Bereit für Digitale Beschaffung? Stellen Sie Ihren Einkauf auf den Prüfstand

„Wir versuchen noch immer, dieselben Probleme zu lösen, über die wir bereits vor zwei Jahrzehnten gesprochen haben.“ Dieser Satz des Einkaufsleiters einer multinationalen Bank fasst den Status quo in der Beschaffung vieler Unternehmen recht gut zusammen. Während viele Unternehmen eifrig in die Digitalisierung kundenbezogener Geschäftsprozesse investieren, kommen Backoffice-Bereiche wie der Einkauf nicht selten zu kurz.

Der zitierte Einkaufsleiter ist Kunde von Kearney, einer internationalen Managementberatung, die sich mit Procurement-Strategien ziemlich gut auskennt. Regelmäßig befragen die Consultants Unternehmen auf der ganzen Welt zu deren Zielen, Herausforderungen und Strategien im Einkauf. Dabei kristallisiert sich seit einigen Jahren immer deutlicher heraus: Im Beschaffungswesen bedarf es dringend einer Transformation, denn echte Innovationen im Einkauf gab es zuletzt vor rund 20 Jahren:

• Mit der Einbindung des Internets in das Beschaffungswesen entstanden elektronische Marktplätze, über die Einkäufer ihre Bedarfe bündeln konnten
• Enterprise-Softwareschmieden wie SAP und aufstrebende Spezialanbieter investierten massiv in neue webbasierte Anwendungen für den Einkauf
• Die damaligen Börsenlieblinge hießen Ariba und Commerce One, beides Tech-Unternehmen mit der Mission, den Einkauf zu revolutionieren

Doch das ist, wie schon der eingangs zitierte Einkaufsleiter feststellte, locker zwei Jahrzehnte her. Inzwischen ist Ariba eine Business Unit von SAP, Commerce One ist gänzlich vom Markt verschwunden – und aus Sicht vieler Einkäufer mag sich das Beschaffungswesen in den vergangenen Jahren zwar inkrementell verbessert haben. Wirklich große Neuerungen sind aber weitestgehend ausgeblieben. Wie steht es also um die digitale Beschaffung im Jahr 2021?

Self-Assessment-Tool: Wie digital sind Ihre Einkaufsprozesse?

Um Ihnen bei der Beantwortung dieser Frage behilflich zu sein, hat easy ein kostenloses Self-Assessment-Tool entwickelt. Damit können Sie den digitalen Reifegrad Ihrer Beschaffungsprozesse im Schnellverfahren ermitteln. Die Grundlage des Tools bildet das Reifegradmodell Digitale Geschäftsprozesse des ITK-Branchenverbands Bitkom.

Bitkom beschäftigt sich seit vielen Jahren mit der Digitalisierung der Business-Welt. In zahlreichen Studien und Untersuchungen sind die Digital-Experten der Frage auf den Grund gegangen, wie ein guter digitaler Geschäftsprozess aussieht. Mithilfe des Reifegradmodells können Unternehmen mit überschaubarem Aufwand den aktuellen Reifegrad hinsichtlich der Digitalisierung von Prozessen bewerten.

easy hat das allgemeingültige, unternehmensübergreifende Bitkom-Modell für den Einkauf adaptiert. Mit unserem Reifegradmodell „Digitale Beschaffungsprozesse“ wollen wir Ihnen Orientierung geben: Wo steht Ihr Einkauf heute?

• Nutzen Sie neue Technologien und Tools optimal aus, um Ihre Beschaffungsprozesse zu automatisieren?
• Stehen Ihnen alle Daten und Informationen zur Verfügung, die Sie benötigen, um die beste Entscheidung zu treffen?
• Wie managen Sie Qualität entlang der gesamten Prozesskette – von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung?

Sicherlich gibt es keine einfachen Antworten auf diese Fragen. Doch ein guter Startpunkt könnte die Bestimmung des Status quo sein. Das Self-Assessment-Tool soll Ihnen dabei helfen, in wenigen Schritten die Stärken und Optimierungspotenziale Ihres Beschaffungswesens zu identifizieren.

Enormes Potenzial: 50 % Prozessautomatisierung ist möglich

Betrachten wir einmal das Potenzial: Was ist möglich im Einkauf in puncto Digitalisierung – und kann digitale Transformation das Beschaffungswesen in Unternehmen grundlegend verändern? McKinsey kommt zu der Einschätzung, dass sich 36 % der Abläufe im Einkauf mithilfe von bereits heute verfügbaren Technologien automatisieren lässt.

Weitere 38 % sind ebenfalls geeignete Kandidaten, allerdings mit Einschränkungen. Dieser Teil der Prozesse unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen so stark, dass pauschale Aussagen schwer möglich sind. Aber selbst wenn nur die Hälfte dieser Prozesse automatisierbar ist, kommen wir auf ein Gesamt-Automatisierungspotential von mindestens 50 %. Die Voraussetzung für erfolgreiche Automatisierung bilden saubere Daten, deren Qualität sich wiederum mithilfe von künstlicher Intelligenz und Machine Learning verbessern lässt. Die technischen Möglichkeiten sind also inzwischen weit ausgereifter als noch vor 20 Jahren.

Perfektes Timing: Globale Megatrends machen Einkauf zum VIP

Hier liegt die große Chance des Einkaufs im Unternehmen: sich auf Basis neuer Technologien „heraus zu transformieren“ – aus der Rolle einer Kosteneinsparungs-Abteilung hin zu einem „Enabler“ für strategische Wettbewerbsvorteile. Angesicht der anstehenden Herausforderungen könnte es keinen besseren Zeitpunkt geben als jetzt:

• Globale Lieferketten gestalten sich zunehmend komplexer. Nur transparente Beschaffungsprozesse ermöglichen es, wirtschaftliche Risiken aktiv zu managen und dem Mega-Risiko Klimawandel effektiv entgegenzuwirken.
• Die wirtschaftliche Volatilität nimmt zu. Nach einer der längsten Aufwärtsbewegungen der vergangenen 100 Jahre wird das globale Wirtschaftsgeschehen zunehmend instabil. Digitale Einkaufsstrategien ermöglichen es, agil auf Schwankungen zu reagieren.
• Digitalisierungsdruck wächst weiter. Unternehmen, die bei der digitalen Transformation des Einkaufs bislang zurückhaltend agiert haben, müssen nachziehen. Je digitaler globale Supply Chains werden, umso stärker wächst der Druck auf jedes einzelne Mitglied.

Es wird also weiterhin sehr viel abverlangt werden von Beschaffungsorganisationen in den Unternehmen. Machen Sie noch heute den ersten Schritt und nutzen Sie das Self-Assessment-Tool von easy, um möglichst viele hilfreiche Erkenntnisse zum aktuellen Stand Ihrer elektronischen Beschaffung zu gewinnen.