11 Anforderungen, die eine Software für digitales Vertragsmanagement erfüllen sollte

In diesem Umfeld wird ein effizientes Vertragsmanagement zum kritischen Erfolgsfaktor – oder zum veritablen Business-Risiko: etwa dann, wenn Fristen nicht eingehalten werden oder die langwierige Ausarbeitung von Verträgen innovative Prozesse und wichtige Entscheidungen blockiert. In beiden Fällen können empfindliche Nachteile für ein Unternehmen entstehen.

So finden Sie die richtige Software für das Vertragsmanagement

Um bei Verträgen mehr Handlungssicherheit zu bekommen, setzen immer mehr Unternehmen auf digitales Vertragsmanagement. Dabei werden Verträge softwaregestützt verwaltet, bearbeitet und abgelegt. Auf diese Weise wird es möglich, Verträge ganzheitlich, im Kontext des jeweiligen Geschäftsprozesses und entlang ihres gesamten Lebenszyklus aus einer Anwendung heraus zu managen.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche Anforderungen eine Softwarelösung für das digitale Vertragsmanagement erfüllen sollte.

1. Abbildung des gesamten Vertragslebenszyklus

Der Brot-und-Butter-Geschäft einer Softwarelösung für das digitale Vertragsmanagement besteht darin, den gesamten Lebenszyklus von Verträgen abzubilden. Aus diesem Grund besteht die wichtigste Anforderung an eine Software, dass sie diese Aufgabe zu einhundert Prozent umsetzt und den vollständigen Lebenszyklus von Verträgen abbildet : von der Vertragserstellung über die Möglichkeit zur Bearbeitung – etwa Prüfung, Änderung und Genehmigung – bis zur hin Archivierung.

2. Integration mit Ihrem ERP-System

Mit einer Softwarelösung sollte sich das digitale Vertragsmanagement in bestehende Abläufe im Unternehmen einbinden lassen. Dafür ist es wichtig, dass die Software ohne großen technischen Mehraufwand an vorhandene ERP-Systeme angebunden werden kann – beispielsweise durch eine direkte Verknüpfung mit SAP.

3. Einbindung in bestehende Prozesse auch außerhalb des ERPs

Darüber hinaus sollte die Software sich auch möglichst reibungslos in bestehende Dokumenten-Workflows in Ihrem Unternehmen integrieren lassen, um Medienbrüche zu vermeiden. Dazu zählt zum Beispiel die Anbindung an ein System zur Archivierung digitaler Dokumente.

4. Datenaustausch mit externen Anwendungen

Während es einerseits wichtig ist, dass eine Softwarelösungen für das digitale Vertragsmanagement Ihre Business-Anforderungen möglichst akkurat erfüllt, wird andererseits die Integrationsfähigkeit von Vertragsmanagement-Lösungen immer wichtiger. Wie lässt sich die Lösung mit Drittanwendungen verbinden? Gibt es eine API-Dokumentation? Zu welchen Applikationen stehen Standardschnittstellen zur Verfügung, die den Datenaustausch ermöglichen? Fragen wie diese sollten relevante Softwareanbieter präzise beantworten können.

5. Übernahme bestehender Vertragsdaten

Wenn sie ihr Vertragsmanagement auf ein ganzheitliches digitales System umstellen, stellt sich die Frage, was aus Ihren Altverträgen und den damit verbundenen Daten wird. Ihr Unternehmen managt Verträge ja nicht erst mit der Einführung einer neuen Vertragsmanagement-Software. Deshalb sollte eine Lösung für das Vertragsmanagement Funktionen bieten, mit deren Hilfe sich Daten aus Altsystemen mit überschaubaren Aufwand fehlerfrei in das neue zentrale System migrieren lassen.

6. Intuitive User Experience

Ins Vertragsmanagement sind in einem Unternehmen verschiedene Personen eingebunden: Juristen, Führungskräfte, Abteilungsleiter. Eine gute Softwarelösung muss für die Anwender aus Ihren Fachabteilungen einfach, übersichtlich und möglichst intuitiv und ohne großen Schulungsbedarf zu bedienen sein.

• Grafisches Dashboard mit allen wichtigen Informationen für das Vertragsmanagement, das sich anhand der individuellen Bedürfnisse der unterschiedlichen Benutzer konfigurieren lässt
• Fristenmanagement für laufende Verträge, das alle wichtigen Termin in einem Kalender anzeigt und über eine Erinnerungsfunktion automatisierte Benachrichtigungen erstellen kann
• Chat- und Kommentarfunktionen, über die sich autorisierte Personen direkt aus der Anwendung heraus über Fragen zum Vertragsmanagement austauschen können
• Volltextsuche, die archivierte Verträge durchsucht, die Ergebnisse anzeigt, in der Anwendung aufruft und diese Arbeitsschritte detailliert für autorisierte Nutzer protokolliert

7. Zugriff über Smartphones und Tablets

Gerade in die Abstimmung von Verträgen sind häufig Führungskräfte eingebunden, die zum Teil viel unterwegs sind und deshalb auf flexible Arbeitsmöglichkeiten angewiesen sind. Ein zeitgemäßes digitales Vertragsmanagement sollte diesen Umstand berücksichtigen und geräteunabhängig verfügbar sein.
Neben der klassischen Desktop-Anwendung für PCs und Notebooks sollte das Vertragsmanagement deshalb auch die Benutzung mobiler Endgeräte unterstützen: sowohl auf Tablets und Smartphones als auch unter Android und iOS. Am besten funktioniert das mit einer App, die auf Reisen – im Zug oder Flugzeug – auch die Bearbeitung von Dokumenten im Offline-Modus unterstützen sollte.

8. Möglichkeit zur Zusammenarbeit in der Cloud

An der Abstimmung von Verträgen sind oft Externe beteiligt – zum Beispiel Geschäftspartner, Kunden oder Berater. Über Cloud-Dienste wie Google Drive, Microsoft OneDrive oder Microsoft Office 365 lassen sich diese externen Partner sehr komfortabel in die Bearbeitung von Verträgen einbinden.

Damit das möglich wird, muss die Vertragsmanagement-Software über eine entsprechende Schnittstelle zum Austausch von Dokumenten verfügen. Über diese Schnittstelle kann dann zum Beispiel ein Vertragsentwurf in die Cloud hochgeladen werden, wo ihn ein Vertragspartner ansehen, ändern oder mit Anmerkungen versehen kann.

9. Eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten

Ein wichtiger Aspekt bei der Verwaltung von Verträgen ist die Frage, wer welche Verträge bearbeiten darf. Berechtigungen für den Zugriff auf Verträge können in der Praxis je nach Anwendungsfall und Abteilung sehr unterschiedlich sein. Digitales Vertragsmanagement sollte dieser Anforderung Rechnung tragen, indem sie die Erstellung feingranularer Berechtigungskonzepte ermöglicht. Das bedeutet zum Beispiel, dass im Falle einer Vertreterregelung die Berechtigungen des Vertrages auf den Bearbeiter übergeht.

10. Digitale Signatur

Digitales Vertragsmanagement sollte sich nahtlos in die digitalen Prozesse im Unternehmen integrieren lassen. Medienbrüche, die durch Ausdrucken entstehen, produzieren Verzögerungen im Ablauf und erhöhen noch dazu das Fehlerrisiko. Einen weiteren wichtigen Baustein stellt die digitale Signatur dar, mit der Sie Dokumente digital unterschreiben. Laut eIDAS-Verordnung (2017) steht die digitale Signatur gleichbedeutend zu einer handschriftlichen Unterschrift.

Dadurch können digitale Signaturen in jeder modernen Vertragsmanagement-Lösung komfortabel und rechtssicher über jedes Endgerät hinweg zur Zeichnung eines Vertrages eingesetzt werden. Über eine digitale Signier-Funktion muss jede zeitgemäße Vertragsmanagement-Lösung verfügen. Das spart ebenso Zeit und Geld wie zu absolvierende Dienstreisen.

11. Revisionssicherheit

Nach Beendigung und Ablauf eines Vertrags wird dieser im Archiv abgelegt. Beim digitalen Vertragsmanagement ist es essentiell, dass diese Ablage revisionssicher erfolgt. Dafür muss die Software alle rechtlichen Standards (GoBD, DSGVO) unterstützen, wodurch die rechtskonforme Ablage von Verträgen abgesichert ist.