Leistungsbeschreibung

easy Employee File for SAP^® Solutions

1. Was macht das Produkt? Nutzen

easy Employee File for SAP Solutions ist die effiziente Lösung für die digitale Mitarbeiterakte sowie zahlreiche HR-Prozesse in modernen Unternehmen. Darüber hinaus lässt sich die Lösung einfach und flexibel um zusätzliche Funktionen und Prozesse aus dem Personalmanagement erweitern. Sie fügt sich harmonisch in ein bestehendes IT-System ein, arbeitet mit SAP ERP zusammen und wächst mit dem Unternehmen. 

Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Personalstammdaten – die SAP^®-basierte easy Employee File for SAP Solutions liefert Informationen zu jedem Mitarbeitenden. Sie bündelt alle relevanten Daten und Dokumente und ist eng mit SAP^® Human Capital Management^® (HCM) verzahnt. Ein ausgeklügeltes Sicherheitskonzept auf Basis des SAP^®-Berechtigungsmanagements sorgt dafür, dass sensible Personaldaten nicht in die falschen Hände geraten. Vorgänge und Genehmigungsverfahren können direkt aus der Akte heraus gestartet werden – bei Bedarf auch über Smartphone, Tablet oder andere mobile Endgeräte. Die digitale Mitarbeiterakte von easy spart Zeit, Geld und bündelt Ressourcen – und ist auch in Sachen Datenschutz die richtige Wahl. Ohne zusätzlichen Aufwand lässt sie sich mit ESS/MSS-Szenarien an die Akteneinsicht oder Aktenausleihe anbinden. Die intuitive SAP Fiori Benutzeroberfläche nach modernsten SAP-Standards erspart Schulungsaufwände und verschlankt den Einführungsprozess so noch weiter. 

Steigern Sie die Effizienz von HR – Bereichern Sie SAP^® ERP HCM oder SAP^® SuccessFactors^® indem sie alle HR-bezogenen Dokumente und Prozesse bündeln und so die Organisation von essenziellen täglichen Aufgaben entlasten. Die Kapazitäten und Ressourcen, die durch die Entlastung frei werden, ermöglichen fokussierte strategische Arbeit.

Die Vorteile einer integrierten Lösung

2. Welche Module/Funktionen gibt es?

Die wichtigsten Funktionen

• Zugriff über SAP GUI, SuccessFactors, SAP Fiori Launchpad, Portal bzw. ESS-/MSS-Szenarien
• Basierend auf der neuesten SAP Fiori Technologie
• Flexible Szenarien zur Einbringung papierbasierter Dokumente (spätes Scannen mit Barcode, frühes Scannen mit Workflows) 
• Strukturierte Ablage von E-Mails und Dokumenten per Drag & Drop direkt am Mitarbeiterstammsatz in SAP HCM.  
• Automatische Übernahme elektronischer Dokumente aus SAP ERP HCM/SuccessFactors (PM20) 
• Vier-Augen-Workflows für sicheres Löschen und Verschieben 
• Volltextsuche 
• Gültigkeitsdaten von Dokumenten (zeitraumbezogene Sichtbarkeit von Dokumenten, Löschfristen) 
• Erweitertes, integriertes Berechtigungs-Konzept auf Basis des SAP Berechtigungsmanagements 
• Langzeitarchivierung in sicheren Formaten 
• Mehrsprachigkeit (Deutsch und Englisch, weitere Sprachen kundenindividuell nach Aufwand möglich) 
• easy Employee File basiert zu 100 % auf SAP^® Technologie und ist SAP-zertifiziert.

easy Employee File for SAP Solutions setzt auf unserem Produkt easy Process2Design for SAP Solutions auf, einer Technologieplattform aus dem Bereich Business Process Management und nutzt zur Darstellung der Personalakte dessen generisches SAPUI5 visualisiertes Aktenframework. Ein weiterer Vorteil der Plattform ist die Möglichkeit, mit Hilfe des Werkzeugs Process Designers, Ihre Prozesse rund um Ihr Personalwesen einfach, schnell, flexibel zu gestalten und in die Personalakte zu integrieren. 

Personalakte

• Vollständigkeitsprüfung 
• Wiedervorlagen 
• Aktenprotokoll 
• Aktensperre 
• Notizfunktion 
• Aktenausleihe 
• Downloadoption 
• Absprung in die Personalstammdatenpflege (PA30) 

Dokumente

• Anzeigen (KPro- und ArchiveLink-Dokumente) 
• Herunterladen (KPro- und ArchiveLink-Dokumente) 
• Auf Wiedervorlage legen (KPro- und ArchiveLink-Dokumente) 
• Attribute anzeigen/ändern (KPro-Dokumente) 
• Versionieren (KPro-Dokumente) 
• Barcode-Indizierung (KPro-Dokumente) 
• Notizen pflegen (KPro-Dokumente) 
• Änderungsverfolgung (KPro-Dokumente) 
• Verschieben, auch in eine andere Akte, wahlweise auch mit Unterstützung eines Process Designer Workflows (KPro-Dokumente) 
• Löschen innerhalb der Akte, wahlweise auch mit Unterstützung eines Process Designer Workflows (KPro-Dokumente) 

Prozesse

• Filterbare Übersicht aller Prozesse  
• Prozess-Pflege via SAP Fiori Anwendung  

Auswertung und Berichtswesen

• Verschiedene Übersichten via SAP Fiori Anwendungen
  • Aktenausleihen
  • Wiedervorlagen
  • Prozessjournal
  • Protokolleinträge

Sicherheit und Berechtigungen

Der Zugriff auf eine Akte und auf die einzelnen Akteninhalte wird über ein eigenes Berechtigungsobjekt zur Verfügung gestellt, welches über folgende Parameter den Zugriff differenziert:  

• Hierarchie ID (ID der Aktenstruktur) 
• Version der Hierarchie (Version der Aktenstruktur) 
• Element ID (Ordner, Dokument etc.)  
• Dokumentart  
• Aktionen wie z.B. Dokument versionieren oder Barcode anlegen 

Die Architektur – ein Überblick

Zusammenfassung

3. Systemanforderung

• SAP_BASIS 750-756 
• SAP NetWeaver 7.50-7.56 
• SAPUI5 1.71, 1.84, 1.96 
• easy SAP Add-On NXPCMP2D 330_750 
• easy SAP Add-On NXPCMPDF 330_750 
• SuccessFactors 
• Ergänzende Voraussetzungen des Installation Guides