Digitale Beschaffungsprozesse:
Gaspedal statt Handbremse

In Zeiten globalisierter und häufig volatiler Märkte kommt dem Beschaffungsmanagement in Unternehmen eine besondere Rolle zu. Seine Leistungsfähigkeit besitzt einen direkten Einfluss auf das Unternehmensergebnis. Wer zu besten Konditionen zügig einkauft und Beschaffungsprozesse effizient und transparent gestaltet, bleibt im Vorteil – dies betrifft alle Prozessschritte der Beschaffung: von der Bedarfsmeldung hin zu Einkauf und Wareneingang über den Rechnungseingang bis zum Vertragsmanagement. Mit digitalen Mitteln lässt sich der Beschaffungsprozess optimieren, sodass eine zuvor ungeahnte Effizienz Einzug ins Beschaffungswesen hält.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie den Beschaffungsprozess in Ihrem Unternehmen in Richtung Zukunftsfähigkeit optimieren und effektiver gestalten.

 

Traditionelle Beschaffungsprozesse näher beleuchtet

Bevor wir uns das Thema des automatisierten, digitalen Beschaffungsprozesses anschauen, werfen wir kurz einen Blick auf einen herkömmlichen Beschaffungsprozess. Danach werden die Vorteile des digitalen Beschaffungsprozesses klar ersichtlich. Allein die englischsprachige Bezeichnung „Procure-to-pay“ bringt Licht ins Dunkle. Der Beschaffungsprozess beschreibt also alle Prozesse vom Bedarf über den Einkauf bis zur Bezahlung. Unschwer zu erkennen, dass diese Prozesse der Beschaffung wiederum aus Teilprozessen bestehen.

Der Eingangsrechnungsprozess - eigentlich ein prozessloser Ausgangszustand

Im Zentrum dieser Teilprozesse, aus denen der Beschaffungsprozess besteht, steht der Austausch von Informationen. Und zwar mit externen Lieferanten wie auch zwischen den verschiedenen Abteilungen im Unternehmen; dazu kommen dann noch die internen Freigabe- und Prüfprozesse.

Je mehr dieser Beschaffungsprozess auf Papier basiert und je mehr Standorte das Unternehmen besitzt, desto eher steigt die Fehleranfälligkeit. Zeit für den digitalen Beschaffungsprozess, der alle Teilprozesse miteinander vereint und so Fehler wie auch einen Informationsverlust einfach vermeidet.

Probleme und Stolpersteine im traditionellen Beschaffungsprozess

Sie werden die bekannten Hemmschuhe der Beschaffung sicher kennen.
Dennoch führen wir sie nochmals auf:

  • Medienbrüche im Ablauf des Beschaffungsprozess zwischen Bedarfsmeldung, Bestellanforderung, eintreffender Bestellung und Rechnung. Die manuelle Eingabe von Informationen, z.B. aus einem Lieferschein in ein digitales Medium, ist ein solcher Medienbruch und birgt die Gefahr des Informationsverlusts in sich.
  • Mangelnde Transparenz im Beschaffungsprozess – durch papierbasierte Prozesse gerade bei Unternehmen mit mehreren Standorten
  • Der für den gesamten Beschaffungsprozess essentielle Kontext zwischen Bedarfsmeldung, Bestellung und Rechnung geht bei Verlust eines dieser Papierdokumente komplett verloren. Dieser Kontext muss in zeitintensiver und mühsamer Recherche wiederhergestellt werden
  • Zusatzarbeit im Beschaffungsprozess für Mitarbeiter durch Recherche nach Dokumenten
  • Skonto-Verluste und Verzugskosten durch zeitaufwändige Prüfungs- und Freigabeverfahren
  • Fristen und Termine im Beschaffungsprozess werden nicht eingehalten
  • Der sogenannte „Wilde Einkauf“ am Einkauf vorbei erfolgt häufig zu schlechteren Bedingungen – ein typisches Merkmal analoger Beschaffungsprozesse

Beschaffungsprozesse in Ihrem Unternehmen – Status quo?

Doch wie umgeht man nun diese Stolpersteine – kurz: Wie gestalten Sie den Beschaffungsprozess effektiver, transparenter und gewinnbringender – für alle Beteiligten? Setzen Sie auf die Klarheit digitaler Prozesse, setzen Sie auf digitale Beschaffungsprozesse – mit der digitalen Lösung automatisieren und verbinden Sie die Teilprozesse des Beschaffungsmanagements.

Denn aufgereiht wie Perlen auf einer Schnur, droht kein Informationsverlust mehr zwischen den Teilprozessen der Beschaffung, zwischen Bedarfsmeldung, Bestellungseingang und Rechnungsverarbeitung – zusammengehalten durch die digitale Klammer des Vertragsmanagements im Unternehmen. Dadurch zeichnen sich moderne Beschaffungsprozesse aus.

Hier winken Effizienz- und Transparenzgewinne, schließlich bares Geld. Doch Vorsicht: Bevor Sie sich ohne wohlformulierte Roadmap für den Beschaffungsprozess auf den Weg machen, sollten Sie sich erst einen klaren Überblick auf den derzeitigen Stand des Beschaffungsmanagements in Ihrem Unternehmen verschaffen. Anderenfalls laufen Sie Gefahr, sich im Klein-Klein des umfangreichen Beschaffungsprozesses zu verlieren.

Der Beschaffungsprozess im Unternehmen

Problem erkannt, Problem gebannt: Der elektronische Beschaffungsprozess

Betrachten wir nun die Teilprozesse des digitalen Beschaffungsprozesses – und stellen diesen die korrespondierenden Teilprozesse traditioneller Machart gegenüber. Die Vorteile des digitalen Beschaffungsprozesses werden sofort augenfällig.

Beschaffungsprozess - Bedarf - Einkauf

Bedarfsermittlung in der traditionellen Beschaffung

Am Anfang steht der Bedarf. Etwas fehlt und muss neu bestellt werden. Bei einem traditionellen, papierbasierten Beschaffungsprozess ist die Angelegenheit meist wie folgt gelagert: Die Mitarbeiter beliebiger Abteilungen platzieren die Bedarfsmeldung über verschiedene Medien bei Kollegen aus dem Einkauf. Schon beginnt das erste Problem im Beschaffungsmanagement: Bedarfsmeldungen per Zuruf, über E-Mail, Telefon und Fax etc. Standortübergreifende Transparenz im Beschaffungswesen geht dabei sofort im Ansatz verloren. Noch schlimmer ist es, wenn die Bedarfe nicht zentral über den Einkauf abgewickelt werden, sondern die Abteilungen eigenständig, und meist unkoordiniert, einfach bestellen. Skaleneffekte durch Lieferantenvereinbarungen werden dabei nicht genutzt.

Doch darauf folgt sogleich der zweite Stolperstein im analogen Beschaffungsprozess – die Kollegen aus dem Einkauf müssen erst erreicht werden; daraufhin müssen jene ermitteln, ob überhaupt ein Angebot für den angeforderten Artikel vorliegt und der Lieferant im System angelegt ist. Schon beginnt im Einkauf ein zeitintensiver Steuerungsprozess.

Beschaffungsprozess
für SAP

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Beschaffungsprozesse
für andere ERP

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Beschaffungsprozesse funktionieren auf digitalen Wegen effektiver, einfacher und schneller. Der digitale Beschaffungsprozess startet mit der elektronischen Bestellanforderung (eBANF) – dem Pendant zur analogen Bedarfsmeldung (BANF). Direkt nach dem Login ins digitale Beschaffungssystem stehen die Benutzerrollen und -rechte fest. Dadurch bekommt der Mitarbeiter im Einkauf automatisch einen Zugang zu einem digitalen Katalog möglicher Lieferanten. Bei einer Kataloganbindung ist außerdem erwähnenswert, dass individuelle Einkaufskonditionen i.d.R. bereits im Katalog hinterlegt sind. Allein dadurch werden viele Fehlerquellen und Störfaktoren für den weiteren Beschaffungsprozess automatisch ausgeschlossen.

Die automatisierte und geordnete Auswahl von Lieferanten und Katalogen im digitalen Beschaffungsprozess vermeidet den bekannten „Maverick Buying Effekt“, der auch als „wilder Einkauf“ firmiert. Jedoch: Die Effizienzsteigerung beginnt bereits mit der Bündelung der Bedarfe und damit der Bestellungen in einem zentralen Einkauf. Dadurch können Skaleneffekte durch Mengenrabatte bei der Beschaffung realisiert werden.

Die Bestellung wird also zu bestmöglichen Konditionen durchgeführt, nämlich den zu den vertraglich verhandelten. Bereits im Einkauf nutzen Sie also die Vorteile des integrierten Vertragsmanagements. Gleichzeitig ordnet der automatisierte Beschaffungsprozess der Bestellanforderung auch schon die richtige Kostenstelle zu – ideal für eine effiziente Beschaffung.

Beschaffungsprozess - elektronische Bestellanforderung

Workflow im Beschaffungsprozess - Prüfung auf sachliche Richtigkeit

Ebenso umständlich, zeitintensiv und fehleranfällig wie die traditionelle Bedarfsmeldung schon im Anfang, gestaltet sich auch die sachliche Prüfung im analogen Beschaffungsprozess. Wer ist überhaupt zuständig? Und auch hier wieder: Wer prüft den Bedarf gegen die verfügbaren Budgets? Und ferner: Wer prüft die Bestellanforderung auf sachliche wie fachliche Richtigkeit und Vollständigkeit? Das ist eine entscheidende Stelle im Einkauf. Gerade bei Unternehmen, deren Produktion auf die Bestellung der richtigen Güter, z.B. Roh- oder Werkstoffe (A-Güter), zwingend angewiesen ist, besitzen Fehler im Einkauf nicht zu unterschätzende Folgen. Zugegeben: Je nach Branche und Produktionsprozess existieren gerade hier komplett unterschiedliche Abläufe. Dennoch: Im Beschaffungsprozess drohen so Folgekosten durch Produktionsausfälle und dergleichen mehr. Hinzukommt die fehlende standortübergreifende Transparenz durch die benutzen Medien des traditionellen Beschaffungsprozess.

Beschaffungsprozess - Bedarfsmeldung

Über Workflows – die Helfer zur Steuerung digitaler Beschaffungsprozesse

Unter einem Workflow versteht man allgemein einen Arbeitsablauf. Im Beschaffungswesen existieren vielfältige Arbeitsabläufe innerhalb der Teilprozesse Einkauf, Eingangsrechnungsverarbeitung und Vertragsmanagement. An dieser Stelle spielen digitale Workflows eine entscheidende Rolle. Viele Arbeitsabläufe lassen sich durch Workflows in Beschaffungsprozessen automatisieren, indem bestimmte Ereignisse auf Bedingungen hin geprüft werden – und dann eine Entscheidung getroffen wird. Beispielsweise lassen sich Beschaffungsprozesse optimieren durch ein Eskalations- oder Vertretungsworkflow bei Bedarfsmeldungen, wenn der Ansprechpartner nicht zeitnah reagiert. Gleiches gilt für die Eingangsrechnungsverarbeitung. Zum Beispiel lassen sich Eingangsrechnungen automatisch per Rechnungs-Workflow buchen, solange der Rechnungsbetrag unterhalb einer zu bestimmenden Summe liegt. Dies und vieles mehr leisten Worflows im Beschaffungsmanagement – weniger arbeiten, mehr erledigen ist das Motto, und so lassen sich Beschaffungsprozesse optimieren.

Beschaffungsprozesse - elektronische Bestellanforderung (eBANF)

Gerade hier kann der automatisierte Beschaffungsprozess seine Stärken voll ausspielen. Dem System ist die Klassifikation nach A-, B- und C-Gütern wohlbekannt. Und erwähnte Fragen stellen sich nicht mehr. Denn: Die eBANF wird automatisch einem Bearbeiter aus dem Einkauf zugewiesen, der sich dann im weiteren Beschaffungsprozess um die sachliche Prüfung kümmert. Sollte sich dieser im Urlaub befinden, greifen Vertretungsregeln. Hauptsache, das Ziel einer sachlichen Prüfung wird im Beschaffungsprozess erreicht. Folge: Nicht nur werden Unternehmensrichtlinien im Beschaffungsmanagement eingehalten, darüber hinaus stellt der Workflow sicher, stets die in Quantität und Qualität richtigen Materialien anzufordern – und all dies immer zum richtigen Zielort und zur richtigen Zeit. Ein weiterer Vorteil: Durch die digitale Prozesslösung ergeben sich weitere Transparenzgewinne im Beschaffungsmanagement – der ganze Prozess wird nachvollziehbar und zudem dokumentiert. Ideal für durchgängige Compliance. Freie Fahrt also für einen hochautomatisierten Workflow in digitalen Beschaffungsprozessen, zum Beispiel für C-Güter.

Workflow: Freigaben im Beschaffungsprozess

Ebenso zählt der Freigabe-Prozess zu den zeitintensiven Abläufen innerhalb des Beschaffungsmanagements. Jedenfalls immer dann, wenn dieser traditionell papierbasiert abläuft. Die richtigen Ansprechpartner müssen gefunden, kontaktiert und erreicht werden. Auf eine Freigabe im Beschaffungsprozess ist dann auch noch zu warten. Gleich ob direkte Vorgesetzte, Mitarbeiter aus dem Einkauf, aus dem Controlling oder gar die Geschäftsführung: Je nach Art der Bedarfsmeldung ändern sich die Zuständigkeiten. Ohne einen automatisierten, digitalen Workflow verzögert sich der Freigabe-Prozess im Beschaffungsprozess unnötigerweise.

Beschaffungsprozess - Freigabe

Hingegen verläuft der Freigabe-Prozess, der z.B. das Organisationsmanagement des Beschaffungsprozesses nutzt, weitgehend automatisch. Sind erst einmal die zu einer Freigabe autorisierten Personen im Einkauf definiert, werden Bestellanforderungen automatisch an jene weitergeleitet. Weitere Verfeinerungen sind möglich: So können je nach Art der Bestellung (Güter, Rohstoffe vs. Gebrauchsmaterialien) oder nach Bestellwert unterschiedliche Freigeber im Beschaffungsprozess definiert werden. Alles in allem steigert der digitale Workflow an dieser Stelle die Transparenz und Prozessgeschwindigkeit der Beschaffungsprozesse. So findet auch das Hinterhertelefonieren ein Ende.

Bestellanforderungen im digitalen Beschaffungsprozess – anpassbar & dynamisch

Papierende Bestellanforderungen besitzen einen weiteren Nachteil: Einmal auf Papier ausgefüllt, lässt sich die Bedarfsmeldung nicht mehr verändern. Die Bedarfsmeldung befindet sich schon in den Händen des Freigebers im Einkauf. Eine Korrektur oder Anpassung ist wiederum mit einem Mehraufwand an Kommunikation verbunden. Wenn Zeit Geld ist, dann spielt der digitale Workflow eines modernen digitalen Beschaffungsprozesses an dieser Stelle seine Vorteile aus: Selbstverständlich können elektronische Bedarfsmeldungen und Bestellanforderungen im Zuge des ganzen Beschaffungsprozesses noch angepasst werden.

Beschaffungsprozess - eBANF

Im Einkauf: Bestellanforderungen automatisiert finalisieren

Der letzte Schritt der traditionellen Bestellanforderungen besteht im Vervollständigen und Einpflegen derselben in das jeweilige Beschaffungssystem. Eingepflegt werden müssen im Einkauf Kreditor, Kostenstellen, die Stückkosten sowie Lieferdatum und -ort. All dies geschieht im Einkauf natürlich manuell – mit den bekannten Fehlerquellen für den gesamten Beschaffungsprozess. Erst dann lässt sich die Bestellung auslösen.

Fehlerquellen dieser Art umschifft die digitale Bestellanforderung: Geschäftsbeziehungen mit bestehenden Lieferanten, mit den Rahmenverträgen existieren, werden im Beschaffungsprozess bestmöglich integriert. Neue Geschäftspartner können durch einen Lieferanten-Anlage-Workflow optimal durch die Organisation angelegt werden. Automatisiert durchläuft die Bestellanforderung dann alle Schritte des Beschaffungsprozesses – und in jedem Schritt greifen automatisiert Prüfungen. Ohne erfolgreiche Prüfung stoppt die Bestellanforderung und kann sogar eskalieren. In jedem Fall wird auf Fortsetzung des Beschaffungsprozesses gesetzt. Und am Ende kann der Einkäufer im letzten Schritt die schon vorhandenen Daten per Mausklick einfach übernehmen – und die Bestellung auslösen, sodass der Beschaffungsprozess weiter fortschreiten kann.

Beschaffungsmanagement: im Einkauf effizient ohne Medienbruch bestellen

  • Automatisches Erfassen von Bestelldaten im Beschaffungsprozess
  • Gesteigerte Automatisierung des Beschaffungsprozesses mittels direkter Vorerfassung von Daten im Einkauf
  • Alle Daten immer im Blick: Verarbeitung & Zusammenführung von begleitenden Dokumenten
  • Aussagekräftiges und umfassendes Reporting im Beschaffungsmanagement
  • Klare Verteilung und Regelung von Zuständigkeiten und Berechtigungen über alle Stationen des Beschaffungsprozesses

Der Wareneingang – papierbasiert und voller Tücken für den Beschaffungsprozess

Ein papierlastiger Wareneingang gehört zu einem von diversen, oft manuell auszuführenden Schritten geprägten Prozess der Beschaffung. Ein Blick auf den Wareneingangs-Prozess zeigt, dass dieser äußerst fehleranfällig ist.

Nach Einkauf muss im Wareneingang geprüft werden:

  • Wurde überhaupt die richtige Ware geliefert?
  • Ist die Ware am richtigen Lieferort eingetroffen?
  • Stimmt das Lieferdatum?
  • Überprüfung auf Vollständigkeit sowie Qualität der gelieferten Ware
  • Sollten Vollständigkeit und Qualität der gelieferten Ware vorliegen, wird der quittierte Lieferschein an den Einkauf weitergeleitet. Eine erste zeitliche Verzögerung der traditionellen Beschaffung tritt ein.

Aber damit noch nicht genug. Denn: Sobald die Dokumente an der richtigen Stelle im Einkauf angekommen sind, muss der verantwortliche Mitarbeiter den Wareneingang im wie auch immer gearteten Beschaffungsmanagementsystem verbuchen. Mögliche Mengenabweichungen oder qualitativ unzureichende Lieferungen müssen währenddessen ebenfalls dokumentiert werden; gegebenenfalls liegen auch Teillieferungen vor. Und wie es bei einer manuellen Eingabe immer ist: Sie bleibt fehleranfällig – mit weitreichenden Konsequenzen für den gesamten Beschaffungsprozess, wie z.B. für Abteilungen der Finanz- und Buchhaltung.

Papier ist geduldig, das Beschaffungsmanagement nicht. In der Regel folgen nach den ersten Prozessschritten des Wareneingangs noch weitere zeitintensive Schritte im Kontext des Beschaffungsprozesses. Im Anschluss daran muss der Lieferschein noch der Bestellanforderung zugeordnet werden. Die dabei entstehende Menge an Dokumenten – gesammelt in Aktenordnern und Aktenregalen – führt über kurz oder lang zu Platzproblemen. Bis schließlich nach neuen Aktenräumen gesucht werden muss. Und im Alltag derjenigen, die jeden Tag damit arbeiten sollen, entsteht daraus ein weiteres Problem: Der Schnellzugriff auf eine bestimmte Bestellung ist irgendwann nur noch mit zusätzlicher Recherche möglich, was eine Belastung für den gesamten Beschaffungsprozess darstellt.

Damit sind noch längst nicht alle Nachteile eines papierbasierten Beschaffungsprozesses beschrieben. Um es zusammenzufassen: Ein nicht automatisierter Wareneingang ist fehleranfällig, intransparent und zeitintensiv – die Fehler können dabei weitreichende Konsequenzen für den Beschaffungsprozess haben.

Beschaffungsprozess - Warenlieferung

Auf einen Blick – die Vorteile des digitalisierten Wareneingangs

  • Nach Scan-in des Lieferscheins: Schnelle Antwort auf folgende Fragen – Wurde die bestellte Ware überhaupt geliefert?
  • Damit verbunden: Sofortiger Überblick auf den Wareneingang – Hat der Lieferant die richtigen Güter in der verabredeten Qualität und Menge geliefert?
  • Stimmen Lieferdatum und Lieferort mit der Bestellung überein?
  • Umgehende Prüfung und direkte Verbuchung der Lieferungen
  • Beschleunigung von nachgelagerten Prozessen, insbesondere der Eingangsrechnungsverarbeitung
  • Automatische Archivierung der Lieferscheine

Setzen Sie auf einen digitalen Wareneingang, kommen Sie in den Genuss eben angerissener Vorteile. Ab jetzt erfassen und verbuchen Sie den Wareneingang in Echtzeit. Wie funktioniert’s im digitalen Beschaffungsprozess?

Noch weit vor Wareneingang ziehen Sie bereits die ersten Vorteile des Procurement-Prozesses. Denn auf Ihre Bestellung folgt in aller Regel schon eine Bestellbestätigung und ggf. eine Lieferavis. Beides kann – und sollte – im digitalen Beschaffungsprozess verarbeitet werden. So stellen Sie zwei weitere Datenpunkte bereit, die als Prüfpunkte im digitalen Wareneingang gleich zur Verfügung stehen.

Direkt nach Wareneingang lesen Sie die Lieferscheine durch OCR-Technologie ein. Die Beschaffungssoftware ist aus jahrelanger Erfahrung so smart, dass die relevanten Daten sofort im System erfasst und damit für den gesamten Beschaffungsprozess zu Verfügung stehen. Als da wären: Bestellnummer, Lieferant sowie Liefermenge. Der Wareneingang ist im Beschaffungsmanagement dabei so gestaltet, dass die Daten – über einen Workflow gesteuert – an die dafür vorgesehenen Mitarbeiter übergeben werden. Gleichzeitig kommen Sie so in den Vorteil einer revisionssicheren Archivierung der Bestell-Dokumente, hier: der Lieferschein.

Doch der digitalisierte Wareneingang bringt noch weitere Vorteile. Bestellung und Warenlieferung werden in automatisierten Beschaffungsprozessen verknüpft und ein Kontext wird hergestellt – der Mitarbeiter im Warenlager erkennt nun mit einem Blick, ob die Bestellung vollständig ist. Für die Bestellung von kritischen Gütern, wie z.B. bei Rohstoffen, kann eine mehrstufige Freigabe im Beschaffungsprozess erfolgen, sodass nur berechtigte Kollegen, die den Prozess insgesamt überblicken, den Wareneingang verbuchen. In wenigen automatisierten Schritten ist der Wareneingang erfasst, gebucht und der Beschaffungsprozess kann seinen weiteren Lauf nehmen.

Beschaffungsprozess - Wareneingang

Die Eingangsrechnungsprüfung im Beschaffungsprozess

Ganz gleich, ob Rechnungen nun in Papierform, als PDF in einer E-Mail oder in einem digitalen Format (EDI, ZUGFeRD, XRechnung etc.) im Unternehmen eintreffen – mit der Eingangsrechnungsprüfung erreichen Sie eine treffsichere Erfassung der Rechnungsdaten plus jede Menge automatisierter Workflows des digitalen Beschaffungsprozesses. Für Rechnungen auf Papier gilt: Das Einlesen der relevanten Daten erfolgt, ebenso wie beim Lieferschein, wieder per OCR-Technologie und Stapelscanner. Bereits digitalisierte Rechnungen werden direkt erfasst und verarbeitet. Die Erfassungstechnologie ist dabei über Jahre hin gereift und entwickelt sich stets weiter: Seit jüngster Vergangenheit spielen an dieser Stelle ebenfalls modernere Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) sowie Deep Learning eine Rolle. Noch genauere und noch bessere Erkennungsraten sind deren Folge. Für nachfolgende Prozesse im digitalen Beschaffungsmanagement ist das ein klarer Vorteil.

Beschaffungsprozess - Erfassen

Bei Bestellungen ohne Bestellbezug ermöglicht die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung eine Vorerfassung: Die Rechnung erscheint sofort im Eingangsrechnungsbuch: Kreditor, Höhe der Rechnungen und Skontofristen der Eingangsrechnungen sind sodann standortübergreifend für berechtigte Mitarbeiter der Fachabteilungen sichtbar. Ferner werden Status der Bearbeitung und aktueller Bearbeiter der Rechnung ersichtlich. Zeitkonsumierende Rückfragen erledigen sich damit – ein weiterer Vorteil für den gesamten Beschaffungsprozess. Bei Rechnungen mit Bestellbezug gilt dies sowieso – und der Clou: Aufgrund des nun vorhandenen Zusammenhangs zur digitalen Bestellanforderung, werden die Dokumente automatisiert zu den Bestellern weitergeleitet – schneller, zielgerichteter und mit deutlich weniger Aufwand. Kurz: Der automatisierte Eingangsrechnungs-Workflow sorgt für eine deutliche Verringerung der Prozesslaufzeit sowie des Organisationsaufwands in der Beschaffung. Die per OCR gewonnenen oder durch digitale Formate bereits vorhandenen Rechnungsdaten gelangen durch die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung ebenfalls ins Rechnungseingangsbuch. Folge: Autorisierte Mitarbeiter aus den Bereichen des Rechnungs- und Finanzwesens können sich jederzeit einen Überblick über die Sachlage im Rechnungseingangsbuch verschaffen – und dies natürlich an jedem Ort: Moderne Nutzer-Oberflächen der Eingangsrechnungsverarbeitung unterstützen mobiles Arbeiten ebenso wie sie für Gelegenheitsnutzer ein auf ihre Rolle hin optimiertes Funktionsset bereitstellen. Perfekt für die Arbeit am Smartphone/Tablet, perfekt für einen wohlfunktionierenden Beschaffungsprozess.

Allerdings lässt sich an dieser Stelle doch noch weit mehr automatisieren. Stichwort „Blindverarbeitung von Eingangsrechnungen“: Ja, auch die Eingangsrechnungen lassen sich ohne Probleme automatisiert buchen, ohne dass jemand noch eine Prüfung auf Richtigkeit durchführt. Vielleicht sträuben sich dem einen oder anderen die Nackenhaare bei diesem Gedanken. Keine Sorge. Das ist in vielen Unternehmen längst Praxis. Denn: Nicht nur sind die Erkennungsmethoden (OCR, strukturierte Daten von Eingangsrechnungsformaten) sehr ausgereift, vielmehr verfügen Sie durch die vorgelagerten Beschaffungsprozesse der Bestellung und des digitalen Wareneingangs weitere Daten- und somit Prüfpunkte, die mit den Informationen der Eingangsrechnung automatisch verglichen werden können. Mit anderen Worten: Das Beschaffungsmanagementsystem „weiß“, was Sie zu welchem Preis in welcher Stückzahl und Qualität bestellt haben – und es „weiß“ darüber hinaus, was tatsächlich geliefert wurde. Demzufolge ist es ein Leichtes diese Daten mit der Eingangsrechnung zu vergleichen. Bei Abweichungen greifen dann dafür eingerichtete Ausnahmereglungen. Heißt: Nur in solchen Fällen muss sich die Buchhaltung die Eingangsrechnung nochmals anschauen; hier entscheidet dann ein Mensch über die Buchung. Weitere starke Vorteile einer Blindverbuchung bestehen dann letztlich in einer besseren Cashflow-Planung und ebenfalls in der Realisierung von Skonti-Gewinnen. So ein Beschaffungsprozess rechnet sich.

Workflow – Rechnungsfreigabe bei Eingangsrechnungen mit Bestellbezug

Wie bei allen anderen Workflows in Beschaffungsprozessen werden auch hier Mitarbeiter für die Freigabe-Rolle definiert. Während des Prüfschritts zur Rechnungsfreigabe spielt die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung ihre Stärken voll aus. Aufgrund des bis hierhin geschilderten Beschaffungsprozesses liegen im Beschaffungsmanagement nun folgende drei Belege vor, die es automatisiert überprüft:

  • Beleg über die Bestellanforderung
  • Beleg über den Wareneingang
  • Beleg über Eingangsrechnung

Anhand dieser Daten erfolgt Abgleich der Mengen und Summen im Beschaffungsprozess. Erscheint die Rechnung in der Invoice-Software mit einem grünen Symbol, ist die Prüfung erfolgreich.

Die Rechnungsfreigabe kann daraufhin durch den bestimmten Prüfer einfach per Klick erledigt werden. Möglich ist auch eine automatisierte Freigabe in Abhängigkeit des Bestellwerts. Auch hier gilt: Dank moderner Benutzeroberflächen kann die Rechnungsprüfung im Beschaffungsprozess natürlich auch auf mobilen Devices stattfinden. Im anschließenden Schritt lässt sich die freigegebene Rechnung auch per Klick buchen und für den Bezahlvorgang bereitstellen.

Die Vorteile des Workflows zur Eingangsrechnungsverarbeitung

  • 3-Way-Matching: Ein Plus von wirklich automatisierten Workflows dank der automatischen Prüfung dreier Belege: von der Bestellanforderung über den Lieferschein bis zur Eingangsrechnung
  • Beschleunigte Prozesszeiten für den Beschaffungsprozess
  • Standortübergreifende maximale Transparenz: je nach Funktion und Aufgabe sehen Mitarbeiter die für tagtägliche Arbeit wichtigen Informationen im Kontext der Eingangsrechnung – unabhängig vom Standort sowie auf mobilen Devices
  • Freigabeprozesse sind natürlich auch per mobilen Zugriff möglich
  • Hoher Automatisierungsgrad der Beschaffung durch Workflows
  • Freigabeprozesse, gesteuert über verschiedene Parameter. Z.B. Höhe des Bestellwerts: ab einer zu bestimmenden Summe Mehr-Augen-Prinzip; automatisiert dank der Prüfung dreier Belege
  • Eskalationsmanagement: Im Fall von Konflikten reicht der Workflow die Eingangsrechnung zur nächsthöheren Instanz weiter
  • Automatisierte Urlaubs- und Krankheitsvertretungen – dank Workflows
  • Und last but not least: Alle im Prozess relevanten Dokumente und Bearbeitungen wurden automatisch archiviert. Die Rechnung wird nach der Buchung zudem automatisch aus dem Eingangsrechnungsbuch gelöscht.

Die Bedeutung des Vertragsmanagements im Beschaffungsprozess

Gerade dem Thema Verträge und dem Management derselben kommt im Beschaffungsprozess eine besondere Rolle zu. Denken Sie einen Moment zurück an den Anfang des Beschaffungsprozesses – an die Bedarfs- und Bestellanforderungen im Einkauf. Das Vertragsmanagement stellt in diesem Kontext sicher, dass die Einkaufsabteilung anstehende Bestellungen anhand einer bereitgestellten Auswahl von Webkatalogen durchführt. Gleichzeitig bestehen mit den Lieferanten aus diesen Katalogen zu bestimmten Konditionen geschlossene Verträge. Beides bildet die Basis für einen effektiven Einkauf. Bekannte Phänomene, wie z. B. der sogenannte „wilde Einkauf (Maverick buying Effekt)“, können durch das Vertragsmanagement im Einkauf weitgehend vermieden werden.

Jedoch leistet das Vertragsmanagement noch viel mehr. Gerade bei Beschaffungsprozessen bedeutet das integrierte Vertragsmanagement: Effizienter arbeiten, compliance-konform bleiben und stets im Rahmen aktueller Verträge Bestellungen auf den Weg bringen.

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Unterstützt den gesamten Vertrags-Lebenszyklus

Ein zeitgemäßes Vertragsmanagement unterstützt und begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages – von der Vertragsanbahnung und Erstellung über Verhandlungen von Nachträgen bis zur Vertragskündigung und Archivierung der abgeschlossenen Verträge. Vertragsmanagement gelingt so einfach reibungslos und bildet die Basis für einen umfassenden Beschaffungsprozess.

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Stets regel-konform

Elektronisches Vertragsmanagement unterstützt das Ziel der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Die Erhöhung bzw. Einhaltung der Compliance ist ein ganz wichtiger Faktor, dazu gehören Risikominimierung bzw. Transparenz über Risiken. Diese Transparenz und Kontrolle der Risiken sorgen somit auch für die Abwendung von Gefahren und Sicherstellung von Rentabilität und Wirtschaftlichkeit.

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Leichte, intuitive Bedienung

Alle in den Beschaffungsprozess involvierten Fachabteilungen profitieren insbesondere von der einfachen und intuitiven Bedienung des Vertragsmanagements, vom schnellen Zugriff auf alle Verträge im Unternehmen und der zuverlässigen Einhaltung der Compliance-Richtlinien. Unterschiedliche Vertragstypen, können durch einfache Anpassbarkeit optimal unterstützt werden.

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Transparenz

Standortübergreifend haben die Vertragsverantwortlichen im Einkauf Vertrags- wie auch Kündigungsfristen, anstehende Vertragsverlängerungen oder Gewährleistungsfristen ebenso im Blick wie anstehende monetäre Verpflichtungen aus den abgeschlossenen Verträgen.

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Mobiles Arbeiten

Der Zugriff auf die Vertragsmanagement-Software im Beschaffungsprozess erfolgt idealerweise Endgeräte-übergreifend für den schnellen Zugriff via PC oder Smartphone/Tablet.

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Alles an einem Ort – die Vertragsakte

Alle Daten zu jedem Vertrag strukturiert, schnell und einfach im Überblick: Das Vertragsmanagement bündelt alle wichtigen E-Mails, Office-Dokumente und Papier-Scans strukturiert am richtigen Ort in der Vertragsakte. Mühsames, zeitintensives Suchen entfällt, was essentiell ist für den funktionierenden Beschaffungsprozess. Darüber hinaus können hier auch Lieferantenvereinbarungen platziert werden. So nutzen Sie im Einkauf Skaleneffekte. Beispiel: Statt einen Artikel jeweils von vier Bestellern in vier von voneinander unabhängigen Bestellungen bei einem Lieferanten anzufordern, treffen Sie mit dem Lieferanten eine Vereinbarung, die die Bestellung zu einer zusammenfasst – nur zu weitaus besseren Konditionen.

Beschaffungsprozesse optimieren – Benefits auf einen Blick

Im Zentrum von Beschaffungsprozessen steht die sichere und verlässliche Übermittlung der Daten zwischen unternehmensseitigen Auftraggebern und externen Lieferanten sowie die rechtskonforme, regelbasierte Abwicklung von Prüf- und Freigabeprozessen innerhalb der Unternehmen selbst – für unternehmensweite Transparenz und beschleunigte Prozesse. Jüngst veröffentlichte Studien verweisen auf positiven Effekte des digitalen Beschaffungsmanagements. Die positiven Effekte ziehen Sie aus folgenden Vorteilen der digitalen Beschaffung.

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Deutlich geringere Prozesskosten

Im digitalen Beschaffungsprozess verläuft alles automatisiert und elektronisch. Keiner muss sich mehr mit Papierbelegen herumplagen oder erst danach suchen – das reicht von der Meldung des Bedarfs über dessen Genehmigung bis zur Bestellung selbst. Alles steht jederzeit im direkten Zugriff der beteiligten Abteilungen. Vorbei sind auch die Zeiten, die man mit der Lieferanten-Kommunikation aus Recherchegründen verbracht hat: Kein Hin und Her per E-Mail, FAX oder per Telefon; kein Stöbern mehr nach dem passenden Angebot. Endlich Zeit für sinnvolle, konstruktive Aufgaben.

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Das Ausgabeverhalten besser im Griff

Nutzen Sie die Vorteile des digitalen Beschaffungsmanagements: Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne warten auf Sie. Stärken Sie Ihren Einkauf durch Bündelung unterschiedlicher Bedarfe und gewinnen Klarheit über alle laufenden und geplanten Beziehungen zu einem Lieferanten. Darüber hinaus zählt eine Budgetkontrolle zu den essentiellen Elementen eines gut durchdachten Bedarfsmanagement.

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Mehr Transparenz über alle Beschaffungsprozess-Phasen hinweg

Von der Bedarfsmeldung über die Bestellung, von Warenlieferung und Lieferschein bis zu Rechnung – sämtliche in den verschiedenen Prozessschritten anfallenden Daten werden digital gespeichert und dokumentiert. Und stehen über alle Standorte hinweg für die beteiligten Abteilungen zur Verfügung. So entsteht standortübergreifende und unternehmensweite Transparenz.

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Integration von ERP-/Fibu-Systemen

Zeitgemäße Lösungen zum digitalen Beschaffungsprozess integrieren sich nahtlos in verbreitete ERP-Systeme: Unser Procurement-System unterstützt Microsoft Dynamics NAV und andere ERP-Systeme. Darüber hinaus bieten wir mit den verschiedenen Lösungen der EASY for SAP perfekt abgestimmte Lösungen für Procurement-Management in SAP an.

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Integration aller Beschaffungsprozess-Phasen

Was wäre ein Beschaffungsprozess ohne Einkaufsmanagement, den digitalen Rechnungseingang und ein integriertes Vertragsmanagement? Erst sobald alle Teilprozesse integriert sind, verfügen Sie über die Lösungen, die den Beschaffungsprozess optimieren – vollumfänglich und dann mit allen Vorteilen.

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Monitoring – Alles auf dem Radar

Zu einem zeitgemäßen digitalen Beschaffungsmanagement gehört natürlich ein aussagekräftiges Monitoring. Alle Zahlen stets im Blick, versorgt Sie ein Monitoring Dashboard stets mit aktuellen Zahlen zu den essentiellen KPIs in der Beschaffung. Idealerweise verfügt die Monitoring-Sektion auch über tiefe Drill-downs für Detailsansichten zu speziellen Zahlen und KPIs. Dies bildet die Basis für Planungssicherheit in Beschaffungsprozessen.

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Effizientere Zusammenarbeit

Stellen Sie sich vor: Alle am Beschaffungsprozess beteiligten Abteilungen – ob unter einem Dach oder an verschiedenen Standorten – stehen durch den elektronischen Beschaffungsprozess digital miteinander in Verbindung. Jeder autorisierte Mitarbeiter sieht, was bestellt, geliefert und gezahlt wurde. Natürlich funktioniert der Zugriff auf diese Informationen auch mobil per Smartphone/Tablet. Mit der Historie im Blick lässt sich die Zukunft besser planen. Da freut sich das Controlling.

Bei Fragen rufen Sie uns an unter +49 208 451 99 801
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