--- title: easy invoice (DE) date: 2023-02-27T17:11:38Z modified: 2026-10-15T12:56:29Z permalink: "https://easy-software.com/de/easy-invoice/" type: page status: publish excerpt: Software für digitale Rechnungsverarbeitung. Eingangsrechnungen einfach schnell erfassen, prüfen und freigeben. wpid: 183668 featured_image: "https://easy-software.com/wp-content/uploads/easy-invoice-titel-avatar_1346_m.jpg" featured_image_alt: Zufriedener Nutzer der easy invoice Eingangsrechnungssoftware timestamp: 2026-10-15T12:56:29Z tags: [] --- ![Software Hosted in Germany](https://easy-software.com/wp-content/uploads/Software-Hosted-in-Germany-2026.png) ![Software Made in Germany](https://easy-software.com/wp-content/uploads/Software-Made-in-Germany-2026_Deutsch.png) # easy invoice **easy invoice** automatisiert die Eingangsrechnungsverarbeitung – intelligent, GoBD-konform, tausendfach pro Tag. Zwölfmal mehr Zeit für Wesentliches – durch digitale Rechnungsverarbeitung. Auslesen, Abgleichen und Suchen für schnellere Entscheidungen. Rechnungen prüfen, freigeben, archivieren – jederzeit und standortunabhängig. Automatisches Zuordnen von Rechnungen an definierte Mitarbeiter. [easy](#top)[invoice](#top) [Demo](#demo)[Funktionen](#features)[Konnektoren](#integrations)[Vorteile](#benefits) [ ![demo anfordern →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-343498948829.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLJmqFmve8A9bD9mOsjNWHXHCwRJbS%2B35xzQE1eEGKzX5I60vvL4txXFZh9U%2BCdtCmpg7VBjl9bClLPbsWWi%2BLlJVt0x7XiUc3MK5Znhnfq2eXGueXk%2BHh0xsMvqxRfU9EUb7StWNGaLBRfwd51bJYtMpD6FzT%2FaNAx2JhUdKb7YP3xuKtUmb%2BXMRfdOVChLSxWIFHKa%2BvrMTA%2Brnb4OnILsCtpAMbMiIdcZ9lY%3D&webInteractiveContentId=343498948829&portalId=3973635) ![Referenzkunde Büchl](https://easy-software.com/wp-content/uploads/Referenz_Buechl.png) ![Referenzkunde DFH](https://easy-software.com/wp-content/uploads/logo-dfh.png) ![Referenzkunde hama](https://easy-software.com/wp-content/uploads/Referenz_hama.png "Referenz_hama") ![Humbert](https://easy-software.com/wp-content/uploads/humbert_logo.png) ![Loparex](http://easy-software.com/wp-content/uploads/2020/06/loparex_logo.png "loparex_logo") ![Referenzkunde Schäfer Shop](https://easy-software.com/wp-content/uploads/Referenz_Schaefer-Shop.png) ## alles erledigen super easy Zeitintensive Routinen binden die Ressourcen Ihrer Buchhaltung. easy invoice automatisiert die Eingangsrechnungsverarbeitung – von der Erfassung über die Prüfung bis zur revisionssicheren Archivierung – und entfesselt so das volle Potenzial Ihrer Fachabteilungen. [mehr erfahren](#features) ### easy invoice in einer Minute Eingangsrechnungen einfach schnell erfassen, prüfen und freigeben. [ ![demo anfordern →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-343592847575.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLKgX%2BusMW00MSaA0pq8t8FfVWv8gStO2fTC%2Fyk9JFA5lT22ySouXwpYX%2FuDFQ2OL8mBP1bHS1TpGsphEIY%2BuyxYfybuMH65AYW1UE%2BOeQhFMpFRNtsQRJRq2NAkm6DOawgl3W4QwDfrKK8KGQN47CFDg1bfSP2qX7m3bP%2BKZht6%2FOG42%2Bg1j%2FrZ8ncGgyjdS10LKr9bUDtkLWhQnElsf%2BV2BMBeemFaQ5WWGFs%3D&webInteractiveContentId=343592847575&portalId=3973635) Webinar-Aufzeichnung ## Rechnungen schneller verarbeiten: so helfen Automatisierung und _KI_ - Einführung in die Rolle von KI und Automatisierung in der Rechnungsverarbeitung - Live-Demo: Digitale Rechnungsverarbeitung mit easy invoice - Best Practices & Konfigurationsmöglichkeiten [ ![webinar ansehen →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-358358962384.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLIv08gnCwzxauvFOOn0GpkNN6E%2FO9sM0V2EEq5fbsoawgNjYROAKTc8k6tYjxMyINYmDBDKgUkIg5LIh%2FSCcdTiraUA8cB4nYXSM8ei5e5qR96oIC8D2ZTnplPkDCgnYsURJJfo9bGJDk4nG0z2YWEtVs6MBCvdo4V09gFmYPFlylgwRo0sWlZclPVYStUv05keSr4nrgBTAW5YaZvv%2BUIZfWqvgkrhWWkenYpDg%2BUOWkWYFUD%2FbS6gQa0BvU1RGzbE7D8%3D&webInteractiveContentId=358358962384&portalId=3973635) ## Funktionen ### was bisher länger lag, läuft ab sofort Steigern Sie Durchlauf und Effizienz Ihrer Kreditorenbuchhaltung: easy invoice verkürzt Ihren gesamten Rechnungsprüfungsprozess von der Erfassung bis zur Freigabe. - Workflowgestütztes Rechnungsmanagement - Effiziente Erfassung der Rechnung (analog oder digital) - Verarbeitung von E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD und EN 16931) - Automatische Zuordnung von Rechnungen zu Bestellvorgängen - Flexibles Splitten und Zusammenführen von Positionen - Buchungsvorlagen für wiederkehrende Rechnungsarten, z.B. Telekommunikation, Energie - Unterstützung durch KI bei Buchungsvorschlägen, Zahlungszielprüfung, Sachprüfer-Ermittlung und Freigabeentscheidungen - Kaufmännische Rechnungsprüfung (z.B. §14 UStG), Abgleich von Preisen, Mengen etc. - Fachliche Prüfung und Freigabe unter Berücksichtigung von Wertgrenzen - [Revisionssichere GoBD-konforme Archivierung](https://easy-software.com/de/easy-archive/?output_format=md) in Kombination mit easy archive ### Einheitlicher Prozess – unabhängig vom Format Ob abfotografierte Papierrechnung, PDF oder als strukturierte E-Rechnung: easy invoice verarbeitet alle gängigen Formate (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) in einem einheitlichen, digitalen Rechnungsworkflow. Die effiziente Erfassung bildet die Grundlage für eine durchgängige, medienbruchfreie Verarbeitung. Das intelligente easy invoice erkennt automatisch das Format, den Absender und den Rechnungstyp. So kann easy invoice die Rechnungsdaten extrahieren bzw. auslesen – und die Daten strukturiert an das ERP- oder [DMS-System](https://easy-software.com/de/easy-dms/?output_format=md) weiterleiten. Ohne manuelle Rechnungsprüfung. Ohne Zeitverlust. So entsteht ein durchgängiger, automatisierter Prozess, der effizient, transparent und vollständig integriert ist. **Alle gängigen Formate** **Rechnungsdaten extrahieren** **Weitergabe an ERP oder DMS** [](https://easy-software.com/de/referenzen/humbert/)„Wir übernehmen bereits heute die Bankdaten und verbuchen diese automatisch in unserem System. Auf diese Weise werden zum Beispiel Doppelbuchung bei den Eingangsrechnungen schon jetzt erkannt. Ich hoffe aber darauf, dass sich dieser gesamte Prozess in Zukunft mit _KI_ noch weiter verbessern lässt.“ Ludger Giese, Humbert Gruppe ### Intelligente Klassifikation – Regeln & _KI_ Die automatische Klassifikation erfolgt hybrid. Eine regelbasierte Logik erkennt wiederkehrende Muster, z. B. bei Lieferanten oder Rechnungstypen. Künstliche Intelligenz (KI) ergänzt diese Regeln durch semantische Analyse – etwa bei unstrukturierten Rechnungen oder variierenden Layouts. So wird jede Rechnung zuverlässig erkannt, zugeordnet und vorbereitet – unabhängig von Format oder Komplexität. Die KI unterstützt bei Buchungsvorschlägen, Zahlungszielprüfung, Sachprüfer-Ermittlung und Freigabeentscheidungen. **Automatische Klassifikation** **Künstliche Intelligenz (KI)** **Semantische Analyse** ### Lieferanten sofort erkennen Sekundenschnelles Abgleichen von Rechnungen mit Lieferantenstammdaten und Bestellungen (Two-way-match) in Ihrem ERP-System: easy invoice prüft automatisch den Bestellbezug von Eingangsrechnungen – Sie sparen Zeit und verfügen über valide und aktuelle Daten. **Abgleichen mit Lieferantenstammdaten** **Prüfung auf Bestellbezug** **Zusammenspiel mit ERP** ### Workflowbasiertes Routing Nach der Klassifikation übernimmt das workflowbasierte Routing. Rechnungen werden automatisch als Aufgabe an die zuständigen Personen oder Abteilungen weitergeleitet – unter Berücksichtigung von Wertgrenzen, Freigabestufen und anderen individuell bestimmbarer Regeln. Dabei lassen sich Positionen flexibel splitten oder zusammenführen, z.B. bei Sammelrechnungen. **Berücksichtigung von Wertgrenzen** **Beachten von Freigabestufen** **Positionen splitten & zusammenführen** ### Doppelte Kontrolle & Pfad zur Freigabe easy invoice stellt sicher, dass bestimmte Rechnungen von vier oder mehr Augen geprüft werden. Ab einer gewissen Rechnungssumme zum Beispiel. So sichern Sie die Prozesstreue Ihres Unternehmens und die Zahl inkorrekter Rechnungen, geht gegen null. easy invoice informiert verantwortliche Personen automatisch über anstehende Rechnungsfreigaben. Das beschleunigt die Freigabe von Rechnungen erheblich und anschließend überträgt easy invoice diese automatisch in Ihr ERP-System. **Mehr-Augen-Prinzip** **Freigaben beschleunigen** **Übertragung ans ERP** [](https://easy-software.com/de/referenzen/adam-hall/)„Mit easy invoice haben wir die Freigabe der Rechnungen auf einen bestimmten Personenkreis eingegrenzt und gezielte Eskalationsroutinen eingerichtet. Überschreitet eine Rechnung eine bestimmte Höhe, werden automatisch weitere Personen, zum Beispiel aus der Geschäftsführung, in den Freigabeprozess eingebunden und es wird ein Vier-Augen-Prinzip aktiviert.“ Alexander Sonndag, Adam Hall ### Nahtlose Integration in gängige _ERP-Systeme_ Geprüfte Rechnungen lassen sich als Buchungsvorschläge direkt in ERP-Systeme wie [Microsoft Dynamics Business Central](https://easy-software.com/de/easy-invoice/microsoft-dynamics-schnittstelle/), Microsoft Dynamics 365 for Finance and Supply Chain Management oder [SAP](https://easy-software.com/de/sap/?output_format=md) usw. überführen. Zusätzlich kann easy invoice um ein Dokumentenmanagement für fachspezifischen Anwendungen ([Vertragsmanagement](https://easy-software.com/de/easy-contract/?output_format=md), [HR](https://easy-software.com/de/easy-hr/?output_format=md)) und eine revisionssichere Ablage erweitert werden – für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit. **Anbindung an ERP- und Drittsysteme** **Flexible Schnittstellen** **Reduzierter Integrationszeit** [](https://easy-software.com/de/referenzen/strenge/)„Der Arbeitsaufwand für die Bearbeitung und Archivierung der Rechnungen allein auf Seiten der Buchhaltung hat sich seit Einführung der Software etwa halbiert.“ Dr. Frank Bettenworth, Strenge ### Rechnungs­prüfung, Buchung, Archivierung easy invoice unterstützt die gesamte Prozesskette vom Rechnungseingang bis zur Archivierung. Dazu gehören die kaufmännische Rechnungsprüfung gemäß § 14 UStG, die fachliche Prüfung sowie Freigabe mit rollenbasierten Rechnungsworkflows, die automatische Zuordnung zu Bestellvorgängen, Buchungsvorlagen für wiederkehrende Rechnungsarten (z. B. Energie, Telekommunikation) und die revisionssichere Archivierung aller Dokumente und Prozessschritte. **Kaufmännische Prüfung** **Fachliche Prüfung** **Revisionssichere Archivierung** ## lieferanten & rechnungssteller einbezogen ### Schneller Cashflow durch Self-Service für Lieferanten Mit easy invoice stellen Sie bei Bedarf ein Lieferanten-Portal bereit. So werden Ihre Lieferanten eingebunden, erhalten Informationen schneller und bleiben immer auf dem neusten Stand. ## archivierung ## Jede Rechnung archiviert – im Standard GoBD- und SOX-konforme Archivierung leicht gemacht: Mit [easy archive](https://easy-software.com/de/easy-archive/?output_format=md) speichern Sie Rechnungen automatisch und sicher. So bleiben Sie Regel-konform und finden jeden Rechnungsbeleg schnell wieder. ## wie easy invoice Unternehmen weiter voranbringt [ ![beratung buchen →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-365518789881.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLLZfJ2fUAuYvN%2Be6%2BPqmbw2FL0r5tRuzNNPrb04QWNawrkoN2TTFnuQGEwfDUSEml9aXLDARBpUlrr05V%2FWuOScVGrIYXZ2s6iZag8dFfZaM9lqC5YcgfZhXUikwU1Yjb%2Bk2bGF4JeLphuob4EjGmt7aWapZ9C8tPfI8hvFK63endN2x35pZg4YIV9cuXiE78iN4t4jNevb2Fao%2BrrA&webInteractiveContentId=365518789881&portalId=3973635) Konnektoren / Add-ons ### Systeme ganz easy einbinden Buchen Sie geprüfte Rechnungen einfach und transparent in ihrem ERP-System wie beispielsweise in [Microsoft Dynamics 365](https://easy-software.com/de/easy-invoice/microsoft-dynamics-schnittstelle/). Außerdem können Sie Ihr Microsoft Dynamics mit easy ganz einfach um ein Dokumentenmanagement und eine revisionssichere Ablage erweitern. Die digitale [Rechnungsbearbeitung in SAP](https://easy-software.com/de/easy-invoice/eingangsrechnungen-sap/?output_format=md). Papierrechnungen oder elektronisch eingehende Rechnungen werden in einem einheitlichen, transparenten Prozess verarbeitet. Eine Anbindung. Viele Netzwerke. ## Elektronische Rechnungen erreichen Unternehmen heute über unterschiedlichste Eingangskanäle und Netzwerke. Mit easy invoice verarbeiten Sie E-Rechnungen unabhängig von Format, Herkunft oder Übertragungsweg in einem einheitlichen Prozess. Für die Anbindung an nationale und internationale E-Rechnungsprovider und -netzwerke verfügt easy invoice über eine direkte Schnittstelle zu TRAFFIQX®, sodass Rechnungen automatisiert und medienbruchfrei in den Verarbeitungsprozess übernommen werden. So gelangen Rechnungen aus Netzwerken wie PEPPOL oder nationalen Plattformen automatisiert in Ihre Rechnungsverarbeitung. **Vorteile – Jede E-Rechnung. Ein Prozess. End-to-End.** - Einheitlicher Prozess für alle Eingangskanäle - Direkte Anbindung an nationale und internationale E-Rechnungsnetzwerke - Weniger Integrationsaufwand - Zukunftssichere Unterstützung aktueller E-Invoicing-Anforderungen ## Informationssicherheit & Compliance **easy invoice** erfüllt höchste Anforderungen an Informationssicherheit, Datenschutz und Compliance. Die Entwicklung und der Betrieb der Lösung erfolgen auf Basis eines **nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS).** Die ISO/IEC 27001-Zertifizierung gilt für die Entwicklung und den Betrieb der easy Softwarelösungen gemäß definiertem Zertifizierungsumfang. Sie ist kein produktspezifisches Einzelzertifikat. [Zertifikat herunterladen ](https://easy-software.com/wp-content/uploads/Zertifikat_ISO_IEC_27001_2026_EASY_SOFTWARE_AG.pdf)**Das bedeutet für unsere Kunden:** - Geprüfte Sicherheitsprozesse für die Verarbeitung und Archivierung abrechnungsrelevanter Daten. - Kontrollierte Zugriffs- und Berechtigungskonzepte für sensible Finanz- und Buchhaltungsinformationen. - Dokumentierte und auditierbare Prozesse für eine revisionssichere Rechnungsverarbeitung. - Sichere Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit der DSGVO. ![ISO/IEC 27001](https://easy-software.com/wp-content/uploads/iso-iec-27001.png) Knowledge ## Tipps für die Rechnungs­verarbeitung Checkliste **in 10 schritten fit für die e-rechnungspflicht** Der kostenlose Leitfaden zeigt Ihnen in 10 klaren Schritten, wie Sie Ihr Unternehmen effizient und gesetzeskonform auf die E-Rechnung umstellen. [ ![checkliste sichern →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-366188927181.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLI37mnjBo0XVdVon1iF04AZQI5YKHH6QFL8Ev2Nr7T5hfznIRzFHXTvq886OVuTJO%2B5m44s86JnDuGKUK6HmJuLqWQhrzMJWirYbK92nwB8DPfV9Vn0dnhg9vo%2BgK5vF5dasFLy8EtMr94B0jAz2osrbzv3GAlHaaLNF16OFko%2F8KPxDhbIVB8qChpW%2FPFVycg6PZpK0I3W1Hr97SbluuQeUX6%2BZakrR6%2FwfjWgX25bNa8U72VzCXTDEMz8nSk%3D&webInteractiveContentId=366188927181&portalId=3973635) Vorlage **Lastenheft zur Einführung einer Invoice Management Software** Erfassen Sie Schritt für Schritt alle relevanten Inhalte und Anforderungen für Ihr Projekt anhand dieser Lastenheft-Vorlage. [ ![lastenheft anfordern →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-358790632674.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLJFKahW94mLJyRfyI3bo2cI4LuwXw2jr%2BkpWQfhdwNxPUqrn%2BzAYCSpGtXmkvdmd0bbpYpyez%2BpUkBNBVXr9JP0CzRypEhmCC8e%2BH90oCgS3ZAIahYzOvj6kEC%2BOMSaUNXzJ%2BxIW%2F8Q8v%2FORkaUUwQ7kyfc0m2dbKDbcNKVG1Eer1Wcut5VSq%2Fy33%2B3WE2AENCYCcdqUPf3mykrvp9csVJb7DsyJ9QhQnfp7EGC0rGk1PHbwV9sWw5QpgcDxHVCpmbAs5w9Y4BOFEF8lAg%3D&webInteractiveContentId=358790632674&portalId=3973635) [Preview ansehen ](https://easy-software.com/wp-content/uploads/easy-invoice_lastenheft_auszug.pdf) Webinar **buchhaltung 4.0 – vorteile von automatisierung und KI nutzen** ​Das Webinar zeigt, wie KI und Automatisierung die Buchhaltung revolutionieren – von fehlerfreier Rechnungsverarbeitung bis vorausschauender Analyse. [ ![webinar ansehen →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-358317441269.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLIIevrqgfMNwndlFIRUbtrXeeIHMpe4zilCmwIjQ3AGySe9N7TQN4PK9usd6WugelPjNpDAg6XkSgRtQCuJQf2OAVk3gykkCrjzcGPPbJ%2FW8LnoU34sWMbtY%2Bgx7yFihTlQswZ6MHA51OvSrtSrPv32vWI8wu4xJXjupH1gS37gpAgMgVzWQtjA%2F6Sky6%2Fvo4YnBl8mJi5eycZLHAZv9H2Mp3%2Bi4xNCWF0zrEtofhkquxSOx%2FMY3H2aX7Zik5aQisKrlcZZN%2FKhp4GJMPDiBBFNRlMEOQbz&webInteractiveContentId=358317441269&portalId=3973635) [Mediathek entdecken ](https://easy-software.com/de/downloads/?output_format=md) Vorteile ## Rechnungsverarbeitung kann so easy sein Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit easy invoice: schnell, effizient und sicher in einem Tool für eine langfristig optimierte Finanzbuchhaltung. ### spart zeit & geld **Zwölfmal mehr Zeit für Wesentliches – durch digitales Rechnungsmanagement.** Zwölfmal schneller. Zwölf. Mal. Durch die Umstellung Ihrer Kreditorenbuchhaltung von manuell auf easy invoice. Ersetzen Sie Routinen durch automatisiertes Bearbeiten auf Basis von intelligenten Prozessen und eröffnen Sie Ihrem Unternehmen Zeit. ### digital, rechtskonform & transaktionssicher ****Rechnungen extrahieren, freigeben, archivieren – jederzeit und standortunabhängig.**** easy invoice ermöglicht das transaktionssichere Bearbeiten Ihrer Eingangsrechnungen – unabhängig vom Rechnungsformat oder dem Standort Ihrer Mitarbeiter. Was easy invoice noch leistet: automatische Buchungen in Ihrem ERP-System und das Archivieren aller Rechnungen. ### immer schneller & verlässlich **Auslesen, Abgleichen und Suchen für schnellere Entscheidungen.** easy invoice beschleunigt Ihr Rechnungsmanagement um ein Vielfaches. Zum Beispiel, indem es Rechnungs- und Lieferantendaten automatisiert und sicher abgleicht. Ihr Plus: schnellere oder effiziente Prozesse und mehr Zeit fürs Wesentliche. ### transparenz für buchhaltung, controlling & lieferanten **Automatisches Zuordnen von Rechnungsdaten an definierte Mitarbeiter.** Nahtlose digitale Abläufe – automatisiert, abteilungsübergreifend und mit Schnittstelle zu Ihren Lieferanten: Über easy invoive erhält jeder Mitarbeiter in allen Prozessphasen automatisch den passenden Zugriff auf Rechnungen, Daten und Aufgaben im Rahmen seiner Berechtigungen. Teamwork kann so easy sein. [](https://easy-software.com/de/referenzen/ssi-schaefer-shop/)Mit easy invoice for _SAP_ verarbeiten wir sämtliche Eingangsrechnungen einheitlich, transparent und vollautomatisch. Das spart Zeit und Geld. Und verschafft den Kollegen in der Buchhaltung Freiräume für andere Aufgaben. **Patrick Schuster,** **SSI Schäfer Shop** IT-Projektleiter ### Häufig gestellte Fragen zu easy invoice ### Was ist easy invoice? **easy invoice** ist eine Software für digitale Eingangsrechnungsverarbeitung und automatisierte Rechnungsworkflows. Unternehmen nutzen die Lösung, um Rechnungen digital zu erfassen, freizugeben und GoBD-konform zu verarbeiten. Die Software automatisiert die Eingangsrechnungsverarbeitung einschließlich Rechnungsprüfung und revisionssicherer Archivierung und unterstützt strukturierte Rechnungsworkflows in Unternehmen. easy invoice verarbeitet E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung und integriert sich in ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics und DATEV. Funktionen wie automatische Zuordnung, Eskalationsmanagement und standortunabhängige Bearbeitung ermöglichen eine effiziente und transparente Verarbeitung von Eingangsrechnungen. ### Welche Vorteile bietet easy invoice für Unternehmen? - Deutliche Zeitersparnis durch automatisierte Prüfungen - Weniger manuelle Arbeitsschritte minimieren Fehler - Transparente und nachvollziehbare Prozesse - Zugriff von jedem Standort - Beschleunigt die Freigabe von Rechnungen - Einfache Integration in ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme (z. B. Microsoft Dynamics 365, SAP) ### Welche Rechnungsarten verarbeitet easy invoice? Die Lösung unterstützt: - PDF-Rechnungen per E-Mail - Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im Format XRechnung und ZUGFeRD - Papierbelege (über Scan und OCR-Erkennung) ### Wie werden Papierrechnungen eingebunden? Papierbelege können frühzeitig eingescannt und in den digitalen Workflow integriert werden. So profitieren auch analoge Rechnungen von automatisierten Prozessen. ### Wie funktioniert die Rechnungsprüfung mit easy invoice? Die Software prüft automatisch: - Pflichtangaben nach §14 UStG - Abgleich mit Bestellung und Lieferschein - Sachliche Richtigkeit der erbrachten Leistungen Fehlerhafte oder fehlende Angaben werden sofort erkannt und automatisch zurückgewiesen. ### Sind Freigabeprozesse individuell anpassbar? Ja, easy invoice bietet: - Mehrstufige Genehmigungsprozesse (z. B. Vier-Augen-Prinzip) - Stellvertreterregelungen bei Abwesenheit - Eskalationen bei Verzögerungen - Budgetgrenzen und Genehmigungsstufen ### Wie lassen sich Rollen- und Zugriffsrechte einrichten? Sie können sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter exakt die für seine Rolle notwendigen Zugriffsrechte erhält. Das schützt sensible Daten und gewährleistet gleichzeitig reibungslose Abstimmungsprozesse zwischen Fachabteilungen und Geschäftsführung. Granulares Berechtigungskonzept: - Präzise Zugriffskontrolle auf Rechnungsebene für einzelne Mitarbeiter oder ganze Abteilungen - Differenzierte Rechte: Nur-Lesen, Bearbeiten, Freigeben oder administrative Rechte - Abbildung Ihrer Organisationsstruktur und Hierarchien im System ### Wie erfolgt die revisionssichere Archivierung von Rechnungen? Nach Abschluss des Freigabeprozesses werden alle Dokumente inklusive Workflow-Historie automatisch in [easy archive](https://easy-software.com/de/easy-archive/?output_format=md) gespeichert. Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform nach GoBD, HGB, AO und DSGVO. Das bedeutet: - Unveränderbare Speicherung - Vollständige Dokumentation der Workflow-Historie - Prüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit Papierrechnungen und klassische PDF-Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Für E-Rechnungen gilt eine verkürzte Frist von 8 Jahren. ### Was ist beim Rechnungseingang per E-Mail wichtig? Ein einfaches E-Mail-Backup reicht nicht aus, um GoBD-konform zu archivieren. Enthält der E-Mail-Text steuerlich relevante Informationen, müssen sowohl die [E-Mail als auch der Anhang archiviert](https://easy-software.com/de/newsroom/e-mail-archivierung/?output_format=md) werden. [easy archive](https://easy-software.com/de/easy-archive/?output_format=md) übernimmt diese Aufgabe automatisch und rechtssicher. ### Wie wird der Datenschutz bei der Nutzung von _KI-Funktionen_ gewährleistet? Der Schutz Ihrer Daten ist gewährleistet, da die in easy invoice integrierte KI ausschließlich in europäischen Rechenzentren gehostet wird. Dadurch wird sichergestellt, dass alle europäischen Datenschutzbestimmungen und -regelungen eingehalten werden. ### Was sind die Vorteile der _KI-Erkennung_ im Vergleich zur klassischen Texterkennung (_OCR_)? Die KI-Erkennung vereinfacht die individuelle Einrichtung der Lösung erheblich und verkürzt somit die Projektlaufzeit. Darüber hinaus liefert die KI im Vergleich zur klassischen [OCR-Technologie](https://easy-software.com/de/glossar/ocr-optical-character-recognition/?output_format=md) oft genauere und bessere Ergebnisse. ### Mit welchen Daten wird die _KI_ trainiert und ist sie selbstlernend? Die KI basiert auf einem vorgefertigten Modell, das in einer sicheren Umgebung des Anbieters (Azure) gehostet wird. Ihre Kundendaten werden hier **nicht** eingespeist. Das bedeutet, dass die KI, die easy invoice unterstützt, **kein selbstlernendes System** ist, das kontinuierlich aus Fehlern oder Ihren Daten dazulernt. ### Können die _KI-Funktionen_ genutzt werden, wenn easy invoice (On-Premises) installiert ist? Ja, easy invoice kann in Ihrer eigenen Umgebung (On-Premises) installiert werden. Die Verbindung zu den zusätzlichen KI-Funktionen wie dem Chat oder der KI-gestützten Belegextraktion durch das LLM (Large Language Model) erfolgt dabei über die Cloud. Diese KI-Funktionen sind somit Cloud-Dienste. ## kombinierbar mit: [](https://easy-software.com/de/easy-archive/?output_format=md)## easyarchive Daten sicher und rechtskonform ablegen. easy archive entdecken [](https://easy-software.com/de/easy-contract/?output_format=md)## easycontract Verträge erstellen und signieren lassen. easy contract entdecken