Vorteile einer Change Management Software für SAP

Bei der Herstellung von Produkten steht immer ein Ziel im Vordergrund: die Erzielung von Gewinn. Dass Produkte angepasst werden, ist deshalb in Fertigungsbetrieben keine Seltenheit. Häufig möchte man Fehler beheben, dass Produkt optimieren oder durch die Veränderung Kosten einsparen, um den Unternehmensgewinn zu maximieren.

Kommt es in produzierenden Unternehmen zu Änderungen am Produkt, hat das in der Regel weitreichende Folgen, selbst wenn es scheinbar nur um kleine Veränderungen geht. Verschiedene Abteilungen können Änderungen an Produkten triggern – beispielsweise durch eine Idee zur Produktweiterentwicklung oder zur Fehlerbehebung. Naheliegend ist: Das Unternehmen möchte mit solchen Produktänderungen den Gewinn maximieren. Doch diese Änderungen führen häufig zu Unstimmigkeiten, weil sie nicht sauber bewertet, genehmigt und dokumentiert werden. Mit einem digitalisierten Änderungsmanagement in SAP^® lassen sich diese Probleme einfach beheben.

Herausforderungen beim SAP Change Management

Bei einem Änderungswunsch geht die „stille Post“ im Unternehmen los: Mitarbeiter in Einkauf, Controlling, Produktion und Logistik telefonieren miteinander oder verschicken E-Mails. Dabei können Fehler passieren: Im Einkauf fällt beispielsweise auf, dass ein Material nur zu deutlich erhöhten Kosten beschafft werden kann. Oder eine falsche bzw. fehlende Kalkulation führt am Ende dazu, dass eine Änderung nicht gewinnbringend ist und das Unternehmen sogar drauf zahlt.

Mit einem Änderungsantrag durch den Auftraggeber bzw. das Produktmanagement im eigenen Haus wird ein komplexer Änderungsprozess angestoßen, der sich über alle involvierten Standorte, Werke und Fachabteilungen des Unternehmens erstreckt, wie z.B. Einkauf, Logistik, Produktmanagement, Konstruktion und Produktion. Nachdem der Change Request des Auftraggebers das produzierende Unternehmen erreicht hat, muss genau überprüft werden, was das für den Produktionsprozess sowie das Materialmanagement bedeutet.

Je nach Änderung des Produkts müssen womöglich andere Werkstoffe oder Bausteile bestellt werden, es gibt einen neuen Mengenbedarf, die Maschineneinstellungen müssen verändert sowie evtl. auch Produktkataloge angepasst werden etc. Die Änderungen müssen sauber bewertet, genehmigt und schließlich dokumentiert werden, um jederzeit dem Auftraggeber gegenüber aussagefähig zu sein. Erst nach vollständig abgeschlossener Genehmigung dürfen SAP-Objekte, wie z.B. Stücklisten geändert werden.

Koordinieren Sie Ihr digitales Änderungsmanagement in SAP

Die Herausforderung hierbei besteht darin, alle involvierten Fachabteilungen mit einzubeziehen und zu informieren. Werden Änderungen vorschnell umgesetzt, kommt es häufig zu vermeidbaren Fehlern, die teilweise fatale Folgen haben. Materialen sind womöglich nicht beschaffbar oder nur zu deutlich höheren Preisen, sodass die die Produktänderung letzten Endes zu höheren Kosten führt, anstatt den Gewinn zu maximieren.

Auch die saubere Umsetzung der Änderungen im SAP-System ist häufig ein Problem. Werden beispielsweise Änderungen am Materialstamm in SAP nicht sauber gepflegt, kann das dazu führen, dass benötigte Materialien z.B. nicht rechtzeitig oder in den falschen Mengen beschafft oder sie überteuert eingekauft oder gar doppelt bestellt werden.

In vielen Unternehmen kommen Tools wie Excel zum Einsatz, um den Change Prozess abzubilden. Damit wird man allerdings weder der Komplexität gerecht, die ein Änderungsprozess innehat, noch der Dokumentationspflicht. Zudem wird auch keine angemessene Prozesstransparenz erreicht.

Vorteile eines digitalisierten Änderungsprozesses

• Automatische Prozesskoordination für Abstimmungen und Genehmigungen einer Produktänderung
• Dynamische Einbindung aller beteiligten Abteilungen
• Validierung der (Stamm-) Daten
• Einfache und individuelle Oberfläche: Jeder sieht, was er benötigt
• Zentrales Prozess Monitoring für Optimierungspotentiale im Änderungsmanagement
• Automatische Anlage von Änderungsnummer, Klassifizierung und Dokumenten in SAP^®

Vorteile einer Change Management Software für SAP

Die Verwendung einer Change Management Software kann hier Abhilfe schaffen und allen Beteiligten das Leben leichter machen. Sie kann das Change Management in SAP sinnvoll ergänzen, denn sie bildet das gesamte Änderungswesen in SAP ab und koordiniert es – vom Änderungsanlass, über die Bewertung aus technischer und kaufmännischer Sicht sowie die Genehmigung, bis hin zur Anpassung der Änderung im SAP-System bzw. den Modulen SAP MM (Material Management), SAP PLM (Product Lifecycle Management) oder SAP PP (Produktionsplanung). Eine Change Management Software bietet dabei die Möglichkeit, Change-Prozesse durch automatisierte Workflows zu unterstützen. Hierbei spielen insbesondere die folgenden Vorteile eine Rolle:

Geringere Fehleranfälligkeit durch strukturiertes Änderungsmanagement

Mithilfe der passenden Software sind die einzelnen Handlungsschritte, die es bei einer Änderung zu durchlaufen gilt, klar definiert. Damit ist sichergestellt, dass kein Schritt ausgelassen wird und dass Änderungen erst dann umsetzt werden, wenn Prüfung und Genehmigung vollständig abgeschlossen sind. So wird das Risiko für Fehler deutlich verringert.

Medienbrüche und Informationslücken in SAP vermeiden

Mit EASY Enterprise Change Management vermeiden Sie Fehler durch Medienbrüche und Informationslücken. Sie sparen Zeit, weil Abteilungen automatisch im Änderungsprozess koordiniert werden. Für eine Entscheidung zur Änderung gehören ebenso Dokumente, wie technische Zeichnungen oder Kalkulationen. Diese werden als Dokumenteninfosätze in SAP® abgelegt und automatisch mit der Änderungsnummer verknüpft.

Transparenz für alle am Change Prozess beteiligten Fachabteilungen

Die Handlungsschritte im Change Management Prozess werden klar dokumentiert. Sämtliche zugehörigen Informationen wie Kalkulationen oder Zeichnungen werden im SAP-System mit der passenden Änderungsnummer hinterlegt, sodass Medienbrüche und Informationslücken vermieden werden und alle beteiligten den gleichen Wissensstand haben.

Genehmigungen für die Produktänderung in SAP

Erst wenn alle Genehmigungen für die Produktänderung bereitstehen, werden die betroffenen SAP-Objekte, wie zum Beispiel Stückliste oder Arbeitsplan, tatsächlich im SAP® ERP geändert. Über ein Prozess-Journal steht auch Jahre später der Prozess transparent zur Verfügung, sodass Sie vergangene Entscheidungen nachvollziehen und Servicedienstleistungen weiter bereitstellen können.

Schnellere Umsetzung von Change Requests

Die Prozesse sind nicht nur klar definiert, wodurch sie für Transparenz und weniger Fehler sorgen. Die automatische Koordination der Abteilungen im Änderungsprozess trägt dazu bei, dass die Änderung schneller umgesetzt werden kann.

Kostenersparnis durch softwareunterstütztes SAP Change Management

In Summe führt eine Change Management Software dazu, dass Sie transparente, schnelle und korrekte Änderungsprozesse erhalten, mit denen Ihr Unternehmen nicht nur unnötige Kosten einsparen kann, da unnötige Fehler vermieden werden, sondern durch die der Arbeitsalltag von betroffenen Mitarbeitern spürbar vereinfacht werden kann.

Flexible Change Management Prozesse in SAP

Mit der passenden Software lassen sich Standard- sowie individuelle Prozesse problemlos ohne Programmierkenntnisse abbilden und jederzeit anpassen, wenn es zu Veränderungen kommt.

SAP Änderungsmanagement für den Prozessablauf und die Prozessoberfläche

Wir bieten mit unserem Process2Go eine Best practice-Variante an. Natürlich können wir Ihr Änderungsmanagement auch an Ihre Wünsche und Bedürfnisse anpassen. Das gilt für den Prozessablauf und die Prozessoberfläche, die um Ihre benötigten Felder und Reiter erweitert werden kann. Unsere Lösung Process2Design ist SAP zertifiziert und zu 100% in Ihrem SAP®-System integriert. Die Oberflächen sind webbasiert (Web-Dynpro, Fiori®) und lassen sich problemlos im Intranet oder in einem SAP® Portal einbinden. SAP®-Suchhilfen, -Prüftabellen und –Berechtigungen können problemlos verwendet werden.