Leistungsbeschreibung easy eSignature
1. Allgemeine Informationen
1.1 easy eSignature – So unterschreibt man heute
- Mit der Pandemie hat die Wirtschaft einen großen Schub bei der Digitalisierung erfahren. Die Anforderungen an die veränderten Arbeits-weisen im Home-Office und an das Mobile Arbeiten haben bei den Unternehmen die Zweifel an der Digitalisierung vertrieben.
- Papierbasierte Unterschrifts-Prozesse werden den veränderten, mobilen Arbeitsweisen nicht mehr gerecht! Die digitale Unterschrift ist ein wesentlicher Baustein bei der Digitalisierung, mit dem die letzten verbliebenen Papier-basierten Prozesse digitalisiert werden können. Die letzten System- und Medienbrüche werden endlich eliminiert.
- easy eSignature ist die digitale Signaturlösung, die digitale Transaktionen zwischen zwei oder mehreren Empfängern oder Vertragspartnern ermöglicht. Von jedem Endgerät und mit wenigen Klicks. Innerhalb weniger Minuten können Dokumente von überall aus digital signiert und elektronisch verschickt werden.
1.2 Formen der elektronischen Signatur
- Einfache elektronische Signatur
- Die einfache elektronische Signatur besteht aus Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet (Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO).
- Die einfache elektronische Signatur ist -vereinfacht gesagt- eine Bilddatei, die Sie in Ihr Dokument einfügen. Sie können damit zwar eine visuelle Unterschrift in Ihr digitales Dokument bringen, diese ist jedoch nicht manipulationssicher.
Da wir mit easy eSignature höhere Sicherheitsstandards verfolgen, bieten wir ausschließlich die folgenden beiden Signaturvarianten an:
- Fortgeschrittene elektronische Signatur
- Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) beinhaltet zusätzliche Voraussetzungen, um die leichte Manipulierbarkeit der „einfachen“ elektronischen Signaturen zu verhindern (Art. 3 Nr. 11 i. V. m. Art. 26 eIDAS-VO).
- Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES, Advanced Electronic Signature) sichert sowohl dem Absender als auch dem Empfänger die Integrität des Dokuments zu: Eine Prüfung der Signatur zeigt an, dass es nicht verändert wurde – im Fall einer Manipulation würde sie ungültig. Entscheiden Sie sich als Absender für eine zusätzliche Absicherung per SMS-TAN-Verfahren, erhöhen Sie damit zudem die Sicherheit der Identität Ihres Gegenübers – Sie stellen damit also zusätzlich sicher, dass Ihr Dokument wirklich bei der Person ankommt, die Sie damit erreichen wollen. Die fortgeschrittene Signatur ist für einen Großteil der Dokumente in Deutschland ausreichend und rechtswirksam (zum Beispiel für Angebote und Beauftragungen, Maklerdokumente, Lieferscheine, Versicherungsverträge etc.), sofern die AES für diese als ausreichend festgelegt ist.
- Qualifizierte elektronische Signatur, eiDAS-zertifiziert
- Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine FES gem. Art. 26 eIDAS-VO, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters für elektronische Signaturen beruht (Art. 3 Nr. 12 eIDAS-VO). Die QES entspricht der gesetzlichen Schriftform.
- Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist das höchste und sicherste Signaturlevel in Europa. Um eine solche Signatur auf ein digitales Dokument aufbringen zu können, muss sich der Unterzeichner einmalig eindeutig identifizieren. Das funktioniert – je nach Anbieter und Land – zum Beispiel über das VideoIdent-, über ein Vor-Ort-Ident- oder PostIdent-Verfahren. Auch mithilfe des elektronischen Personalausweises (eID) sind Identifikationen möglich. Identifizieren ist hier unbedingte Pflicht: Die QES ist personengebunden und laut eIDAS das Substitut für die händische Unterschrift. Sie können damit rechtswirksam Verträge unterzeichnen wie etwa einen digitalen Mietvertrag oder eine Steuererklärung.
2. Produktspezifikationen
2.1 Unterstützte Signaturlevel
- Standard
- Fortgeschrittene elektronische Signatur, persönlich oder intermediär
- Optional
- Fortgeschrittene elektronische Signatur, mit Unternehmens-Siegel / Signatur-Siegel
- Qualifizierte elektronische Signatur, persönlich oder intermediär, auch über die Fernsignatur in Kooperation mit der Bundesdruckerei und SwissCom (beide eiDAS-zertifiziert)
- Qualifizierte elektronische Signatur durch SSEE-Hosting und Unterstützung vorhandener Signaturinfrastrukturen
- Qualifizierte elektronische Siegel, auch über die Fernsiegel in Kooperation mit der SwissCom (eiDAS-zertifiziert)
Da wir mit easy eSignature höhere Sicherheitsstandards verfolgen, wird die einfache elektronische Signatur nicht unterstützt.
2.2 easy eSignature Features
- Sichtbare optische Signatur inklusive Signaturinformationen
- Umfassende Prüfprotokolle zur Unversehrtheit und Herkunft
- Anbindung der Fernsignaturlösung sign-me der Bundesdruckerei
- Digitale Identitätsprüfung über VideoIdent mit „Identity Trust“
- Multifaktorauthentifizierung
- Flexibles Benutzer-, Rollen- und Rechtesystem
- Delegations-, Postfachüberlassungs- und Vertretungsfunktionalität
- Anbindung kundenspezifischer Mailserver und Signatureinheiten
- Zugriff über ein Web-Portal oder Integration in bestehende Anwendungen über eine API (Im Standard „easy DMS“ und „easy contract“ – bitte beachten Sie die Versionsanforderungen, in Verbindung mit der optionalen Schnittstelle „easy Sign“)
- Anmeldung mit neuem Personalausweis (nPA)
- Workflow-Dokumentenmappe zum Anhängen von Dokumenten in einem Workflow
- Einsatz elektronischer Siegel als zusätzliche Signaturoption
- Anbindung der Fernsignatur- und Fernsiegellösung der All-in Signing Lösung der SwissCom
- easy eSignature nutzt Rechenzentren in Deutschland, zertifiziert vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). easy eSignature ist eiDAS-konform.
2.3 Zertifizierungen
2.4 FAQs
Ein easy eSignature Signatur-Prozess (Workflow) für FES definiert sich durch einen initiierten Unterschriftslauf, unabhängig von der Anzahl der Dokumente, der Anzahl der Unterschriften und der Anzahl der involvierten internen oder externen Nutzer.
Ja.
Kontingente für EASY eSignature „Workflows“, bzw. „Signatur-Prozesse“ sind für je zwölf Monate gültig. Nicht genutzte Kontingente verfallen nach diesem Zeitraum.
Ja, die elektronische Signatur ist rechtswirksam gemäß der eIDAS-Verordnung. Sie definiert einheitliche Rahmenbedingungen, anhand derer elektronische Identifizierungsmöglichkeiten und Vertrauensdienste über Landesgrenzen hinweg genutzt werden können.
Sie als Anwender können das Sicherheitsniveau und damit die Beweiswirkung und Rechtsgültigkeit eines Dokuments selbst bestimmen durch die Auswahl der Signaturart. Um ein vor Gericht gültiges, lesbares, nicht manipulierbares Dokument vorlegen zu können, reicht in vielen Fällen eine fortgeschrittene Signatur, die über EASY eSignature zustande gekommen ist. Der Grund: EASY eSignature speichert das gesamte Aktivitätsprotokoll eines jeden Dokuments. In der Historie werden die Gültigkeit und damit die Unversehrtheit der Signatur bestätigt. Sie können aber auch eine qualifizierte Signatur aufbringen und damit auf das höchste Sicherheitslevel in Europa setzen.
Mehr zu den Signaturarten erfahren Sie in der Frage: “Was ist eine Einfache, aes- oder qes-Signatur? Unterschiede zwischen der einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur.”
Sie als Anwender können das Sicherheitsniveau und damit die Beweiswirkung und Rechtsgültigkeit eines Dokuments selbst bestimmen durch die Auswahl der Signaturart. Um ein vor Gericht gültiges, lesbares, nicht manipulierbares Dokument vorlegen zu können, reicht in vielen Fällen eine fortgeschrittene Signatur, die über EASY eSignature zustande gekommen ist. Der Grund: EASY eSignature speichert das gesamte Aktivitätsprotokoll eines jeden Dokuments. In der Historie werden die Gültigkeit und damit die Unversehrtheit der Signatur bestätigt. Sie können aber auch eine qualifizierte Signatur aufbringen und damit auf das höchste Sicherheitslevel in Europa setzen.
Ja, Sie können die digitale Signaturlösung EASY eSignature 30 Tage kostenfrei und unverbindlich testen. Der Test endet nach der Trial-Periode automatisch. Hier geht es zu mehr Informationen und zur Registrierung.
Ja, Sie können die digitale Signaturlösung EASY eSignature kostenfrei und unverbindlich testen. Der Test endet nach der Trial-Periode automatisch. Hier geht es zu mehr Informationen und zur Registrierung.
Dann muss ein neues EASY eSignature Kontingent erworben werden.
Mit EASY eSignature lassen sich PDF-Dateien, unter anderem in dem Format PDF/A-1b und in verschiedenen PDF/A-3 Formaten, signieren. Sie können auch Word- oder Exceldateien in EASY eSignature verarbeiten: Diese werden zunächst in ein PDF konvertiert und dann digital signiert.
Ein Dokument mit einer digitalen Signatur zu versehen, ist in EASY eSignature denkbar einfach: Sie laden das Dokument hoch, klicken in EASY eSignature an, ob Sie mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten Signatur unterzeichnen möchten – schon wird die gewünschte Variante aufgebracht.
Mehr zu dem Thema fortgeschrittene und qualifizierte Signatur erfahren Sie in der Frage: “Was ist eine Einfache, aes- oder qes-Signatur? Unterschiede zwischen der einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur.”
Um Dokumente mit easy eSignature elektronisch unterschreiben und austauschen zu können, müssen Sie als Absender ein FP-Sign-Konto haben. Dies kann im Rahmen einer Enterprise-Lösung bereits in bestehenden CRM- oder ERP-Programmen integriert sein. Alternativ können Sie sich direkt über das Portal https://easy-software.fp-sign.com/de_DE/ anmelden und sich ein Konto anlegen. Als Empfänger benötigen Sie nicht zwingend ein Konto bei easy eSignature.
Mehr zu diesem Thema finden Sie in der Frage: “Benötigt der Empfänger eine Signatur-Software? Muss er sich registrieren?”
Nein, der Empfänger benötigt grundsätzlich weder eine Software noch ein Konto bei easy eSignature – das digitale Gegenzeichnen mit einer fortgeschrittenen Signatur ist ohne diese Voraussetzungen möglich. Als Absender eines Dokuments können Sie allerdings vordefinieren, dass der Empfänger ein Konto haben soll. In diesem Fall kann er nur elektronisch gegenzeichnen, wenn er sich ein Konto anlegt. Um mit der besonders sicheren, qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnen zu können, benötigen sowohl Absender als auch Empfänger ein Konto bei easy eSignature sowie – zwecks eindeutiger Identifizierung – ein zweites Konto bei der Bundesdruckerei oder Swisscom.
Wenn Sie Ihrem Vertragspartner ein Dokument zur Unterzeichnung via easy eSignature zukommen lassen, hat er als Empfänger verschiedene Optionen.
- Der Empfänger kann die Signatur eines Dokuments ablehnen und dazu eine Begründung mitschicken.
- Er kann Korrekturen in dem zu signierenden Dokument einfügen und das neue PDF hochladen, signieren und an den Absender für eine erneute Signatur zurückschicken.
- Über easy eSignature lassen sich auch beschreibbare PDF-Dateien austauschen, die zum Beispiel oft in Form von Fragebögen zum Einsatz kommen. Solche – ggf. vorausgefüllten – Fragebögen kann der Empfänger im Dokument bearbeiten, signieren und über easy eSignature an Sie als Absender zurücksenden.
Wenn Sie eine Signaturanfrage mit einer fortgeschrittenen Signatur verschicken, können Sie als Absender angeben, dass der Empfänger diese absichern soll – im Falle einer qualifizierten Signatur ist diese sogar verpflichtend. Die Absicherung funktioniert über ein SMS-TAN-Verfahren (ähnlich wie beim Online-Banking). In manchen Ländern, zum Beispiel Schweden, funktioniert die Absicherung über die Bank-ID.
Ja, Sie können easy eSignature sowohl browserbasiert oder über die App „FP Sign Mobile“ nutzen, die sowohl für iOS als auch für Android verfügbar ist.
Mit easy eSignature können Sie auf denkbar einfache Art und Weise eine elektronische Signatur auf ein Dokument aufbringen. Dafür müssen Sie als Absender das Dokument lediglich hochladen, per Klick digital signieren und an den Empfänger versenden – fertig. Als Empfänger, der ein Dokument zum Unterzeichnen erhält, bekommen Sie eine Nachricht mit einem Link und werden automatisch durch den simplen Signaturprozess geleitet.
Die Anmeldung wird über easy eSignature gestartet. Dabei wird über das Video-Ident-Verfahren, anhand eines gültigen Ausweises oder Reisepasses nebst Meldebescheinigung, die Identität festgestellt. Bei einigen unserer Partner lässt sich mit dem elektronischen Personalausweis (eID) die Identität ganz ohne Video-Ident feststellen. Durch dieses Verfahren wird die Identität mit der elektronischen Signatur gekoppelt. Die QES erfüllt somit die gesetzlichen Anforderungen für die Einhaltung der Schriftform. Sprechen Sie uns gerne mit Ihrem Anwendungsfall an, wenn Sie sich für die QES interessieren.
Ja, die elektronische Signatur ist rechtswirksam gemäß der eIDAS-Verordnung. Sie definiert einheitliche Rahmenbedingungen, anhand derer elektronische Identifizierungsmöglichkeiten und Vertrauensdienste über Landesgrenzen hinweg genutzt werden können.
3. Spezifikationen – Unterstützte easy Produkte
3.1 Unterstützte easy Produkte
- easy contract ab Version 4.4 (Build 4.4.5.0), in Verbindung mit easy contract Sign als notwendige Schnittstelle zu easy eSignature
- easy DMS ab Version 5g HF2 (Build 2303), in Verbindung mit EASY Sign als notwendige Schnittstelle zu EASY eSignature (Ab easy DMS 5g HF2 (B. 2203), steht das Signaturmodul als installierbartes Addon im Verzeichnis \addon\sign zur Verfügung)
- Für die Verwendung von easy SIGN und easy eSignature ist sicherzustellen, dass der easy DMS Server mit FP Sign (*fp-sign.com) kommunizieren kann.
Darüber hinaus kann easy eSignature auch autark ohne zusätzliche easy Produkte eingesetzt werden.