Grundlage ist die Technische Richtlinie BSI TR-03138, kurz: RESISCAN. Diese Richtline definiert Anforderungen an Technik, Organisation und Dokumentation, um die Integrität des Digitalisats sicherzustellen.
RESISCAN: Was steckt hinter dem Akronym?
„Ersetzendes Scannen“ wird oft durch das Akronym RESISCAN abgekürzt, das direkt vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ins Leben gerufen wurde. RESISCAN steht für REchtlich SIcheres ersetzendes SCANnen.
Die Bezeichnung bringt den Kern der Sache prägnant auf den Punkt: Es geht nicht nur ums Scannen, sondern darum, ein vertrauenswürdiges Digitalisat zu schaffen.
Die technische Richtlinie TR-03138 als Fahrplan
Das BSI erkannte die Unsicherheit vieler Anwender und schuf mit der Technischen Richtlinie 03138 einen klaren Fahrplan. Sie definiert die notwendigen technischen und organisatorischen Mindestanforderungen an den Digitalisierungsprozess für das ersetzende Scannen. Nur wer diesen Plan befolgt, kann das Originaldokument tatsächlich vernichten.
Wie sichert RESISCAN die Glaubwürdigkeit des digitalen Dokuments?
Die Richtlinie (BSI TR-03138) stellt sicher, dass das digitale Abbild bildlich und inhaltlich exakt dem Original entspricht und auf seinem Weg ins digitale Archiv keiner Manipulation unterlag. Diese Integritätssicherung ist zentral.
Die TR-03138 regelt dabei detailliert:
- Den Scan-Ablauf: Wie bereiten Sie die Dokumente für die Scanstraße vor? Welche Kontrollen sind während des Scannens durchzuführen?
- Die Technik-Anforderungen: Welche Qualitätsmerkmale müssen Scanner und Software erfüllen, damit kein Informationsverlust entsteht?
- Die Unverfälschtheit: Der Einsatz von qualifizierten elektronischen Siegeln oder Zeitstempeln beweist, dass das Dokument ab einem bestimmten Zeitpunkt unverändert vorliegt.
- Den Transfervermerk: Dieses Protokoll begleitet das Dokument. Es bescheinigt die ordnungsgemäße Durchführung des Scanvorgangs und macht ihn lückenlos nachvollziehbar.
- Die Vernichtung: Klare Regeln für die rechtskonforme und datenschutzgerechte Entsorgung des Papieroriginals (z. B. nach DIN 66399).
Ist BSI TR-03138 in der Wirtschaft zwingend Pflicht?
An dieser Stelle ist eine wichtige Unterscheidung zum ersetzenden Scannen nötig:
- Für Behörden und Justiz ist die Einhaltung der TR-03138 oft gesetzlich vorgeschrieben, da sie den „Stand der Technik“ für die elektronische Aktenführung (E-Akte) definiert.
- Für Unternehmen gilt die Richtlinie formal nicht als Pflicht, sondern als etablierter Standard. Doch aufgepasst:
- Das Wirtschaftsprüfer verlangen im Rahmen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung) einen nachvollziehbaren und sicheren Digitalisierungsprozess. Die Einhaltung der TR-03138 ist dabei der einfachste und sicherste Weg, um diese GoBD-Konformität zu belegen.
Die Einhaltung der Richtlinie ist daher ein starkes Argument für Rechtssicherheit.
Verfahrensdokumentation: Nachweis des RESISCAN-Prozesses
Das eigentliche Herzstück des ersetzenden Scannens ist die Verfahrensdokumentation. Dieses zentrale Dokument beschreibt von A bis Z, wie der Scanprozess organisiert ist. Sie ist der Beweis für die Glaubwürdigkeit des Digitalisats.
Hier ist detailliert festzuhalten:
- Die Verantwortlichkeiten: Wer darf welche Schritte durchführen?
- Die Technik: Welche Hard- und Software kommt zum Einsatz?
- Die Kontrollen: Wie wird die Qualität geprüft, um Lesbarkeit und Vollständigkeit zu sichern?
- Die Archivierung: Wie werden die Daten gespeichert, gesichert und später gelöscht?
Die Verfahrensdokumentation macht den gesamten Prozess für einen sachverständigen Dritten (wie den Prüfer oder Richter) jederzeit transparent und nachvollziehbar.
Ausblick: Ersetzendes Scannen mit Resican
Überall dort, wo große Mengen an Dokumenten über lange Zeiträume aufbewahrt werden, ist RESISCAN ein essenzieller Game Changer:
- Buchhaltung und Finanzen: Durch die GoBD ist die Digitalisierung von Rechnungen und Belegen mit anschließender Vernichtung möglich.
- Personalwesen: Die Archivierung von Personalakten, Verträgen und Zeugnissen.
- Öffentliche Verwaltung: Die Umstellung auf die elektronische Akte im Sinne des E-Government.
- Gesundheitswesen: Die langfristige und sichere Archivierung von Patientenunterlagen.
Mit BSI TR-03138 und ersetzendem Scannen verabschieden Sie sich von der Papierflut und schaffen den Einstieg in optimierte, vollständig digitale Prozesse.