easy Employee File for SAP Solutions
Die digitale SAP Personalakte
100% SAP-Technologie & SAP-zertifiziert
Personalakten jederzeit und überall verfügbar
Rollenbasierter Zugriff und verschlüsselte Datenhaltung
Workflows & Self-Services entlasten HR
easy contract
for SAP Solutions
Vertragsmanagement in SAP clever gestalten.
Vertragsmanagement direkt in SAP S/4HANA
Alle Verträge und Dokumente zentral im SAP-System
Desktop, Web und mobil – jederzeit verfügbar über SAP Fiori
Digitale Personalakte für SAP
Arbeitsverträge, Zeugnisse, Personalstammdaten – die SAP-basierte digitale Personalakte easy Employee File for SAP® Solutions liefert Informationen über jeden Mitarbeiter. Sie bündelt alle relevanten Daten und Dokumente und ist eng mit SAP verzahnt. Ein ausgefeiltes Sicherheitskonzept auf Basis des SAP-Berechtigungsmanagements sorgt dafür, dass sensible Personaldaten optimal geschützt sind.
Funktionen
Mit der digitalen Personalakte haben Sie alle relevanten Personalinformationen immer im Überblick. Alle Daten und Dokumente sind zentral und sicher abgespeichert und sie nutzen das SAP Rollenkonzept zur effizienten Rechtevergabe.
Individuelles Aktenmodell gestalten
Die digitale Personalakte lässt sich flexibel an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. So können Kategorien, Dokumenttypen und Ablageregeln individuell definiert werden. Eine integrierte Versionierung sorgt dafür, dass alle Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. So entsteht direkt im SAP-System ein strukturiertes HR-Datenmodell.
Individuelle Struktur
Dokumenttypen definieren
SAP-konforme Ablageregeln
Dokumente einfach hinzufügen
Dokumente können per Drag-and-Drop, Scan oder Upload hinzugefügt werden. Das Input-Management unterstützt verschiedene Arten von Unterlagen, wie beispielsweise Bescheinigungen oder Bewerbungen. Für Papierdokumente gibt es Early-/Late-Scanning (inklusive Barcode). E-Mails lassen sich direkt am Personalstammsatz ablegen und elektronische Dokumente werden automatisch aus SAP HCM for SAP S/4HANA übernommen. Ein Bulk-Import ermöglicht zudem die schnelle Digitalisierung großer Bestände für eine vollständige Dokumentation im SAP-System. Dabei ist die Langzeitarchivierung in sicheren Formaten gewährleistet.
Drag & Drop
Dokumenten-Bulk-Upload
SAP HCM Integration
„Mit der mobilen Verfügbarkeit kann auch unterwegs oder im Homeoffice jederzeit auf wichtige Personalinformationen in SAP zugegriffen werden.“
Vollständigkeit einfach sicherstellen
Dank der integrierten Vollständigkeitsprüfung behalten Sie den Überblick über fehlende oder unvollständige Dokumente. Automatische Prüfmechanismen zeigen sofort an, welche Unterlagen ergänzt werden müssen. Dadurch wird die Einhaltung von Compliance-Vorgaben deutlich erleichtert.
Vollständigkeitsprüfung
Compliance-Sicherheit
Automatische Kontrolle
Automatisierte SAP Workflows
Digitale Workflows organisieren Genehmigungen, die Erzeugung von Dokumenten, das Fristenmanagement sowie die automatische Löschung von Dokumenten gemäß Aufbewahrungsfristen. Spezielle Vier-Augen-Workflows sichern das Löschen und Verschieben sensibler Dokumente zusätzlich ab. Sie definieren Verantwortlichkeiten und sorgen für eine zügige Bearbeitung. Behalten Sie den Überblick über wichtige Aufgaben und Termine mit intelligenten Wiedervorlagen. Ergänzen Sie Dokumente oder Akten mit Notizen für schnelle interne Kommunikation.
Aufgaben & Eskalationen
Transparente Statusverfolgung
Wiedervorlagen & Notizfunktionen
„Die automatisierten Workflows entlastet das HR-Team enorm. Routineaufgaben laufen jetzt im Hintergrund, sodass es sich auf strategische HR-Themen konzentrieren können.“
Dokumente und Personalakten schnell finden
Die intuitive Volltextsuche ermöglicht das schnelle Auffinden von Personalakten und Dokumenten anhand von Begriffen, Namen oder Daten. Das spart Zeit und erleichtert die Informationsbeschaffung im SAP-System. Die Suche ist direkt in die Benutzeroberfläche integriert und unterstützt somit effizientes Arbeiten. Zusätzlich können häufig verwendete Suchanfragen als Schnellfilter gespeichert und über eine eigene Kachel direkt aufgerufen werden, was für noch mehr Effizienz im Arbeitsalltag sorgt.
Intuitive Suche
Schneller Zugriff
SAP UI Integration
„Dank der digitalen Personalakte sind in SAP alle Mitarbeiterdokumente innerhalb von Sekunden zu finden. Das spart täglich wertvolle Zeit.“
SAP Self-Services (ESS/MSS)
Mitarbeitende verwalten ihre personenbezogenen Daten selbstständig und können Dokumente anfordern. Führungskräfte steuern teambezogene HR-Prozesse direkt, einschließlich der Aktenausleihe mit zeitlich befristetem und protokolliertem Zugriff. Dadurch werden Rückfragen reduziert und die Personalabteilung entlastet.
Verhandlungsunterstützung
Optimierung der Vertragsbedingungen
Verhandlungsposition stärken
Vorteile der Personalakten in SAP
Effiziente HR-Prozesse durch SAP-Integration
Die vollständige Integration in SAP S/4HANA ermöglicht eine direkte Verknüpfung mit den bestehenden HR-Daten und -Prozessen von SAP HCM. Auch Daten und Dokumente aus SAP SuccessFactors können mittels API integriert werden. Die Lösung basiert zu 100 % auf SAP-Technologie und ist SAP-zertifiziert. Dadurch entfällt die Notwendigkeit zusätzlicher Systeme und Schnittstellen. Die intuitive SAP-Fiori-Benutzeroberfläche nach modernsten SAP-Standards erspart Schulungsaufwand und beschleunigt die Einführung. Das spart Ressourcen und erhöht die Prozesssicherheit.
Datensicherheit und Compliance
Rollenbasierte Zugriffsrechte, verschlüsselte Kommunikation und Audit-Funktionen gewährleisten maximale Sicherheit. Ein Prozessjournal sowie detaillierte Protokolleinträge sorgen für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge. Die Lösung erfüllt alle Anforderungen der EU-Datenschutzverordnung. Vertrauliche Mitarbeiterdaten sind jederzeit geschützt und die besonderen Sicherheitsanforderungen, die bei der Bearbeitung von Akten und Dokumenten im Personalmanagement gelten, lassen sich mit der digitalen Personalakte mühelos erfüllen. So lassen sich etwa die Zugriffsrechte über das SAP-Rollen- und Rechtemanagement hinaus bis auf die Ebene einzelner Dokumente nach dem „Need-to-know“-Prinzip steuern.
Zeitersparnis durch automatisierte Workflows
Genehmigungen, die Erstellung von Dokumenten und das Fristenmanagement laufen automatisiert ab. Dadurch werden manuelle Tätigkeiten reduziert und Fehlerquellen minimiert. So gewinnt dein HR-Team Zeit für strategische Aufgaben.
Flexibilität durch mobilen Zugriff
Ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice: Die digitale Personalakte ist überall und jederzeit verfügbar. Die Lösung unterstützt Desktop-, Web- und mobile Endgeräte. Der Zugriff ist über SAP GUI, das SAP Fiori Launchpad sowie ESS-/MSS-Szenarien möglich. Der parallele Zugriff mehrerer Berechtigter erhöht die Transparenz und die Geschwindigkeit. So lassen sich HR-Prozesse auch außerhalb des Arbeitsplatzes effizient steuern
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Wie erfolgt die Integration in SAP S/4HANA?
Die digitale Personalakte ist vollständig in SAP HCM für SAP S/4HANA integriert. Sie nutzt die bestehenden Datenstrukturen und Benutzeroberflächen.
Welche Dokumente können in der digitalen Personalakte gespeichert werden?
Alle relevanten HR-Dokumente, darunter Arbeitsverträge, Zeugnisse und Stammdaten, lassen sich strukturiert ablegen und verwalten. Input‑Management ermöglicht u. a. das einfache Einfügen von ärztlichen Bescheinigungen oder Bewerbungsunterlagen per Drag‑and‑Drop.
Kann ich auch mobil auf die Personalakten zugreifen?
Ja, die Lösung unterstützt Desktop-, Web- und mobile Endgeräte und ermöglicht flexibles Arbeiten unabhängig vom Standort. Mehrere berechtigte Personen können parallel arbeiten; Versionierung sorgt für Transparenz.
Unterstützt die Lösung ESS/MSS?
Ja. Employee Self Services (ESS) und Manager Self Services (MSS) entlasten HR, indem Standardprozesse direkt von Mitarbeitenden und Führungskräften erledigt werden.
Wie wird die Datensicherheit gewährleistet?
Ein Höchstmaß an Sicherheit und Datenschutz wird durch rollenbasierte Zugriffsrechte, verschlüsselte Kommunikation und umfassende Audit-Funktionen garantiert. Vier-Augen-Workflows sichern Löschungen und Übernahmen von Dokumenten und Personalakten zusätzlich ab. Zudem werden alle Vorgänge in der digitalen Personalakte für SAP lückenlos protokolliert. Es ist eine vollständige Historie der zuletzt geöffneten Akten(-inhalte) einsehbar. Eine Gesamtübersicht über alle Akten-Prozesse ermöglicht maximale Transparenz.
Ist die Lösung für internationale Unternehmen geeignet?
Ja, die Benutzeroberfläche und Dokumentation sind internationalisiert und für globale Kunden lokalisiert. Standardmäßig werden Deutsch und Englisch unterstützt, weitere Sprachen sind kundenindividuell umsetzbar.
Gibt es externe Bewertungen oder Zertifizierungen?
Ja, die Lösung ist SAP-zertifiziert und wurde auf funktionale Korrektheit anhand realer Geschäftsszenarien getestet – ein wichtiger Nachweis für Qualität und Compliance-Konformität.