Digitale Belegerfassung
ein Kinderspiel mit EASY Capture Plus

Dokumente erfassen, auslesen und klassifizieren – im Handumdrehen

Die zuverlässige, digitale Belegerfassung mit Hilfe von Texterkennung ist die Grundlage aller nachgelagerten Prozesse. Denn nur aus einem zuverlässig ausgelesenen Beleg kann ein digitaler Beleg werden, da dieser ja die Grundlage für nachfolgende Prozesse bildet. Auf dieser Basis können andere Prozesse verlässlich angestoßen werden und die digitalen Belege sind in einem umfangreichen Archiv schnell gefunden.

 

EASY Capture Plus sorgt mit Hilfe seiner leistungsstarken OCR-Technologie (s. a. Wikipedia: „optical character recognition“) dafür, dass die eben beschriebene Basis stimmt. Dokumente erfassen und Belege digitalisieren, klassifizieren und sogar automatisch zuordnen ist mit der Lösung besonders effizient und schnell möglich. innerhalb des gesamten Dokumentenmangementsystems zählt die digitale Belegerfassung zu unserem Kerngeschäft.

Highlights der digitalen Belegerfassung

  • Die Dokumentenklassifikation wie auch die digitale Belegerfassung mit EASY Capture Plus funktioniert mit Dateien aus allen Quellen: Papierdokumente sind schnell digitalisiert und ausgelesen, elektronisch vorliegende Dokumente werden automatisch extrahiert. Und in Windeseile liegen digitale Belege für daran anschließende digitale Workflows vor.
  • EASY Capture Plus integriert sich nahtlos in Ihre Betriebsabläufe und übergibt digitale Belege problemlos ans Archiv, das ERP oder den nachgelagerten Workflow.
  • EASY Capture Plus erfordert so gut wie keine Einarbeitung. Ihre Mitarbeiter arbeiten bereits nach einer kurzen Einweisung sicher mit dieser intuitiven Lösung zur digitalen Belegerfassung.

Die Ausgangssituation

Inhalte aus papierbasierten oder elektronischen Dokumenten zu erfassen, zu verschlagworten und zu klassifizieren – eben: digitale Belege zu generieren – wird im Informationszeitalter zunehmend aufwendiger. Denn das Dokumentenaufkommen steigt ebenso wie die Anzahl der Quellen, aus denen es sich speist. Deshalb zählt die schnelle und dennoch zuverlässige Extraktion mittels OCR-Software zu den Schlüsseltechnologien eines modernen und in Teilen sogar automatisierten Dokumentenmanagements. Mit EASY Capture Plus bietet die  EASY SOFTWARE AG Ihnen eine der leistungsfähigsten Lösungen zur digitalen Belegerfassung am Markt.

Die Lösung

EASY Capture Plus ist ein Werkzeug für die automatische Texterkennung (OCR), dass sich in Ihre Betriebsabläufe integriert, Dokumente zuverlässig an Ihr EASY Archiv oder an Ihre Workflows übergibt. Die Lösung zur digitalen Belegerfassung eignet sich für den zentralen Einsatz ebenso wie für den Aufbau einer dezentralen Erfassung von digitalen Belegen in Unternehmen mit vielen Standorten. Ihre intuitive Bedienung sorgt für eine kurze Einarbeitungszeit und senkt die Zahl der Fehlbedienungen. Im Offline-Modus können Inhalte sogar ohne  Verbindung zum Server erfasst werden.

 

Damit nicht genug – EASY Capture Plus erlaubt es Ihnen, Dokumente verschiedenster Formate zu konvertieren und originalgetreu darzustellen. Sie brauchen nur diese eine Lösung, um aus nahezu allen anfallenden Dokumenten digitale Belege zu erstellen, die sich im Nachhinein auch bearbeiten lassen. Das spart Lizenzkosten und obendrein Rechnerkapazität. Denn die Konvertierung findet nicht auf dem Client, sondern auf dem Server statt.  Die Anzahl der lokalen Installationen sinkt folgerichtig ebenso wie der administrative Aufwand Ihrer digitalen Belegerfassung.

Ihre Vorteile

  • EASY Capture Plus verarbeitet Dateien aus allen erdenklichen Eingangskanälen zu digitalen Belegen und kann mehr als 300 Dateiformate anzeigen.
  • Der Aufwand sinkt erheblich, dank komfortabler Texterkennung und automatischer Extraktion von Informationen durch digitale Belegerfassung.
  • Extrahierte Informationen lassen sich automatisch mit vorhandenen Datenquellen wie Verzeichnissen oder Lieferantenlisten abgleichen.
  • Der Einsatz einer integrierten statt vieler separater Lösungen senkt die Kosten.
  • Transaktionssichere Verarbeitung, webbasierte Prozessüberwachung und lückenlose Protokollierung sorgen für höchste Sicherheit im Zuge der digitalen Belegerfassung.

Mehr Transparenz ist niemandem möglich. Mit unserem Angebot, das wir gemeinsam mit EASY realisieren konnten, sind wir konkurrenzlos.

Immobilienfachwirt Holger Döring, Geschäftsführender Gesellschafter Becker & Döring GmbH

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Der Prozess

Digitale Belegerfassung

Digitale Belegerfassung

Belege und Dokumente, die auf Papier eingehen, werden vom Anwender mittels Scanner digitalisiert. Inhalte vom Fax-Server oder E-Mail-Anhänge greift die Lösung automatisch ab. Die digitalisierten oder bereits digital vorliegenden Dokumente liest sie mittels OCR-Technologie aus und übergibt sie als digitale Belege direkt an SAP.

1

Interpretation der digitalen Belege

SAP erkennt die Inhalte der digitalen Belegerfassung automatisch, gleicht sie mit den Datensätzen aus der Datenbank ab. Ein Ablagevorschlag wird generiert.

2

Interpretation
Zuordnen

Zuordnen

Im  Regelfall erfolgt eine automatische Zuordnung der digitalen Belege zum vorhandenen Datenbank-Objekt. Im Bedarfsfall ist auch ein manuelles Zuordnen möglich.

3

Recherche

Wird der digitale Beleg gesucht, ist er über Volltextrecherche und intelligente Filterfunktionen in Windeseile gefunden und kann von jedem Anwender mit entsprechenden Zugriffsrechten orts- und zeitunabhängig aufgerufen werden.

4

Recherche

IT-Facts und Software-Features zur digitalen Belegerfassung

  • EASY Capture Plus ersetzt viele andere Lösungen rund um die digitale Belegerfassung – die technische Administration wird einfacher
  • Skalierbarkeit, modernste Technik und hohe Flexibilität dank serverbasiertem, modularem Aufbau machen die Lösung zukunftsfähig
  • Einfache Integration durch offenen Schnittstellen
  • Serverbasierte Extraktion und Klassifikation von Dokumenten
  • Einfaches Klassifizieren und Unterscheiden von Dokumenten nach Stichwörtern, regulären Ausdrücken und per Skript
  • Extrem schnelle Darstellung der zu konvertierenden Dateien bei nahezu perfekter Abbildungstreue der digitaleen Belege
  • Deutsch und Englisch im Standard bei der digitalen Belegerfassung (weitere Sprachen auf Anfrage)
  • Einheitliche Konfiguration, unabhängig von der Datenherkunft
  • Clusterfähiger Server für verteiltes Rechnen
Alles auf einem Blick: die elektronische Rechnungsverarbeitung
Olaf Westmeier