Elektronische Rechnungen richtig aufbewahren: So geht‘s

Wie sind E-Rechnungen aufzubewahren?  

Für die in digitalen Geschäftsprozessen steuerpflichtiger Unternehmen entstehenden E-Rechnungen gelten Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren in Deutschland. Dies fordern die GoBD*. Soviel dazu in aller Kürze vorab.

Über die Archivierungsfrist hinaus formulieren die GoBD noch weitere Ansprüche an die Art der Aufbewahrung. Alle zu archivierenden E-Rechnungen gehören

• elektronischer Form aufbewahrt, ebenso wie sie das Unternehmen erreichten.
• Dabei müssen sie unveränderlich aufbewahrt,
• während der Archivierung ebenso maschinell lesbar
• wie auch im Zugriff für Wirtschaftsprüfer bleiben und
• über den Aufbewahrungszeitraum revisionssicher abgelegt werden.

* Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form

Was bedeutet Revisionssicherheit für elektronische Rechnungen?

Im Kontext der Aufbewahrungsfristen fällt immer wieder das Wort „Revisionssicherheit“. Diese Forderung leitet sich aus den GoBD, dem HGB und der Abgabenverordung (AO) ab. Revisionsichere Archivierung bedeutet: Die Archivierungssoftware und das gewählte Verfahren müssen die rechtlichen Anforderungen an die archivierten E-Rechnungen während des Aufbewahrungszeitraums sicherstellen. Zu den Anforderungen gehören:

• Vollständigkeit
• Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz
• Sicherheit
• Verfügbarkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit

Erwähnenswert an dieser Stelle: Revisionssichere Archivierung ist allein kein rein technischer Vorgang. Gleichzeitig spielen hier organisatorische Aspekte eine wichtige Rolle, wie z.B. die Verfahrensdokumentation der am Archivierungsprozess beteiligten Systeme und Mitarbeiter im Unternehmen

Aufbewahrungsfristen: So lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden

Als Aufbewahrungsdauer für empfangene wie auch gestellte Rechnungen gelten laut Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB) 10 Jahre.

• Die Aufbewahrungsdauer startet stets mit dem Ende (31.12.) des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt oder zugestellt wurde. 
• Beispiel: Sie empfangen eine elektronische Rechnung am 01.02.2023. Also müssen Sie diese Rechnung bis zum 31.12.2033 aufbewahren bzw. archivieren. 

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Belege in Papierform oder als elektronische Rechnungen vorliegen. Die Aufbewahrungspflicht trifft laut AO für beide Medien zu. Nach Ablauf dieser Frist können Papier- und E–Rechnungen vernichtet werden. 

Wo müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

In Deutschland gelten auch zum Aufbewahrungsort der elektronischen Rechnungen gesetzliche Regeln. Nehmen wir es wortwörtlich:

Speicherort – geographisch

• Unternehmen sind nicht verpflichtet, elektronische Rechnungen im Inland zu archivieren. Jedoch: Solange die E-Rechnungen im EU-Raum jederzeit online abrufbar sind, ist dies regelkonform. Nur müssen Sie das Finanzamt über den Serverstandort informieren.

Medium

• Wenn es um die Archivierung von E-Rechnungen geht, unterliegt das Medium zur Aufbewahrung nicht Ihrer Wahlfreiheit. Elektronische Rechnungen und Belege müssen grundsätzlich elektronisch archiviert werden; bleiben also digital. Eine elektronische Rechnung auszudrucken und abzuheften, um sie zu archivieren, ist nicht korrekt.

Speicherverfahren: Lokal aufbewahren, auf eigenem Server oder in der Cloud archivieren?

• In aller Kürze: Alle drei Speicherverfahren zur Archivierung von E-Rechnungen stehen im Einklang mit den GoBD. Dies bleibt eine Frage Ihrer Anforderungen. Wichtig: Falls Sie Ihre E-Rechnungen in der Cloud aufbewahren, müssen sie nach wie vor darauf achten, dass der Cloud-Anbieter die Server in Deutschland oder an einem anderen zulässigen Standort betreibt.

Archivsysteme für E-Rechnungen

• Die Auswahl des passenden Systems steht Ihnen frei. Sie müssen dennoch darauf achten, dass das Archivsystem bestimmte rechtliche Vorgaben und Richtlinien einhält. Das sind hier die GoBD. Prüfen Sie die Software-Anbieter Ihrer Wahl nach Zertifizierungen und Testaten der angebotenen Software, z.B. IDW PS 880. Letzteres Testat weist die GoBD-Konformität eines Archivsystems nach.

Anforderungen an ein System zur Archivierung von E-Rechnungen

Ein Archiv zur Aufbewahrung elektronischer Eingangsrechnungen sollte zumindest folgende Anforderungen erfüllen:

• Rechtliche Compliance: Erfüllt das Archiv gesetzliche Anforderungen wie die GoBD? Letztere sind ein Muss, um die Archivierung von E-Rechnungen regelkonform zu ermöglichen.
• Sicherheit und Datenschutz: Robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und Integrität der Daten sollte ein Archiv schon im Standard mitbringen.
• Langfristige Integrität und Nachvollziehbarkeit: Schutz vor unbefugten Änderungen und klare Rückverfolgbarkeit von Modifikationen. Ein rollen- und rechtebasiertes Archivsystem wie easy archive erfüllt diesen Anspruch.
• Ortsunabhängiger Zugriff: Auch wenn es sich im hier beschriebenen Fall „nur“ um die Archivierung von E-Rechnungen handelt, stellen Sie bei der Archivauswahl sicher, dass Ihre Mitarbeitenden auch remote im Archiv recherchieren können. Das gehört heute zum guten Ton dazu, erleichtert die Zusammenarbeit und spart Zeit und Kosten.
• Effiziente Such- und Abrufmöglichkeiten: Benutzerfreundliche Suchfunktionen für den schnellen Zugriff auf archivierte E-Rechnungen und andere Dokumente sollte ein Archiv ebenfalls ermöglichen.
• Skalierbarkeit und Interoperabilität: Flexibilität, um mit dem Unternehmenswachstum Schritt zu halten, und Kompatibilität mit verschiedenen ECM-Systemen, Rechnungsformaten etc. Wichtig dazu sind u.a. Schnittstellen, wie z.B. CMIS.

Benken Sie zudem, dass das Aufbewahren von E-Rechnungen nur einen Anwendungsfall darstellt. Ebenso gehören Verträge aus der Vertragsmanagement-Software archiviert, gleiches gilt Personaldokumente aus HR-Anwendungen. Das Einhalten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) muss ein Aufbewahrungssystem ebenfalls beherrschen. Perspektivisch gedacht, kann ein digitales Archiv die perfekte Basis für den Wissenshub im Unternehmen bilden Ein solcher Wissenshub ist ein Motor für effektives Wissensmanagement und ermöglicht Unternehmen, digitale Daten sicher und effizient zu verwalten. Es unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und bietet eine solide Grundlage für zukünftige Entwicklungen im Bereich der elektronischen Dokumentenarchivierung.

7 Vorteile der Archivierung elektronischer Rechnungen

1. Platz- und Ressourcenersparnis: Durch elektronische Archivierung entfällt der Bedarf an physischem Speicherplatz für Papierdokumente und entsprechende Aufbewahrungssysteme. Alles bleibt digital und somit staubfrei.
2. Zeitersparnis bei der Suche: Gerade im Archiv können E-Rechnungen schnell durchsucht, gefunden und sortiert werden. Das beschleunigt das Auffinden bestimmter Informationen erheblich.
3. Verbesserte Compliance: Elektronische Aufbewahrung erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Archivierung von E-Rechnungen. In der Regel ist dies oft mit fortschrittlichen Sicherheits- und Zugriffskontrollen verbunden.
4. Höhere Datensicherheit: E-Rechnungsarchivierung bietet in der Regel eine bessere Sicherheit gegen Datenverlust oder unbefugten Zugriff im Vergleich zu physischen Archiven.
5. Bessere Nachverfolgbarkeit: Elektronische Archivierung ermöglicht eine transparente Audit-Trail-Funktionalität. So bleibt der Verlauf von Transaktionen nachvollziehbar.
6. Mobilität und Zugänglichkeit: Archivierte E-Rechnungen können von überall aus abgerufen werden. Das steigert Flexibilität und Mobilität im Geschäftsalltag.
7. Basis für den Wissenshub: Das Rechnungsarchiv dient als zentrale Plattform, um alle relevanten Informationen im Kontext der E-Rechnungen zu speichern. Ideal für ortsunabhängige Teams im Einkauf.