, Analyse und Reporting anhand typischer Kennzahlen (KPIs) der Beschaffung. Dagegen beziehen sich E-Sourcing und E-Tendering jeweils auf spezifische Teile des gesamten E-Procurement-Prozesses. Gleiches gilt für „offene vs. geschlossene Systeme“ und Sell-/Buy-Side-/Marketplace-Modell: Offene und geschlossene Systeme steuern den Zugang und Einbezug von Lieferanten und einkaufenden Unternehmen, während Sell-Side-, Buy-Side- und Marketplace-Modelle die Perspektive aus Sicht des Käufers, des Lieferanten oder eines Dritten betonen.
Die Einführung eines E-Procurement-Systems setzt also zwingend voraus, dass der ganze elektronische Beschaffungsprozess gut durchdacht ist und mit den Anforderungen des Unternehmens harmoniert. Eine gründliche Analyse bestehender Beschaffungsprozesse ist also vorab durchzuführen. Hier gilt es, Schwachstellen und ineffiziente Abläufe zu identifizieren. Auch steht die Frage zur Diskussion, ob allein ein E-Procurement-System diese verbessert, oder ob nicht vielmehr der Beschaffungsprozess konzeptionell an entsprechenden Stellen verändert werden muss. Stellen Sie sich dieser Frage nicht, laufen Sie Gefahr, einen suboptimalen Prozess zu digitalisieren. Und das möchten Sie wirklich nicht:
„Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.”
(2015, Thorsten Dirks, CEO Telefónica Deutschland AG)
FAQ
Häufig gestellte Fragen zu traditionellen und elektronischen Beschaffungsprozessen
Was ist ein Beschaffungsprozess?
Die Beschaffung gehört zur betrieblichen Funktion von Unternehmen. Sie befasst sich mit dem Einkauf und der Logistik von Material zur Weiterverarbeitung (produzierende Betriebe) oder von Gütern zum Weiterverkauf von Handelswaren (Handel). Prozesse, die dies sicherstellen, nennt man Beschaffungsprozesse.
Wie funktionieren Beschaffungsprozesse?
Der Beschaffungsprozess beginnt mit der Bedarfsermittlung und der Bedarfsanforderung. Danach folgen die Lieferantenauswahl und Bestellung. Den Abschluss bilden der Wareneingang und die Zahlungsabwicklung.
Was bedeutet E-Procurement?
Electronic Procurement ist der in Unternehmen angesiedelte Prozess des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen über das Internet. Es umfasst die Nutzung von IT-Systemen, um den gesamten Beschaffungsprozess zu automatisieren und zu optimieren. Dies können elektronische Marktplätze, Online-Auktionsplattformen oder spezielle E-Procurement-Suiten etc. umfassen.
Was ist der Unterschied zwischen E-Commerce und E-Procurement?
Beides bezeichnet den elektronischen Einkauf. Der Unterschied besteht in den teilnehmenden Gruppen. E-Commerce findet im Alltag von Privatpersonen statt, ist also Business-to-Consumer orientiert. Dagegen richtet sich E-Procurement an Unternehmen, die Güter, Waren oder andere Dienstleistungen bei Händlern elektronisch bestellen.
Was für E-Procurement-Systeme gibt es?
- Systemperspektive:
- Lieferantenmanagement-Systeme (Buy-Side-Ansatz)Katalogmanagement-Systeme (Sell-Side-Ansatz)
- Elektronische Marktplätze (Many-to-Many)
- Zugangsperspektive:
- Geschlossene
- Halboffene
- Offene E-Procurement-Systeme
Worauf achten bei der Einführung von E-Procurement im Unternehmen?
Verschaffen Sie sich Klarheit: Welche Beschaffungsstrategien verfolgt das Unternehmen und welche Anforderungen für den gesamten Beschaffungsprozess ergeben sich daraus? Das muss geklärt sein.
- Bedarfsanalyse: Klären Sie die spezifischen Anforderungen und Ziele
- Bedürfnisse ermitteln: Welche Waren/Dienstleistungen werden regelmäßig benötigt?
- Zieldefinition: Kosten senken, Prozesse beschleunigen oder die Transparenz erhöhen?
- Ist-Zustand ermitteln: Wie läuft der Beschaffungsprozess derzeit ab und wo gibt es Verbesserungspotenzial?
- Beteiligte Abteilungen einbeziehen: Stelle sicher, dass alle relevanten Abteilungen ihre Anforderungen und Erwartungen einbringen.
- Lieferantenauswahl: Wähle zuverlässige und kompatible Händler.
- Systemintegration: Stelle sicher, dass das E-Procurement-System nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integriert wird.
- Schulung: Biete umfassende Schulungen für alle Nutzer an.
- Datensicherheit: Achte auf hohe Sicherheitsstandards zum Schutz sensibler Daten.
- Prozessoptimierung: Überprüfe und optimiere bestehende Beschaffungsprozesse.