Warum ist eine Auftragsbestätigung wichtig?
Eine Auftragsbestätigung dokumentiert, dass ein Lieferant einen Auftrag annimmt und zu welchen Bedingungen er ihn ausführt. Sie konkretisiert damit zentrale Punkte wie Liefermenge, Liefertermin, Preis, Lieferort oder weitere Lieferkonditionen.
Ist eine Auftragsbestätigung Pflicht?
Eine Auftragsbestätigung ist nicht in jedem Fall verpflichtend. Sie wird vor allem dann relevant, wenn eine Bestellung von einem vorherigen Angebot abweicht, verspätet erfolgt oder ohne vorheriges Angebot ausgelöst wurde. In solchen Fällen kann die Auftragsbestätigung die Annahme des Auftrags und die vereinbarten Bedingungen dokumentieren.
Wie lange muss ich eine Auftragsbestätigung aufbewahren?
Wird eine Auftragsbestätigung als Handelsbrief eingestuft, muss sie in der Regel sechs Jahre aufbewahrt werden. Eine Ausnahme gilt, wenn die Auftragsbestätigung im Einzelfall die Funktion eines Buchungsbelegs übernimmt. In diesem Fall gelten die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege. Diese betragen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre. Digitale Archivierungslösungen können Unternehmen dabei unterstützen, Auftragsbestätigungen revisionssicher und langfristig verfügbar zu speichern.
Vorteile der automatisierten Auftragsbestätigung
Werden Auftragsbestätigungen automatisiert verarbeitet, lassen sich relevante Daten schneller auslesen, mit Bestellungen abgleichen und für Folgeprozesse bereitstellen. Dies hat folgende Vorteile:
- Automatisierte Erfassung erhöht die Prozessqualität, weil Lieferzeiten, Mengen und Preise strukturiert ausgelesen und mit definierten Toleranzen geprüft werden können. Bestätigungen ohne relevante Abweichungen lassen sich anschließend schneller weiterverarbeiten.
- Auftragsbestätigungen werden schneller den passenden Bestellvorgängen zugeordnet. Das verkürzt Durchlaufzeiten und kann nachgelagerte Prozesse wie die Rechnungsbearbeitung mit Bestellbezug beschleunigen.
Welche Felder der Auftragsbestätigung lassen sich automatisiert erfassen?
Digitale Beschaffungsprozesse verknüpfen immer mehr Teilprozesse der Logistikkette. Die automatische Erfassung von Auftrags- und Bestellbestätigungen ist dabei ein zentraler Schritt: Sie ordnet Bestätigungen bestehenden Beschaffungsvorgängen zu und gleicht sie mit Informationen aus der ursprünglichen Bestellung ab, etwa Liefermenge oder Lieferkonditionen. So behalten Verantwortliche den Überblick über Bestellung und Lieferantenavis.
Unabhängig davon, ob Bestellbestätigungen auf Papier oder in einem digitalen Format wie PDF, XML, EDI oder Office-Dokument eingehen, erkennt die automatisierte Erfassung relevante Elemente und übergibt sie an das ERP-System. Folgende Felder lassen sich beispielhaft automatisiert auslesen:
- Name, Anschrift und Kontaktdaten des Auftragnehmers und Auftraggebers
- Referenz zur Bestellung
- Informationen zur Ware bzw. zur Leistung
- Menge der Ware bzw. Umfang der Leistung und Maßeinheit
- Lieferanten- und Artikelnummer
- Bezeichnung der Ware bzw. Art der Leistung
- Entgelt (Kaufpreis, Honorar)
- Zahlungsbedingungen (Zahlungsweise, Fälligkeit, Skonto- oder sonstige Rabattangebote)
- Lieferdatum und/oder Leistungsdatum
- Alle gängigen Incoterms nach ICC-Standard
- Sonstige Lieferkonditionen
Was ist der Unterschied zwischen Auftragsbestätigung und Bestellbestätigung?
In der Praxis werden Auftragsbestätigung und Bestellbestätigung häufig ähnlich verwendet. Die Auftragsbestätigung beschreibt dabei vor allem die Annahme eines Auftrags durch den Lieferanten; die Bestellbestätigung bezieht sich stärker auf die Bestätigung einer konkreten Bestellung.
Wie wird eine Bestellbestätigung validiert?
Die Validierung einer Bestellbestätigung dient dazu, Abweichungen zwischen Bestätigung und ursprünglicher Bestellung frühzeitig zu erkennen. Dazu können etwa Lieferzeiten, Lieferorte, Mengen, Preise und Incoterms mit den Daten aus dem führenden ERP-System abgeglichen werden. Weicht die Bestätigung vom Auftrag ab, etwa bei Inhalt, Menge, Datum, Ort oder rechtlicher Grundlage, entscheidet der Auftraggeber, ob er die Abweichung akzeptiert, seine Bestellung formal anpasst oder Kontakt mit dem Lieferanten aufnimmt.
