EASY Archive Cloud – Servicebeschreibung

1 Überblick

EASY Archive Cloud bietet Ihnen die GoDB konforme Langzeit-Archivierung Ihrer Daten in der Cloud.

1.1 Funktionale Übersicht der EASY Archive Cloud

Die EASY Archive Cloud bietet Ihnen die revisionssichere Archivierung Ihrer Daten.

Leistungsmerkmal / ModuleBeschreibungEASY Archive Cloud
Revisionssichere ArchivierungRechtssichere Ablage geschäftsrelevanter Dokumente, GoDB konforme Dokumentenablage
Anbindung AnwendungVerschlüsselte Anbindung mittels HTTPS und SFTP
VolltextsucheTexte aller Dateien werden automatisch in der Volltextsuche abgelegt
Mehrere DatenmodelleAdaptiv – flexible Anlage von Metadaten
Schema – vordefinierte Metadatenstruktur
Spooler ImportSFTP Upload
Content WebserviceWebservice für den schreibenden und lesenden Zugriff auf alle Daten im Archiv
Admin WebserviceWebservice für die Verwaltung des Archivs, z. B. Benutzeranlage
CMIS SchnittstelleHerstellerunabhängiger Standard
ArchiveLinkSAP Level 1 Archivierung
EASY Archive WebclientLesender Zugriff auf das Archiv
FristenmanagementAutomatische Kontrolle von Aufbewahrungsfristen, konfigurierbar
Verschlüsselte DatenablageMöglich ist die Verschlüsselung der Daten wie auch der VolltextsucheOptional konfigurierbar
DMS Web ClientSchreibenden und Lesender Zugriff auf das ArchivOptional

1.2 Technische Lösung

Die EASY Archive Cloud basiert auf bewährten EASY-Technologien und wird von EASY in dem in der Auftragsbestätigung genannten Rechenzentrum gehostet.

Die Anbindung Ihrer Geschäftsanwendungen an die EASY Archive Cloud erfolgt über HTTPS. Die Recherche erfolgt ebenfalls über Ihre Geschäftsanwendung. Optional ist der Zugriff über einen Webclient möglich.

Die EASY Archive Cloud wird in zwei Versionen angeboten:

a) Public Cloud mit vollständig gemeinsam genutzter Infrastruktur (mandantenfähig)

b) Virtual Private Cloud – dedizierter virtueller Archiv Server

Die unten aufgeführte Grafik zeigt die Architektur der EASY Archive Cloud.

Die Grafik zeigt die Architektur der EASY Archive Cloud.

1.3 Nutzungsvoraussetzungen

Um die Funktionalitäten von EASY Archive Cloud nutzen zu können, müssen folgende kaufmännischen und technischen Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Gültiger Vertrag zur Nutzung
  • Internetanbindung mit ausreichender Bandbreite
  • PC Arbeitsplätze mit Browser und Internetzugang

1.4 Nutzungsumfang

Die Nutzung des Service steht Ihnen in dem in der Online-Dokumentation beschriebenen Umfang und zu den unten dargestellten Verfügbarkeiten vollumfänglich zu.

Sie ist wie folgt entsprechend des gewählten Pakets limitiert:

  • Anzahl und Art Ihrer Geschäftsanwendungen
  • Speicherplatz

Anpassungen der oben aufgeführten Parameter sind jederzeit möglich.

1.5 Online Dokumentation

Die EASY Archive Cloud Online Dokumentation steht unter der folgenden URL zur Verfügung: https://docs.easy-cloud.de/

1.6 Administrative Leistungen

EASY erbringt die folgenden administrativen Leistungen

  • Auftragsmanagement
  • Lizenzmanagement
  • Monatliche Verbrauchsdatenermittlung und Rechnungsstellung

2 Datensicherheit und Datenverfügbarkeit

Der Service EASY Archive Cloud wird in dem auf der Auftragsbestätigung genannten Rechenzentrum gehostet.

Das Rechenzentrum ist ISO 27001 zertifiziert.

Die EASY Archive Cloud entspricht der DSGVO.

3 Verfügbarkeit

  • EASY Archive Cloud steht Ihnen täglich grundsätzlich rund um die UHR (24×7) zur Verfügung.
  • EASY Archive Cloud weist eine jährliche durchschnittliche Verfügbarkeit von 99 % auf.
  • Ausgenommen sind regelmäßige oder geplante angekündigte Wartungsarbeiten.

4 Service und Support

4.1 Ansprechpartner beim Kunden

Im Rahmen des Onboarding Prozesses benennt der Kunde autorisierte Personen in seiner Organisation, die gegenüber EASY berechtigt sind, kostenpflichtige Zusatzoptionen zu bestellen sowie kostenpflichtige und / oder sicherheitsrelevante Dienstleistungen zu beauftragen. Derartige Bestellungen oder Beauftragungen müssen in Textform erfolgen, z. B. per Brief, per Fax oder per E-Mail.

Die Meldung von Fehlern oder Störungen können von allen Key Usern (max. 5 Personen) beim Kunden vorgenommen werden.

4.2 EASY Service Desk

Der EASY Service Desk (auch EASY Customer Care Center genannt) ist die zentrale Anlaufstelle für die Kunden (Single Point of Contact). Die Zugangswege zum Service Desk sind in https://easy-software.com/de/services/support/ beschrieben.

Die Mitarbeiter des EASY Service Desk nehmen Serviceaufträge und Störungsmeldungen (Incident Management) an. Die Serviceaufträge und Störungsmeldungen werden als Tickets dokumentiert, kategorisiert und priorisiert.

4.3 Servicezeiten EASY Service Desk

Der EASY Service Desk ist von montags bis freitags zwischen 08.00 und 18.00 Uhr erreichbar. Ausgenommen sind die (bundesweit und im Bundesland NRW geltenden) gesetzlichen Feiertage sowie Heiligabend und Silvester; an diesen Tagen ist der Service Desk nicht erreichbar.

4.4 Prioritäten für die Störungsbehebung

Beim Eingang einer Störungsmeldung wird ein sogenanntes Ticket angelegt. Die Reaktionszeiten sind abhängig von der jeweiligen Priorität des Tickets. Die Priorität nimmt Werte zwischen 1 (höchste Priorität) und 4 (niedrigste Priorität) an. Der Wert ergibt sich aus den beiden Faktoren Auswirkung und Dringlichkeit.

Die Auswirkung hat die Ausprägungen „Hoch“, „Mittel“ und „Niedrig“. Sie beschreibt, wie wichtig der EASY Service für die Geschäftsprozesse des Kunden ist und welche Beeinträchtigungen durch die vorhandene Störung entstehen.

Die Dringlichkeit orientiert sich am Grad, in dem das System noch nutzbar ist:

  • Totaler Ausfall des gesamten Systems (Totalausfall),
  • Arbeiten ist möglich, aber nur unter massiven Einschränkungen (Hoch)
  • Arbeiten ist mit einigen Einschränkungen möglich (Mittel)
  • Arbeit ist unter kaum bemerkbaren Einschränkungen möglich (Niedrig)
  • Die Werte für Dringlichkeit und Auswirkung werden bei der Anlage des Tickets vom Kunden erfragt und mit ihm abgestimmt.
  • Aus Auswirkung und Dringlichkeit ergibt sich die Priorität des Störungstickets wie folgt:
AuswirkungTotalausfallHochMittelNiedrig
HochPrio 1Prio 1Prio 2Prio 3
MittelPrio 1Prio 2Prio 3Prio 4
NiedrigPrio 2Prio 3Prio 4Prio 4

4.5 Reaktionszeiten bei Störungen

Als Reaktionszeit wird die Zeit definiert, die zwischen der Eröffnung eines Tickets und dem Beginn einer qualifizierten Bearbeitung vergeht. Die Berechnung der Zeit wird nur innerhalb der Servicezeiten des Service Desk vorgenommen. Geht eine Störungsmeldung außerhalb dieser Servicezeiten ein, so beginnt die zugesicherte Reaktionszeit mit dem darauffolgenden Arbeitstag.

Folgende maximale Reaktionszeiten werden zugesichert (AT = Arbeitstage; Std. = Arbeitsstunden):

PrioritätReaktionszeit
Prio 12 Stunden
Prio 24 Stunden
Prio 31 Arbeitstag
Prio 43 Arbeitstage

4.6 Wartungsfenster

Wartungsfenster, in denen Wartungsarbeiten durchgeführt werden, sind jeweils täglich von 04:00 – 06:00 Uhr (CET).

Wartungsarbeiten werden Ihnen rechtzeitig auf geeignete Art und Weise angezeigt.

5 Mitwirkungspflichten

Um den EASY Archive Cloud Service erbringen zu können, ist EASY auf bestimmte Mitwirkungsleistungen des Kunden angewiesen.

Folgende Leistungen sind durch den Kunden (als Auftraggeber) zu erbringen:

  • Benennung eines Hauptansprechpartners für alle systemtechnischen Fragestellungen
  • Benennung von bis zu 3 Key Usern für die Kommunikation mit dem EASY Service Desk

6 Onboarding

Der Onboarding-Prozess für EASY Archive Cloud gestaltet sich einfach. Nach erfolgter Bestellung des von Ihnen gewünschten EASY Archive Cloud Service werden die folgenden Schritte von uns für Sie durchgeführt:

  • EASY konfiguriert das bestellte EASY Archive Cloud Paket
  • EASY informiert Sie per E-Mail nach erfolgter Konfiguration mit folgenden Informationen
    • URL / Domain Ihres EASY Archive Cloud Service
    • ADMIN User
    • Initiales Passwort

7 Offboarding bei Vertragsende

Bei einem Vertragsende stellt EASY dem Kunden alle Daten mittels Download Links zur Verfügung:

  • XML-Export (Metadaten und Dokumente)

8 EASY Archive Consulting

Mit den von EASY angebotenen Archive Consulting Services bietet EASY Ihnen optionale Lösungen an, mit denen der Einsatz unserer EASY Archive Systeme für Sie optimiert werden kann. Durch unsere jahrelange Erfahrung in Transformationsprojekten bieten wir Ihnen sowohl Best-Practice als auch maßgeschneiderte Lösungen, um die gestiegenen Anforderungen an revisionssichere Archivierung im Zuge der digitalen Transformation zu unterstützen. Für weitere Details sprechen Sie uns jederzeit gerne an.