easy invoice
Verarbeitet tausende Rechnungen. Intelligent, automatisch und vor allem: pro Tag
Zwölfmal mehr Zeit für Wesentliches – durch digitales Rechnungsmanagement.
Auslesen, Abgleichen und Suchen für schnellere Entscheidungen.
Rechnungen prüfen, freigeben, archivieren – jederzeit und standortunabhängig.
Automatisches Zuordnen von Rechnungen an definierte Mitarbeiter.
funktionen
was bisher länger lag, läuft ab sofort
Steigern Sie Durchlauf und Effizienz Ihrer Kreditorenbuchhaltung: easy invoice verkürzt Ihren gesamten Rechnungprüfungsprozess von der Erfassung bis zur Freigabe.
- Workflowgestütztes Rechnungsmanagement
- Effiziente Erfassung der Rechnung (analog oder digital)
- Verarbeitung von eRechnungen (XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT)
- Automatische Zuordnung von Rechnungen zu Bestellvorgängen
- Flexibles Splitten und Zusammenführen von Positionen
- Buchungsvorlagen für wiederkehrende Rechnungsarten, z.B. Telekommunikation, Energie
- Kaufmännische Prüfung (z.B. §14 UStG), Abgleich von Preisen, Mengen etc.
- Fachliche Prüfung und Freigabe unter Berücksichtigung von Wertgrenzen
- Revisionssichere Archivierung
damit es direkt losgeht. egal, wie die rechnung eingeht.
Scan-in & mobile
Erhalten Sie noch Papierrechnungen? Mit dem Scan-in von easy invoice kein Problem – ganz gleich, ob Sie Rechnungen per Smartphone, Multifunktionsgerät oder Scanner erfassen. So starten Sie den digitalen Rechnungsprozess auch mit Papier einfach und schnell.
Rechnung per E-Mail
easy invoice empfängt eingehende Rechnungen in Inboxes für das gesamte Unternehmen oder prozessbeteiligte Mitarbeiter. Anschließend fügt easy invoice E-Mails und Anhänge automatisch der Prozess-Warteschlange hinzu.
E-Rechnungsformate
easy invoice ist bereit für die E-Rechnungspflicht 2025: XRechnung und ZUGFeRD werden problemlos unterstützt. Aber auch UBL, EDIFACT und andere Formate: easy invoice verarbeitet E-Rechnungen Ihrer Lieferanten, die bereits auf strukturierte Rechnungsformate setzen – genauso so easy wie E-Mail oder Papierrechnungen.
dabei zusehen, wie effizienz durch die decke geht oder anderes erledigen.
KI nutzen
Setzen Sie bei der Extraktion Ihrer Daten auf die besten und bewährtesten Technologien – unabhängig davon, wie Rechnungen eintreffen. Immer korrekt und ganz einfach: mit easy invoice.
Lieferanten sofort erkennen
Sekundenschnelles Abgleichen von Rechnungen mit Lieferantenstammdaten und Bestellungen (Two-way-match) in Ihrem ERP-System: easy invoice prüft automatisch den Bestellbezug von Eingangsrechnungen – Sie sparen Zeit und verfügen über valide und aktuelle Daten.
Automatisch zum richtigen Freigeber
Das Prüfen und Freigeben von Rechnungen ist eine kritische Sache. Sicherzustellen, dass diese in die Hände der richtigen Freigeber:innen gelangen, eine ganz andere! Das erledigt easy invoice automatisch für Sie, beschleunigt die Freigabe von Rechnungen damit erheblich und überträgt diese anschließend automatisch in Ihrem ERP-System.
alles im blick, immer und von überall aus.
Doppelte Kontrolle
easy invoice stellt sicher, dass bestimmte Rechnungen von vier oder mehr Augen geprüft werden. Ab einer gewissen Rechnungssumme zum Beispiel. So sichern Sie die Prozesstreue Ihres Unternehmens und die Zahl inkorrekter Rechnungen, geht gegen null.
Posteingang & Benachrichtigungen
easy invoice informiert verantwortliche Personen automatisch über anstehende Rechnungsfreigaben in der Lösung und per E-Mail. Und verwaltet Benachrichtigungen bzw. Erinnerungen in einer einfach zu nutzenden Aufgabenliste.
Standardprozess out of the box
Jeden Tag verarbeitet easy invoice Millionen von Rechnungen weltweit. Profitieren und lernen Sie von unseren Best Practices, nutzen Sie den Standardprozess von easy invoice – und heben Sie Ihr Rechnungsmanagement aufs nächste Level.
lieferanten & rechnungssteller einbezogen
Schneller Cashflow durch Self-Service für Lieferanten
Mit easy invoice stellen Sie bei Bedarf ein Lieferanten-Portal bereit. So werden Ihre Lieferanten eingebunden, erhalten Informationen schneller und bleiben immer auf dem neusten Stand.
archivierung
Jede Rechnung archiviert – im Standard
GoBD- und SOX-konforme Archivierung leicht gemacht:
Mit easy archive speichern Sie Rechnungen automatisch und sicher. So bleiben Sie Regel-konform und finden jeden Rechnungsbeleg schnell wieder.
Konnektoren / Add-ons
Systeme ganz easy einbinden
Buchen Sie geprüfte Rechnungen einfach und transparent in ihrem ERP-System wie beispielsweise in Microsoft Dynamics Business Central (BC). Außerdem können Sie ihr Microsoft Dynamics mit easy ganz einfach um ein Dokumentenmanagement und eine revisionssichere Ablage erweitern.
Die digitale Rechnungsbearbeitung in SAP. Papierrechnungen oder elektronisch eingehende Rechnungen werden in einem einheitlichen, transparenten Prozess verarbeitet.
Mediathek
Impulse für die Rechnungsverarbeitung
Vorteile
Rechnungsverarbeitung kann so easy sein
Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit easy invoice: schnell, effizient und sicher in einem Tool für eine langfristig optimierte Finanzbuchhaltung.
spart zeit &
geld
Zwölfmal mehr Zeit für Wesentliches – durch digitales Rechnungsmanagement. Zwölfmal schneller. Zwölf. Mal. Durch die Umstellung Ihrer Kreditorenbuchhaltung von manuell auf easy invoice. Ersetzen Sie Routinen durch automatisiertes Bearbeiten auf Basis von intelligenten Prozessen und eröffnen Sie Ihrem Unternehmen Zeit.
digital, rechtskonform & transaktionssicher
Rechnungen extrahieren, freigeben, archivieren – jederzeit und standortunabhängig. easy invoice ermöglicht das transaktionssichere Bearbeiten Ihrer Eingangsrechnungen – unabhängig vom Rechnungsformat oder dem Standort Ihrer Mitarbeiter. Was easy invoice noch leistet: automatische Buchungen in Ihrem ERP-System und das Archivieren aller Rechnungen.
immer schneller &
verlässlich
Auslesen, Abgleichen und Suchen für schnellere Entscheidungen. easy invoice beschleunigt Ihr Rechnungsmanagement um ein Vielfaches. Zum Beispiel, indem es Rechnungs- und Lieferantendaten automatisiert und sicher abgleicht. Ihr Plus: schnellere oder effiziente Prozesse und mehr Zeit fürs Wesentliche.
transparenz für buchhaltung,
controlling & lieferanten
Automatisches Zuordnen von Rechnungsdaten an definierte Mitarbeiter. Nahtlose digitale Abläufe – automatisiert, abteilungsübergreifend und mit Schnittstelle zu Ihren Lieferanten: Über easy invoive erhält jeder Mitarbeiter in allen Prozessphasen automatisch den passenden Zugriff auf Rechnungen, Daten und Aufgaben im Rahmen seiner Berechtigungen. Teamwork kann so easy sein.
Häufig gestellte Fragen zu easy invoice
Was genau ist easy invoice?
easy invoice ist eine Softwarelösung zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Sie digitalisiert den gesamten Prozess – von der Erfassung über die Prüfung bis zur sicheren Archivierung – und sorgt für mehr Effizienz, Transparenz und Compliance.
Welche Vorteile bietet easy invoice für Unternehmen?
- Deutliche Zeitersparnis durch automatisierte Prüfungen
- Weniger manuelle Arbeitsschritte minimieren Fehler
- Transparente und nachvollziehbare Prozesse
- Zugriff von jedem Standort
- Beschleunigt die Freigabe von Rechnungen
- Einfache Integration in ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme (z. B. Microsoft Dynamics 365, SAP)
Welche Rechnungsarten verarbeitet easy invoice?
Die Lösung unterstützt:
- PDF-Rechnungen per E-Mail
- Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im Format XRechnung und ZUGFeRD
- Papierbelege (über Scan und OCR-Erkennung)
Wie werden Papierrechnungen eingebunden?
Papierbelege können frühzeitig eingescannt und in den digitalen Workflow integriert werden. So profitieren auch analoge Rechnungen von automatisierten Prozessen.
Wie funktioniert die Rechnungsprüfung mit easy invoice?
Die Software prüft automatisch:
- Pflichtangaben nach §14 UStG
- Abgleich mit Bestellung und Lieferschein
- Sachliche Richtigkeit der erbrachten Leistungen
Fehlerhafte oder fehlende Angaben werden sofort erkannt und automatisch zurückgewiesen.
Sind Freigabeprozesse individuell anpassbar?
Ja, easy invoice bietet:
- Mehrstufige Genehmigungsprozesse (z. B. Vier-Augen-Prinzip)
- Stellvertreterregelungen bei Abwesenheit
- Eskalationen bei Verzögerungen
- Budgetgrenzen und Genehmigungsstufen
Wie erfolgt die revisionssichere Archivierung von Rechnungen?
Nach Abschluss des Freigabeprozesses werden alle Dokumente inklusive Workflow-Historie automatisch in easy archive gespeichert. Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform nach GoBD, HGB, AO und DSGVO.
Das bedeutet:
- Unveränderbare Speicherung
- Vollständige Dokumentation der Workflow-Historie
- Prüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit
Papierrechnungen und klassische PDF-Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Für E-Rechnungen gilt eine verkürzte Frist von 8 Jahren.
Was ist beim Rechnungseingang per E-Mail wichtig?
Ein einfaches E-Mail-Backup reicht nicht aus, um GoBD-konform zu archivieren. Enthält der E-Mail-Text steuerlich relevante Informationen, müssen sowohl die E-Mail als auch der Anhang archiviert werden. easy archive übernimmt diese Aufgabe automatisch und rechtssicher.