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The Most Important Requirements for Verifying Invoices Correctly – Including a Checklist
Paying invoices is a routine task for accounts payable departments worldwide, essential for maintaining financial health and compliance. It’s essential that every incoming invoice is verified for accuracy before the payment order is sent. Optimizing invoice verification processes can significantly benefit companies globally, enhancing efficiency and reducing errors.
Max. Reading time 18min Published June 2, 2023
The most important points summarized
- Incoming invoices must always be checked, as they serve both as tax-relevant documents for the authorities and as factual records for internal accounting.
- Invoice verification consists of three key areas: formal, factual, and content-related checks, ensuring that all legal requirements are met and that billed services are correct.
- The formal check ensures compliance with the requirements of German VAT law, including all mandatory invoice details needed for input‑tax deduction.
- The factual and content checks compare the invoice with orders, deliveries, or services performed to identify discrepancies such as incorrect quantities, prices, or deviations from agreed terms.
- A concise checklist summarizes all essential verification steps, helping teams perform a structured and complete invoice review process.
Nachdem Sie diesen kurzen Beitrag gelesen haben, wird die Prüfung der Eingangsrechnung für Sie kein Buch mit sieben Siegeln mehr sein. Zum Schluss des Beitrags listet Ihnen eine kurze Checkliste die wichtigsten Punkte auf, die Sie dabei beachten müssen. In diesem Beitrag erfahren Sie:
- warum Sie Rechnungen immer prüfen wollen,
- wie Sie eine Rechnung formell prüfen,
- worin der Unterschied zwischen sachlicher und inhaltlicher Rechnungsprüfung liegt und
- Sie finden eine Checkliste, die alle wichtigen Punkt zum Thema “Rechnungen prüfen” festhält
Und schließlich haben wir noch einen praktischen Tipp für Sie, wie sich die Rechnungsprüfung im Unternehmen noch schneller, einfacher und sicherer erledigen lässt.
Warum Sie rechnungen prüfen müssen
Formal betrachtet, ist eine Eingangsrechnung ein Dokument, das im Unternehmen eingeht und mit dem ein Geschäftspartner dem Unternehmen eine offene Forderung zum Bezahlen einfordert. Der eigentliche Gegenstand der Rechnung – das kann zum Beispiel eine Dienstleistung oder ein physisches Produkt sein – wurde in einem zuvor geschlossenen Vertrag vereinbart und mit der Ausführung einer Dienstleistung oder einer Warenlieferung ausgeführt. Die Eingangsrechnung hat im Unternehmen also zwei wichtige Funktionen:
- Sie dient zum einen als steuerlicher Beleg für das Finanzamt
- und zum anderen als sachlicher Beleg für die eigene Buchhaltung.
Für die Rechnungen bedeutet das, sie müssen drei Prüfungen unterzogen werden:
- der formellen Rechnungsprüfung
- der sachlichen Rechnungsprüfung
- der inhaltlichen Rechnungsprüfung
Die formelle Rechnungsprüfung
Die formelle Prüfung stellt sicher, dass jede eingegangene Rechnung den genau definierten Anforderungen an den Vorsteuerabzug nach § 14 und 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) genügt. In diesem Steuergesetz wird eine Reihe von formellen Angaben festgeschrieben, die eine Rechnung erfüllen muss, damit sie bei der Umsatzsteuer als abzugsfähig geltend gemacht werden kann.
Sobald Sie diese Rechnungen prüfen, zählen die Pflichtangaben einer Eingangsrechnung im Fokus: zum Beispiel die korrekten Namen mit der offiziellen Anschrift des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers, eine eindeutige Rechnungsnummer sowie die korrekte Ausweisung des Netto-Rechnungsbetrags, des in Rechnung gestellten Mehrwertsteuersatzes und des finalen Bruttobetrags. Außerdem wird in diesem Schritt unter anderem geprüft:
- Ob das Produkt aus Menge und Einzelpreis dem Gesamtpreis pro Position entspricht.
- Ob die Summe der Einzelpositionen der Gesamtsumme entspricht.
- Ob der richtige Steuersatz angewendet wurde.
Wichtig zu wissen: Bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sind laut §33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) weniger Angaben notwendig. Sind Rechnungsersteller als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit, so muss das auf der Rechnung mit einem entsprechenden Hinweis erwähnt werden.
Die komplette Liste mit den Pflichtangaben zu den verschiedenen Rechnungsarten und weitere hilfreiche Erläuterungen finden Sie in unserem Beitrag Die Eingangsrechnung: Alles zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung auf einen Blick.
Die formelle Rechnungsprüfung sollte im Eingangsrechnungsprozess immer der erste Prüfschritt nach Erhalt einer Rechnung sein. Ihre Rechnung prüfen Sie dahingehend, ob sie alle Angaben enthält, die für den jeweiligen Rechnungstyp notwendig sind. Der Grund für diese Reihenfolge: Wenn bei einer Eingangsrechnung ein formeller Fehler vorliegt, sollte sie nicht an die sachliche Prüfung weitergeleitet werden, sondern dem Rechnungsersteller zur Korrektur zurückgespielt werden.
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Die sachliche Rechnungsprüfung
Die sachliche Rechnungsprüfung erfolgt im Eingangsrechnungsprozess nach der bestandenen formellen Prüfung einer Rechnung. In diesem zweiten Schritt geht es darum, ob die in Rechnung gestellte Dienstleistung oder Ware auch wirklich so erbracht beziehungsweise geliefert wurde, wie es in der vorliegenden Rechnung angegeben ist.
Die sachliche Rechnungsprüfung ist in der Betriebspraxis in der Regel ein wesentlich komplexerer Vorgang als die formelle Rechnungsprüfung. Geprüft wird bei diesem Schritt:
- Ob die Lieferung oder Leistung mit der ursprünglichen Bestellung übereinstimmt: Hier können verschiedene Dinge für die Prüfung relevant sein, wie die Anzahl, Größe, Form, Farbe oder das Gewicht der bestellten Waren.
- Ob – ganz generell gesprochen – die Preise und Mengen dem entsprechen, was im Vertrag oder in der Bestellung aufgeführt wurde.
Im Übergang zur Rechnungsfreigabe erfolgt eine Zuordnung auf Kostenstelle, Sachkonto, Rechnungs- oder Buchungskreis. Dadurch wird der jeweilige Sachkosten-Verantwortliche in den Freigabeprozess eingebunden.
Die inhaltliche Rechnungsprüfung und -freigabe
In einem dritten Schritt des Eingangsrechnungsprozesses müssen Rechnungen nach der formellen und sachlichen Prüfung von einer oder mehreren autorisierten Personen inhaltlich geprüft und freigegeben werden, damit die endgültige Zahlungsfreigabe erteilt werden kann. Hier wird unter anderem geprüft:
- Ob die erbrachte Dienstleistung oder die gelieferte Ware auch qualitativ dem entsprochen hat, was bestellt wurde.
Der genaue Ablauf der Rechnungsfreigabe kann im Rechnungsprozess an bestimmte weitere Regeln geknüpft werden, die zum Beispiel die jeweilige Abteilung beziehungsweise die Kostenstelle oder die Höhe der Rechnung betreffen.
Checkliste zur Kontrolle von Eingangsrechnungen
1. Stimmen die formellen Pflichtangaben auf der Rechnung?
- Name und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Leistungs- oder Lieferzeitraum
- Bezeichnungen und Warenmengen beziehungsweise Umfang der erbrachten Leistung
- Netto- und Bruttobetrag
- Mehrwertsteuersatz
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Bankverbindung des Rechnungsstellers
- Rechnungsaussteller ist gleich Zahlungsempfänger
2. Ist die Rechnung sachlich korrekt?
- Alle Rechenschritte sind korrekt
- Preise und Mengen entsprechen der Bestellung
3. Ist die Rechnung inhaltlich korrekt?
- Rechnung passt zur Lieferung/Leistungserbringung
- Leistung wurde vertragsgerecht erbracht
- Sonderfälle sind berücksichtigt, wie zum Beispiel Teillieferungen/-rechnungen
4. Steht der Freigabeprozess?
- Alle zu informierenden Personen sind festgelegt
- Alle Personen sind informiert
- Rechnung liegt allen relevanten Personen vor
- Alle relevanten Personen haben abgezeichnet
Checkliste „Rechnungen prüfen, aber richtig“ zum Mitnehmen
Damit nichts in Vergessenheit gerät, laden Sie sich die Checkliste als PDF gleich herunter.
Welche Fallstricke bei Fehlern drohen
Der Sinn der Rechnungsprüfung besteht darin, sicherzustellen, dass ein Unternehmen nur für Leistungen bezahlt, die auch tatsächlich erbracht wurden oder werden, und dass dieser Bezahlvorgang mit allen Gesetzes- und Compliance-Regelungen übereinstimmt. Typische Fehlerquellen sind dabei:
- Formfehler auf der Rechnung
- allgemeine Rechenfehler
- Auszeichnung des falschen Mehrwertsteuersatzes
- Abweichungen zwischen Rechnung und Lieferung durch Fehler bei der Kommissionierung
- unklare interne Kommunikation
- unklare Kommunikation mit dem Lieferanten
Eine fehlerhafte Rechnungsprüfung kann nicht nur dazu führen, dass ein Unternehmen am Ende für eine nicht erbrachte Leistung bezahlt. Sie ist häufig auch mit weiteren indirekten Nachteilen und Risiken verbunden:
- erhöhte Verwaltungskosten, die durch nachträgliche Prüfungen oder eventuelle Rückbuchungen entstehen
- steuerrechtliche Probleme mit dem Finanzamt
- betriebsinterne Spannungen und Schuldzuweisungen
- zu lang andauernde Rechnungsbearbeitung und dadurch entstehende Verzugskosten oder versäumte Skontofristen
Wie es besser geht: Der automatisierte, digitale Rechnungsworkflow
Das Prüfen von Eingangsrechnungen ist keine wertschöpfende Tätigkeit, sondern eine Pflichtaufgabe, die möglichst schnell, fehler- und stressfrei erledigt werden muss. Damit ist dieser Prozess geradezu dafür prädestiniert, durch Digitalisierung und Automatisierung massiv vereinfacht zu werden.
Wie funktioniert der digitale Rechnungsworkflow konkret? Anwendungen zur Eingangsrechnungsverarbeitung wandeln Eingangsrechnungen im Papierformat zunächst mit standardisierten Verfahren in digitale Dokumente um. Damit können wir im weiteren Prozess mit digitalen Formaten arbeiten. Übrigens: E-Rechnungen in einem digital strukturierten Format wie ZUGFeRD, XRechnung oder EDIFACT bringen diese Voraussetzungen ohnehin mit. Im nächsten Schritt lassen Sie die Rechnungen prüfen – und zwar automatisch auf formelle und sachliche Richtigkeit. Danach folgenden die weiteren Schritte im Rechnungsworkflow zur Freigabe in individuell bestimmbaren Abläufen.
All diese Schritte sind für autorisierte Personen im digitalen Rechnungsworkflow nicht nur jederzeit einzusehen und komfortabel nachzuverfolgen. Gleichzeitig lässt sich so die Durchlaufzeit von Eingangsrechnungen auf einen Bruchteil der Bearbeitungszeit für Papierrechnungen reduzieren. Ein weiterer Vorteil: Der digitalisierte Prozess stellt sicher, dass der definierte Prozess auch eingehalten wird.
Unter dem Strich gestaltet das digitale Prüfen und Verarbeiten von Eingangsrechnungen den gesamten Arbeitsablauf auf diese Weise sicherer, transparent und effizienter.
Bereit für die E-Rechnungspflicht?
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Häufig gestellte Fragen zur Rechnungsprüfung:
Die Rechnungsprüfung ist ein fundamentaler Teil des Bearbeitungsprozesses von Eingangsrechnungen. Sie findet direkt nach der Rechnungserfassung statt. Fundamental deshalb, da hier Mitarbeitende die Rechnung auf Richtigkeit prüfen: und zwar formell, sachlich und inhaltlich.
Das Prüfen von Eingangsrechnungen ist aus zwei Gründen entscheidend und notwendig:
- Keiner will zu viel oder zu wenig Geld überweisen. Zu überweisende Rechnungssummen müssen daher mit der erhaltenen Leistung (Produkt, Dienstleistung etc.) übereinstimmen.
- Bei einer fehlerhaften formellen Rechnungsprüfung verliert das Unternehmen die Möglichkeit, einen Vorsteuerabzug geltend zu machen. Wenn Sie die Rechnungen formell prüfen, müssen alle Pflichtangaben auf Richtigkeit geprüft werden: vom Namen und der Anschrift der Rechnungssteller über den korrekt ausgewiesenen Umsatzsteuersatz bis hinunter auf Positionsebene, also zur Bezeichnung und Menge der gelieferten Waren.
Zudem ist der Zeitpunkt der Rechnungsprüfung nach Rechnungserfassung der richtige Moment, um im Fehlerfall den Rechnungssteller auf eine Rechnungskorrektur hinzuweisen.
Hier bestehen mehrere Optionen. Alles hängt davon ab, wie Sie den Eingangsrechnungsprozess im Unternehmen gestaltet haben. Zwei Beispiele dazu:
- In Konzernen und größeren Unternehmen zeigt sich die Abteilung der Kreditorenbuchhaltung für die Rechnungsprüfung verantwortlich.
- In Unternehmen, die ohne eigene Kreditorenbuchhaltung auskommen, ist in der Regel die Finanzbuchhaltung dafür zuständig.
Der große Vorteil einer Eingangsrechnungssoftware liegt nun darin, dass sie diesen Prozessschritt der Rechnungsprüfung automatisiert durchführt. So entstehen Freiräume für Mitarbeitende der Buchhaltung
Wenn Sie Rechnungen prüfen, konzentrieren Sie sich zuerst auf die Pflichtangaben und stellen sich folgende Fragen:
- Sind Name und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger korrekt?
- Stimmt das Rechnungsdatum?
- Ist die Rechnungsnummer fortlaufend, aber einmalig und korrekt?
- Sind Leistungs- oder Lieferzeitraum richtig und eingehalten?
- Stimmen Bezeichner und Warenmengen bzw. der Umfang der erbrachten Leistung mit der Bestellung überein?
- Stimmt der ausgewiesene Mehrwertsteuersatz der Eingangsrechnung?
- Sind Netto- und Bruttobetrag der Rechnung richtig berechnet?
- Stimmen Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers?
- Ist die Bankverbindung des Rechnungsstellers richtig und aktuell?
- Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit; existiert ein Vermerk dazu auf der Rechnung?
- Für eine ordentliche Rechnungsprüfung benötigen Sie die Eingangsrechnung, den Bestellbeleg (Auftragsbestätigung, ggf. Lieferschein) – und natürlich die korrekten Stammdaten des Lieferanten.
If you approach the incoming invoice workflow in a systematic or perhaps even automated manner, you’ll save both time and money while also increasing transparency. After reading this short blog post, you’ll no longer think that checking incoming invoices is a closed book. A short checklist will highlight the most important points you need to consider. And finally, we’ll give you a practical tip on how to make invoice verification in your company faster, easier, and more secure.
Why Incoming Invoices Must Always Be Verified
From a formal perspective, an incoming invoice is a document received by a company whereby a business partner requests payment of an outstanding receivable. The actual subject of the invoice, e.g., a service or physical product, was agreed in a previously concluded contract and performed with the provision of a service or delivery of goods.
An incoming invoice has two important functions in a company: it serves as a tax document for the tax office and as a factual document for a company’s accounting team. This means that invoices must be subjected to three checks:
- A formal check
- A factual check
- A substantive check
Formal invoice Check
The formal check ensures compliance with local tax regulations, such as the Value Added Tax Act in Germany or similar laws in other countries. This tax law specifies a number of formal details that an invoice must meet in order to be claimed as deductible for VAT purposes.
Mandatory invoice details vary by region but generally include the correct names and addresses of both parties, invoice number, and tax information, adhering to local regulations. Among other things, this step checks:
- Whether the product consisting of quantity and unit price is equal to the total price per item
- Whether the sum of the individual items corresponds to the total
- Whether the correct tax rate has been applied
Important: According to the German VAT Implementation Order (UStDV), less information is required for small-value invoices of less than 250 euros. If invoice issuers are exempt from VAT as small entrepreneurs, this must be noted on the invoice with a corresponding statement.
For the complete list of mandatory information for the different types of invoices as well as other helpful explanations, see our article entitled Incoming Invoices: incoming invoices Incoming invoice processing: Everything you need to know.
A formal invoice check is the first step in ensuring compliance with global standards and local regulations, crucial for multinational operations. You check each invoice to ensure that it contains all the information required for the invoice type in question. The reason for this order is that if there is a formal error in an incoming invoice, it should not be moved on the factual check, but rather returned to the invoice issuer for amendment.
How to digitally verify and process invoices automatically
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Factual invoice Check
The factual invoice check takes place in the incoming invoice process after the formal check of an invoice has been completed. In this second step, the focus is on whether the service or goods invoiced were actually provided or delivered as stated in the invoice.
In day-to-day operational practice, performing a substantive check is usually a much more complex process than a formal check. The formal check verifies:
- Whether the delivery or service matches the original order. Various things can be relevant here, such as the quantity, size, shape, color, or weight of the ordered goods.
- Whether, generally speaking, the prices and quantities correspond to what was listed in the contract or order.
Once the invoice is approved, it is assigned to a cost center, general ledger account invoice area, or accounting area. This way, the person responsible for the material costs is directly involved in the approval process.
Substantive Invoice Check and Approval
In this third step of the incoming invoice process, invoices must be checked for content and approved by one or more authorized persons after the formal and factual check so that the final payment approval can be issued. Among other things, the substantive check verifies:
- Whether the service provided or the goods delivered corresponded to what was ordered from a quality perspective.
Invoice approval processes may vary internationally, with rules linked to specific departments, cost centers, or invoice amounts, ensuring global consistency.
Checklist for managing incoming invoices
1. Are the formal mandatory details on the invoice correct?
- Name and address of invoicing party and invoice recipient
- Date of invoice
- Invoice number
- Service or delivery period
- Description and quantity of goods or scope of services provided
- Net and gross amount
- VAT rate
- Tax number or VAT ID
- Bank details of the invoice issuer
- Invoice issuer is the same as the payment recipient
2. Is the invoice factually correct?
- All calculation steps are correct
- Prices and quantities correspond to the order
3. Is the content of the invoice correct?
- Invoice matches delivery/service provision
- Service was provided in accordance with the contract
- Special cases are considered, such as partial deliveries/invoices
4. Has the approval process been followed?
- All persons to be informed are specified
- All persons are informed
- Invoice is available to all relevant persons
- All relevant persons have approved it
The Potential Pitfalls in the Event of Errors
Ensuring accurate invoice verification is crucial for global companies to avoid paying for unrendered services and to maintain compliance with international standards. Typical sources of error include:
- Formal errors on the invoice
- General calculation errors
- Incorrect VAT rate
- Discrepancies between invoice and delivery due to picking errors
- Unclear internal communication
- Unclear communication with the supplier
A deficient invoice check may not only result in a company paying for a service that was not provided; it is also often associated with further disadvantages and risks:
- Increased administrative costs arising from subsequent checks or possible chargebacks
- Fiscal problems with the tax office
- Intra-company tensions and recriminations
- Invoice processing that takes too long, resulting in late payment costs or missed cash discount deadlines
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How to Do it Better: Automated, Digital Invoice Workflows
Rather than being a value-added activity, checking incoming invoices is a compulsory task that must be completed as quickly as possible without errors or stress. This process is therefore destined to be massively simplified through digitalization and automation.
So, how do digital workflows work in concrete terms? Incoming invoice processing applications first convert incoming invoices in paper format into digital documents using standardized processes. This enables you to work with digital formats further down the line. By the way, invoices in a digitally structured format such as the European formats ZUGFeRD, XInvoice, or EDIFACT meet these requirements anyway. In the next step, the invoice data can be automatically checked for formal and factual correctness and integrated into individually definable approval processes.
Not only can authorized persons view and conveniently track all these steps in the digital invoice workflow at any time; the processing time for incoming invoices can be reduced to a fraction of the processing time for paper invoices. Another benefit is that the digitalized process ensures that the defined process is also followed.
The bottom line is that digital verification and processing of incoming invoices makes the entire workflow more secure, transparent, and efficient.
