Elektronische Akte

Immer informiert. Immer auskunftsfähig.

Den Strom eingehender und ausgehender Informationen richtig zu kanalisieren und sie strukturiert verfügbar zu machen, ist das Geheimnis jedes Geschäftserfolgs. Mit der Software für E-Akten auf Basis vom Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter stets alle Dokumente zur Hand haben, die sie im Rahmen ihrer Geschäftsvorfälle benötigen.

E-Akten bringen Struktur ins Chaos

Täglich bewegen Unternehmen Massen an eingehenden und ausgehenden Informationen. Analog und digital, E-Mails, Briefe, Verträge, Rechnungen, Reklamationen, Anfragen und eine Vielzahl von Belegen. E-Akten der EASY SOFTWARE bringen Struktur ins Chaos. Die Software sorgt für Transparenz, für einen einheitlichen Kenntnisstand aller Beteiligten und ist zudem hoch mobil. Sei es als digitale Kundenakte, digitale Personalakte oder elektronische Vertragsakte.

  • Mit digitalen Akten sind die gewünschten Informationen immer schnell zur Hand.
  • Software für elektronische Akten verbessert die Zusammenarbeit in Teams und schafft Transparenz.
  • Digitale Akten ermöglichen orts- und zeitunabhängiges Arbeiten.
  • Dank elektronischer Archivierung sind die Akten stets revisionssicher abgelegt.

Unsere Lösung – mehr als nur ein Informationsträger

Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter immer und überall auf genau die Dokumente zugreifen können, die sie brauchen? Ohne hierfür lange zu suchen? Mit der digitalen Akte von EASY SOFTWARE geht das. Und mehr. Sie legen Ihre Dokumente revisionssicher ab, steigern die Effizienz Ihrer Arbeit und senken gleichzeitig die Kosten und Unternehmensrisiken. Der Zugriff auf die Dokumente in den elektronischen Akten von EASY SOFTWARE ist bequem über die vorhandene Anwendungsoberfläche oder den Browser möglich.

In Zusammenarbeit mit Anwendern hat EASY SOFTWARE Branchen- und fachabteilungsbezogene Aktenstrukturen entwickelt. Sie müssen also nicht bei Null anfangen, sondern können auf das Know-how erfahrener Anwender zurückgreifen. So können Sie schnell anfangen, mit Ihrer digitalen Akte zu arbeiten.

  • Elektronische Akten und die elektronische Archivierung von Akten sparen Platz und Kosten.
  • Eine zentrale Datenhaltung schafft Transparenz.
  • E-Akten lösen viele Compliance-Probleme, u.a. durch rechtssichere Archivierung und rollenabhängige Zugriffsrechte.
  • Die abteilungs- und/oder standortübergreifende Zusammenarbeit wird erleichtert.
  • Eine intuitive Suche nach einzelnen Dokumenten oder kompletten Akten ist auch übergreifend möglich und beschleunigt Ihre Prozesse.

E-Akten in der Praxis

Die elektronische Akte  kann als kundenspezifische Lösung ausgebaut werden, die die EASY SOFTWARE im Rahmen von Kundenprojekten auf Basis von EASY DMS Standard entwickelt und bereitstellt. Sie ermöglicht Kunden, ihre Daten und Dokumente gemäß vordefinierten, flexiblen Ordnungskriterien und Aktenstrukturen zu organisieren und in konkrete Arbeitsabläufe einzupassen, z.B. innerhalb des Vertragsmanagements.

Die Personalakte

Die digitale Personalakte ist die Grundlage modernen Personalmanagements und ein wesentlicher Bestandteil zeitgemäßer HR-Prozesse. Denn sie ist revisionssicher, erlaubt einen standortunabhängige Zugriff und spart Zeit bei der Ablage und Suche.

Die Vertragsakte

Auch digitale Vertragsakten sind aus dem P2P-Prozess nicht mehr wegzudenken. Sie helfen unter anderem dabei, Fristen, vereinbarte Konditionen und Lieferbedingungen stets im Auge zu behalten.

E-Akten
Mediathek

Entdecken Sie nützliche Whitepaper, Webinar-Aufzeichungen, Leitfäden und Checklisten zum Thema E-Akte.

  • Webinar: Die Stadt Gelsenkirchen setzt auf das Dokumentenmanagement-System von EASY

    Die gkd-el setzt für die Stadt Gelsenkirchen bereits seit vielen Jahren erfolgreich das Archiv in Verbindung mit SAP, das DMS, verschiedene Workflows und die Personalakte von EASY SOFTWARE ein. Hans-Jürgen Reinhard (Teamleiter, elektr. Archiv, DMS und Client-Server Fachverfahren) gibt im Interview einen Einblick, wie die EASY Produkte bei der Stadt Gelsenkirchen zum Einsatz kommen.

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Referenz-Kunden
  • DigiFinance suchte nach neuen und innovativen Möglichkeiten, die eigene Kernkompetenz noch einfacher zugänglich zu machen: Das Ergebnis ist die digitale Vermögensverwaltung via Online-Kundenportal.

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  • Die EASY-Lösung überzeugte in mehrfacher Hinsicht. Die Software lässt sich nicht nur mühelos in das bevorzugte Buchhaltungssystem von LW Theatres integrieren, sondern bietet auch einen einfachen Überblick darüber, wo sich die Rechnungen zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden.

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  • Als einer der größten Entsorgungsbetriebe der Region entschied BÜCHL, die Verwaltungsprozesse im Hintergrund mit EASY SOFTWARE zu optimieren.

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