10 Anforderungen an eine Software für digitale Geschäftsprozesse

Zwingend erforderlich ist eine genaue Bestandsaufnahme: Was sind die eigenen Erfordernisse im Unternehmen? Ist die Integration in bestehende Systeme notwendig? Welche Softwarelösungen am Markt bilden welches Feature-Set ab? Es sind Fragen wie diese, die später über den Erfolg einer Software-Einführung entscheiden.

1. Software-Infrastruktur und Integration ins ERP-System

Eine Softwarelösung sollte sich in bestehende Abläufe im Unternehmen einbinden lassen. Dafür ist es wichtig, dass die Software ohne großen technischen Mehraufwand an vorhandene ERP-Systeme angebunden werden kann.

In den meisten Unternehmen ist z.B. die Kreditorenbuchhaltung in verschiedene technische Prozesse angebunden. Bei dieser Prozessanbindung kann es sich zum Beispiel um eine komplexe Software für das Enterprise Resource Planning (ERP) wie SAP oder Microsoft Dynamics 365 Business Central, das Customer Relationship Management (CRM) oder die Archivierung von Unternehmensdokumenten handeln. Die für Ihr Unternehmen richtige Software für das Invoice-Management muss diese Systeme und die damit verbundenen Abläufe – inklusive der abhängigen Reporting- und Monitoring-Prozesse – zwingend unterstützen.

Darüber hinaus sollte sich die Software auch möglichst reibungslos in bestehende Dokumenten-Workflows in Ihrem Unternehmen integrieren lassen, um Medienbrüche zu vermeiden. Dazu zählt zum Beispiel die Anbindung an ein System zur Archivierung digitaler Dokumente.

2. Software-Modell passend zur IT-Strategie

Software kann auf verschiedene Arten lizenziert und betrieben werden: zum Beispiel als Abo pro Arbeitsplatz, bei dem die Software in einer Cloud des Anbieters liegt, oder als On-Premise-Installation auf firmeneigenen Servern. Möglich sind auch hybride Installationen in einer Kombination aus Public und Private Cloud. Dabei geht es nicht darum, was besser oder schlechter ist, sondern in Abstimmung mit Ihrem CIO um die Frage, ob die von Ihnen ausgewählte Software mit der IT-Strategie Ihres Unternehmens übereinstimmt. Letztere hängt von personellen, technischen und fiskalischen Erwägungen ab.

3. Datenaustausch mit externen Anwendungen

Während es einerseits wichtig ist, dass die infrage kommenden Softwarelösungen Ihre Business-Anforderungen möglichst akkurat erfüllen, wird andererseits die Integrationsfähigkeit immer wichtiger. Wie lässt sich die Lösung mit Drittanwendungen verbinden? Gibt es eine API-Dokumentation? Zu welchen Applikationen stehen Standardschnittstellen zur Verfügung, die den Datenaustausch ermöglichen? Fragen wie diese sollten relevante Softwareanbieter präzise beantworten können. Auch sollten Sie sicherstellen, dass die Software Ihre Anforderungen bestmöglich unterstützt – sowohl heute als auch perspektivisch in der Zukunft, eben dass sie gängige und gut dokumentierte Dateiformate verarbeiten kann.

4. Übernahme bestehender Daten

Bei einer Software-Umstellung stellt sich die Frage, was aus Ihren Altdokumenten und den damit verbundenen Daten wird. Ihr Unternehmen managt Dokumente ja nicht erst mit der Einführung einer neuen Software. Deshalb sollte eine Lösung die Funktionen bieten, mit deren Hilfe sich Daten aus Altsystemen mit überschaubarem Aufwand fehlerfrei in das neue zentrale System migrieren lassen.

5. Flexible Bedienung und Zusammenarbeit

Eine zentrale Software-Anforderung besteht in der Fähigkeit, ortsunabhängige Kooperation reibungslos auf gängigen Geräteklassen zu ermöglichen. So funktionieren durch Workflows organisierte Geschäftsprozesse weiterhin, und zwar grenzenlos.

• Beispielsweise sind in die Abstimmung von Verträgen häufig Führungskräfte eingebunden, die zum Teil viel unterwegs und deshalb auf flexible Arbeitsmöglichkeiten angewiesen sind. Nun besitzen Verträge einen Lebenszyklus, den sogenannten „Contract Lifecyle“: Hier benötigt es Zusammenarbeit von der Vertragsanlage über die Zeichnung bis zur Archivierung. Ein zeitgemäßes digitales Vertragsmanagement sollte diese Software-Anforderung berücksichtigen und geräteunabhängig verfügbar sein.
• Beispiel Eingangsrechnung: Auch die im Rechnungsprozess involvierten Benutzergruppen finden, je nach deren Funktion, stets aktuelle und identische Prozesszustände vor: von der Rechnungsfreigabe über Fehlerbehandlung bis zur Archivierung von Rechnungen. Hier muss alles synchron laufen und die Aufgabenverteilung einfach klappen. Eine zeitgemäße Invoice-Management-Software leistet genau dies.

Eine weitere, aber entscheidende Anforderung an eine Software ist der souveräne Umgang mit dem althergebrachten Medium „Papier“: Medienbrüche, die durch unerwartet eintreffende Papierdokumente auftreten, beherrschen moderne Software-Lösungen durch bequeme Scan-in-Optionen. Fotos vom Brief übers Smartphone erfasst mit OCR, anschließend ein leichter Upload des Dokuments, und schon stellt die Integration in Arbeitsabläufe kein Problem dar.

Nicht zu vergessen: Ebenso wichtig ist die digitale Signatur, mit der Sie Dokumente digital unterschreiben. Auch diese Software-Anforderung gilt es zu berücksichtigen. Laut eIDAS-Verordnung steht die digitale Signatur gleichbedeutend zu einer handschriftlichen Unterschrift.

6. Übersichtlichkeit und intuitives Handling

Das Wesentliche auf einen Blick wahrzunehmen, gehört neben einer leichten, intuitiven Bedienbarkeit der Software heutzutage einfach dazu. Offensichtlich wird dies rund ums Thema „Reporting“: Gerade hier sollten die Benutzer über übersichtliche Dashboards verfügen, mit denen sie alle Statistiken und Kennzahlen nach ihren Bedürfnissen individuell konfigurieren und betrachten können. Damit verbunden sollte die Software ein übersichtliches Prozessmonitoring enthalten, durch das laufende und abgeschlossene Prozesse abgerufen und ausgewertet werden können.

Was fürs Reporting und Monitoring gilt, zählt auch und gerade für Fachanwendungen. Eine gute Softwarelösung muss für die Anwender aus Ihren Fachabteilungen einfach, übersichtlich und möglichst intuitiv und ohne großen Schulungsbedarf zu bedienen sein. Beispiele wären hier je nach Anwendungsfall:

• Fristenmanagement, das alle wichtigen Termine in einem Kalender anzeigt und über eine Erinnerungsfunktion automatisierte Benachrichtigungen erstellen kann. Programme, die es etwas besser machen, ermöglichen den Benutzern zusätzlich jedoch, diese Fristen an weitere Schritte im Workflow zu knüpfen, um Prozesse noch effektiver zu automatisieren. easy contract z.B. beherrscht das mit Fristen und Vorfristen. Ein ausgereiftes Workflow-Management-System hilft hierbei.
• Chat- und Kommentarfunktionen, über die sich autorisierte Personen direkt aus der Anwendung heraus über Fragen zum Vorgang austauschen oder Notizen an einem Dokument anbringen können.
• Volltextsuche, die archivierte Dokumente durchsucht, die Ergebnisse anzeigt, in der Anwendung aufruft und diese Arbeitsschritte detailliert für autorisierte Nutzer protokolliert.
• Kontextbezogenheit, damit Anwender vom grafischen Userinterface direkt zum betreffenden Dokument springen können. Ein praktisches Beispiel ist die Debitorenkarte in easy for Dynamics 365 BC. Das Interface zeigt alle Details zu einer Eingangsrechnung, enhält darüber hinaus auch einen Absprung zur verbundenen Rechnung.

7. Passender Zuschnitt

Wichtig ist nicht nur, wie umfangreich eine Software ist, sondern auch die Frage, wie viele Features sie von Haus aus an Bord hat. So kann es auf der einen Seite vorkommen, dass viele Features nur als kostenpflichtige Add-ons erhältlich sind, was den Preis der Software quasi über die Hintertür in die Höhe treiben kann.

Auf der anderen Seite sollte die passende Software aber auch nicht mit einem überbordenden Feature-Set ausgestattet sein, wenn dieses in der Unternehmenspraxis überhaupt nicht benutzt wird. Schließlich zahlen Sie als Kunde für diesen Ballast mit, der oftmals auch noch die Bedienung unnötig verkompliziert.

8. Mitarbeiterschulungen

Ein großes Problem jeder Software sind Produktivitätsverluste durch Mitarbeiter, die keine richtige Einweisung erhalten haben und deshalb Probleme mit der Benutzung haben: So entstehen ärgerliche Fehler und Verzögerungen. Da je nach Prozess verschiedene Geschäftsbereiche tangieren sein können, sollte der Softwareanbieter Schulungen anbieten, die Ihre Mitarbeiter unkompliziert und an deren Bedürfnissen orientiert in die für sie relevanten Schritte bei der Benutzung des Programms einführt. So läuft es im Betrieb hinterher reibungslos.

9. Updates und Upgrades

In der agilen digitalen Welt gibt keine Software-Produkte ohne Updates und Upgrades. Sie sind notwendig, um Sicherheitslücken zu schließen und neue Funktionen für sich ändernde Anforderungen in dynamischen Märkten zur Verfügung stellen. Außerdem bauen seriöse Anbieter vorhandene Funktionen permanent aus und verbessern sie. Achten Sie nicht nur darauf, ob der Softwarehersteller regelmäßig Updates und Upgrades einspielt, sondern auch wie das geschieht und ob Ihnen dadurch zusätzliche Kosten entstehen.

Alternativ hierzu sind SaaS-Lösungen zu nennen, die nach Abschluss des Abos ohne lange Wartezeiten in der Cloud verfügbar sind. Die Lösung ist also mitsamt aller gewünschten Features unkompliziert und zeitnah einsatzbereit. Da der Anbieter die Infrastruktur verantwortet, können Kunden immer sicher sein, dass ihre Software auf dem neuesten Stand ist.

Lesetipp: Kaufen oder abonnieren? Wo liegen die Vorteile von Software-as-a-Service?

10. Regulatorische Bestimmungen

Je nach Einsatzgebiet der Software, bestehen ggf. regulatorische Bestimmungen. Die Eingangsrechnungsverarbeitung z.B. unterliegt strengen rechtlichen Vorgaben wie den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), dem Umsatzsteuergesetz (UStG) oder der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen sind diese rechtlichen Regularien bei verschiedenen Prozessschritten relevant. Dabei geht es im Kern um die korrekte Strukturierung, Zuordnung, Nachvollziehbarkeit und Ablage der entsprechenden Daten. Eine Software für die Eingangsrechnungsverarbeitung muss die damit verbundenen Anforderungen umfassend abdecken; zumeist handelt es sich dabei um das Thema Archivierung und Revisionsicherheit. Allerdings sind Rechnungen nicht die einzigen Dokumente, die entsprechend der GoBD aufzubewahren sind.  Das gilt auch im Vertragsmanagement: Nach Beendigung und Ablauf eines Vertrags wird dieser im Archiv abgelegt. Beim digitalen Vertragsmanagement ist es essenziell, dass diese Ablage revisionssicher erfolgt. Dafür muss die Software alle rechtlichen Standards (GoBD, DSGVO) unterstützen, wodurch die rechtskonforme Ablage von Verträgen abgesichert ist.

Fazit: Anschauen und ausprobieren ist die Faustregel

Abschließend lässt sich sagen, dass die Anforderungen an eine Software in den Bereichen Usability, Übersichtlichkeit und intuitives Handling bereits im Vorfeld bei der Auswahl und vor dem Kauf berücksichtigt werden müssen. Das erledigen Sie am besten im Team oder mit einigen Key-Usern. Gleiches gilt für die anderen hier erwähnten Software-Anforderungen. Nehmen Sie Kontakt zum Software-Hersteller auf, fragen Sie dort nach, lassen sich Zertifizierungen zukommen und recherchieren Sie weiter. Es lohnt sich.