easy invoice
for SAP Solutions
Rechnungen direkt in SAP verarbeiten
Rechnungsverarbeitung direkt im SAP-Core – ohne Schnittstellen
OCR-gestützte Metadatenpflege – weniger manuelle Arbeit
Zentrale Fiori-Worklist mit Status und Ausnahmen
Flexible Workflow beschleunigen Genehmigungen
easy contract
for SAP Solutions
Vertragsmanagement in SAP clever gestalten.
Vertragsmanagement direkt in SAP S/4HANA
Alle Verträge und Dokumente zentral im SAP-System
Desktop, Web und mobil – jederzeit verfügbar über SAP Fiori
Rechnungen direkt in SAP verarbeiten
easy invoice for SAP® Solutions ist die effiziente Lösung für die digitale Rechnungsbearbeitung direkt in SAP. Papierrechnungen oder elektronisch eingehende Rechnungen werden in einem einheitlichen, transparenten Prozess verarbeitet. Nach der Übergabe der Eingangsrechnung an SAP erfolgt eine weitestgehend automatische Verarbeitung: Die Rechnungsdokumente sind über alle Bearbeitungsschritte revisionssicher archiviert und stehen jederzeit mit einem Klick zur Verfügung.
Funktionen
easy invoice for SAP Solutions für die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP lässt sich aufgrund seines hohen Standardisierungsgrads schnell und einfach implementieren. Unternehmen, die bereits über eine Scan-Lösung verfügen, profitieren ebenfalls von den kurzen Einführungszeiten, da sich easy invoice for SAP Solutions auch mit anderen Scan-, Extraktions- und Archivlösungen verbinden lässt.
Nahtlose SAP S/4HANA-Integration
Die Lösung läuft direkt in Ihrer On-Premise- oder Private-Cloud-Installation von SAP S/4HANA und nutzt etablierte SAP-Objekte und Prozesse in den Modulen FI-AP und MM. Dadurch entfallen zusätzliche Middleware-Schichten und komplexe Schnittstellenprojekte. Das Ergebnis sind stabile Datenflüsse, geringere IT-Komplexität und eine schnellere Time-to-Value.
S/4HANA‑Core
FI‑AP/MM‑Integration
Ohne Zusatzschnittstellen
Intelligente Belegerfassung (OCR)
Alle Buchhaltungsbelege – wie eingehende Rechnungen, Gutschriften und Anzahlungen – werden automatisch erfasst und klassifiziert. Dabei wird geprüft, ob sie digital oder in Papierform vorliegen. Anschließend erfolgt eine Validierung relevanter Felder wie Kreditor, Datum, Betrag und PO-Referenz. Die Extraktion von Rechnungskopf- und Positionsdaten erfolgt per OCR, fehlende Metadaten werden automatisch ergänzt. Ein Sachbearbeiter validiert die Inhalte, wobei das System aus Korrekturen lernt und die Erkennungsquote kontinuierlich steigt. Mehrseitige Dokumente werden automatisch getrennt und zugeordnet. So lassen sich je nach Qualität der Belege Automatisierungsgrade von bis zu 90 % erreichen.
OCR‑Erkennung
Stammdaten‑Mapping
Automatisierung
Formale & kontextuelle Prüfungen
E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD lassen sich ebenfalls regelkonform in SAP vom Eingang bis zur Validierung verarbeiten. Die Lösung prüft formale Kriterien (Pflichtfelder, Steuerlogik, Doppelbelege) sowie kontextuelle Regeln (Toleranzen, Zahlungsbedingungen, Kontierung). Vordefinierte Workflows unterstützen die Bearbeitung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug. Dadurch werden Fehlerquellen minimiert und Rückfragen sowie Klärfälle deutlich reduziert
E-Rechnungen
Vordefinierte Rechnungs-Workflows
Toleranzprüfung & Dublettencheck
Zentrales Invoice Cockpit
Das Invoice Cockpit stellt der Kreditorenbuchhaltung eine zentrale Fiori-Oberfläche mit Statusinformationen, Aufgaben und Ausnahmen bereit. Kontextsensitive Aktionen erleichtern die Bearbeitung. Dashboards zeigen Kennzahlen wie die First-Pass-Rate, die Durchlaufzeit oder den Skontoverlust. Mithilfe von Filtern ist eine Transparenz bis auf Belegebene möglich, sodass Engpässe früh erkannt und gezielt adressiert werden können
Invoice‑Cockpit
Worklist & Drill‑down
Kontextsensitive Aktionen
„Mithilfe des Invoice Cockpits habe ich den Status, Ausnahmen und Skontofristen über alle Buchungskreise hinweg im Blick. Der flexible Workflow reduziert Liegezeiten und sorgt für prüfsichere Genehmigungen.“
Revisionssichere Archivierung
Rechnungen und Anhänge werden inklusive lückenloser Protokollierung (Audit Trail) der Bearbeitungsschritte revisionssicher archiviert. Damit erfüllen Sie interne und externe Prüfanforderungen effizient. Eine Integration mit SAP-Archivierungsmechanismen wie ArchiveLink oder CMIS ist möglich.
Archivierung
Audit‑Trail
Prüfung/Compliance
Flexible Workflows & Freigaben
Die Lösung bietet flexible Workflows für regelbasierte Genehmigungen, für die kein Entwicklungsaufwand erforderlich ist. Über SAP-Fiori-Anwendungen, die im SAP Launchpad bereitgestellt werden, können Rechnungen mobil geprüft und genehmigt werden. Dadurch lassen sich Freigaben beschleunigen und Liegezeiten deutlich reduzieren. Alle Rechnungen werden im SAP-Rechnungseingangsbuch erfasst. Das ermöglicht Transparenz und eine einfache Recherche. Ein Eskalationsmanagement stellt sicher, dass Skontofristen eingehalten werden. Mehrstufige Workflows unterstützen das Vier-Augen-Prinzip: Berechtigte Empfänger werden automatisch ermittelt und per Workitem informiert.
Flexible Workflows
Mobile Genehmigungen
Eskalations-Management
„Die mobilen Freigaben von Rechnungen in SAP sind für unsere Führungskräfte ein Game-Changer. Dadurch treffen wir Entscheidungen schneller und können Skonti konsequent ausnutzen.“
Sicherheit & Compliance
Die Lösung schützt Ihre Daten durch verschlüsselte Kommunikation und unterstützt konfigurierbare Authentifizierungsverfahren. Sie wird nach anerkannten Sicherheitsstandards entwickelt und berücksichtigt dabei Prinzipien eines sicheren Softwareentwicklungsprozesses. Der EU-Datenschutz (DSGVO) wird eingehalten. Je nach Betriebsmodell sind Hochverfügbarkeit, Notfallwiederherstellung (Disaster Recovery) und Service-Level-Vereinbarungen mit über 99,5 % Verfügbarkeit möglich – für einen sicheren, stabilen und regelkonformen Betrieb.
Verschlüsselung
EU‑Datenschutz
Hochverfügbarkeit
Deployment & Kompatibilität
Die Lösung wird serverseitig betrieben und unterstützt SAP S/4HANA Enterprise Management sowohl On-Premise als auch in der Private Cloud Edition. Internationalisierte Benutzeroberflächen und Lokalisierungen erleichtern den Rollout über mehrere Buchungskreise und Länder. Die Lösung unterstützt Unicode und mehrere Sprachen, sodass auch internationale Dokumente problemlos verarbeitet werden können.
On‑Prem oder Private Cloud
Mehrsprachigkeit
Global Rollout
Vorteile der Rechnungsverarbeitung in SAP
Schnellere Prozesse und höhere Datenqualität
Automatisierte Workflows und mobile Freigaben beschleunigen den gesamten Rechnungsprozess und verringern den manuellen Aufwand. Intelligente Erkennungsverfahren und Prüfungen sorgen für korrekte Daten und verringern den Aufwand für Nacharbeiten. Das Ergebnis sind kürzere Durchlaufzeiten, geringere Prozesskosten und eine verlässliche Basis für Finanzentscheidungen.
End‑to‑End Transparenz im Invoice Cockpit
Mithilfe des zentralen Invoice Cockpits können Teams den Status, Engpässe und Ausnahmen in Echtzeit einsehen. KPIs in Dashboards machen Durchlaufzeiten, Ausnahmeraten und Skontoverluste messbar. So können Sie aktiv nachsteuern – pro Buchungskreis, Lieferant oder Warengruppe. Ein nicht zu unterschätzender Vorteil fürs Reporting und Controlling.
Compliance & Audit-Readiness
Eine revisionssichere Archivierung und ein vollständiger Audit Trail sorgen für prüfsichere Prozesse. Konfigurierbare Genehmigungsregeln im Flexible Workflows stärken die interne Kontrolle. EU-Datenschutz und sichere Entwicklungs- und Betriebsprozesse minimieren Risiken.
Höhere Akzeptanz dank Fiori-UX
Die einheitliche SAP-Fiori-Bedienoberfläche vereinfacht Schulungen und verkürzt die Einarbeitungszeiten. Rollenbasierte Sichten und kontextsensitive Aktionen steigern die Produktivität. Dadurch steigt die Zufriedenheit der Nutzer.
Geringere IT‑Komplexität
Die native S/4HANA-Integration vermeidet zusätzliche Middleware und einen separaten Lebenszyklus für Schnittstellen. Standardisierte Betriebsmodelle (Private Cloud Edition) erleichtern Wartung und Upgrades. So bleibt Ihre S/4-Roadmap schlank und zukunftssicher.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Welche SAP-S/4HANA-Editionen werden unterstützt?
Unterstützt werden SAP S/4HANA Enterprise Management On-Premise sowie SAP S/4HANA Enterprise Management in der Private Cloud.
Benötigen wir zusätzliche Schnittstellen oder Middleware?
Nein, die Lösung ist in S/4HANA integriert und arbeitet direkt im Kern – ohne zusätzliche externe Schnittstellen.
Gibt es eine Flexible-Workflow-Unterstützung für Genehmigungen?
Ja, der S/4HANA Flexible Workflow wird genutzt, inklusive fachlich pflegbarer Regeln, Betragsgrenzen und Vertreterregelungen.
Wie hoch ist der erreichbare Automatisierungsgrad?
Je nach Belegqualität, Stammdatenpflege und PO Bezug sind Automatisierungsgrade bis zu 90 % möglich.
Wie funktionieren mobile Freigaben?
Mobile Freigaben erfolgen über responsive SAP-Fiori-Anwendungen auf Basis von SAP UI, die im SAP Launchpad bereitgestellt werden. Genehmigungen sind somit bequem über Smartphone oder Tablet möglich.
Wie werden Rechnungen archiviert und protokolliert?
Rechnungen und Bearbeitungsschritte werden revisionssicher archiviert und vollständig protokolliert (Audit Trail). Eine Anbindung an SAP-Archivierungsmechanismen (z. B. archivierungsfähige Repositories) ist möglich. Die Original-Belege (gescannter Papierbeleg oder E-Mail-Anhang) werden revisionssicher im an SAP angeschlossenen Archiv abgelegt. Ebenso werden alle historischen Daten (Belegänderungen, Workflow-Freigabe) zum Beleg gespeichert.
Welche Sicherheits- und Compliance-Standards werden adressiert?
Es gibt verschlüsselte Kommunikation, konfigurierbare Authentifizierung, einen sicheren SDLC, EU-Datenschutz sowie Audit-Logging, High Availability/Disaster Recovery und Service-Levels von > 99,5 %.
Wie ist das Deployment vorgesehen?
„Deployed on server“ – passend für On-Premises- und Private-Cloud-Szenarien im S/4HANA-Umfeld.
Ist die Lösung international nutzbar?
Ja , die Lösung ist internationalisiert, d. h., die Benutzeroberflächen und die Dokumentation sind ins Englische übersetzt und für globale Anforderungen vorbereitet.
Gibt es externe Bewertungen oder Zertifizierungen?
Ja, die Lösung ist SAP-zertifiziert und wurde auf funktionale Korrektheit anhand realer Geschäftsszenarien getestet – ein wichtiger Nachweis für Qualität, Auditfähigkeit und Compliance-Konformität. easy invoice ist vom Bundesverband IT-Mittelstand e.V. mit den Gütesiegeln „Software Made in Germany“ und „Software Hosted in Germany“ zertifiziert.