Arbeitszeugnis für Mitarbeiter: So geht Dokumentenerstellung in SAP

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die Erstellung von Arbeitszeugnissen auf Basis von SAP besser und digital organisieren können.

Es ist ein denkbar undankbarer Job – die Dokumentenerstellung im HR-Bereich: Der Koordinationsaufwand ist hoch, rechtliche Anforderungen machen das Erstellen der Arbeitszeugnisse komplex und am Ende sind nur die wenigsten Mitarbeiter mit ihrem Zeugnis zufrieden. Gleichzeitig stehen in Zeiten der Digitalisierung und dem „War for Talent“ wichtige strategische Aufgaben auf der HR-Agenda, für die vermeintlich nie genug Zeit da ist. Gut, wenn man wiederkehrende aufwendige Personalprozesse digitalisieren und damit automatisieren kann.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die Dokumentenerstellung von Arbeitszeugnissen auf Basis von SAP besser organisieren können. Mit einem einfacheren und schnelleren Prozess, der in Ihr SAP-System integriert ist, reduzieren Sie den Koordinationsaufwand und verbessern das Ergebnis Ihrer Personalarbeit. Gleichzeitig brauchen Ihre Mitarbeiter nicht mehr lange auf Ihr Arbeitszeugnis warten und können sich über aussagekräftige und hochwertige Zeugnisse freuen.

Keine leichte Aufgabe: Zeugnisse schnell und standardisiert erstellen

Aus Gesprächen mit zahlreichen SAP-Anwendern wissen wir: Die Anzahl der erstellten Arbeitszeugnisse belaufen sich jährlich auf circa 10 % der Mitarbeiterzahl. Ein Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitern erstellt also jedes Jahr rund 500 Zeugnisse anlässlich von Beförderungen, Versetzungen und dem Ausscheiden von Mitarbeitern. Nehmen wir eine Bearbeitungszeit von drei Stunden für die Dokumentenerstellung eines jeden Zeugnisses an, landen wir in unserem Beispielunternehmen bei einem jährlichen Zeitaufwand von 1.500 Stunden. Das entspricht nahezu einer Vollzeitkraft, deren Kapazität HR-Verantwortliche viel lieber für wertschöpfende Aufgaben wie die Personalentwicklung einsetzen würden.

Für HR-Mitarbeiter kann die Zeugniserstellung zu einem echten Stressfaktor ausarten, weil die Koordination mit allen Beteiligten selten reibungslos verläuft.

Der Zeitaufwand ist allerdings nur eine der Herausforderungen, die mit Arbeitszeugnissen verbunden sind. In vielen Unternehmen kann die Zeugnis- und Dokumentenerzeugung zu einem echten Stressfaktor ausarten, weil die Koordination mit allen Beteiligten selten reibungslos verläuft. In einem papierbasierten Prozess kommt es aufgrund von Schwierigkeiten bei der Abstimmung und der eingeschränkten Verfügbarkeit von Prozessbeteiligten zu „Liegezeiten“, die den Prozess unnötig in die Länge ziehen und zu einer Bearbeitungsdauer von drei bis sechs Monaten führen. Wegen der folgenden Stolpersteine können Arbeitszeugnisse schnell zu einem regelrechten Produktivitätskiller werden:

• Komplexer Abstimmungsprozess: Neben der HR-Abteilung sind Vorgesetzte, Kollegen und gelegentlich die Rechtsabteilung in den Prozess involviert. Die Abstimmung zwischen allen Beteiligten kann ganz schön aufwendig sein.
• Medienbrüche in der Kommunikation: Bei der Abstimmung kommunizieren die Beteiligten häufig über unterschiedlichste Kommunikationsmittel. Das Wechselspiel von E-Mails, Telefonaten und Meetings verursacht zahlreiche Medienbrüche.
• Schlechte Prozess-Transparenz: Wenn keiner mehr weiß, auf welchem Schreibtisch die aktuelle Zeugnis-Version gerade liegt, ist das Chaos perfekt. Manuelle Abläufe sind eine der Hauptursachen fehlender Prozess-Transparenz.
• Fehlende Standardisierung: Rechtliche Anforderungen spielen bei der Zeugniserstellung eine große Rolle. Jede Formulierung muss sitzen. Besonders für international operierende Unternehmen stellt es eine beträchtliche Herausforderung dar, die Texte so zu standardisieren, dass sie den Anforderungen entsprechen.
• Unbefriedigende Ergebnisse: Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis soll am Ende vor allem Mitarbeitern als Unterstützung bei ihrer persönlichen Karriere dienen. Allerdings sind nicht immer alle Mitarbeiter mit dem Endergebnis zufrieden.

Falls Sie HR-Manager sind und Ihnen einige dieser Herausforderungen während der Dokumentenerzeugung bekannt vorkommen, sind Sie hier genau richtig. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie viele dieser Stolpersteine aus dem Weg räumen.

Standardprozess zur Dokumentenerzeugung in SAP

Wie bei den meisten Geschäftsprozesse scheitert es in puncto Effizienz auch bei der Zeugniserstellung meist an fehlenden Standards. Dabei ist die Dokumentenerstellung von Arbeitszeugnissen ein geradliniger Prozess, der für die Standardisierung geradezu prädestiniert ist. Besonders mit einer stringenten Prozesskontrolle, die nahtlos in die SAP-Landschaft integriert ist, lässt sich die Prozessdauer zur Dokumentenerzeugung erheblich verkürzen. Dadurch wird der folgende Ablauf deutlich schlanker und schneller:

1. Beantragung eines Arbeitszeugnisses durch Mitarbeiter oder Vorgesetzte
2. Beschreibung der Aufgaben des Mitarbeiters durch die Personalabteilung
3. Beurteilung des Mitarbeiters durch Vorgesetzte und Kollegen
4. Verfassen des Zeugnisentwurfs durch die Personalabteilung
5. Prüfung der Formulierungen im Zeugnis durch die Rechtsabteilung
6. Überprüfung des Zeugnisses durch den Betriebsrat
7. Freigabe des Zeugnisses durch den Vorgesetzten
8. Unterzeichnung des Arbeitszeugnisses durch den Vorgesetzten und die Personalabteilung
9. Überreichen des Zeugnisses an den Mitarbeiter
10. Ablage des Arbeitszeugnisses durch die Personalabteilung

Während die konventionelle manuelle Dokumentenerzeugung von Arbeitszeugnissen bis zu drei Stunden Arbeitszeit in Anspruch nimmt, lässt sich der Prozess durch die Einführung eines digitalen Systems zur Zeugniserstellung auf durchschnittlich 36 Minuten verkürzen. Dieser Wert basiert auf Projektdaten, die easy in der Zusammenarbeit mit zahlreichen namhaften Kunden in den vergangenen Jahren gesammelt hat. Im Beispiel des 5.000-Mitarbeiter-Unternehmens würde sich die Auslastung für die Zeugniserstellung einer HR-Vollzeitkraft von nahezu 100 % auf knapp 10 % reduzieren – ein gigantischer Zeitgewinn, den Personalabteilungen für strategische Aufgaben einsetzen können.

Zudem minimiert ein Standardprozess mit bewährten Zeugnisvorlagen Unsicherheiten bei Formulierungsfragen, mit denen HR-Mitarbeiter häufig hadern. Gleichzeitig reduzieren sich durch Textbausteine rechtliche Risiken, weil sich die jeweiligen Standardformulierungen vorab auf rechtliche Anforderungen prüfen lassen. Wie kann dieser Prozess nun in SAP integriert werden?

In wenigen Schritten zum Arbeitszeugnis in SAP

Um eine optimale Prozessunterstützung zu erreichen, sollte die Zeugnis- und Dokumentenerstellung auf Ihrem SAP-System aufbauen. In SAP liegen einerseits alle Stammdaten, die für ein Arbeitszeugnis benötigt werden. Andererseits sind alle Prozessbeteiligten mit SAP vertraut, was die Akzeptanz für einen digitalen Zeugnisprozess fördert. Allerdings ist die Zeugniserstellung nicht als durchgängiger Ablauf in HR-Systemen wie SAP HCM integriert. Diese Lücke schließen Add-on-Lösungen wie die Software von easy für die Zeugniserstellung.

• Möchte ein Mitarbeiter ein Arbeitszeugnis beantragen, startet er den Prozess mit SAP Employee Self Services (ESS).
• Die Personalabteilung erhält über das SAP-System eine Benachrichtigung über den Mitarbeiter-Antrag zur Zeugniserstellung.
• Der HR-Mitarbeiter entscheidet sich zunächst für eine geeignete Vorlage und wählt anschließend per Mausklick die passenden Textbausteine aus.
• Die im Personalstamm von SAP HCM vorliegenden Daten wie Name, Geburtsdatum und Beschäftigungsdauer lassen sich direkt in die Zeugnisvorlage übernehmen.
• Der Vorgesetzte gibt über ein numerisches Bewertungssystem die Beurteilung für den Mitarbeiter an, die Umwandlung in Textbausteine läuft automatisch im Hintergrund.
• Das System informiert im nächsten Schritt Vorgesetzte, andere Mitarbeiter und den Betriebsrat gemäß vordefinierter Freigaberegeln automatisch.
• Nach Abschluss der Zeugniserstellung kann der Mitarbeiter das Zeugnis über SAP einsehen und bestätigen. Danach wird das Zeugnis sicher und automatisiert archiviert.

Die Zeiten, in denen Mitarbeiter lange auf ihr Arbeitszeugnis warten mussten, sind damit vorbei und HR-Abteilungen profitieren von schlanken, weitgehend automatisierten Geschäftsprozessen.

• Personalabteilungen profitieren dank der SAP-Integration von der regelkonformen Erstellung von Zeugnissen auf Basis eines Standard-Prozesses und Zeugnisvorlagen.
• Führungskräfte können im Rahmen der Zeugniserstellung ihre Mitarbeiter einfach und intuitiv bewerten und Zeugnisentwürfe über SAP MSS genehmigen oder ablehnen.
• Mitarbeiter, die ein Anrecht auf ein individuelles Arbeitszeugnis haben, können den Prozess starten und sich jederzeit über den Bearbeitungsstand informieren.

Damit ist die Zeugniserstellung in SAP eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten. Die Software von easy für die Dokumentenerzeugung optimiert die Zusammenarbeit von Personalmanagement und Vorgesetzten bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen in SAP HCM. Textbausteine, die Sie auf Ihre Compliance-Richtlinien anpassen, sowie eine intuitive Benutzeroberfläche, die auf beliebigen Endgeräten zur Verfügung steht, bieten die benötigte Sicherheit sowie Schnelligkeit bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen – und das bei voller Integration in Ihr SAP-System.

Nutzen und Vorteile der Zeugniserstellung in SAP

• Automatisierter Prozess zur Zeugniserstellung integriert in SAP HCM
• Auf beliebigen Endgeräten verfügbar (SAP Fiori / HTML5)
• Erleichterte Bewertung dank eines Noten- und Textbausteinsystems
• Vorgefertigte, anpassbare Textbausteine für die standardisierte Zeugniserstellung
• Einhaltung der Compliance: Berechtigungen zur Zeugniserstellung, digitale Unterschriftenregelung, geprüfte Unternehmensdaten
• Einhaltung des Corporate Design für Arbeitszeugnisse in SAP
• Reporting über den Zeugnisprozess
• Deutlich reduzierte Komplexität und Bearbeitungszeit
• Schnelle Durchlaufzeiten des gesamten Erstellungsprozesses
• Koordinierte Zusammenarbeit zwischen Personalmanagement, Führungskraft und Mitarbeiter
• Führungskräfte sind bei Formulierungen auf der sicheren Seite
• Maximale Transparenz, da offene Aufgaben und Fristen stets im Blick bleiben
• Freiraum und Kapazitäten für strategische Aufgaben im HR-Management
• Erhöhung der internen Servicequalität und Unterstützung der Arbeitgebermarke

Erstellen Sie standardisierte Zeugnisse in SAP im Handumdrehen

Bequemer Prozessstart für Mitarbeiter

Möchte ein Mitarbeiter ein Arbeitszeugnis beantragen – sei es ein Zwischenzeugnis, Praktikantenzeugnis oder Abschlusszeugnis – startet er den Prozess ganz einfach im Fiori Launchpad über eingebundene Employee Self Services (ESS) im Mitarbeiterportal, bei Belieben auch über mobile Endgeräte. Im weiteren Verlauf kann der Mitarbeiter stets den aktuellen Prozessstand einsehen und weiß, wo das Zeugnis gerade liegt.

Zeugniserstellung in SAP mit wenigen Klicks

Das Personalmanagement erhält eine Benachrichtigung über einen Antrag zur Zeugnis- bzw. Dokumentenerstellung. Zunächst wählen die Mitarbeiter eine Vorlage, dann bestimmen sie per Mausklick die passenden Textbausteine. Hierbei wird der Bearbeiter aufgrund seiner Auswahl dynamisch durch passende Optionen / Alternativen geführt. Im Personalstamm von SAP HCM vorliegende Daten können direkt in die Zeugnisvorlage eingetragen werden (Name, Dauer der Beschäftigung, usw.).

Standardisierte Arbeitszeugnisse

Arbeitszeugnisse in SAP bergen Risiken, wenn die Formulierungen nicht den unternehmensinternen Richtilinien entsprechen. Typischerweise beurteilen die Führungskräfte Ihre Mitarbeiter, haben aber oft nicht das Wissen für eine gebräuchliche Formulierung. Das easy Zeugniserstellungs-Programm löst das Problem, indem wir vorgefertigte Textbausteine ausliefern, die Sie an Ihre Compliance-Richtlinien anpassen und im System hinterlegen können. So bewahren Sie stets die Kontrolle über eine standardisierte und regelbasierte Zeugniserstellung.

Maximale Schnelligkeit bei der Zeugniserstellung

Sofern bereits vorhandene Freigabestrategien oder Mechanismen zur Vorgesetztenfindung umgesetzt sind wird in einem nächsten Schritt der Vorgesetzte automatisch informiert. Die Führungskraft vergibt nun über ein Bewertungssystem Schulnoten. Diese Noten werden im Hintergrund automatisch in die rechtlich abgestimmten Textbausteine umgewandelt.

Digitale Unterschriftenregelung

Eine digitale Unterschriftenregelung über SAP HCM spart Medienbrüche und Zeit. So bleiben Arbeitszeugnisse bleibt nicht „hängen“, weil Genehmigungen und Unterschriften sofort digital erteilt werden können. Die Führungskraft kann alle Genehmigungen und Beurteilungen übrigens auch über SAP Fiori, bzw. HTML5 mobil per Smartphone und Tablet erledigen.

Corporate Design bei der Dokumentenerzeugung in SAP

Die Dokumentenvorlagen enthalten nur die Corporate Design-Vorgaben sowie den Aufbau des Dokuments (z. B. Firmierung und Logo) und werden in Microsoft Word erstellt. Die Textbausteine und Textvariablen sowie Regeln werden als eigenständige Objekte in SAP HCM gepflegt und können vom Fachbereich ohne tiefgehendes SAP-Knowhow eigenständig geändert werden.

Automatische Ablage, zufriedene Mitarbeiter

Nachdem das Zeugnis fertiggestellt wurde, kann der Mitarbeiter es einsehen und genehmigen. Danach wird das Zeugnis automatisiert in der richtigen digitalen Personalakte abgelegt.

Erstellung von Prozessen, Formularen und Dokumenten für SAP

Ob Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse oder Bescheinigungen – Personalmitarbeiter beschäftigen sich fast zur Hälfte ihrer täglichen Arbeitszeit mit dem Verfassen von Dokumenten. Dabei müssen sie nicht nur häufig auf verschiedene Datenquellen zugreifen, oft überschreiben sie auch bereits bestehende Vorlagen. Damit steigt das Risiko, veraltete Daten zu verwenden oder Aktualisierungen zu übersehen. Auch ist das Corporate Design nicht gewährleistet, wenn falsche oder veraltete Vorlagen genutzt werden. Zudem sind Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse über mehrere Abteilungen hinweg langwierig und intransparent.

Reduzieren Sie administrative Tätigkeiten. Mit der easy Dokumentenerzeugung lässt sich viel Zeit sparen. Festgelegte Textbausteine, der Zugriff auf Stammdaten im SAP System und Infotypen sowie elektronische Workflows sorgen dafür, dass konsistente und fehlerfreie Dokumente im Handumdrehen erstellt sind.

• Sicherstellung des Corporate Design Ihres Unternehmens
• Einhaltung interner Compliance-Richtlinien
• Hohe Servicequalität gegenüber den Mitarbeitern und Führungskräften

Mit easy lassen sich Arbeitszeugnisse mit wenigen Handgriffen über rollenabhängige Menüs und elektronische Formulare zur Dateneingabe erstellen. Alle Textbausteine kann die Fachabteilung bequem und flexibel pflegen, sodass jederzeit die gültige Version zur Verfügung steht.

• Self Services: Sie können Führungskräfte und Mitarbeiter in die Erstellungs- und Freigabeprozesse über Employee und Manager Self Services einbinden. Das SAP-Berechtigungswesen sorgt dafür, dass die Mitarbeiter alle Genehmigungsvorgaben mühelos einhalten. Der aktuelle Bearbeitungsstand sowie offene Aufgaben sind jederzeit und mobil über das SAP Fiori Launchpad einsehbar.
• Automatisches Auslesen von Daten aus SAP: Dank der Lösungen von easy für Personalprozesse können Sie beliebige SAP-Infotypen aus HCM automatisch auslesen. Sie nutzen zudem das SAP-Organisationsmanagement für eine digitale Unterschriftenregelung bei der Dokumentenerstellung.
• Texterstellung im Handumdrehen: Fertig formulierte Textbausteine sowie ein smartes hinterlegtes Regelwerk automatisieren die Texterstellung und erleichtern Ihnen die Arbeit. Über Web-Formulare lassen sich weitere Angaben ergänzen – per Self Services sogar direkt von der Führungskraft oder vom Mitarbeiter. Dadurch ergeben sich Zeit und Freiraum für strategische Aufgaben.
• Prozesstransparenz und Beschleunigung der Dokumentenerstellung: Die Durchlaufzeiten von HR-Prozessen verkürzen sich erheblich, dank integrierter Formulare und Workflows. Ein Echtzeitzugriff auf alle Prozessdaten erhöht die Transparenz. Die intuitive Benutzeroberfläche erlaubt eine schnelle Umsetzung im Personalmanagement.
• Digitalisierte Prozesse mithilfe von für SAP integrierbaren Add-ons: Durch eine volle Integration unserer digitalen Add-ons ins SAP System vermeiden Sie Schnittstellen und Medienbrüche. Sie nutzen den Workflow, Sicherheitskonzepte, Berechtigungen, ESS/MSS-Szenarien und Unterschriftenregelungen direkt aus SAP heraus. easy unterstützt damit die IT-Plattform-Strategie für eine homogene IT- und Prozesslandschaft. Beliebige weitere HR- und Unternehmensprozesse können mit unserer Lösung umgesetzt werden. Die gleiche Plattform kann für Prozessautomatisierung im Bereich Finance und SAP Logistik genutzt werden.