7 Gründe, warum Ihr Unternehmen von Manager und Employee Self Service profitiert

Immer mehr Unternehmen bieten Mitarbeiterportale an, damit Angestellte selbstständig auf für sie relevante Informationen zugreifen können. Im Blog erfahren Sie, warum Ihr Unternehmen von Manager und Employee Self Service profitiert sowie welche Vor– und Nachteile Self-Service-Portale bieten.

Heutzutage sind wir es gewohnt, unsere Angelegenheiten selbst zu regeln. In unserem Alltag gibt es zahlreiche Beispiele, in denen wir ein Self-Service-Angebot nutzen können: im Supermarkt, bei der Bank, bei Energieversorgern sowie Versicherungen oder auch am Frühstücksbuffet unseres Lieblingscafés.

Auch im geschäftlichen Umfeld halten Self-Services Einzug, so z.B. in Form von HR-Portalen. Über diese meist webbasierten Plattformen werden Daten, Informationen und Dokumente für Mitarbeiter zur Verfügung gestellt, sodass sie direkt über das Employee Self-Service (ESS)-Portal auf diese zugreifen und sie verwalten können, ohne hierfür die Personalabteilung kontaktieren zu müssen. Die Möglichkeiten, Inhalte über Self-Services verfügbar zu machen, sind vielfältig, z.B.:

• Mitarbeiterstammdaten
• Urlaubsanträge
• Gehaltsnachweise
• Arbeitszeugnisse
• Unternehmensguidelines
• Versicherungsdokumente etc.

Doch brauchen nun tatsächlich alle Unternehmen ein Mitarbeiterportal? Als Entscheidungshilfe finden Sie im Folgenden die Pro-Argumente für ein Self-Service-Portal sowie Themen, die es vor der Einführung zu bedenken gilt.

1. Employer Branding: Seien Sie der Arbeitgeber, den Mitarbeiter weiterempfehlen würden

Studien machen es offiziell: Die Sinnsuche ist auch in der Arbeitswelt angekommen. Mitarbeiter wollen heute mehr als ein tolles Gehalt und viele Urlaubstage, sie wollen Unternehmen, die für etwas stehen und ähnliche Werte vertreten. Spätestens seit dieser Entwicklung spielt Employer Branding eine wesentliche Rolle in den Personalabteilungen – es hilft aktiv dabei, Mitarbeiter anzuwerben, zu binden und schafft auf Dauer mehr Mitarbeiterzufriedenheit. Zweifelsohne, erfolgreiches Employer Branding ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. In Zahlen ausgedrückt bedeutet das:

Wodurch zeichnet sich ein gutes Employer Branding aus? Mitarbeiter und Manager wollen ein Arbeitsleben, das sich mit ihrem Privatleben vereinen lässt. Mit ihren Freunden kommunizieren sie über Social Media, ihr Zuhause steuern sie per App, Verträge schließen sie online ab, OK Google weiß die Antwort auf alle Fragen und mit ihrem E-Reader schützen sie den Regenwald. Ein Unternehmen, in dem man seine Arbeitszeiten per Hand in eine ausgedruckte Liste einträgt, sich per E-Mail krankmeldet oder für jede Nachfrage zum Telefonhörer greifen muss, passt nicht mehr zu ihrer Vorstellung von Arbeit und kann zu Unzufriedenheit führen. Digitale Anwendungen für Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte (Manager und Employee Self Service) setzen hier an und ermöglichen es, Prozesse selbstständig und unkompliziert anzustoßen, auszuführen oder zu bearbeiten – ganz so, wie sie es in ihrem Privatleben gewohnt sind. Gerade in HR gibt es einige Standardprozesse, die, digital durchgeführt, einen deutlichen Mehrwert für Ihre Mitarbeiter darstellen.

Definition: Manager Self-Services

Unter dieser Begrifflichkeit versteht man allgemein Software-Lösungen, die Führungskräfte in deren Absicht unterstützt, Aufgaben ebenso selbstständig wie zeit- und ortsunabhängig durchzuführen. Manager Self Services können browserbasierte, mobile Anwendungen oder aber auch native Apps sein. Wichtig ist deren Nutzbarkeit über viele Geräteklassen hinweg.

2. Ob mobiles Arbeiten oder Home-Office: Mit Self Service Plattformen wird flexibles Arbeiten Realität

70 Prozent der weltweiten Angestellten arbeiten mindestens einmal die Woche von zu Hause. In der heutigen Realität von steigender Konkurrenz um Mitarbeiter und einer Flexibilisierung der Lebenskonzepte, sind mobile Arbeitsmodelle ein Weg, der nachhaltig für Mitarbeiter und Arbeitgeber funktioniert. Die Basis für flexible Arbeitsmodelle ist die Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Zudem können Unternehmen mit einer digitalen Ausrichtung gerade bei den jungen Mitarbeitergenerationen punkten.

Der Trend zu Home-Office und flexiblem Arbeiten geht jedoch nicht mit einem sinkenden Bedarf an effizienter Zusammenarbeit einher. Mitarbeiter wollen und Unternehmen brauchen starke Teams mehr denn je. Employee Self Service Plattformen (ESS) sind daher nicht nur unabdinglich, um die Arbeit trotz räumlicher Distanz digital zu synchronisieren, sondern auch, um den Teamspirit der einzelnen Mitarbeiter zu wecken.

3. Zeit und Kosten sparen mit digitalen HR-Prozessen

Mitarbeiter in der Personalabteilung sind zu einem großen Teil mit wiederkehrenden HR-Prozessen beschäftigt, jede manuelle Bearbeitung kostet viel Zeit und bindet Ressourcen. Gleichzeitig werden die Aufgaben und Abläufe im HR immer komplexer und aufwändiger, da sie mehr und mehr strategisch zum Unternehmenserfolg beitragen müssen – ohne, dass die Standard-Prozesse weniger werden.

Diese immer wiederkehrenden HR-Prozesse lassen sich allerdings digital abbilden und dadurch stark vereinfachen. Das Prinzip: Der Mitarbeiter stößt den digitalen Prozess an, das ESS Self Service System übernimmt die Bearbeitung. Dank Automatisierung können standardisierte Abläufe, wie die Urlaubsbeantragung, vollkommen ohne das Zutun eines HR-Mitarbeiters abgefertigt werden. Diesem bleiben mehr Zeit und Energie, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Dies zählt zu den wichtigsten Vorteilen der Employee Self-Services.

Was sind Employee Self-Services?

Auch dieses Wort ist genauso zu verstehen wie Manager Self-Services. Allein der Personenkreis ändert sich, wird allgemeiner gefasst: Ein Employee Self-Service richtet sich an die Mitarbeiter eines Unternehmens. Auch hier unterstützt diese Employee Software das zeit-, orts- und größtenteils geräte-unabhängige Arbeiten. Gleichzeitig entlasten Employee Self-Services die Personalabteilung.

4. ESS im paperless office: Papierlos ohne Wenn und Aber

Nachhaltig, zeitgemäß, praktisch: Das paperless office ist fast schon ein Symbol für den modernen, digitalen Arbeitsplatz. Auch vielen Mitarbeitern ist das digitale Arbeiten inzwischen ein persönliches Anliegen. Für eine konsequente Digitalisierung im Unternehmen ist die Umstellung auf das papierlose Büro auf lange Sicht gesehen alternativlos.

Ihre Planungs-, Steuerungs- und Logistikprozesse sollen digitalisiert werden, warum nicht auch die HR-Prozesse? Dank Employee Self Service ist Papier schon heute unnötig. Alle Dokumente können digital versendet, unterschrieben und bearbeitet werden. So sparen Sie viel Papier und halten alle Dokumente stets griffbereit und auf dem neuesten Stand.

5. Volle Transparenz: Mitarbeiter verwalten ihre Daten selbst im dezentralen Manager und Employee Self Service

Für Unternehmen sind Daten das Öl unserer Zeit, für Privatpersonen immer öfter ein Grund zur Sorge. Daten-Skandale sind fast schon an der Tagesordnung und spätestens seit der DSGVO ist das Bewusstsein der meisten EU-Bürger dafür, welche Daten sie mit Dritten teilen, gestärkt. Es liegt auf der Hand, dass Mitarbeiter auch im Berufsleben selbst entscheiden wollen, wie, wann und was mit ihren Daten geschieht.

Im Employee Self Service ist die Anlage und Verwaltung persönlicher Daten Sache des Mitarbeiters. Außerdem werden alle personenbezogenen Daten für digitale Self Service Module dezentral auf dem Server abgespeichert und sind somit maximal geschützt. So garantieren Sie ein DSGVO-konformes Dokumentenmanagement bei maximaler Transparenz – und die Datenhoheit bleibt beim Mitarbeiter.

Ihre Kunden und Partner erwarten von Ihnen in Zukunft jedoch eher mehr Rechtssicherheit als bisher. Diese Erwartungen zu enttäuschen, ist fatal für ein Unternehmen, sie zu übertreffen eine wahre Geschäftschance. Ihre Mitarbeiter können compliance-relevante Sachverhalte erfassen, die Compliance-Regeln bei Unklarheiten nachlesen und bei Bedarf direkt eine Genehmigung durch Vorgesetzte beantragen. Ganz im Sinne der Digitalisierung funktioniert Compliance somit schnell, unkompliziert und von überall – auch auf mobilen Geräten, durch die entsprechende Employee Software. So wird Compliance zum festen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur.

6. Digital bindet: Mitarbeiter bleiben in Unternehmen, die zu ihnen passen

Seit Jahren bereitet ein gesättigter Bewerbermarkt der Arbeitswelt Probleme, weshalb dem Recruiting auch immer mehr Bedeutung beigemessen wird. Das neu gewonnene Talent zum Bleiben zu bewegen ist jedoch mindestens genauso wichtig wie es zu finden. Diese Bindung baut man am besten auf, indem man neuen Mitarbeitern zuhört und auf ihre Bedürfnisse und Wünsche eingeht und ihnen einfache Prozesse bietet, die zu ihrer Vorstellung von Arbeit passen.

Hochqualifizierte Mitarbeiter wünschen sich neben Faktoren wie ein gutes Gehalt immer öfter auch andere konkrete Dinge von ihrem Arbeitgeber: zum Beispiel ein Beruf, der zum Leben passt und mehr Eigenständigkeit und Verantwortung.

Mit Manager und Employee Self Service Plattformen kommen Sie Ihren Mitarbeitern ein großes Stück entgegen: Diese delegieren und pflegen Informationen selbstständig und verstehen Prozesse ohne ständig nachfragen oder um Erlaubnis bitten zu müssen.

7. Employee Self Service – Pro und Contra von Mitarbeiterportalen

Pro: Vorteile von Mitarbeiterportalen

Zeit- und Kostenersparnis

Wo Anfragen zu personalbezogenen Themen, wie Gehaltsnachweise, Änderung der Adressdaten oder Urlaubsanträge, auf dem herkömmlichen Weg immer über die HR-Abteilung führen und häufig mit langen Wartezeiten verbunden sind, ist die Angelegenheit über ein Self-Service Portal mit wenigen Klicks geregelt. Indem der Mitarbeiter sich seine Dokumente selbst herunterladen kann, verkürzen sich die Prozesse spürbar und Liege- oder Versandzeiten entfallen. Damit erspart Employee Software sowohl Mitarbeitern als auch Personalmanagern wertvolle Zeit, die sie stattdessen für Ihre Kernaufgaben nutzen können.

Auch Accounts zu Systemen für Mitarbeiter, die diese nur gelegentlich nutzen, können zum Teil entfallen, da sich die benötigten Dokumente direkt über das Portal zur Verfügung stellen lassen.

Transparenz

Ein weiterer Vorteil von Mitarbeiterportalen ist die Transparenz, die durch die digitale Abbildung der Prozesse entsteht. Stößt ein Angestellter über die Self-Service Plattform einen Workflow an, beispielsweise durch einen Urlaubsantrag, lässt sich genau erkennen, an welcher Stelle dieser gerade im Freigabeprozess steht und wann der Mitarbeiter mit einer Rückmeldung rechnen kann. Das erspart unnötige Nachfragen, was wiederum zu mehr Zeit auf beiden Seiten führt.

Bessere Datenqualität

Mit einem EES-Portal hat der Mitarbeiter die Hoheit über seine Daten. Gibt es Veränderungen bei den Stammdaten wie eine neue Adresse oder Kontoverbindung, kann er diese selbst schnell und unkompliziert anpassen. Die Aktualität der Daten wird somit optimiert, schließlich kennt jeder seine eigenen Daten selbst am besten. Auch Fortbildungen können durch den Angestellten selbstständig über das Self-Service Angebot gepflegt werden.

Mitarbeiterbindung

Umständliche, langatmige Prozesse können demotivierend sein, besonders wenn es um administrative Themen geht, die die eigene Arbeit nicht voranbringen. Mit der Einführung von Employee Self Services gehen Unternehmen einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und präsentieren sich als moderner Arbeitgeber. Das kann spürbar auf die Mitarbeiterbindung einzahlen, denn gerade für die jüngere Mitarbeitergeneration, die sogenannten Digital Natives, sind digitale Prozesse ein Muss!

Flexibilität

Insbesondere in Zeiten von verstärktem Remote Work besitzen Mitarbeiterportale einen entscheidenden Vorteil: Sie ermöglichen maximale Flexibilität – ganz egal wo und wann Mitarbeiter arbeiten, über das webbasierte ESS-Portal (Employee Self Services Portal) haben sie die Möglichkeit, auf für sie relevante Informationen zuzugreifen und diese zu verwalten. Insbesondere wenn Mitarbeiter sich an unterschiedlichen Standorten befinden oder nicht zur gleichen Uhrzeit arbeiten, entfallen lästige Warte- sowie Versandzeiten.

Self-Services, die über eine Mitarbeiter-App angeboten werden, sind sogar noch flexibler einsetzbar. Eine zeitgemäße Employee Software lässt sich über jedes Endgerät nutzen, sodass sogar Mitarbeiter, die keinen Rechnerarbeitsplatz haben, über ihr privates Smartphone darauf zugreifen können. Das steigert wieder die Mitarbeiterzufriedenheit.

Contra – was bei Mitarbeiterportalen unbedingt bedacht werden muss

Funktionalität und Erreichbarkeit

Damit ein Mitarbeiterportal zum Erfolg wird, muss es einwandfrei funktionieren. Eine holprig laufende Software, fehlende wichtige Funktionen oder eine schlechte Erreichbarkeit der Plattform würden den Erfolg der ESS-Lösung gefährden, da niemand gern mit einer schlechten Software arbeitet.

Lösung: Eine gute Vorbereitung und gründliche Auswahl der Lösung nimmt diesem Argument den Wind aus den Segeln. Evaluieren Sie, welche Funktionen das Mitarbeiterportal bieten soll und welche Software diese am besten umsetzen kann. Damit alle Informationen abgebildet werden können, die für die Mitarbeiter relevant sind, und die Prozesse reibungslos und durchgehend digital ablaufen, ist eine nahtlose Anbindung an relevante Drittsysteme notwendig. Auch eine einfache Implementierung und die Möglichkeit eines Single Sign-Ons sind wichtige Voraussetzungen.

Sicherheit

Gerade im Personalbereich liegen eine Menge sensibler Daten: Gehaltsnachweise, Arbeitsverträge, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sowie auch die Stammdaten der Angestellten.

Lösung: Entscheidet man sich für ein Self-Service Portal für Mitarbeiter, muss die Sicherheit dieser personenbezogenen Daten mit bedacht werden. Mit der richtigen Software ist das jedoch kein Problem: Genaue Zugriffskonzepte bilden die Vorgaben zum Datenschutz ab und regeln ganz eindeutig, wer auf welche Inhalte zugreifen kann.

User-Akzeptanz

Wie bei jeder neuen Software ist auch beim Mitarbeiterportal die User Acceptance nicht zu unterschätzen. Einer der häufigsten Gründe, warum die Einführung neuer Softwarelösungen scheitert, ist, dass die User die Software schlicht nicht akzeptieren und sie nicht nutzen. Damit wäre die Investition umsonst.

Lösung: Damit das nicht passiert, sollte die entsprechende Software mit Bedacht gewählt werden. Eine Lösung, die den Anwendern tatsächlich einen Mehrwert bietet, indem sie den Mitarbeitern ihre Arbeit erleichtert, hat großes Potenzial, von den Anwendern rasch akzeptiert zu werden. Sind also die oben genannten Funktionalitäten abgedeckt, lassen sich die Vorteile schnell präsentieren. Auch die Benutzerfreundlichkeit spielt dabei eine wichtige Rolle. Die Self-Service Lösung muss selbsterklärend sein, damit Mitarbeiter sie nutzen und für Ihre Anliegen nicht stattdessen den altbewährten Weg über die HR-Abteilung wählen. Eine optisch ansprechende Benutzeroberfläche, die sich harmonisch in das Erscheinungsbild des Unternehmens einpasst, trägt ebenfalls zu einer schnellen Akzeptanz bei.

Da alles, was neu ist, grundsätzlich erst einmal mit einer gesunden Skepsis beäugt wird, sollten die Mitarbeiter frühzeitig in die Pläne, ein Self-Service Portal einzuführen, eingeweiht werden. So haben sie genügend Zeit sich an den Gedanken zu gewöhnen und können eventuell sogar ihre Ideen mit einbringen.

Self-Service Portale – ein Gewinn für Personalabteilung und Mitarbeiter

Mitarbeiterportale können durch digitale Prozesse also wertvolle Zeit einsparen, sorgen für Flexibilität und stärken die Mitarbeiterbindung. Davon profitieren sowohl HR-Manager als auch Angestellte und letzten Endes das gesamte Unternehmen, da Ressourcen frei werden, die z.B. für wichtige strategische Aufgaben genutzt werden können.

Damit sich gewisse Themen nicht nachteilig auswirken, ist eine gründliche Auswahl der entsprechenden Software anhand der eigenen Kriterien wichtig.